To na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia, że zachodzą przesłanki do obniżenia podatku należnego o naliczony. W przypadku kradzieży dokumentacji księgowej firmy podstawą do odliczenia kwoty podatku naliczonego jest duplikat faktury wystawiony przez sprzedawcę. Należy pamiętać, że podatek VAT jest bardzo sformalizowany. Bez duplikatu faktury podatnik nie wykaże, że miał podstawy do dokonania odliczeń.
Przepisy nie przewidują zwolnienia podatnika w wypadku kradzieży dokumentacji podatkowej od obowiązku udokumentowania prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Dokumentem tym powinien być duplikat faktury. Poglądy sądów na tę kwestię reprezentuje wyrok NSA z 14 marca 2008 r. (sygn. I FSK 453/07). Wyrok jest istotny dla podatników tracących dokumentacji w wyniku kradzieży.
Sąd stwierdził m.in: „podatnik może dokonać odliczenia podatku naliczonego jedynie w oparciu o oryginały lub duplikaty faktur i w tym zakresie podatek naliczony może być uwzględniany przez organy podatkowe. Zatem nawet poszukiwawcze działania i ewentualne ustalenia, które zdaniem Sądu pierwszej instancji miałyby być przeprowadzone przez organy, nie zmieniłyby sytuacji podatnika, gdyż czynności kontrolne organu per se nie skutkowałyby pozyskaniem przez podatnika stosownych dowodów w postaci duplikatów tych faktur, bez których nie może dojść do potrącenia podatku naliczonego.
Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że organ podatkowy nie ma obowiązku poszukiwania kontrahentów podatnika i dokumentów księgowych tych kontrahentów wystawianych na rzecz podatnika nawet, gdy starania samego podatnika napotykają na utrudnienia.
Zobacz: Wymiarowa decyzja urzędu skarbowego wyklucza możliwość złożenia korekty VAT
Istotne jest, że NSA rozpatrywał skargę kasacyjną. WSA wydał wcześniej niekorzystne dla organów podatkowych orzeczenie, które dotyczyło odpowiedzi na pytanie, na kim spoczywa ciężar dowodowy w postępowaniu podatkowym, gdy podatnik zgłasza organom podatkowym kradzież dokumentacji księgowej.
WSA w tym sporze przyznał rację podatnikowi stwierdzając, że skoro organy podatkowe były poinformowane o bezskuteczności starań podatnika w zakresie uzyskania od sprzedawców duplikatów faktur, powinny, kierując się dyspozycją art. 187 § 1 w związku z art. 122 O.p., dokonać weryfikacji twierdzeń podatnika ustalając, czy sprzedawcy towarów lub usług posiadali kopie wystawionych na rzecz skarżącego faktur.
Skoro tego nie uczyniono, naruszono te przepisy. NSA ostatecznie uznał, że WSA nie miał racji.
Polecamy: Podatnicy nieuprawnieni do zwrotu podatku
NSA stwierdził też, że: „(...) skutki utraty przez podatnika jego dokumentacji księgowej znajdującej się poza miejscem wykonywania działalności lub miejscem wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, w sytuacji - jak w niniejszej sprawie - braku niezwłocznych działań podatnika zmierzających do jej odtworzenia, nie mogą obciążać organów podatkowych, poprzez obligowanie ich do działań zmierzających do poszukiwania tej dokumentacji, której posiadanie przez podatnika jest niezbędne dla udokumentowania jego uprawnienia podatkowego. Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej oraz jej odtwarzania w celach dowodowych w przypadku jej utraty ciąży na podatniku, a w przypadku stwierdzenia przez organ podatkowy, w ramach toczącego się postępowania, zwłoki w tym zakresie, skutkującej trudnościami w pozyskaniu stosownych duplikatów utraconych dokumentów, nie przeradza się w obowiązek ciążący na tym organie.”