Kontrola podatkowa z wykorzystaniem JPK już niedługo – przygotuj swoją firmę

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)

Obowiązek ten wprowadzony został ustawą z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015 poz. 1649). JPK jest faktycznie zbiorem 7 niezależnych plików w formacie xml, dedykowanych poszczególnym księgom podatkowym i dowodom księgowym. Ministerstwo Finansów jednak już teraz wskazuje, że przygotowane zostaną kolejne schematy dla dowodów księgowych, m.in. dla paragonów fiskalnych.

Początek obowiązku

Przepisy przejściowe wskazują, że obowiązek przekazywania danych w formie plików JPK rozpocznie się 1 lipca 2016 r., jednak termin ten nie dotyczy wszystkich podatników. Mali i średni przedsiębiorcy (w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej) zostaną objęci tym obowiązkiem dopiero od 1 lipca 2018 r. Podmioty te mogą przekazywać organom podatkowym dane w postaci JPK także w okresie od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r., ale na zasadzie dobrowolności.

Jak przygotować się na Jednolity Plik Kontrolny (JPK)

Pewne wątpliwości budziło pominięcie w przepisach przejściowych mikroprzedsiębiorców, jednak przedstawiciele Ministerstwa w wypowiedziach prasowych wskazali, że mikroprzedsiębiorcy powinni być traktowani, dla potrzeb JPK, jako mieszczący się w definicji MŚP. O uznaniu przedsiębiorcy za małego albo średniego decyduje spełnienie łącznie dwóch kryteriów (zatrudnienia oraz kryterium finansowego w postaci wartości rocznych obrotów lub sumy aktywów bilansowych) w co najmniej jednym z dwóch ostatnich pełnych lat obrotowych (szerzej omówione w tabeli).

Tabela: Warunki kwalifikacyjne dla małych, średnich oraz „dużych” przedsiębiorców.

Oznacza to, że od 1 lipca 2016 r. obowiązek przekazania danych w formacie plików JPK będzie dotyczyć przedsiębiorców, którzy w każdym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniali średniorocznie co najmniej 250 osób w przeliczeniu na pełne etaty lub osiągnęli roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych przekraczający równowartość w złotych 50 milionów euro a suma aktywów ich bilansu sporządzonego na koniec tych lat przekroczyła równowartość w złotych 43 milionów euro.

Wątpliwości związane z Jednolitym Plikiem Kontrolny (JPK)

Przekazywanie plików

Zgodnie z art. 193a Ordynacji podatkowej pliki JPK będą mogły być przekazywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej  lub na informatycznych nośnikach danych (m.in. płytach CD, DVD). Sposób przesyłania danych oraz warunki techniczne dla informatycznych nośników danych, za pomocą których przekazywane będą pliki JPK określone zostaną w rozporządzeniu Ministra Finansów, którego projekt został opublikowany 17 marca na stronach Rządowego Centrum Legislacji. W projekcie tym, mowa jest o przesyłaniu plików przy pomocy oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów.  Co istotne, zgodnie z projektem rozporządzenia, pliki przesyłane w ten sposób powinny być opatrzone tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jeśli chodzi o informatyczne nośniki danych, w projekcie rozporządzenia wskazano, że powinny być jednoznacznie oznakowane, przystosowane do przenoszenia pomiędzy powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi oraz określono warunki ich przechowywania (temperaturę oraz względną wilgotność). Nośniki te powinny także zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika. Niestety jednak rozporządzenie nie wspomina o sposobie zabezpieczenia danych przekazywanych na informatycznych nośnikach danych, w szczególności nie wskazując na żadne mechanizmy szyfrujące dla danych dostarczanych tym sposobem.

Zakres danych

Ministerstwo przygotowało 7 osobnych plików JPK, dedykowanych poszczególnym księgom podatkowym i dowodom księgowym. Nie oznacza to jednak, że każdy podmiot będzie przygotowywał 7 plików. Przykładowo, podatnicy nieprowadzący magazynu czy podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie będą musieli generować niektórych plików. Warto też pamiętać, że Ministerstwo zapowiedziało już opracowanie i opublikowanie kolejnych schematów JPK (np. pliku dla paragonów fiskalnych czy dokumentów księgowych nie będących fakturami, sporządzanych w celu zaksięgowania kwot podatku należnego VAT od świadczeń nieodpłatnych). Można zatem zakładać, iż z czasem struktur JPK będzie więcej niż 7. Obecnie jednak opublikowano następujące schematy:

• „Księgi rachunkowe” – schemat ten będzie zawierał przede wszystkim informacje dotyczące zestawienia obrotów i sald, dzienników, zapisów księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych;
• „Wyciągi bankowe” – schemat ten będzie zawierał informacje o transakcjach bankowych przeprowadzonych na danym rachunku bankowym podatnika;
• „Magazyn” – schemat dedykowany gospodarce magazynowej, w ramach którego należy zaraportować ruchy towarów w podziale na: przyjęcie z zewnątrz, wydanie na zewnątrz, rozchód wewnętrzny i przesunięcie międzymagazynowe;
• „Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT” - schemat, w którym raportowane będą transakcje ujmowane w ewidencji prowadzonej dla potrzeb podatku VAT. Zgodnie z założeniami Ministerstwa dane z tego pliku powinny uzgadniać się z deklaracją VAT-7 za dany okres rozliczeniowy;
• „Faktury VAT” – schemat, który będzie zestawieniem faktur zakupowych jak i sprzedażowych (w tym także faktur korygujących czy zaliczkowych);
• „Podatkowa księga przychodów i rozchodów” – schemat ten będzie umożliwiał przygotowanie danych dotyczących ustalenia dochodu w danym roku podatkowym przez podatników prowadzących PKPiR;
• „Ewidencja przychodów” – schemat, przy pomocy którego zgodnie z nazwą możliwe będzie zaraportowanie kompletnej ewidencji przychodów.

Potencjalne wątpliwości i ryzyka

Koncepcja przekazywanych danych w formie elektronicznej oparta została o standard SAF-T (Standard Audit File for Tax), opracowany przez OECD, niemniej sama specyfikacja JPK różni się od tego standardu. Oznacza to, że nie będzie możliwe szybkie i niskokosztowe dostosowanie rozwiązań IT przygotowanych wcześniej na potrzeby SAF-T w innych krajach. Warto zauważyć, że pliki JPK w ich obecnej wersji wymagać będą przekazywania wielu szczegółowych informacji, które nie zawsze mogą być dostępne w systemach ERP lub F/K przedsiębiorcy. Jako przykład można tu podać oczekiwanie wykazywania szczegółowych danych dotyczących pozycji pojedynczych z faktur zakupowych. Aby zatem przygotować się do prawidłowego generowania plików JPK należy dokonać odpowiednio wczesnej analizy danych w systemach finansowo-księgowych, pod kątem ich kompletności, ale także poprawności poszczególnych danych.

Warto pamiętać, że pliki JPK stanowią jedynie nową formę przekazywania danych organom kontroli podatkowej, zatem żądanie dostarczenia danych w formacie JPK nie powinno nakładać na adresatów tego żądania nowych obowiązków (oczywiście oprócz samego przedstawienia danych w określonym formacie). Zastosowanie będą tu miały przepisy stosowane dotychczas w toku kontroli „tradycyjnej”, to znaczy odpowiednie regulacje Ordynacji Podatkowej czy Kodeksu Karnego Skarbowego.

Jak sprawdzić poprawność Jednolitego Pliku Kontrolnego przed przekazaniem do kontroli?

Warto też wspomnieć o poszerzeniu czynności zagrożonych karą porządkowej z art. 262 par 1 Ordynacji podatkowej. Od 1 stycznia 2016 r. do wspomnianego artykułu dodano punkt 2a, który stanowi, że na stronę, która pomimo prawidłowego wezwania nie przedstawiła w wyznaczonym terminie dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, ksiąg podatkowych, dowodów księgowych, może zostać nałożona kara porządkowa w maksymalnej wysokości do 2800 zł. Są to informacje, które zawarte będą w plikach JPK, dlatego przepis ten z dużym prawdopodobieństwem znajdzie zastosowanie również w sytuacji braku zaraportowania danych na wezwanie w formie JPK.

Ponadto, w przypadku nieprawidłowego raportowania plików JPK zastosowanie może znaleźć również art. 83 Kodeksu Karnego Skarbowego. Stanowi on, że udaremnienie lub utrudnienie wykonania czynności służbowej, w szczególności nieokazania na żądanie księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej (a także ich ukrywania) w trakcie m.in. przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej czy skarbowej może skutkować nałożeniem kary grzywny do 720 stawek dziennych na osobę, z której winy doszło do utrudnienia. Stawka dzienna może wynosić od 1/30 minimalnego wynagrodzenia do jego czterystukrotności. W 2016 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 1850 złotych, a zatem maksymalna kara, jaka może zostać nałożona w oparciu o art. 83 Kodeksu Karnego Skarbowego, wynosi 17 758 080 złotych.

Przewidywane skutki

Mając na uwadze, że najpóźniej za dwa lata raportowanie danych w formie JPK będzie obligatoryjne dla właściwie wszystkich podatników prowadzących księgi w formie elektronicznej, warto przygotować się do niego na tyle kompleksowo, aby wprowadzane zmiany skutkowały poprawą jakości i kompletności danych podatkowych rejestrowanych w systemach IT. Dostosowanie się do standardu wymaganego plikami JPK może dać podatnikom nowe narzędzia kontrolne poprawności rozliczeń podatkowych, np. poprzez przeprowadzenie elektronicznej symulacji kontroli podatkowej w oparciu o pliki JPK.

Usprawnienia procesu kontroli przewidywane są także po stronie organów podatkowych. Główną korzyścią, jakiej Ministerstwo Finansów upatruje we wprowadzeniu standardu JPK jest skrócenie czasu trwania kontroli oraz efektywniejsza analiza danych podatników. Skrócenie czasu kontroli byłoby  korzystne zarówno dla podatników, jak i dla administracji podatkowej, która zakłada, że wprowadzenie standardu JPK przyniesie administracji skarbowej 200 milionów złotych oszczędności w pierwszym roku funkcjonowania JPK. Ciekawe jednak, czy Ministerstwo właściwie oszacowało, jak się mają te korzyści do skali kosztów finansowych i administracyjnych, które muszą ponieść „duzi” przedsiębiorcy w celu dostosowania swoich systemów informatycznych oraz procedur rejestrowania danych, aby być gotowym na generowanie JPK już od 1 lipca 2016 r.

Autorzy:

Tomasz Stankiewicz, Starszy Menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte

Oskar Leligdowicz, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte