Jak odliczyć VAT z duplikatu faktury

Zasady dotyczące odliczenia VAT

W świetle przepisów ustawy o VAT (dalej także „ustawa”), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy.

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

- nabycia towarów i usług,

- dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Należy podkreślić, że, co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, a towary i usługi, przy nabyciu których podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Przy czym, prawo do odliczenia VAT wynikającego z faktury uzależnione jest nie tylko od spełnienia określonych przez ustawodawcę warunków, ale również od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepisy tego artykułu enumeratywnie określają przypadki, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony.

I tak, w myśl art. 88 ust. 3a ustawy, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

- stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

- podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

- potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

4) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

5) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

Terminy odliczenia VAT

Jeżeli chodzi o terminy odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych faktur to prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w określonych przez ustawodawcę terminach (ust. 10, 10d i 10e ustawy o VAT), może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Ponadto, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11 ustawy o VAT, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego (z zastrzeżeniem ust. 13a ustawy).

Z powyższego wynika, że podatek nierozliczony w okresie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych może zostać rozliczony w okresie 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego. Odliczenie podatku, zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy będzie możliwe wyłącznie poprzez korektę deklaracji za okres, w którym wystąpiło prawo do odliczenia podatku.

Podatnika ma również możliwość dokonania odliczenia VAT od zakupów poczynionych przed rejestracją, o ile występują przesłanki, że zakupione towary i usługi będą wykorzystywane do bieżących (lub przyszłych) czynności opodatkowanych (oraz ewentualnie spełniać inne warunki określone w przepisach ustawy).

Faktura

Jak wynika z powyżej przytoczonych przepisów jednym z warunków dokonania odliczenia VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.

Kwestie dotyczące faktur uregulowane są w przepisach Działu XI ustawy o VAT (art. 106a – 108). Faktura powinna zawierać m.in.:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto).

Duplikat faktury

W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie (na co wskazuje art. 106l ust. 1 ustawy) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:

- na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,

- zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.

Duplikat faktury, czyli ponownie wystawiona faktura pierwotna

Innymi słowy, duplikat faktury traktowany jest jako ponownie wystawiona faktura, zawierająca dane zawarte w fakturze, która uległa zniszczeniu albo zaginęła, opatrzona słowem „DUPLIKAT”.

W związku z powyższym, duplikat faktury ma moc prawną równą fakturze pierwotnej, tj. odzwierciedla dane zawarte w fakturze pierwotnej. Duplikat dokumentuje to samo zdarzenie gospodarcze co faktura pierwotna i stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia VAT.

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

Podobnie jak duplikat traktowana jest również faktura korygująca. Takie podejście potwierdzają organy podatkowe, m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 kwietnia 2018 r., 0113-KDIPT1-1.4012.76.2018.3.MSU, stwierdził, że „duplikat faktury i faktury korygującej wystawia sprzedawca na wniosek nabywcy w przypadku, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu bądź zaginie. Duplikat faktury i faktury korygującej ma moc prawną równą fakturze pierwotnej (duplikat faktury stanowi powtórzenie danych zawartych w fakturze pierwotnej), dokumentuje w ten sam sposób to samo zdarzenie gospodarcze, co faktura „pierwotna” i stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia podatku naliczonego”.

Moment odliczenia VAT z duplikatu

Decydujące znaczenie, dla powstania prawa do odliczenia i terminu jego realizacji, ma fakt czy podatnik otrzymał (a jeśli tak, to kiedy) fakturę pierwotną oraz data otrzymania duplikatu faktury pierwotnej.

Jeżeli podatnik otrzymał fakturę pierwotną, ale ją zagubił, odliczenie VAT może zrealizować po otrzymaniu duplikatu faktury dokumentującej zakup, w rozliczeniu za okres, w którym nastąpił wpływ faktury pierwotnej. W celu powinien złożyć korektę deklaracji podatkowej.

Natomiast w przypadku gdy podatnik nie otrzymał faktury pierwotnej, odliczenia podatku naliczonego może dokonać w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał duplikat lub za dwa następne okresy rozliczeniowe.

Takie podejście potwierdza m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 15 marca 2019 r., 0115-KDIT1-3.4012.49.2019.1.APR, w której czytamy, że w sytuacji, gdy podatnik otrzymał fakturę pierwotną, ale ją zagubił, obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego podatnik ma prawo dokonać po otrzymaniu duplikatu faktury dokumentującej zakup, w rozliczeniu za okres, w którym nastąpił wpływ faktury pierwotnej, przez złożenie korekty deklaracji podatkowej. Jednakże w sytuacji, gdy podatnik nie otrzymał faktury pierwotnej, odliczenia podatku naliczonego może dokonać w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał duplikat lub za dwa następne okresy rozliczeniowe (art. 86 ust. 10 pkt 1 i ust. 11 ustawy)”.

Przedawnienie prawa do odliczenia VAT z duplikatu faktury

W przypadku duplikatu faktury istotną kwestią jest termin wystawiania faktury pierwotnej. Zgodnie bowiem z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W odniesieniu do podatku VAT instytucja przedawnienia ma zastosowanie do każdego z osobna rozliczenia w podatku VAT - niezależnie od jego wyniku, tj. zarówno do rozliczeń, w których obowiązek podatkowy w podatku VAT przekształcił się w zobowiązanie podatkowe, jak i w kwotę zwrotu różnicy podatku lub nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, która może być zadeklarowana przez podatnika do przeniesienia na następny miesiąc.

Jeżeli zatem od momentu wystawienia faktury pierwotnej upłynęło 5 lat, czyli termin o którym mowa w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, przedawnieniu ulega termin zobowiązania podatkowego za ten okres. W konsekwencji nie jest już możliwa ani modyfikacja dokonanego rozliczenia podatkowego, ani też kontrola (weryfikacja) jego prawidłowości.

Wskazują na to organy podatkowe, m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 26 października 2018 r., 0113-KDIPT1-1.4012.577.2018.2.MSU, uznał, że „ Wnioskodawca nie może dokonać odliczenia podatku naliczonego wynikającego z duplikatów faktur otrzymanych w 2018 r. w rozliczeniu podatku od towarów i usług za miesiąc otrzymania duplikatów faktur, z uwagi na fakt otrzymania faktur „pierwotnych” w 2012 r. Również Wnioskodawca nie może dokonać odliczenia podatku naliczonego wynikającego z duplikatów faktur otrzymanych w 2018 r. w rozliczeniu za miesiące otrzymania faktur „pierwotnych”, poprzez dokonanie korekt deklaracji za te miesiące, bowiem zobowiązania podatkowe za te okresy uległy przedawnieniu”.

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174).