REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-sprawozdanie finansowe za 2020 rok - jak nie popełnić błędu (np. w podpisie elektronicznym)?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
E-sprawozdanie finansowe za 2020 rok - jak nie popełnić błędu? Błędy w podpisach elektronicznych. Błędy sumowań. Niewłaściwa schema.
E-sprawozdanie finansowe za 2020 rok - jak nie popełnić błędu? Błędy w podpisach elektronicznych. Błędy sumowań. Niewłaściwa schema.
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy i organizacje przy tworzeniu raportów za 2020 r. muszą pamiętać m.in. o wykorzystaniu aktualnych struktur logicznych, a także o odpowiedniej kolejności podpisów.

Obecnie wszystkie jednostki (z wyjątkiem stosujących międzynarodowe standardy rachunkowości) muszą tworzyć sprawozdania w formacie XML. Służą do tego struktury logiczne w wersji 1-2. Należy jednak pamiętać, że Ministerstwo Finansów opublikowało już struktury logiczne w wersjach 1-3 dla funduszy inwestycyjnych i banków. Będą one obowiązywały dla sprawozdań sporządzanych od 1 listopada 2020 r. (niezależnie od tego, za jaki okres). Do tego czasu korzystanie z nich jest dopuszczalne, ale nie obowiązkowe.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Jeżeli sprawozdanie finansowe podlegające badaniu zostanie stworzone w złej wersji struktury, to biegły rewident go nie zaakceptuje. Z kolei gdy nie ma obowiązku badania, taki roczny raport nie zostanie przyjęty do Krajowego Rejestru Sądowego.

Taki sam problem będzie wówczas, gdy źle zostaną złożone podpisy. Obecnie zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568) sprawozdanie finansowe może być sygnowane podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym i podpisem osobistym. Należy jednak pamiętać o odpowiedniej kolejności przy podpisywaniu.
©℗

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

REKLAMA

Błąd 1: Podpisy elektroniczne pod plikiem XML

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sporządziła roczne statutowe sprawozdanie finansowe w schemie XML. Sprawozdanie zostało podpisane najpierw przez osobę sporządzającą przy użyciu podpisu kwalifikowanego wewnętrznego typu kopertowego (enveloped), a następnie przez członków zarządu przy użyciu podpisu zaufanego (ePUAP). Sprawozdanie zostało zbadane przez biegłego rewidenta, a następnie zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników.

Przy składaniu sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego okazało się, że sprawozdanie finansowe jest odrzucone na tzw. bramce KRS ze względu na wady złożonych podpisów.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Opinia eksperta - Maciej Czapiewski biegły rewident, partner w HLB M2:

Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe może być sygnowane przy użyciu:
podpisu kwalifikowanego (czyli z użyciem certyfikatu dostarczanego przez uprawnionych dostawców, podpis kwalifikowany ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu),
podpisu zaufanego (dostępnego na platformie pz.gov.pl, jego moc prawna nie jest równa podpisowi odręcznemu; jeśli jednak szczególne przepisy pozwalają na jego zastosowanie, to skutki są takie jak podpisu odręcznego) lub
podpisu osobistego (dostępny w ramach e-dowodu).

Ze składaniem podpisów wiąże się niestety wiele pułapek technicznych.
Przede wszystkim należy się upewnić, że certyfikat podpisu kwalifikowanego pozostaje aktualny. W
przypadku składania wewnętrznego podpisu kwalifikowanego należy się upewnić, czy ma on charakter otaczający (enveloped). Jeżeli plik sprawozdawczy ma być podpisany przez niektóre osoby podpisem kwalifikowanym, a przez inne – zaufanym, to zaleca się, aby podpis zaufany był złożony w pierwszej kolejności. W przypadku odwrotnej kolejności może się okazać, że podpis kwalifikowany przestanie potwierdzać integralność pliku (tj. nie będzie potwierdzał, że plik nie uległ zmianie po dokonaniu podpisu), co będzie go dyskwalifikować. Ze względu na te pułapki po podpisaniu sprawozdania należy sprawdzić, czy jest ono poprawnie weryfikowane przez bramkę KRS (bez wykonania ostatniego kroku, czyli złożenia sprawozdania).

W opisanym przypadku sprawozdanie finansowe nie zostało prawidłowo podpisane, dlatego – moim zdaniem – nie doszło również do jego zatwierdzenia (nie można zatwierdzić sprawozdania, które nie spełnia ustawowych wymogów co do złożonych podpisów). W takim przypadku konieczne jest ponowne sporządzenie (ze zaktualizowaną datą) i podpisanie pliku XML ze sprawozdaniem finansowym, ponowne wydanie przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu, zwołanie zgromadzenia wspólników w celu zatwierdzenia sprawozdania. Należy zwrócić uwagę, że przy ponownym sporządzeniu sprawozdania trzeba ocenić ponownie zdarzenia po dniu bilansowym, co może powodować konieczność wprowadzenia merytorycznych zmian w sprawozdaniu. ©℗

Błąd 2: Zastosowanie nieprawidłowej schemy

Spółka komandytowa przygotowała roczne sprawozdanie finansowe za 2019 r. w pliku XML. Do sporządzenia pliku użyto prostego edytora XML, takiego samego jak przy sporządzeniu sprawozdań finansowych za 2018 r. Sprawozdanie nie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, zostało podpisane elektronicznie przez osoby reprezentujące komplementariusza i zatwierdzone uchwałą wspólników.

Przy składaniu sprawozdania do rejestru sądowego bramka KRS odrzuciła składane sprawozdanie finansowe ze względu na wadliwą strukturę logiczną (schemę) sprawozdawczą.

Okazało się, że sprawozdanie zostało sporządzone przy użyciu schemy JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-1.xsd, podczas gdy dla sprawozdań finansowych za 2019 r. właściwe było zastosowanie schemy JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2.xsd. Niezależnie od tego okazało się, że w sprawozdaniu były błędy dotyczące sum pozycji względem wartości pozycji składowych.

Opinia eksperta - Natalia Orlikowska certyfikowany główny księgowy w HLB M2:

Zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości sprawozdania finansowe sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Aktualne struktury logiczne sprawozdań finansowych są dostępne pod adresem: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan.

W omawianym przypadku, ze względu na brak aktualizacji edytora, spółka sporządziła sprawozdanie z wykorzystaniem nieaktualnej schemy 1-1. Konieczne jest więc ponowne sporządzenie sprawozdania finansowego z użyciem aktualnej schemy, jego poprawne podpisanie i zatwierdzenie.

Jeżeli chodzi zaś o błędy w sumach, to problemem niektórych starszych edytorów XML jest brak automatycznych sumowań. Często skutkuje to niewykryciem tzw. czeskich błędów (zamienione cyfry), omyłkowym pominięciem szczegółowej pozycji sprawozdawczej czy podsumowania lub wpisaniem kwoty w niewłaściwym wierszu.
Nowsze narzędzia do sporządzania plików XML przeważnie mają funkcję automatycznego sporządzania podsumowań
do systemu wprowadza się wyłącznie wiersze szczegółowe na najniższym poziomie, zapewnia to łatwą weryfikację podsumowań. Weryfikują też spójność kwot między poszczególnymi sprawozdaniami (np. zysk netto z rachunku zysków i strat z wynikiem wykazanym w bilansie, zysk brutto z rachunku zysków i strat z zyskiem brutto z noty podatkowej itp.), co znacząco redukuje ryzyko popełnienia omyłek.
W
każdym przypadku należy się upewnić, czy sprawozdanie zostało sporządzone przy użyciu aktualnie obowiązującej schemy oraz – po jego podpisaniu – zweryfikować testowo, czy przechodzi przez bramkę KRS. ©℗

Błąd 3: Wskazywanie na występowanie zagrożeń dla kontynuacji działalności

Księgowy spółki prowadzącej działalność w branży IT sporządza we wrześniu 2020 r. sprawozdanie finansowe zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. Spółka nie została znacząco dotknięta skutkami pandemii, co zostało podkreślone m.in. w sprawozdaniu z działalności jednostki. Jej rentowność i płynność pozostały na dobrym poziomie, a procesy operacyjne mogą być kontynuowane w ramach pracy zdalnej. Księgowy sporządzając sprawozdanie, ma wskazać w pliku XML, czy istnieją okoliczności wpływające na zagrożenie kontynuowania przez spółkę działalności. Uznając, że nie można wykluczyć zagrożenia w warunkach pandemii i kryzysu gospodarczego, zaznaczył opcję „tak”, kierując się zasadą ostrożności.

Opinia eksperta - Damian Uszko biegły rewident, partner w HLB M2:

Księgowy spółki niesłusznie wskazał na zagrożenia kontynuacji działalności w pliku XML. Stwierdzenie, że występują zagrożenia dla kontynuacji działalności, powinno być:

zgodne z faktyczną sytuacją jednostki na dzień sporządzenia sprawozdania;

‒ spójne z pozostałymi elementami sprawozdania finansowego, w tym z informacją dodatkową oraz sprawozdaniem z działalności.

Zagrożenia kontynuacji działalności powinny wynikać z realnych przyczyn wewnętrznych i zewnętrznych, a nie z przyczyn hipotetycznych, wynikających z nieodłącznej niepewności życia gospodarczego w przyszłości. Spółka nie powinna też wskazywać na pandemię jako na zagrożenie kontynuacji, jeśli jej negatywny wpływ do dnia sporządzenia sprawozdania nie jest dla niej istotny, a jej działalność jest rentowna i stabilna. Oczywiście zaistnienie epidemii z jej konsekwencjami dla funkcjonowania firmy powinno zostać opisane w sprawozdaniu jako zdarzenie po dniu bilansowym.

Spójność sprawozdawczości wymaga, aby wskazanie na ryzyko kontynuacji w pliku XML zostało skomentowane w notach w informacji dodatkowej, dotyczących zagrożeń i niepewności kontynuacji. Ryzyka te powinny zostać opisane wraz ze wskazaniem działań i przesłanek potwierdzających, że założenie kontynuacji działalności jest zasadne mimo istnienia tych ryzyk. Błędem jest brak opisu zagrożeń w sytuacji, gdy ich istnienie jest stwierdzone w pliku w XML. Nieprawidłowa jest również sytuacja odwrotna, gdy ryzyka i niepewność wynikają wprost z danych finansowych lub opisów w sprawozdaniu finansowym lub sprawozdaniu z działalności, a w pliku XML jest twierdzenie, że tych zagrożeń nie ma. Występowanie sprzecznych ze sobą informacji w sprawozdawczości finansowej powoduje jej nieczytelność, niezrozumiałość i możliwość wprowadzenia w błąd czytelnika. ©℗

Agnieszka Pokojska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2.0. Co ważniejsze – prawo podatkowe, czy podręczniki Ministerstwa Finansów? Faktura ustrukturyzowana istnieje tylko wirtualnie

Opublikowany przez resort finansów, liczący kilkaset stron (!) dokument pod nazwą „Podręcznik KSeF 2.0.” (w 4. częściach), jest w wielu miejscach nie tylko sprzeczny z projektowanymi przepisami, lecz również z uchwaloną już nowelizacją ustawy o VAT – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Jaka składka zdrowotna dla przedsiębiorców w 2026 roku? Ministerstwo Finansów nie pracuje nad przedłużeniem obniżonej podstawy wymiaru

Ministerstwo Finansów poinformowało Polską Agencję Prasową, że nie pracuje nad projektem, który zakładałby utrzymanie obniżonej minimalnej podstawy obliczania składki zdrowotnej dla przedsiębiorców w 2026 r. i kolejnych latach.

KSeF: Pomoc dla przedsiębiorców czy nowy ból głowy? Fakty i mity wokół Krajowego Systemu e-Faktur [Gość Infor.pl]

Krajowy System e-Faktur (KSeF) budzi wiele emocji i narosło wokół niego sporo mitów. Czy to nowy podatek? Kogo i kiedy dotyczy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych? Czy czeka nas rewolucja w relacjach z biurami rachunkowymi? O tym, na co muszą przygotować się przedsiębiorcy, rozmawiają eksperci z infor.pl, Szymon Glonek i Joanna Dmowska.

Rząd chce dać preferencje podatkowe funduszom inwestycyjnym spoza UE od 2026 roku

W dniu 14 października 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawy o CIT), przedłożony przez Ministra Finansów i Gospodarki. Projekt dostosowuje przepisy CIT do orzeczeń Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotyczących zagranicznych funduszy inwestycyjnych i emerytalnych. Chodzi m.in. o rozszerzenie preferencji podatkowych na fundusze z państw spoza UE, przy zachowaniu zabezpieczeń przed nadużywaniem prawa do zwolnienia podatkowego.

REKLAMA

Programy lojalnościowe w niebezpieczeństwie. Nowa opinia TSUE to potencjalna bomba podatkowa

Rzecznik Generalna TSUE Juliane Kokott właśnie uderzyła w sedno problemu, o którym większość firm wolałaby nie słyszeć. Jej opinia w sprawie C-436/24 Lyko Operations może oznaczać rewolucję w sposobie, w jaki sklepy rozliczają punkty i bony lojalnościowe. Skutki? Dla wielu przedsiębiorców - potężny chaos i konieczność natychmiastowej zmiany systemów.

KSeF od A do Z: słownik najważniejszych pojęć

Przedsiębiorcy od kilku lat żyją w niepewności związanej z reformą w fakturowaniu, jaką jest Krajowy System e-Faktur. Rewolucja w wystawianiu faktur kojarzy im się z drastycznymi zmianami i obowiązkami, których woleliby uniknąć. Czy jednak wystawianie dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur rzeczywiście jest takie skomplikowane? Materiały szkoleniowe, zarówno komercyjne, jak i te opracowywane przez rząd, często napisane są bardzo skomplikowanym, nieprzystępnym językiem, przez co dla wielu osób bywają trudne do przyswojenia. A przecież ważne, żeby definicje były dla wszystkich jasne i zrozumiałe. Poniżej znajduje się wyjaśnienie podstawowych pojęć związanych z reformą.

Thermomix w kosztach? To możliwe, ale nie u każdego. Zasady są proste, ale nie każdy, je zna. Prowadzisz działalność gospodarczą? Sprawdź

Czy Thermomix może przyczynić się do uzyskania przez przedsiębiorcę przychodów? Na to pytanie dotyczące rozliczeń podatkowych nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wiadomo jednak, jakimi kryteriami należy się kierować dokonując w tym zakresie niezbędnej oceny.

Geopolityka zaczyna sterować światowym handlem i logistyką

OECD ostrzega, że masowy reshoring może kosztować świat 18 proc. spadku w handlu i 5 proc. ubytku w PKB. Coraz więcej managerów zarządzających logistyką deklaruje jednocześnie, że szuka nowych źródeł zaopatrzenia i alternatywnych wobec Chin lokalizacji dla produkcji i inwestycji. Nie ma już żadnych wątpliwości, że globalne łańcuchy dostaw ulegają transformacji, niestety nie widać tego w Polsce, choć mamy pewne przewagi, które stawiają nas w uprzywilejowanej pozycji w Europie.

REKLAMA

KSeF 2026: obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego nie uprawnienie?

Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych oraz ich elektronicznych „zastępników” nie ma obiektywnie większego sensu – twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski. I postuluje nowelizację przepisów, która powinna zamienić ten obowiązek na zwykłe uprawnienie podatnika.

Prof. Modzelewski: Przepisy regulujące KSeF są sprzeczne z prawem UE

Jak twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski, przepisy o KSeF są sprzeczne z art. 90 dyrektywy 2006/112/UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która nakazuje określić państwom członkowskim m.in. warunki zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku anulowania faktur.

REKLAMA