Faktury ustrukturyzowane (jak wystawiać) i KSeF (jak korzystać) w 2023 roku

Obowiązkowe e-faktury ustrukturyzowane i KSeF od 1 lipca 2024 r.

Wprowadzenie obligatoryjnego e-fakturowania jest możliwe na podstawie decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L 168/81). W związku z tym procedowany jest projekt z 30 listopada 2022 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, który ma wprowadzić zmiany w zasadach fakturowania. Jak wynika z komunikatu MF obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Nie będzie dotyczył faktur dla konsumentów. Natomiast w przypadku faktur uproszczonych termin ten będzie jeszcze dłuższy o pół roku.

e-faktury w 2023 roku

W 2023 r. funkcjonują nadal, niezależnie od siebie, trzy sposoby fakturowania, tj.:

1) fakturowanie papierowe,

2) fakturowanie elektroniczne "zwykłe",

3) fakturowanie elektroniczne ustrukturyzowane za pomocą platformy KSeF.

To od podatnika zależy, jaki sposób fakturowania wybierze. Obecnie podatnik może łączyć różne sposoby fakturowania. Przepisy nie wymagają od niego, aby stosował jeden sposób fakturowania do wszystkich faktur. 

Gdy chcemy wybrać trzeci sposób fakturowania do części lub całości sprzedaży, musimy się do tego przygotować.

1. Zasady działania KSeF

Do wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych służy Platforma KSeF prowadzona przez Szefa KAS. To jednak nie wszystkie funkcje KSeF (zob. tabelę).

Tabela. Jak działa KSeF

1.1. Podmioty uprawnione do korzystania z KSeF

Z przepisów art. 106nb ustawy o VAT wynika, że podmioty mogące korzystać z KSeF można podzielić na dwie grupy - podmioty uprawnione pierwotnie i podmioty, którym nadano uprawnienia.

Pierwszą grupę stanowią podmioty uprawnione do korzystania z KSeF pierwotnie. Należą tu:

1. podatnicy,
2. organy egzekucyjne określone w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
3. komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.

Otrzymali oni uprawnienia z mocy ustawy i nikt nie musi im ich nadawać ani nie może ich odebrać. Mogą z nich korzystać po uwierzytelnieniu się w KSeF.

Drugą grupę stanowią podmioty, którym uprawnienia są nadawane przez pierwotnych "właścicieli" uprawnień, oraz podmioty, którym nadano uprawnienia. Do grupy tej należą:

1. podmioty (niekoniecznie osoby fizyczne) wskazane przez podatników,
2. osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne oraz komorników,
3. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik, organ egzekucyjny lub komornik nadał uprawnienia do korzystania z tego systemu,
4. inne podmioty (niekoniecznie osoby fizyczne) wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

1.2. Uzyskanie dostępu do KSeF przez podatników

Do podmiotów pierwotnie uprawnionych do korzystania z KSeF należą m.in. podatnicy. Aby korzystać z przypisanych im uprawnień, muszą uwierzytelnić się w KSeF. Gdy podatnikiem jest:

• osoba fizyczna - nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym zawierającym NIP albo PESEL. Gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA w celu przypisania podpisu do danego podatnika i uwierzytelnienia się w systemie;
• osoba prawna lub jednostka nieposiadająca osobowości prawnej - można się uwierzytelnić, korzystając wyłącznie z elektronicznej pieczęci kwalifikowanej zawierającej NIP. W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu uwierzytelnienia się w KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w jego imieniu do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

Gdy podatnik nie ma wymaganego podpisu, aby uwierzytelnić się w KSeF, musi złożyć formularz ZAW-FA w formie papierowej do urzędu skarbowego, w którym rozlicza VAT. Od 2023 r. obowiązuje wersja (2) tego formularza. Urząd po wprowadzeniu uprawnień do systemu będzie nas powiadamiał, wysyłając e-maila. Za pomocą formularza ZAW-FA może być zgłoszona tylko jedna osoba, która będzie nadawała dalej uprawnienia.

Z systemu uwierzytelniania w KSeF nie mogą korzystać:

1) samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, urzędy gminy, starostwa powiatowe lub urzędy marszałkowskie,

2) członkowie grupy VAT.

W ich przypadku proces ten musi się odbywać tylko w formie elektronicznej.

1.3. Nadawanie dalszych uprawnień innym podmiotom

Podmioty uprawnione do korzystania z KSeF, które uwierzytelniły się w systemie, mogą nadawać uprawnienia innym podmiotom wskazanym w § 2 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF. Uprawnienia te przedstawiono w tabeli.

Tabela. Uprawnienia podmiotów korzystających z KSeF

Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień określają przepisy § 3-6 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF. Z przepisów tych wynika, że nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF są dokonywane na dwa sposoby. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF mogą być dokonywane:

• za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników;
• na podstawie złożonego w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA (zob. § 4 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF). W tym celu należy posłużyć się formularzem oznaczonym symbolem ZAW-FA. Wzór tego zawiadomienia stanowi załącznik do rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF. Ten sposób jest dostępny dla podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób wskazany w § 5 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, tj.:

1. kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2. kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
3. podpisem zaufanym w przypadku osoby fizycznej, albo
4. tokenem (wygenerowanym przez KSeF ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego oraz jego uprawnień) - po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3.

Jak informuje MF, aby uprawniona przez podatnika osoba fizyczna mogła w imieniu podatnika wystawiać faktury ustrukturyzowane, nie jest konieczne założenie przez nią konta w KSeF. Wyznaczona osoba uprawniona będzie mogła wystawiać faktury w imieniu podatnika po uwierzytelnieniu się w systemie jedną z metod przewidzianych w § 5 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF.

2. Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Czym są faktury ustrukturyzowane?

Uwierzytelniony w KSeF podatnik albo uprawniona przez niego osoba lub jednostka mogą przystąpić do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Faktury ustrukturyzowane są fakturami wystawianymi przez podatników przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (zob. art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Faktury te są wystawiane przy wykorzystaniu udostępnionego przez Ministra Finansów wzoru i uznawane za wystawione w dniu przesłania ich do KSeF (format html). W praktyce faktury ustrukturyzowane wystawiane są przy użyciu:

• posiadających taką funkcjonalność komercyjnych programów finansowo-księgowych lub
• udostępnionego przez Ministerstwo Finansów bezpłatnego narzędzia (dostępnego pod adresem https://www.podatki.gov.pl/ksef ); Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur, zarządzanie uprawnieniami, sprawdzanie statusu przetworzenia e-faktury oraz pobieranie UPO KSeF, podgląd faktury bez konieczności logowania (anonimowy dostęp do e-faktury), lub
• aplikacji e-mikrofirma dostępnej w e-Urzędzie Skarbowym, umożliwiającej powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych(dostępna dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność).

Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane wszystkim nabywcom. Jak czytamy w odpowiedzi Ministerstwa Finansów na jedno z pytań dotyczących faktur ustrukturyzowanych:

(…) KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B) jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.

Od zasady tej istnieje wyjątek dotyczący faktur korygujących faktury ustrukturyzowane. Z art. 106j ust. 4 ustawy o VAT wynika, że faktury takie muszą zostać wystawione w postaci faktury ustrukturyzowanej. Jak czytamy w broszurze informacyjnej dotyczącej struktury FA(1):

(…) w ramach KSeF można również wystawiać faktury korygujące. Faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF może być skorygowana wyłącznie fakturą korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Faktura korygująca wystawiona w KSeF powinna zawierać numer KSeF faktury pierwotnej (pole NrKSeFFaKorygowanej).

Faktury ustrukturyzowane mogą być również wystawiane przez nabywców towarów i usług w ramach tzw. samofakturowania. W takich przypadkach - jak czytamy w odpowiedzi Ministerstwa Finansów na jedno z pytań dotyczących faktur ustrukturyzowanych:

(…) sprzedawca będzie miał w systemie KSeF dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania. Nie ma konieczności przekazywania sprzedawcy nr KSeF wystawionych faktur.

2.1. Rodzaje faktur, które nie mogą być wystawiane przy użyciu KSeF

Nie wszystkie jednak faktury mogą być wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych. Jak czytamy w broszurze informacyjnej dotyczącej struktury FA(1):

(…) w KSeF nie jest możliwe wystawienie faktur, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy.

W konsekwencji w formie faktur ustrukturyzowanych nie mogą być wystawiane faktury, o których mowa w § 3 pkt 1-4 rozporządzenia o fakturach, tj. faktury dokumentujące:

• dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 ustawy o VAT lub rozporządzenia w sprawie zwolnień;
• świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy o VAT;
• dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT (zwolnienie podmiotowe);
• przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawianych w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami

oraz faktury pro forma i VAT RR.

2.2. Ustalenie terminu wystawienia faktury ustrukturyzowanej

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). To zatem moment przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego, w przypadkach gdy data wystawienia faktury decyduje o powstaniu obowiązku podatkowego.

Jest tak przykładowo w przypadku dokumentowanych fakturami ustrukturyzowanymi usług najmu, co potwierdzają w udzielanych wyjaśnieniach organy podatkowe. Tytułem przykładu wskazać można interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 czerwca 2022 r. (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.169.2022.1.PM), w której czytamy:

(…) za dzień powstania obowiązku podatkowego z tytułu świadczonych przez Wnioskodawcę usług wynajmu obudów do wykopów ziemnych należy uznać dzień wystawienia faktury ustrukturyzowanej, tj. dzień jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Za wystawioną nie jest przy tym uważana faktura, która została przez KSeF odrzucona. Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną. Jak czytamy w broszurze informacyjnej dotyczącej struktury FA(1):

(…) w przypadku, gdy faktura została odrzucona przez KSeF przyjmuje się, że faktura nie została wystawiona. Takiemu dokumentowi nie zostanie przydzielony numer identyfikujący w systemie i w konsekwencji nie będzie mógł być on uznany za fakturę ustrukturyzowaną, aż do czasu ponownego przesłania do KSeF. Ponownie przesłana faktura będzie uznana za wystawioną w dacie jej ponownego przesłania do KSeF i nadany zostanie numer identyfikujący tę fakturę w KSeF. W okresie dobrowolności systemu można w takiej sytuacji wystawić fakturę poza KSeF, nie jest ona opatrzona numerem identyfikacji w systemie, tym samym nie można uznać jej za fakturę ustrukturyzowaną.

2.3. Przesyłanie/przekazywanie faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane mogą być nie tylko wystawiane przy użyciu KSeF, ale również przesyłane do odbiorców. Jednak ta możliwość, do czasu aż fakturowanie ustrukturyzowane nie będzie obowiązkowe, uzależniona jest od uzyskania akceptacji odbiorców faktur (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT). Przepisy nie przewidują przy tym formy uzyskiwania takiej akceptacji, a więc akceptacja ta wyrażana może być w dowolnej formie, w tym ustnie.

Brak akceptacji odbiorcy nie wyłącza możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. W takim przypadku podatnicy obowiązani są przekazywać faktury ustrukturyzowane odbiorcom w inny, uzgodniony z nimi sposób (art. 106g ust. 3b ustawy o VAT). W konsekwencji faktury ustrukturyzowane dzielą się na faktury ustrukturyzowane:

1. wystawione i przesłane przy użyciu KSeF,
2. wystawione przy użyciu KSeF, lecz przesłane odbiorcy poza KSeF.

Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na jedno z pytań dotyczących faktur ustrukturyzowanych wynika przy tym, że przepisy VAT nie ingerują w kwestię sposobu takiego przekazywania. W odpowiedzi tej czytamy, że:

(…) istotne jest aby dane przekazane nabywcy były zgodne z danymi wprowadzonymi do KSeF, tak aby obie strony transakcji posługiwały się dokumentem o tożsamej zawartości pod względem merytorycznym. Faktura taka może mieć tradycyjną postać papierową lub elektroniczną jeśli nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, mimo że nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.

Wynika z tego, że faktury ustrukturyzowane mogą być przesyłane nabywcom w dowolnej formie. Istotne jest wyłącznie to, aby treść takich przesyłanych nabywcom dokumentów odpowiadała treści faktur ustrukturyzowanych.

Wskazać przy tym należy, że dopuszczalne jest dodatkowe przekazywanie faktur ustrukturyzowanych wystawionych i przesłanych przy użyciu KSeF. Jak czytamy w broszurze informacyjnej dotyczącej struktury FA(1):

(…) w przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi wyraził zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych i faktura została wystawiona w KSeF, nie ma przeciwskazań, aby sprzedawca dodatkowo (po przesłaniu faktury do KSeF) przekazał klientowi wydruk tej faktury lub przesłał ją np. mailem w formie pliku pdf.

3. Treść faktur ustrukturyzowanych

Struktura e-Faktury FA(1) oprócz elementów wskazanych w ustawie o VAT przewiduje miejsce na wiele danych, których przepisy nie wymagają. Wskazywanie tych danych w treści faktur ustrukturyzowanych jest fakultatywne. Jednoznacznie wynika to z jednej z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania dotyczące faktur ustrukturyzowanych, gdzie czytamy:

(…) struktura logiczna e-Faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a - 106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku, w tym na skutek uwag zgłaszanych w trakcie konsultacji społecznych struktury. To tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT, a których stosowanie w fakturze nie jest zabronione. Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają zatem nowych obowiązków co do zawartości faktury.

Z kolei w innej odpowiedzi Ministerstwa Finansów czytamy, że:

(…) całkowicie dobrowolnymi węzłami są węzły Rozliczenie, Płatnosc, WarunkiTransakcji oraz Stopka. Przy czym wypełniając węzły dobrowolne, może zachodzić konieczność wypełnienia pól obowiązkowych zawartych w tych węzłach. Węzeł Zamowienie dotyczy wyłącznie faktur zaliczkowych i ich korekt. W przypadku takich faktur nie wypełnia się węzła FaWiersze. Pozostałe pola wypełniane są w zależności od wymogów przewidzianych w ustawie dla danego dokumentowanego fakturą przypadku.

A zatem faktury ustrukturyzowane muszą posiadać treść wynikającą z art. 106e ustawy o VAT. Dodatkowo w treści faktur ustrukturyzowane można (ale nie trzeba) wskazywać elementy spośród zawartych w udostępnionym wzorze. Jak przy tym wskazało Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na jedno z pytań dotyczących faktur ustrukturyzowanych:

(…) nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.

Zatem w treści przekazywanych odbiorcom faktur ustrukturyzowanych nie trzeba wskazywać numeru nadanego przez KSeF.

Zauważyć przy tym należy, że KSeF przyjmuje faktury ustrukturyzowane zawierające błędy rachunkowe. Jak czytamy w jednej z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania dotyczące faktur ustrukturyzowanych:

(…) faktura [zawierająca błędy rachunkowe - przyp. autora] zostanie przyjęta do KSeF, system nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

3.1. Załączniki do faktur ustrukturyzowanych

Nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Jak czytamy w odpowiedzi Ministerstwa Finansów na jedno z pytań dotyczących faktur ustrukturyzowanych:

(…) nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji. Dodatkowe informacje można wpisać w polach DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.

4. Korzyści z wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Dla podatników wystawiających faktury ustrukturyzowane przewidziane zostały trzy korzyści. Są to:

1. możliwość rozliczania faktur korygujących zmniejszających bez konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej ustalenie i spełnienie warunków korekty oraz
2. prawo do otrzymywania zwrotu różnicy VAT w terminie 40 dni, oraz
3. brak obowiązku dostarczania faktur ustrukturyzowanych w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających.

Korzyści te są dostępne zarówno dla podatników, którzy przy użyciu KSeF wystawiają i przesyłają do odbiorcy faktury ustrukturyzowane, jak i dla podatników, którzy przy użyciu KSeF faktury ustrukturyzowane tylko wystawiają (przesyłając te faktury odbiorcom poza KSeF).

4.1. Rozliczanie przez sprzedawców faktur korygujących obniżających VAT, wystawianych w postaci faktury ustrukturyzowanej

Warunkiem rozliczania przez sprzedawców faktur korygujących zmniejszających jest najczęściej uzyskanie określonej przepisami art. 29a ust. 13 ustawy o VAT dokumentacji. W przypadku faktur korygujących wystawianych w postaci faktury ustrukturyzowanej uzyskiwanie takiej dokumentacji nie jest konieczne (art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT). A zatem faktury korygujące zmniejszające, wystawiane w postaci faktury ustrukturyzowanej, rozliczane są przez sprzedawców zawsze w okresie rozliczeniowym ich wystawienia.

4.2. Zwrot VAT w terminie 40 dni

Drugą z korzyści przewidzianych dla podatników wystawiających faktury ustrukturyzowane jest możliwość otrzymywania zwrotu różnicy podatku naliczonego nad należnym w skróconym do 40 dni terminie. Prawo do takiego zwrotu przysługuje podatnikom spełniającym łącznie pięć warunków (zob. tabelę). Spełnienie tych warunków jest weryfikowane z wykorzystaniem zasobów teleinformatycznych Szefa KAS (art. 87 ust. 5b-5d ustawy o VAT).

Tabela. Warunki otrzymywania zwrotu różnicy podatku naliczonego nad należnym w terminie 40 dni

4.3. Zwolnienie z obowiązku dostarczania faktur ustrukturyzowanych w formacie JPK

Obecnie podatnik, który wystawia faktury w formie elektronicznej, musi na żądanie organu dostarczyć te faktury w formacie JPK_FA. Zasada ta nie ma zastosowania do faktur ustrukturyzowanych, które są przechowywane na platformie KSeF. Dlatego organy mają do nich ciągły dostęp.

5. Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT wynika, że faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Do faktur ustrukturyzowanych nie mają zatem zastosowania przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji faktur, o których mowa w art. 112 i art. 112a ustawy o VAT. W KSeF faktury będą przechowywane przez okres 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia. Tym samym fiskus posiada natychmiastowy dostęp do tych faktur. Dlatego nie trzeba ich udostępniać w czasie kontroli. Funkcjonalność ta ułatwia kontrolę dokumentacji podatkowej, a jednocześnie odciąża podatników od obecnie wymaganego obowiązku, np. w czasie prowadzenia postępowań wyjaśniających.

Zdarzyć się też może, że mimo upływu 10 lat, licząc od końca roku, w którym faktura ustrukturyzowana została wystawiona, zobowiązanie podatkowe, którego dotyczy, jeszcze się nie przedawniło. W takich sytuacjach obowiązek przechowywania faktur ustrukturyzowanych przechodzi na podatników. Mają oni zatem obowiązek przechowywać faktury ustrukturyzowane poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112aa ust. 2 ustawy o VAT).

6. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych

W do końca czerwca 2024 r. faktury ustrukturyzowane (w tym faktury korygujące w postaci faktur ustrukturyzowanych) podatnicy otrzymują przy użyciu KSeF, jeżeli wyrażą na to zgodę. Jeśli nie, to sprzedawca musi je dostarczyć w inny sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Jeśli podatnik otrzyma faktury ustrukturyzowane poza KSeF, to nie wystąpią u niego żadne szczególne skutki. Skutki u podatników otrzymujących faktury ustrukturyzowane poza KSeF nie różnią się od skutków otrzymywania "zwykłych" faktur.

Inaczej jest w przypadku faktur ustrukturyzowanych otrzymywanych przy użyciu KSeF. Jest tak, gdyż faktury ustrukturyzowane otrzymywane przy użyciu KSeF są uznawane za otrzymane w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Najczęściej zatem z tą właśnie chwilą powstaje u odbiorców faktur prawo do odliczenia z faktur ustrukturyzowanych otrzymywanych przy użyciu KSeF.

Moment przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF jest także ważny z punktu widzenia ustalenia terminu rozliczania przez nabywców otrzymywanych przy użyciu tego systemu ustrukturyzowanych faktur korygujących zmniejszających VAT. Obowiązek zmniejszania kwot podatku naliczonego przez nabywców powstaje wówczas w okresie rozliczeniowym przydzielenia tego numeru (art. 86 ust. 19d ustawy o VAT).

Zdaniem autora przepis ten ma zastosowanie również w przypadkach, w których faktury korygujące w postaci ustrukturyzowanej są przesyłane po spełnieniu warunków obniżenia podstawy opodatkowaniu (lub kwoty podatku). Wtedy wskazane może być najpierw dokonanie zmniejszenia kwoty podatku naliczonego - w okresie spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowaniu (lub kwoty podatku), a następnie dokonanie korekty, tj. zmiany okresu rozliczeniowego uwzględnienia takiego zmniejszenia. MF nie wypowiedział się do tej pory na ten temat

Zdaniem autora w tej sytuacji podatnik ABC powinien uwzględnić zmniejszenie kwoty podatku naliczonego w ramach pliku JPK_V7M za kwiecień 2023 r., tj. za miesiąc, w którym spełnione zostaną warunki obniżenia podstawy opodatkowania.

Załóżmy, że dopiero na początku lipca 2023 r. podatnik XYZ wystawi i prześle przy użyciu KSeF ustrukturyzowaną fakturę korygującą. W tej sytuacji podatnik ABC powinien dokonać korekty pliku JPK_V7M za kwiecień 2023 r. w celu wycofania się z dokonanej korekty i uwzględnić zmniejszenie kwoty podatku naliczonego w pliku JPK_V7M za lipiec 2023 r.

7. Podsumowanie

1. W 2023 r. nadal funkcjonują, niezależnie od siebie, trzy sposoby fakturowania, tj. fakturowanie papierowe, fakturowanie elektroniczne "zwykłe", fakturowanie elektroniczne ustrukturyzowane za pomocą platformy KSeF. Podatnik nie musi się decydować na jeden sposób fakturowania. Od 1 lipca 2024 r. fakturowanie ustrukturyzowane będzie obowiązkowe.

2. Aby połączyć się z KSeF, podatnicy mogą korzystać z komercyjnych programów księgowych lub aplikacji przygotowanej przez MF. Taką funkcjonalność ma także aplikacja e-mikrofirma.

3. Aby wystawiać faktury ustrukturyzowane, należy uwierzytelnić się na platformie KSeF. Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność, aby uwierzytelnić się online, musi dysponować profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym z NIP albo PESEL. Natomiast spółki potrzebują pieczęci elektronicznej z NIP. Gdy podatnik nie ma wymaganego podpisu, musi złożyć do US papierową wersję zgłoszenia na formularzu ZAW-FA.

4. Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane wszystkim nabywcom. KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B), jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C), umożliwiając anonimowy dostęp do tych faktur bez uwierzytelniania się w systemie.

5.Do czasu aż KSeF będzie obowiązkowy to od nabywcy zależy, czy chce otrzymywać faktury ustrukturyzowane wysyłane za pośrednictwem KSeF. Jeśli nabywca nie wyrazi zgody, sprzedawca może wystawiać faktury ustrukturyzowane, ale musi je przekazywać w innej formie.

Podstawa prawna:

• art. 29a ust. 15, art. 86, art. 106na-106nd ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2707
• § 2-5 rozporządzenia Ministra Finansów 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur - Dz.U. z 2021 r. poz. 2481; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2667.

Powołane interpretacje podatkowe: 

• pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 czerwca 2022 r. (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.169.2022.1.PM)
• odpowiedzi Ministra Finansów na pytania dotyczące KSeF, opublikowane na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/

Tomasz Krywan, doradca podatkowy