Z Krajowego Systemu e-Faktur korzystać mogą przede wszystkim podatnicy oraz podmioty upoważnione przez podatników, np. zewnętrzne biura rachunkowe. System przeznaczony jest także dla organów egzekucyjnych czy komorników sądowych
- Korzystanie z KSeF – uprawnienia
- Uwierzytelnianie w KSeF
- Narzędzia do korzystania z KSeF
- KSeF – doręczenie faktury
Korzystanie z KSeF – uprawnienia
Dostęp do systemu otrzymają także osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne lub wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA przez podatnika. Jeżeli podmioty fizyczne otrzymają prawo do wskazania innego podmiotu fizycznego, również będą miały możliwość skorzystania z tego prawa.
Osoby należące do podmiotów podrzędnych jednostek samorządu terytorialnego oraz członkowie grup VAT mają możliwość samodzielnego korzystania z KSeF w odniesieniu do swoich nadrzędnych jednostek samorządu terytorialnego lub Grupy VAT, o ile posiadają dodatkowe uprawnienia.
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje na zasadzie modelu poświadczeń. Oznacza to, że użytkownik musi przejść proces uwierzytelnienia i autoryzacji, aby uzyskać dostęp do systemu. Po zalogowaniu podatnik ma możliwość korzystania z różnych funkcjonalności KSeF, takich jak przeglądanie, wystawianie oraz otrzymywanie faktur.
Istnieje również możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF podmiotowi uprawnionemu przez podatnika np. dla biura rachunkowego lub dla konkretnej osoby fizycznej.
Uwierzytelnianie w KSeF
Istnieje kilka możliwości uwierzytelniania użytkownika systemu. Podmioty uprawnione będą mogły wykorzystywać Profil Zaufany, Podpis Kwalifikowany, w tym również jego wersje bez atrybutu NIP czy PESEL, pieczęć kwalifikowaną oraz unikalny token przypisany do podmiotu uprawnionego.
Użytkownicy systemu będą mieli możliwość nadawania określonych uprawnień innym użytkownikom za pomocą odpowiednio dostosowanego oprogramowania księgowego. Istnieją również inne narzędzia udostępnione przez organy państwowe, takie jak aplikacja Ministerstwa Finansów czy też możliwość złożenia zawiadomienia ZAW-FA do Urzędu Skarbowego.
Krajowy System e-Faktur przewiduje kilka rodzajów uprawnień. Najistotniejszymi dla podatnika są:
- właścicielskie,
- do nadawania dalszych uprawnień,
- do wystawiania faktur,
- do dostępu do faktur,
- do samofakturowania.
Podatnik posiada w Systemie pełen zakres uprawnień pierwotnych oraz właścicielskich. Posiada możliwość nadawania uprawnień innym podmiotom, wystawiania faktur oraz dostępu do faktur.
Narzędzia do korzystania z KSeF
Faktury, które są wystawiane w KSeF i określane jako "faktury ustrukturyzowane", mogą zostać wystawione za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (przeznaczonych głównie dla małych podmiotów) lub za pomocą komercyjnych programów księgowych. W obu przypadkach faktury muszą mieć tę samą strukturę logiczną, co pozwala na ujednolicenie systemu fakturowania.
KSeF – doręczenie faktury
Aby faktura została uznana za doręczoną kupującemu, musi zostać jej nadany specjalny numer identyfikacji. Numer ten nadawany jest przez KSeF w momencie przetworzenia dokumentu, co potwierdzane jest w formie dokumentu UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru faktury. System będzie przechowywał te dokumenty przez okres 10 lat i w międzyczasie będzie kontrolował ich poprawność.
Autor: Sławomir Buszko – Partner ID Advisory
Źródło: Raport KSeF – Praktyczne aspekty – Jak wdrożyć i nie zwariować?