Obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego w VAT

Kiedy występuje obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego?

Jak wynika zapisów ustawy o VAT (dalej „ustawa”) podatnik, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy, nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego, podlegający obowiązkowi zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny, jest obowiązany ustanowić przedstawiciela podatkowego.

W kontekście konieczności ustanowienia przedstawiciela istotny jest zatem obowiązek zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny.

Warto w tym miejscu podkreślić, że obowiązek zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny może wystąpić wyłącznie w razie wykonywania przez zagranicznego podatnika czynności podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce. Wobec czego obowiązek ustanawiania przedstawiciela podatkowego nie ciąży na podatniku zagranicznym, który takich czynności nie wykonuje.

Powyższe stanowisko potwierdzają organy podatkowe, przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 22 stycznia 2014 r. (sygn. IBPP4/443-487/13/LG), uznał, że „firma amerykańska nie będzie dokonywała czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT na terytorium kraju. Tym samym firma amerykańska nie będzie podatnikiem w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy i nie będzie miała obowiązku dokonania zgłoszenia rejestracyjnego dla potrzeb podatku VAT. Zatem firma amerykańska nie jest obowiązana do ustanowienia przedstawiciela podatkowego”.

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

Natomiast podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju może ustanowić przedstawiciela podatkowego, tj. podatnik taki może ustanowić przedstawiciela, ale nie musi.

Kto może być przedstawicielem podatkowym?

Przedstawicielem podatkowym może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, jeżeli łącznie spełnia następujące warunki:

1) posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny, a w przypadku, o którym mowa w art. 18d ust. 1 ustawy - jako podatnik VAT UE;

3) przez ostatnie 24 miesiące nie zalegała z wpłatami poszczególnych podatków stanowiących dochód budżetu państwa, przekraczającymi odrębnie w każdym podatku odpowiednio 3% kwoty należnych zobowiązań podatkowych w poszczególnych podatkach; udział zaległości w kwocie podatku ustala się w stosunku do kwoty należnych wpłat za okres rozliczeniowy, którego dotyczy zaległość (przy czym wymóg ten uznaje się również za spełniony, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki: podmiot uregulował, wraz z odsetkami za zwłokę, zaległości przekraczające odrębnie w każdym podatku odpowiednio 3% kwoty należnych zobowiązań podatkowych w poszczególnych podatkach, w terminie 30 dni od dnia powstania tych zaległości oraz uregulowanie zaległości w ostatnich 24 miesiącach nie dotyczyło więcej niż dwóch okresów rozliczeniowych odrębnie w każdym podatku);

4) przez ostatnie 24 miesiące osoba fizyczna będąca podatnikiem, a w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi – osoba będąca wspólnikiem spółki cywilnej lub handlowej niemającej osobowości prawnej, członkiem władz zarządzających, głównym księgowym, nie została prawomocnie skazana na podstawie ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958) za popełnienie przestępstwa skarbowego;

5) jest uprawniona do zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego zgodnie z przepisami o doradztwie podatkowym lub do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Jak formalnie ustanowić przedstawiciela?

Przedstawiciela podatkowego ustanawia się w drodze pisemnej umowy, która powinna zawierać:

1) nazwy stron umowy oraz ich adresy i dane identyfikacyjne na potrzeby odpowiednio podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze;

2) adres, pod którym będzie prowadzona i przechowywana dokumentacja na potrzeby podatku;

3) oświadczenie podmiotu, który jest ustanawiany przedstawicielem podatkowym, o spełnieniu warunków, o których mowa w ust. 1;

4) zakres upoważnienia w przypadku określonym w art. 18c ust. 1 pkt 2 ustawy;

5) w przypadku, o którym mowa w art. 18d ust. 1 ustawy, zgodę przedstawiciela podatkowego na wykonywanie obowiązków i czynności podatnika, dla którego został ustanowiony, w imieniu własnym i na rzecz tego podatnika.

Jakie są obowiązki i odpowiedzialność przedstawiciela?

Przedstawiciel podatkowy wykonuje w imieniu i na rzecz podatnika, dla którego został ustanowiony:

1) obowiązki tego podatnika w zakresie rozliczania podatku, w tym w zakresie sporządzania deklaracji podatkowych, informacji podsumowujących, o których mowa w art. 100 ust. 1, oraz informacji podsumowujących w obrocie krajowym, o których mowa w art. 101a ust. 1 ustawy, a także w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji, w tym ewidencji, na potrzeby podatku;

2) inne czynności wynikające z przepisów o podatku od towarów i usług, jeżeli został do tego upoważniony w umowie.

Przedstawiciel podatkowy odpowiada solidarnie z podatnikiem za zobowiązanie podatkowe, które przedstawiciel podatkowy rozlicza w imieniu i na rzecz tego podatnika.

Przy czym przedstawiciel odpowiada wyłącznie za zobowiązania podatkowe w VAT podmiotu który reprezentuje, powstałe na terytorium kraju. Potwierdza to przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, z dnia 23 stycznia 2015 r. (sygn. IPPP3/443-1068/14-2/ISZ), w której czytamy, że „przedstawiciel podatkowy będzie odpowiadał solidarnie z podatnikiem, którego reprezentuje wyłącznie za zobowiązania w zakresie podatku od towarów i usług. Tym samym, Spółka (działająca jako przedstawiciel podatkowy podmiotu nieposiadającego w kraju siedziby działalności gospodarczej i nieposiadającego polskiego numeru podatkowego NIP), dokonująca zgłoszeń celnych i składająca deklaracje podatkowe w polskim US w ramach obsługi klienta zagranicznego, ponosi odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe podmiotu który reprezentuje, powstałe na terytorium kraju, w zakresie podatku od towarów i usług”.

Natomiast w przypadku podatnika, który:

1) dokonuje na terytorium kraju wyłącznie importu towarów, których miejscem przeznaczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju i wywóz z terytorium kraju jest dokonywany przez importera tych towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, oraz

2) nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny

– przedstawiciel podatkowy wykonuje, w imieniu własnym i na rzecz tego podatnika, obowiązki tego podatnika, o których mowa w art. 18c ust. 1 pkt 1 ustawy, oraz – jeżeli umowa tak stanowi – inne czynności tego podatnika, o których mowa w art. 18c ust. 1 pkt 2 ustawy.

Nowy wzór deklaracji VAT-13

Ministerstwo Finansów przygotowało nowy wzór deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług przedstawiciela podatkowego - VAT-13.

Wprowadzenie nowego wzoru deklaracji VAT-13 zakłada projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wzoru deklaracji dla podatku od towarów i usług przedstawiciela podatkowego, które ma wejść w życie z dniem 1 czerwca 2019 r.

Zobacz: Nowy wzór deklaracji VAT-13 od 1 czerwca 2019 r.

W związku z wejściem w życie nowego rozporządzenia, utraci moc dotychczasowe rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 marca 2013 r. w sprawie wzoru deklaracji dla podatku od towarów i usług przedstawiciela podatkowego (Dz.U. poz. 357).

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 11 marca 2004 r.  o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2018 r., poz. 2174).