W świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług czynny podatnik VAT jest zobowiązany prowadzić ewidencję dotyczącą podatku od towarów i usług w taki sposób, aby ewidencja ta zawierała wszystkie dane niezbędne do poprawnego sporządzenia deklaracji podatkowej.
Prowadzona przez podatnika ewidencja VAT jest odzwierciedleniem stanu rzeczywistego, powinna więc obejmować wszystkie dokonane przez podatnika czynności podlegające opodatkowaniu jak i dane dotyczące podatku naliczonego podlegającego odliczeniu. Dane, które podatnik wpisuje do deklaracji podatkowej składanej w urzędzie skarbowym stanowią odzwierciedlenie danych wynikających z prowadzonej przez niego ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupów VAT.
Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz
W związku z tym, podatnik, który korzysta z prawa do odliczenia VAT, musi pamiętać o tym, żeby w prowadzonej przez niego ewidencji była uwzględniona nie tylko całość sprzedaży opodatkowanej, ale także wartość netto zakupów i wynikające z nich kwoty podatku naliczonego. Tylko przy ewidencji prowadzonej w ten sposób, podatnik może dokonać pomniejszenia podatku należnego o naliczony.
Z dniem 1 stycznia 2017 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 846), które zmodyfikowały regulacje odnoszące się do ewidencji VAT. W związku z czym podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej według nowych zasad.
Aktualnie, zgodnie z nowym brzmieniem art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, ewidencja powinna zawierać w szczególności:
- dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
- wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego,
- kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego,
- kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także
- inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Nowe regulacje, w stosunku do obowiązujących do końca ubiegłego roku, nakładają na podatników dodatkowy obowiązek - uwzględnia w prowadzonej ewidencji VAT także danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numeru, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Oznacza to, że w przypadku transakcji, których stroną będzie kontrahent prowadzący działalność gospodarczą w kraju lub za granicą, to obecnie konieczne jest przedstawienie w prowadzonej ewidencji dla potrzeb podatku VAT poszczególnych transakcji zawartych z podmiotami gospodarczymi i wpisanie numerów identyfikacji podatkowej, którymi się one posługują jako podmioty gospodarcze.
Ustawodawca wprowadził zapis obligujący podatnika do podawania w ewidencji tzw. innych danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji, wymieniając w zasadzie przykładowo numer identyfikacji podatkowej kontrahenta, co oznacza, że numer ten powinien być ujawniany w rejestrze sprzedaży i zakupów. Nie ma w tym nowym przepisie jednak bezpośredniego wskazania, o jakie dane jeszcze chodzi, co może świadczyć o tym, że intencją ustawodawcy nie było stworzenie zamkniętego katalogu wymaganych w ewidencji VAT danych.
Najważniejsze zmiany w VAT od 2017 roku wg Ministerstwa Finansów