Świadczenia na rzecz pracowników - co może być kosztem
Świadczenia na rzecz pracowników co do zasady są kosztem uzyskania przychodów. Nie stanowią kosztów wyłącznie te świadczenia na rzecz pracowników, które nie zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów albo zostały z kosztów uzyskania przychodów w sposób wyraźny wyłączone na mocy przepisów.
Podstawowymi świadczeniami na rzecz pracowników zaliczanymi do kosztów są wszelkiego rodzaju wynagrodzenia za świadczoną pracę, w tym np. za godziny nadliczbowe, w godzinach nocnych czy regulaminowe premie.
Jednakże do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się nagród i premii wypłacanych tytułem podziału zysku.
Kosztem jest także wartość świadczeń, do ponoszenia których pracodawców zobowiązują przepisy prawa pracy. Takimi wydatkami są m.in. wydatki ponoszone na zapewnienie pracownikom odzieży ochronnej i roboczej, posiłków profilaktycznych i regeneracyjnych, okularów korygujących wzrok, obowiązkowe badania lekarskie, diety i inne należności z tytułu podróży służbowych.
Kosztem mogą być ponadto świadczenia przyznane pracownikom wg uznania pracodawcy, nagrody lub inne świadczenia mające charakter motywujący i integracyjny, np. wydatki na opłacenie pracownikom nieobowiązkowych usług medycznych świadczonych przez niepubliczne zakłady opieki zdrowotnej albo wydatki na organizację imprez okolicznościowych i integracyjnych.
Kosztami uzyskania przychodów są także koszty poniesione przez pracodawcę z tytułu dofinansowania pracownikom wydatków związanych z objęciem dziecka pracownika opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna lub uczęszczaniem dziecka do żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola do wysokości 1000 zł na każde dziecko.
Data ujęcia w kosztach świadczeń pracowniczych
Należności ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, a także z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.
W przypadku uchybienia temu terminowi należności te podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym zostały wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji pracownika.
Przykład 1.
Jeśli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są do dnia 28 tego miesiąca i pracodawca wynagrodzenia za styczeń 2016 r. wypłacił pracownikom w dniu 28 stycznia 2016 r., to powinien je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2016 r.
Przykład 2.
Jeśli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia należne za dany miesiąc wypłacane są do dnia 10 następnego miesiąca i wynagrodzenia za miesiąc styczeń 2016 r. pracodawca wypłacił pracownikom 10 lutego 2016 r., to powinien je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2016 r.
Przykład 3.
Jeśli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia należne za dany miesiąc wypłacane są do dnia 10 następnego miesiąca i wynagrodzenia za miesiąc styczeń 2016 r. pracodawca wypłacił pracownikom 12 lutego 2016 r., to powinien je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w lutym 2016 r.
Wynagrodzenia za pracę związane z wytworzeniem środków trwałych zaliczane są do wartości początkowej środków trwałych, od której dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.
Wyłączenia z kosztów
Nie stanowią kosztów świadczenia na rzecz pracowników ponoszone ze środków funduszu świadczeń socjalnych, kosztem wcześniej są bowiem już odpisy na ten fundusz.
Wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów podlegają wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tyt. używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu składek za jeden kilometr przebiegu pojazdu oraz w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Wydatkami związanymi z używaniem samochodu prywatnego przez pracowników na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej są zarówno tzw. wydatki eksploatacyjne odnoszące się do samochodu, jak również inne koszty używania samochodu ponoszone w trakcie odbywania podróży służbowej, np. opłaty za parkowanie, czy przejazd autostradą.
Nie stanowią kosztów uzyskania przychodów opłacone przez pracodawcę składki z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników. Ww. składki mogą jednak zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli z umowy ubezpieczenia wynika, że dotyczą one ryzyka grupy 1, 3 i 5 działu I oraz grupy 1 i 2 działu II wymienionych w załączniku do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, uprawnionym do otrzymania świadczenia z tytułu zawartych ww. umów ubezpieczenia nie jest pracodawca oraz umowy ubezpieczenia w okresie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je zawarto lub odnowiono, wykluczają:
- wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,
- możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,
- wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.
Do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkowej składki ubezpieczeniowej w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy.
Nie zalicza się do kosztów należnych, wypłaconych, dokonanych lub postawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności cudzoziemcowi, który w okresie świadczenia pracy na terytorium RP nie posiadał ważnego dokumentu upoważniającego do pobytu na terytorium RP, a także składek z tytułu tych należności w części finansowanej przez płatnika składek oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy temu cudzoziemcowi.
Polecamy: CIT 2019. Komentarz
Polecamy: PIT 2019. Komentarz
Pochodne od wynagrodzeń
Ponoszone przez pracodawców składki od wynagrodzeń oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów.Zaliczane są one do kosztów w miesiącu za, który należności te są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone:
- z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów
- z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.
Jeżeli nie zostaną spełnione w/w warunki, składki (obciążające pracodawcę) stanowią koszty uzyskania przychodów w momencie ich zapłaty.
Nie stanowią jedynie kosztów składki na ubezpieczenie społeczne oraz na Fundusz Pracy i na inne fundusze od nagród i premii, wypłacanych w gotówce lub w papierach wartościowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Przykład 4.
Jeśli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są do dnia 10 następnego miesiąca i pracodawca wypłacił 10 lutego 2016 r. wynagrodzenia za styczeń 2016 r., natomiast składki od tych wynagrodzeń zapłacił 15 marca 2016 r., wynagrodzenia powinien zaliczyć do kosztów stycznia 2016 r., a opłacone składki do kosztów marca 2016 r.
Przykład 5.
Jeśli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są do dnia 10 następnego miesiąca i pracodawca wypłacił 10 lutego 2016 r. wynagrodzenia za styczeń 2016 r., natomiast składki od tych wynagrodzeń opłacił do 15 lutego 2016r., powinien on zarówno wynagrodzenia jak i składki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2016 r.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych