Z dniem 1 kwietnia 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363). Zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 6 tego rozporządzenia, paragon fiskalny zawiera m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.
Sposób „jednoznacznego” identyfikowania towarów i usług jest ściśle związany z asortymentem towarów i usług, jakie podatnik oferuje. Jeżeli przykładowo podatnik dokonuje sprzedaży 5 odmian jabłek i wszystkie są w jednakowej cenie, podatnik może, co do zasady, zaprogramować w kasie nazwę np. „jabłka”.
Jeżeli jednak podatnik sprzedaje np. pomidory i pomidory na gałązce, przy czym oba towary mają różną cenę za kilogram, powinien, co do zasady, oddzielnie je identyfikować. Sposób prowadzenia jednoznacznej identyfikacji ma zatem ścisły związek z asortymentem oferowanym przez podatnika.
W tym kontekście należy wskazać, że w orzecznictwie na tle obowiązujących uprzednio rozporządzeń nie akceptowano prowadzenia ewidencji (i stosowania odpowiedniego nazewnictwa w tym zakresie) bazującego np. na grupach towarowych, w sposób niepozwalający na jednoznaczną identyfikację sprzedawanych towarów lub świadczonych usług (por. wyrok NSA z dnia 9 marca 2010 r., sygn. akt I FSK 63/09).
Sposób dokonywania jednoznacznej identyfikacji towaru lub usługi jest jednak w dużej mierze uzależniony od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, przy czym należy pamiętać, iż w świetle § 5 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1338, z późn. zm.) – zwanego dalej „rozporządzeniem z 2008 r.”, ilość znaków dla nazwy towarów w kasie musi być nie mniejsza niż 12 znaków i przepisy nie wykluczają stosowania skrótów (praktyka potwierdza, że podatnicy korzystają z tej możliwości).
Nazwy towarów w kasie fiskalnej i na paragonach w 2013 roku
Towary i usługi na paragonie fiskalnym – z jaką dokładnością trzeba je określać
Programowanie kasy fiskalnej – nazwy towarów i usług na paragonie
Jednocześnie jednak dokonując interpretacji § 8 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. należy mieć na uwadze stosowne przepisy zawarte w Rozdziale 5.
Zgodnie z § 35 ww. rozporządzenia podatnicy użytkujący kasy, które zostały nabyte w okresie ważności:
1) decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych wydanej na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania,
2) potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy, wydanego po dniu 1 września 2011 r.
- mogą je nadal stosować do prowadzenia ewidencji po upływie tego okresu, pod warunkiem że kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika.
Zgodnie natomiast z § 36 rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. podatnicy użytkujący kasy, o których mowa w § 35 oraz art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz. U. Nr 64, poz. 332), nieposiadające możliwości technicznych spełnienia wymagań określonych w rozdziale 2 (rozdział ten obejmuje m. in. § 8, czyli przepis stanowiący o „jednoznacznej identyfikacji” oraz § 9 tego rozporządzenia) stosują te przepisy odpowiednio.
Kasy fiskalne po 1 kwietnia 2013 r.
Kasy fiskalne 2013 – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów
Kasy fiskalne 2013 – zakres zwolnień w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów
Dokonując zatem interpretacji § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. stanowiącego o konieczności jednoznacznej identyfikacji towarów i usług należy mieć na uwadze § 36 tego rozporządzenia, gdyż na mocy tego przepisu, przepis o jednoznacznej identyfikacji towarów i usług podatnicy użytkujący kasy nieposiadające możliwości technicznych spełnienia wymagań w nim określonych stosują odpowiednio (tzn. stosują przepis § 8 ust. 1 pkt 6 z uwzględnieniem możliwości technicznych kasy).
Z łącznej analizy obu przepisów wynika zatem, że stosowana przez podatnika kasa rejestrująca (system kasowy) i jej możliwości techniczne (w kontekście prowadzonej przez podatnika działalności; w szczególności jej zakresu) mogą mieć istotny wpływ na wymagania, co do sposobu identyfikacji towarów i usług, w tym znaczeniu, że brak możliwości technicznych będzie skutkować mniej szczegółowym prowadzeniem identyfikacji (tj. dostosowanym do możliwości kasy).
W tym względzie należy zauważyć, że w praktyce podatnicy dysponują różnymi urządzeniami fiskalnymi np. drukarkami fiskalnymi, jak też kasami rejestrującymi o nieskomplikowanej konstrukcji i o znacznie ograniczonych możliwościach technicznych.
Tym samym bardzo często podatnicy prowadzący działalność gospodarczą na szerszą skalę (obejmujący w swojej ofercie dużą liczbę różnorodnych towarów i usług) wykorzystują do jej prowadzenia ww. drukarki fiskalne, z drugiej strony natomiast podatnicy prowadzący działalność gospodarczą na małą skalę (mający w swojej ofercie niedużą liczbę towarów i usług) wykorzystują stosunkowo proste kasy rejestrujące. W takich przypadkach nie powinno być problemów z jednoznaczną identyfikacją, a co za tym idzie nie pojawi się konieczność „odpowiedniego” stosowania przepisu § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r.
W przypadku jednak podatników stosujących prostsze modele kas rejestrujących w niektórych rodzajach działalności (gdzie np. występuje duża gama oferowanych towarów, częste rotacje towarów itp.) konieczność „odpowiedniego” stosowania ww. przepisu § 8 ust. 1 pkt 6 (tj. dostosowanego do możliwości) może się pojawić.
Przypadek taki może mieć miejsce np. w sytuacji gdy asortyment towarów u danego podatnika jest większy niż liczba dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej, którą podatnik wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji podatnik stosuje przepis dotyczący jednoznacznego identyfikowania towarów odpowiednio, co oznacza, że dostosowuje stosowane przez siebie nazewnictwo do liczby dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej.
Nie wystąpi jednak u niego, w związku z nowymi przepisami, konieczność wymiany kasy rejestrującej.
Podobnie w przypadku podatników prowadzących działalność taką jak np. kiosk przy wykorzystaniu prostych kas rejestrujących (specyfika prowadzonej działalności związana z szeroką gamą różnorodnych oferowanych towarów klientowi, który często kupuje pojedyncze towary i chce być szybko obsłużony) spowoduje, że podatnik będzie stosował przepis o jednoznacznej identyfikacji odpowiednio.
Jest zatem zrozumiałe, że taki podatnik zapewni inny poziom szczegółowości nazwy towarów na paragonie niż podatnik prowadzący taką samą działalność, lecz stosujący do ewidencji system komputerowy np. wykorzystujący funkcje kodów kreskowych.
Również w sytuacji, gdy podatnicy, którzy nie dysponują kasą rejestrującą o odpowiednich możliwościach technicznych pozwalających na częstą zmianę asortymentu oferowanych towarów lub usług, powinni dostosować używane nazewnictwo do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej poprzez stosowanie przepisu § 36 ww. rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. odpowiednio.
Odpowiednie dostosowanie nazwy towaru do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej nie będzie powodowało konieczności wymiany kasy, czy też konieczności zaopatrywania się w dodatkowe urządzenia służące do jednoznacznej identyfikacji towarów lub usług.
Mając na względzie powyższe, przepis § 36 ww. rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. daje podatnikom możliwość stosowania przedmiotowego przepisu odpowiednio, tj. zgodnie z technicznymi możliwościami użytkowanych kas rejestrujących (w kontekście specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej).
Podatnicy nie są zatem obowiązani z tego tytułu wymieniać „stare” kasy na nowe, gdyż brak odpowiednich możliwości technicznych w „starych” kasach nie powoduje, że nie mogą być one stosowane dla rozliczeń podatkowych. Jeśli natomiast podatnik uznałby, że jakaś dodatkowa funkcja oferowana w nowych kasach byłaby atrakcyjna dla niego biznesowo – wówczas podatnik może wymienić „starą” kasę na tę nową – jest to jednak decyzja podatnika.