Często zaniedbywanym bądź też niewłaściwie rozumianym przez jednostki zagadnieniem jest kwestia polityki rachunkowości. Polityka to dokumentacja opisująca zasady rachunkowości obowiązujące daną jednostkę. Nie rzadko zdarza się, że jednostki „funkcjonują” bez żadnej polityki, gdyż uważają, że jest ona im do niczego niepotrzebna. Uzasadniają to tym, że przecież ich rachunkowość jest zgodna z ustawą o rachunkowości, więc co i po co tu dodatkowo opisywać.
- 1. Po co jest potrzebna polityka rachunkowości?
- 2. Jak prawidłowo napisać politykę rachunkowości?
- 3. Metody wyceny aktywów i pasywów
- 3a. Uproszczenia dla mniejszych jednostek
- 3b. Uproszczenia dla jednostek mikro, jednostek małych i organizacji pozarządowych
- 3c. Uproszczenia dla wybranych jednostek mikro
- 4. Metoda ustalania wyniku finansowego
- 5. Sposób sporządzania sprawozdania finansowego
- 6. Aktualizacja polityki rachunkowości
Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) kierownik jednostki jest odpowiedzialny za to, żeby posiadała ona dokumentację (w formie pisemnej) opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.
1. Po co jest potrzebna polityka rachunkowości?
Najczęściej takim dokumentem jest zainteresowany biegły rewident, który bada sprawozdanie finansowe jednostki. Jednym z kryterium stwierdzenia że sprawozdanie to zostało sporządzone prawidłowo jest bowiem jego zgodność z przyjętą przez jednostkę polityką rachunkowości. Z wyżej wymienionych czterech punktów, jakie powinna zawierać taka polityka najbardziej interesuje go pkt 2, czyli przyjęte przez jednostkę zasady wyceny aktywów i pasywów.
A co w przypadku jednostek, których sprawozdania finansowe nie są badane przez biegłego rewidenta? Czy polityka rachunkowości jest im do czegoś potrzebna?
Otóż tak, bo wiele z kwestii opisanych w polityce rachunkowości znajduje swoje odzwierciedlenie w każdym sprawozdaniu finansowym, a dokładnie w jego elemencie o nazwie „wprowadzenie do sprawozdania finansowego”.
We wprowadzeniu do sprawozdania finansowego jednostki zamieszczają m.in. – zgodnie z uor - omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji), ustalenia wyniku finansowego oraz sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.
Informacje tam zawarte pozwalają czytelnikowi tego sprawozdania lepiej je zrozumieć, zaś jednostka spełnia tym samym wymóg określony w art. 4 uor, który nakazuje jej stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości (w tym sporządzać sprawozdania finansowe) rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.
Jasno – to znaczy w sposób zrozumiały dla czytelnika tego sprawozdania finansowego.
Przykład
Jeżeli jednostka zamieści we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego informację, że nie wycenia w ogóle produkcji w toku korzystając z uproszczenia przewidzianego w art. 34 ust. 1 pkt 2 uor, to tym samym daje do zrozumienia czytelnikowi sprawozdania finansowego, że koszty produkcji niezakończonej zwiększają w bilansie pozycję aktywów „produkty gotowe” (wiersz B.I.3) zamiast pozycję „półprodukty i produkty w toku” (wiersz B.I.2).
Polityką rachunkowości nie rzadko zainteresowane są także inne podmioty czy instytucje z otoczenia jednostki, jak banki, grantodawcy czy urzędy skarbowe.
Zatem dokumentacja polityki rachunkowości jest bardzo ważna i musi w jednostce być, nie tylko dlatego, że taki obowiązek nakłada na jednostkę uor.
Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!
Polecamy: INFORLEX Biznes
2. Jak prawidłowo napisać politykę rachunkowości?
W odpowiedzi na to pytanie skupię się – z powodów wskazanych w pkt 1 – na części dokumentacji określającej:
metody wyceny aktywów i pasywów
metodę ustalania wyniku finansowego,
sposób sporządzania sprawozdania finansowego.
Uważam zresztą, że jest to najważniejsza część, clou całej polityki rachunkowości jednostki.
Często popełnianym błędem przez jednostki jest przepisywanie w tym punkcie – prawie, że wprost – przepisów uor, w szczególności zapisów art. 28 ust. 1 uor.
Ważne
W polityce rachunkowości nie prezentuje się zasad wynikających wprost z uor, tylko przedstawia się informacje w zakresie, w jakim ustawa o rachunkowości daje jednostkom prawo wyboru lub w jakim dopuszcza uproszczenia.
Prawidłowo jest to uściślone we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego: „w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru”. Takiego stwierdzenia nie ma co prawda w art. 10 uor, jednak w obydwu dokumentach (tj. zarówno w polityce rachunkowości jak i we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego) chodzi o ten sam zakres informacji.
Rozwiązania zawarte w ustawie o rachunkowości mają dwojaki charakter: jedne z nich wymagają bezwzględnego stosowania, podczas gdy inne mogą być dobrane przez jednostkę spośród przewidzianych w ustawie możliwości.
Jednostka określa w zasadach (polityce) rachunkowości tylko te drugie – wybrane i przyjęte do stosowania. Oprócz tego określa ewentualne przyjęte uproszczenia, przewidziane np. dla jednostek małych, oraz inne stosowane uproszczenia, o których ustawa nie mówi wprost jako możliwości ale daje do nich prawo na podstawie art. 4 ust.4.
3. Metody wyceny aktywów i pasywów
Informacje niezbędne do ujęcia w tej części polityki rachunkowości obejmują:
kryteria zaliczania składników majątku do środków trwałych oraz WNiP (jeśli jednostka stosuje w tym względzie uproszczenia) oraz sposób ustalania ich amortyzacji (stawki, metody amortyzacji, okres rozpoczęcia amortyzacji),
zasady wyceny posiadanych przed jednostkę nieruchomości i WNiP zaliczanych do inwestycji,
zasady wyceny posiadanych przed jednostkę aktywów finansowych,
zasady wyceny zobowiązań finansowych,
metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych (art. 17 ust. 2 ustawy) oraz zasady ich wyceny, jeśli jednostka przyjęła uproszczenia, o których mowa w art. 34 ust. 1 i 2 ustawy, a także zasady wyceny stanu końcowego, spośród możliwości przewidzianych w art. 34 ust. 4 uor,
zasady ustalania stopnia zaawansowania usług długoterminowych lub też odstępstwa od ustawowych zasad rozliczania długoterminowych, niezakończonych usług (art. 34a oraz 34c i 34d uor).
Brak w polityce rachunkowości któregoś z powyższych punktów może wynikać wyłącznie z tego, że punkt ten nigdy do tej pory jednostki nie dotyczył, np. jednostka nie inwestuje i nigdy dotąd nie inwestowała w nieruchomości czy WNiP.
3a. Uproszczenia dla mniejszych jednostek
W mniejszych jednostkach, w tej części polityki rachunkowości, powinny pojawić się także informacje o stosowanych uproszczeniach, które są przewidziane dla takich jednostek.
O jakie jednostki tu chodzi?
Chodzi o jednostki, które za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
1) 25.500.000 zł - w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
2) 51.000.000 zł - w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
3) 50 osób - w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
i jednocześnie nie są to jednostki wymienione art. 3 ust. 1e pkt 1-6 uor (jednostki z sektora finansowego i ubezpieczeniowego, a także obecni lub przyszli emitenci papierów wartościowych dopuszczonych do publicznego obrotu).
Jeżeli jednostka spełnia przedstawione powyżej kryteria oraz stosuje w swojej rachunkowości uproszczenia przewidziane w uor dla takich jednostek, wówczas powinna opisać je w tej części swojej polityki rachunkowości.
Jakie to mogą być uproszczenia?
Uproszczenia te mogą dotyczyć następujących kwestii:
kwalifikacji umów leasingu finansowego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym (art. 3 ust.6 uor),
odstąpienia przez podatników CIT od ustalania odroczonego podatku dochodowego (art. 37 ust.10 uor),
niestosowania rozporządzenia o instrumentach finansowych (art. 28b ust. 1 uor),
ustalania kosztu wytworzenia zapasu produktów bez uwzględniania poziomu wykorzystania normalnych zdolności produkcyjnych (art. 28 ust. 4a uor).
3b. Uproszczenia dla jednostek mikro, jednostek małych i organizacji pozarządowych
W tej części polityki rachunkowości powinny pojawić się także informacje o stosowanych uproszczeniach, które są przewidziane dla takich jednostek.
O jakie jednostki tu chodzi?
Chodzi o następujące jednostki:
jednostki mikro zdefiniowane w art. 3 ust. 1a i 1b (z wyłączeniami określonymi w art. 3 ust. 1e) uor
jednostki małe zdefiniowane w art. 3 ust. 1c i 1d (z wyłączeniami określonymi w art. 3 ust. 1e) uor,
prowadzące działalność pożytku publicznego fundacje i stowarzyszenia oraz inne organizacje pozarządowe, a także inne jednostki, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
które jednocześnie:
spełniają warunki określone w art. 3 ust. 1c pkt 1 uor, tzn. w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
a) 25.500.000 zł - w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 51.000.000 zł - w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c) 50 osób - w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty,
z zastrzeżeniem określonym w at. 3 ust. 1d uor,
nie są spółkami kapitałowymi,
nie są spółkami komandytowo-akcyjnymi, spółkami jawnymi lub komandytowymi, w których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej.
Zanim wskażę jakie uproszczenia w zakresie rachunkowości dotyczą wyżej wymienionych jednostek, pragnę zwrócić uwagę, że nie jest to ten sam zakres jednostek, jak wskazany w poprzednim punkcie artykułu (pkt 3a), mimo wskazania identycznych progów wymienionych powyżej w pkt a)-c).
Przede wszystkim należy zauważyć, że jednostka jest jednostką mikro bądź małą jeżeli organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe podejmie uchwałę dotyczącą sporządzania tego sprawozdania z zastosowaniem odpowiednich przepisów uor (art. 46-49 uor w zakresie dotyczącym jednostek mikro lub małych). Nie wystarczy zatem nie przekraczać granicznych wartości (25 500 000 zł, 50 000 000 zł czy 50 osób).
Generalnie zakres jednostek stosujących uproszczenia wskazane w tym punkcie artykułu jest dużo węższy niż w przypadku punktu poprzedniego (uproszczenia dla mniejszych jednostek).
Wyjątkiem będzie np. spółka jawna osób fizycznych (stosująca obowiązkowo ustawę o rachunkowości), posiadająca status jednostki małej (na podstawie odpowiedniej uchwały wspólników), która:
- w roku bieżącym nie przekroczyła co najmniej dwóch ze wskazanych wyżej trzech wielkości, natomiast
- w roku poprzednim przekroczyła co najmniej dwie ze wskazanych wyżej trzech wielkości, jednak na podstawie art. 3 ust. 1d uor zachowała status jednostki małej i w związku z tym sporządziła za ten poprzedni rok obrotowy sprawozdanie finansowe w sposób uproszczony przewidziany dla jednostki małej (zgodnie z uchwałą wspólników w tym zakresie).
Taka jednostka ma prawo do stosowania omawianych w tym punkcie uproszczeń, natomiast nie ma prawa do stosowania uproszczeń omawianych w poprzednim punkcie, gdyż w roku poprzednim przekroczyła co najmniej dwie ze wskazanych wyżej trzech wielkości.
A zatem o jakie uproszczenia tutaj chodzi?
Uproszczenia te mogą dotyczyć następujących kwestii:
możliwości stosowania dla celów bilansowych przepisów podatkowych w zakresie amortyzacji środków trwałych (art. 32 ust. 7-8 uor),
możliwości nietworzenia biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych (art. 39 ust. 6-7 uor),
możliwości odstąpienia od stosowania zasady ostrożności przy wycenie poszczególnych składników aktywów i pasywów w zakresie tworzenia odpisów aktualizujących wartość aktywów oraz rezerw na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń (art. 7 ust. 2b-2c uor),
Wszystkie trzy powyższe uproszczenia pojawiły się w uor od 01.01.2019 r.
3c. Uproszczenia dla wybranych jednostek mikro
Zgodnie z art. 7 ust. 2a uor jednostka mikro, o której mowa w art. 3 ust. 1a pkt 2 uor, może zrezygnować z zachowania zasady ostrożności przy wycenie poszczególnych składników aktywów i pasywów.
Chodzi tu o następujące jednostki: związki zawodowe, organizacje pracodawców, izby gospodarcze, przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, społeczno-zawodowe organizacje rolników, organizacje samorządu zawodowego, organizacje samorządu gospodarczego rzemiosła i Polskie Biuro Ubezpieczycieli Komunikacyjnych - jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej.
4. Metoda ustalania wyniku finansowego
W tym zakresie polityka rachunkowości określa w jakiej wersji jednostka sporządza rachunek zysków i strat: w wersji porównawczej czy kalkulacyjnej.
5. Sposób sporządzania sprawozdania finansowego
W polityce rachunkowości należy wskazać również:
zgodnie z którym załącznikiem do uor jednostka sporządza sprawozdanie finansowe,
czy jako jednostka podlegająca badaniu (na podstawie art. 64 ust. 1 uor) będąca zarazem jednostką mikro lub jednostką małą odstępuje od sporządzania rachunku przepływów pieniężnych (art. 48b ust. 4-5 uor),
czy jako jednostka podlegająca badaniu (na podstawie art. 64 ust. 1 uor) będąca zarazem jednostką mikro lub jednostką małą odstępuje od sporządzania zestawienia zmian w kapitale własnym (art. 48a ust. 3-4 uor),
czy jako jednostka zobowiązana do sporządzania sprawozdania z działalności, będąca zarazem jednostką mikro lub jednostką małą odstępuje od sporządzania tego sprawozdania albo sporządza je ale w „okrojonej” postaci (art. 49 ust. 4-6 uor).
Co prawda sprawozdanie z działalności nie jest elementem sprawozdania finansowego, nie mniej jednak kwestię przedstawioną w pkt d) wskazane jest także przedstawić w polityce rachunkowości.
Rozwiązania wskazane w pkt b-c, jak również sporządzanie przez jednostkę sprawozdania finansowego wg załącznika nr 4 lub 5 do uor czy też nie sporządzanie sprawozdania z działalności powinny wynikać wprost z uchwały organu zatwierdzającego, tj. wspólników lub właściciela albo organu nadzorczego, jeżeli tak stanowi umowa lub statut jednostki.
6. Aktualizacja polityki rachunkowości
Polityka rachunkowości wymaga bieżącego aktualizowania jeśli zakres przyjętych rozwiązań ulega zmianie.
Art. 5 ust.1. uor stanowi co prawda, że przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.
Jednak biorąc pod uwagę fakt, że wiele uproszczeń w metodach wyceny omówionych powyżej zależy od spełnienia przez jednostkę pewnych kryteriów kwotowych (wielkość przychodów, suma bilansowa) czy ilościowych (wielkość zatrudnienia) aktualizacja polityki rachunkowości z początkiem kolejnych lat obrotowych jest często nieodzowna.
W kolejnej części tego cyklu poświęconego polityce rachunkowości omówię temat uproszczeń w zakresie metod wyceny aktywów i pasywów, gdyż wbrew dosyć powszechnemu mniemaniu, uproszczenia te nie zawsze są możliwe do stosowania.
Monika Zwolańska, dyplomowany księgowy, biegły rewident