Biała lista podatników VAT a sankcje dotyczące kosztów podatkowych

Czym jest „biała lista podatników”

Należyta staranność uczestników obrotu gospodarczego jest obecnie bardzo istotnym czynnikiem „zabezpieczającym” podatnika w przypadku ewentualnego sporu z fiskusem. Jedną z przesłanek należytej staranności jest odpowiednia weryfikacja kontrahenta. Fiskus zachęca przedsiębiorców aby dość szczegółowo sprawdzali firmy, z którymi planują rozpocząć współpracę.

Obecnie funkcjonują trzy wykazy pozwalające na weryfikację kontrahentów:

• wykaz podatników, w stosunku do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji lub którzy zostali wykreśleni z rejestru podatników VAT (tzw czarna lista podatników),
• wykaz podatników, których rejestracja w zakresie VAT została przywrócona,
• wykaz potwierdzający status podatników VAT czynnych oraz zwolnionych.

Wykazy te ma zastąpić funkcjonujący od 1 września 2019 jeden integralny wykaz podatników zawierający szereg informacji na ich temat – czyli biała lista podatników.

Niestety pomimo, że nowy wykaz ma ułatwić weryfikację kontrahenta niesie za sobą szereg nowych obowiązków oraz sankcji za ich nie wypełnienie.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Główne założenia systemu

Jak już wcześniej wspomniałam, biała lista podatników ma stać się narzędziem procesu mającego na celu uszczelnianie systemu podatkowego. Weryfikacja kontrahenta w jednym miejscu zamiast w trzech różnych wykazach ma ułatwić pracę przedsiębiorcom.

Wykaz ma być prowadzony w wersji elektronicznej przez szefa KAS, dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Dostęp do wykazu ma być całkowicie bezpłatny.

Wykaz ma działać intuicyjnie, tak aby wyszukanie interesującego nas kontrahenta nie sprawiało dużego problemu.

Informacje o kontrahentach mają być dostępne na dany dzień, za okres pięciu lat wstecz, poprzedzających rok, w którym podatnik sformułował zapytanie. Lista będzie zawierała pełną historię podmiotu gospodarczego jaka miała miejsce w tym okresie. Po upływie pięcioletniego okresu informacje o danym podatniku będą usuwane z listy. Okres pięciu lat jest zbieżny z okresem przedawnienia w sprawach podatkowych.

Wykaz ma zawierać:

• nazwę lub imię i nazwisko,
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT,
• numer identyfikacyjny REGON,
• numer PESEL,
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym,
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności – w stosunku do osoby fizycznej,
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu gospodarczego oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,
• imię i nazwisko lub nazwę wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• numery rachunków rozliczeniowych - wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Dodatkowe ograniczenia w kosztach i sankcje

Wprowadzenie wykazu pociąga za sobą zmiany również w podatkach dochodowych. Ponieważ wykaz będzie zawierał numery rachunków bankowych kontrahentów, przedsiębiorca każdorazowo przez wykonaniem przelewu na rzecz danego kontrahenta, będzie musiał sprawdzić czy dany rachunek znajduje się na wykazie.

Natomiast w przypadku przelewów bankowych, których wartość przekracza 15 tyś zł, wpłata na rachunek inny niż zgłoszony na wykazie spowoduje, że wydatek ten nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. W takiej sytuacji  (czyli wpłata na rachunek nie znajdujący się na wykazie) w przypadku gdy podatnik nie uiści VAT, podatnik dokonujący płatności odpowie solidarnie wraz ze sprzedawcą, do wysokości zobowiązania podatkowego z tytułu danej transakcji gospodarczej.

Sposoby na uniknięcie sankcji…

Przedsiębiorca będzie miał możliwość uniknięcia odpowiedzialności solidarnej, pod warunkiem, że w terminie trzech dni od momentu zlecenia przelewu na nieujawniony rachunek bankowy, zawiadomi on właściwego dla kontrahenta naczelnika urzędu skarbowego, o zaistniałych okolicznościach. Treść zawiadomienia musi zawierać przynajmniej następujące elementy:

• wskazanie nazwy oraz adresu siedziby spółki, a w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną - imię, nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług,
• dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwa albo nazwisko i imię oraz adres),
• numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności, oraz wysokość należności zapłaconej na ten rachunek, a także dzień zlecenia przelewu.

Innym wyłączeniem odpowiedzialności solidarnej będzie sytuacja, w której pomimo wykonania przelewu na numer rachunku bankowego nieujętego na białej liście podatników, podatnik zastosuje  mechanizm podzielonej płatności – czyli split payment.

Pomimo, że przepisy dotyczące białej listy podatników wchodzą w życie 1 września 2019 r., sankcje za wpłatę należności na konto nieujawnione w wykazie zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2020 r..