Zgodnie z art. 18d ust. 1 ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1036 z późn. zm., dalej updop), podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych odlicza od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18, koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową zwane „kosztami kwalifikowanymi". Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.
W art. 18d ust. 2 updop, doprecyzowano, jakie wydatki stanowią koszty kwalifikowane. Wskazano, między innymi, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, jeżeli te należności i składki dotyczą pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej. Mogą to być wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Do kosztów kwalifikowanych nie można zaliczyć wydatków związanych z pracownikami, którzy nie byli zatrudnieni w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej, tj. taki cel zatrudnienia nie został wykazany w umowach o pracę, albo w innych dokumentach.
Do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć wyłącznie wydatki związane osobami zatrudnionymi w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej w ramach stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, czyli pracownikami do których stosuje się przepisy prawa pracy, którzy rzeczywiście prowadzą te badania. W kosztach działalności badawczo-rozwojowej można uwzględnić też część kosztów pracy osób, wspomagających prace Działu B+R.
Istota ulgi sprowadza się do tego, że podatnik rozlicza koszty na zasadzie ogólnej (właściwej dla nich), a następnie, po zakończeniu roku nalicza i konsumuje premię innowacyjną odliczając ją od dochodu. W efekcie podatnik może wykorzystać podatkowo dany koszt, najpierw ujmując go jako koszt uzyskania przychodu w 100%, a następnie odpisując od obliczonej już podstawy opodatkowania 50% tego samego wydatku. Ustawa nie wymaga, aby podatnik miał w swojej strukturze wyodrębniony dział B+R. Nie jest też wymagane posiadanie sporządzonej przez jednostkę naukową lub badawczą opinii o powstaniu nowej technologii. Ustawodawca nie wprowadził wymogu całkowitego ukończenia prac, czy ich komercjalizacji. Definiując koszty kwalifikowane, wskazuje się jedynie na moment ich poniesienia. To oznacza, że brak jest uzasadnienia do wiązania prawa do realizacji ulgi z ukończeniem prowadzonych prac.
Zgodnie z art. 9 ust. 1b updop, podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z omawianej ulgi, są obowiązani w ewidencji rachunkowej wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej. Można w tym celu wyodrębnić w księgach rachunkowych podatnika konta pozabilansowe, na których dokonywane są zapisy dotyczące wydatków ponoszonych na wynagrodzenia pracowników.
Wyodrębnienie powinno umożliwić prawidłowe zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych. Podatnik powinien prowadzić ewidencje dla pracowników, których zadania wiążą się z realizacją działalności badawczo-rozwojowej. W przypadku, gdy dane koszty będą ponoszone zarówno w zakresie prac badawczo-rozwojowych, jak i działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, wystarczy by dysponować dokumentacją, umożliwiającą precyzyjną alokację części tych kosztów do prac badawczo-rozwojowych.
Istotnym warunkiem, dotyczącym możliwości uznania danych wydatków za podstawę do kalkulacji ulgi jest jedynie warunek, aby stanowiły one koszty uzyskania przychodów, wyłącza się więc z katalogu kosztów podlegających odliczeniu wydatki poniesione na badania i rozwój, a niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Rzetelnie prowadzona dokumentacja działalności w tym zakresie jest pomocna chociażby z przyczyn dowodowych.
W celu wyodrębnienia czasu pracy poświęconego przez pracownika na ww. czynności, należałoby prowadzić jego ewidencję wskazującą na ogólny czas pracy pracownika z podziałem na czas poświęcony na realizację czynności badawczo-rozwojowych. W tym celu wystarczające jest prowadzenie takiego zestawienia w arkuszach kalkulacyjnych np. w programie Microsoft Excel.
Polecamy: Komplet podatki 2019
W przypadku gdy podatnik poniósł za rok podatkowy stratę albo wielkość podstawy opodatkowania podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, odliczenia dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie sześć lat podatkowych. Alternatywnym rozwiązaniem, przysługującym podatnikom w roku rozpoczęcia działalności oraz mikro-, małym lub średnim przedsiębiorcom - w drugim roku podatkowym prowadzenia działalności, jest zwrot bezpośredni, który przysługuje wówczas, gdy podatnik uprawniony do ulgi B+R nie może jej odliczyć w całości z uwagi na poniesioną stratę albo zbyt niski dochód do opodatkowania.
Autor: Izabela Żurkowska-Mróz, doradca podatkowy