Kasy fiskalne online 2019-2022
Obowiązek stosowania kas rejestrujących (fiskalnych) online wprowadza ustawa z 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach (dalej jako: nowelizacja), która oczekuje obecnie na podpis Prezydenta RP i publikację w Dzienniku Ustaw. Ustawa ta ma wejść w życie 1 maja 2019 r.
Tak, jak dotąd ewidencja sprzedaży podatników VAT na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna się odbywać z zastosowaniem kas rejestrujących. Jednak stopniowo kasy nowego typu (kasy online) mają zastępować dotychczas stosowane modele kas (z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii).
Kasy nowego typu (kasy fiskalne online) wyposażone są w nowe funkcjonalności umożliwiające, (oprócz zapisu w pamięci fiskalnej i chronionej kasy) także przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych z kas online, z prowadzonej ewidencji oraz danych o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas, które zaistniały podczas ich użytkowania.
Polecamy: Najnowsze zmiany w VAT. Sprawdź!
Polecamy: Praktyczny przewodnik po zmianach w VAT. Sprawdź!
Dane te będą przekazywane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) – czyli systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. CRK będzie odbierało i gromadziło dane z kas rejestrujących w celach analitycznych i kontrolnych.
Zgodnie z art. 145a ust. 7 ww. nowelizacji potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących przez:
- kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii – są wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2022 r.;
- kasy rejestrujące z papierowym zapisem kopii – są wydawane na okres do dnia 31 sierpnia 2019 r.
Oznacza to, że po tych datach nie można będzie nabywać tych kas starego typu. W szczególności już od września 2019 r. nie można będzie nabywać kas fiskalnych z papierowym zapisem kopii.
Natomiast (oprócz niżej wymienionych branż) będzie można nadal (tj. po ww. terminach) stosować wcześniej nabyte kasy starego typu aż do ich faktycznego wyeksploatowania.
Niektóre branże mają bezwzględny obowiązek rozpocząć stosowanie kas fiskalnych online wcześniej. Zgodnie z art. 145b ww. nowelizacji podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas starego typu (tj. kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) w terminie:
- do dnia 31 grudnia 2019 r. – do:
- świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
- sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych;
- do dnia 30 czerwca 2020 r. - do:
- świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
- sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
- do dnia 31 grudnia 2020 r. - do świadczenia usług:
- fryzjerskich,
- kosmetycznych i kosmetologicznych,
- budowlanych,
- w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
- prawniczych,
- związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.
Obowiązek ten stosuje się tylko do kas rejestrujących, przy użyciu których jest prowadzona ewidencja sprzedaży w zakresie sprzedaży ww. towarów lub świadczenia ww. usług.
Podatnicy, którzy mogą stosować stare typy kas fiskalnych w ww. terminach mogą oczywiście wcześniej wymienić je na kasy nowego typu (kasy online), umożliwiające połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. Jednak ci podatnicy nie mogą wcześniej niż po upływie ww. terminów skorzystać z ulgi na zakup kas online (tj. odliczyć lub uzyskać zwrot kosztów nabycia tych nowych kas).
Co więcej „w przypadku niewystarczających możliwości techniczno-organizacyjnych przesyłania danych między kasami rejestrującymi a Centralnym Repozytorium Kas” ww. terminy obowiązkowego przejścia na kasy fiskalne online mogą zostać przedłużone przez Ministra Finansów.
Ulga z tytułu zakupu kasy fiskalnej
W art. 1 pkt 2 lit. f nowelizacji (zmiana art. 111 ust. 4 ustawy o VAT) uregulowano zasady zwrotu kwot wydanych za zakup kasy online w wysokości 90% zakupu (bez podatku), jednakże nie więcej niż 700 zł (limit odliczenia nie zmienia się w porównaniu do aktualnie obowiązujących regulacji).
Ulga ta przysługuje podatnikom, u których:
- powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w ww. obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących online,
- nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy (dobrowolnie) rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących online, jeżeli dotychczas nie używali oni kas rejestrujących (ani starego ani nowego typu) do prowadzenia ewidencji sprzedaży.
Ulga będzie przysługiwała tylko w odniesieniu do kas online, które zostały zakupione nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży. Ulga nie będzie przysługiwała w przypadku zakupu pozostałych rodzajów kas.
Minister Finansów podkreśla, że z uwagi na ograniczenia budżetu, omawiane odliczenie nie będzie przysługiwało dla podatników wymieniających kasy rejestrujące z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii na kasy online, poza podatnikami zobowiązanymi ustawą do wymiany kas ze względu na prowadzenie działalności w określonych branżach.
Przy czym podatnicy, którzy mogą dłużej stosować stare typy kas fiskalnych - mogą skorzystać z ulgi na zakup kas rejestrujących online - ale w ich przypadku za dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przyjmuje się dzień, w którym powstał dla nich obowiązek stosowania kas online, tj::
1) 1 stycznia 2020 r. – dla podatników:
- świadczących usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym napraw opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
- sprzedających benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych;
2) 1 lipca 2020 r. – dla podatników:
- świadczących usługi związane z wyżywieniem wyłącznie świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
- sprzedających węgiel, brykiety i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczone do celów opałowych;
3) 1 stycznia 2021 r. – dla podatników świadczących usługi:
- fryzjerskie,
- kosmetyczne i kosmetologiczne,
- budowlane,
- w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów,
- prawnicze,
- związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.
Procedura odliczenia lub zwrotu
Przygotowany 30 stycznia 2019 r. a opublikowany 2 kwietnia 2019 r. projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika przewiduje korzystniejsze dla podatników zasady korzystania z przedmiotowej ulgi.
W omawianym projekcie rozporządzenia (w § 2) określono warunki, jakie podatnik musi spełnić, aby mógł skorzystać z odliczenia lub zwrotu kwoty wydanej na zakup kasy online.
Podatnik czynny podatku od towarów i usług (VAT) może dokonać tego odliczenia w składanej deklaracji podatkowej dla podatku do towarów i usług.
Podatnik wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT lub podatnik, u którego sprzedaż jest zwolniona z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, składa do urzędu skarbowego wniosek o zwrot tej kwoty na rachunek bankowy.
Podatnik VAT, jeżeli chce skorzystać z możliwości odliczenia lub zwrotu kwoty wydanej na zakup kasy fiskalnej online musi spełnić następujące warunki:
- dokonać fiskalizacji kasy nie później niż w dniu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas online;
- rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży, przy użyciu zakupionych kas online, których zakup nastąpił w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Prezesa Głównego Urzędu Miar, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT,
- posiadać fakturę na zakup kasy online oraz dowód zapłaty całej należności za tę kasę.
Tak jak już wspomniano podatnicy dobrowolnie (czyli bez przewidzianego w ustawie obowiązku) rozpoczynający prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas online mogą skorzystać z możliwości odliczenia lub zwrotu kwoty wydanej na zakup kasy online, jeżeli dotąd w działalności gospodarczej nie używali żadnych kas rejestrujących.
W omawianym projekcie nowego rozporządzenia zrezygnowano z dotychczas obligatoryjnego warunku złożenia przez podatnika przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji oświadczenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tej ewidencji. Zatem po 1 maja 2019 r. podatnik, który będzie ubiegał się o zwrot kwoty wydanej na zakup nie będzie musiał już składać do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, jeszcze przed terminem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży, takiego oświadczenia.
Sposób odliczenia kwoty wydanej na zakup kasy online
Zgodnie z § 3 projektowanego rozporządzenia odliczenie może być dokonane w deklaracji dla podatku od towarów i usług za dany okres rozliczenia, w stosunku do każdej kasy rejestrującej, na którą przysługuje odliczenie.
Ta zasada, to uproszczenie w porównaniu do obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r. poz. 163). Aktualnie kwotę do odliczenia można odliczyć w pełnej wysokości tylko w sytuacji wystąpienia nadwyżki podatku należnego nad naliczonym (do wysokości kwoty do wpłaty do urzędu skarbowego). W sytuacji nadwyżki podatku naliczonego nad należnym kwotę tę trzeba było dzielić na części (na cztery części w przypadku rozliczenia miesięcznego oraz na dwie w przypadku rozliczenia kwartalnego).
Odliczenia kwoty wydanej na zakup kasy online można będzie po 1 maja 2019 r. dokonać (najwcześniej) w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy online, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.
Gdy kwota wydana na zakup będzie niższa bądź równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik ma prawo pomniejszyć kwotę tego podatku o wysokość kwoty wydanej na zakup.
W przypadku gdy kwota wydana na zakup jest wyższa od kwoty podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik zgodnie z § 3 ust. 3 projektu nowego rozporządzenia, ma prawo pomniejszyć kwotę podatku należnego o wysokość kwoty wydanej na zakup, a pozostałą część nierozliczonej kwoty wydanej na zakup może, w tym okresie rozliczeniowym, wykazać do zwrotu na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub powiększyć kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy.
Natomiast jeżeli w danym okresie rozliczeniowym nie wystąpił podatek należny, podatnik ma prawo kwotę wydaną na zakup wykazać do zwrotu na rachunek bankowy, w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub powiększyć kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy (§ 3 ust.4).
Z ulgi na zakup kasy online będą mogli również skorzystać podatnicy rozliczający się w formie ryczałtu świadczący usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (§ 3 ust. 5 i 6 projektu). Rozliczenie nastąpi w deklaracji VAT-12, na zasadach podobnych jak powyżej, tj. do wysokości wpłaty do urzędu skarbowego, a gdy kwota do odliczenia jest wyższa od kwoty podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego, pozostałą część kwoty wydanej na zakup kasy online podatnik ma prawo otrzymać do zwrotu na rachunek bankowy.
Zdaniem Ministra Finansów § 3 projektowanego nowego rozporządzenia umożliwią podatnikom VAT znacznie szybszy zwrot kwoty wydanej na zakup kasy online, niż przepisy dotychczas obowiązującego rozporządzenia.
Zwrot na wniosek (§ 4 projektu rozporządzenia)
W przypadku podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, zwrot kwoty wydanej na zakup kasy online dokonywany jest na wniosek takiego podatnika składany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Wniosek może zostać złożony nie wcześniej niż w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży. Przepis ten stanowi wyrównanie zasad korzystania z przedmiotowego odliczenia w stosunku do czynnych podatników podatku VAT, którzy mogą tego odliczenia dokonać w deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji, czyli de facto w następnym miesiącu.
Wniosek, o którym mowa zawierać musi:
1) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami − dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą;
2) numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu.
Do wniosku należy dołączyć:
1) kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup;
2) kopię raportu dobowego potwierdzającego rozpoczęcie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej;
3) w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – kopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą
Minister Finansów podkreśla, że do przedmiotowego wniosku należy dołączyć kopię faktury na zakup kasy online, a nie jak dotychczas oryginał.
Kopia raportu dobowego, w którym jest wykazana wartość dokonanej sprzedaży, potwierdza faktyczne rozpoczęcie sprzedaży przy zastosowaniu danej kasy online.
Odliczenie będzie przysługiwało tylko dla kas online, które zostały zakupione nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży. Z uwagi na wdrożenie nowego systemu kas jest to nowe uregulowanie w stosunku do przepisów dotychczas obowiązujących.
Zwrot ulgi
Paragraf § 5 projektu rozporządzenia określa przypadki, w których podatnicy są obowiązani do zwrotu kwoty, którą odliczyli w deklaracji lub która została im zwrócona na podstawie wniosku.
W tym przepisie doprecyzowano m.in. budzące dotąd wątpliwości interpretacyjne określenie „zaprzestaną działalności” poprzez zmianę na określenie „zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy”.
Ponadto projektowany przepis § 5 ust. 1 pkt 5 nakłada nowy obowiązek zwrotu odliczonej lub zwróconej „kwoty do odliczenia” w przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązku zapewnienia połączenia kasy online, za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej, z Centralnym Repozytorium Kas w sposób umożliwiający ciągłe, zautomatyzowane i bezpośrednie przesyłanie danych z kas online.
W art. 1 pkt 2 lit. c ww. nowelizacji (dodany nowy ust. 3ab w art. 111 ustawy o VAT) uregulowano sytuacje związane z brakiem zasięgu sieci komórkowych, brakiem operatorów świadczących na danym obszarze kraju usługi w zakresie zapewnienia dostępu do sieci telekomunikacyjnej.
W takich sytuacjach, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia z Centralnym Repozytorium Kas:
- czasowo – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn;
- trwale – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.”.
W przypadku gdy podatnik nie spełni ww. obowiązków będzie zobowiązany do zwrotu odliczonej lub zwróconej kwoty wydanej na zakup kasy online.
W § 5 ust. 2 projektu określono warunki zwrotu przez podatnika odliczonych lub zwróconych kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, wskazując, że obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydanych na zakup kas, w przypadku gdy podatnicy nie poddadzą w określonych terminach kas rejestrujących obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis, zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu danej kasy oraz naruszą obowiązki, o których mowa w dodanym art. 111 ust. 3a pkt 12 lub ust. 3ab ustawy o VAT, odnosi się tylko do tych kas, których te przypadki dotyczą.
Terminy w jakich należy dokonać zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydanych na zakup kasy rejestrującej określono w § 5 ust. 3 projektu rozporządzenia:
- podatnicy VAT zwrotu dokonują do 25 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczenia, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu,
- podatnicy zwolnieni od podatku od towarów i usług dokonują zwrotu do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie tego zwrotu.
Do podatników użytkujących kasy rejestrujące z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które zakupili przed dniem wejścia w życie przedmiotowego rozporządzenia (tj. przed 1 maja 2019 r.), stosuje się przepisy dotychczasowe, czyli przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r. poz. 163).
Projekt przewiduje, że rozporządzenie wejdzie w życie z dniem wejścia w życie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach, czyli od 1 maja 2019 r.
Ostatecznie to rozporządzenie zostało wydane przez Ministra Finansów 29 kwietnia 2019 r. i opublikowane w Dzienniku Ustaw nr 820.
11 lipca 2019 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe dotyczące zasad odliczania (zwrotu) od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kas rejestrujących on-line.