REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-sprawozdanie finansowe za 2020 rok - jak nie popełnić błędu (np. w podpisie elektronicznym)?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
E-sprawozdanie finansowe za 2020 rok - jak nie popełnić błędu? Błędy w podpisach elektronicznych. Błędy sumowań. Niewłaściwa schema.
E-sprawozdanie finansowe za 2020 rok - jak nie popełnić błędu? Błędy w podpisach elektronicznych. Błędy sumowań. Niewłaściwa schema.
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy i organizacje przy tworzeniu raportów za 2020 r. muszą pamiętać m.in. o wykorzystaniu aktualnych struktur logicznych, a także o odpowiedniej kolejności podpisów.

Obecnie wszystkie jednostki (z wyjątkiem stosujących międzynarodowe standardy rachunkowości) muszą tworzyć sprawozdania w formacie XML. Służą do tego struktury logiczne w wersji 1-2. Należy jednak pamiętać, że Ministerstwo Finansów opublikowało już struktury logiczne w wersjach 1-3 dla funduszy inwestycyjnych i banków. Będą one obowiązywały dla sprawozdań sporządzanych od 1 listopada 2020 r. (niezależnie od tego, za jaki okres). Do tego czasu korzystanie z nich jest dopuszczalne, ale nie obowiązkowe.

REKLAMA

Autopromocja

Jeżeli sprawozdanie finansowe podlegające badaniu zostanie stworzone w złej wersji struktury, to biegły rewident go nie zaakceptuje. Z kolei gdy nie ma obowiązku badania, taki roczny raport nie zostanie przyjęty do Krajowego Rejestru Sądowego.

Taki sam problem będzie wówczas, gdy źle zostaną złożone podpisy. Obecnie zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568) sprawozdanie finansowe może być sygnowane podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym i podpisem osobistym. Należy jednak pamiętać o odpowiedniej kolejności przy podpisywaniu.
©℗

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Błąd 1: Podpisy elektroniczne pod plikiem XML

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sporządziła roczne statutowe sprawozdanie finansowe w schemie XML. Sprawozdanie zostało podpisane najpierw przez osobę sporządzającą przy użyciu podpisu kwalifikowanego wewnętrznego typu kopertowego (enveloped), a następnie przez członków zarządu przy użyciu podpisu zaufanego (ePUAP). Sprawozdanie zostało zbadane przez biegłego rewidenta, a następnie zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników.

Przy składaniu sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego okazało się, że sprawozdanie finansowe jest odrzucone na tzw. bramce KRS ze względu na wady złożonych podpisów.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Opinia eksperta - Maciej Czapiewski biegły rewident, partner w HLB M2:

Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe może być sygnowane przy użyciu:
podpisu kwalifikowanego (czyli z użyciem certyfikatu dostarczanego przez uprawnionych dostawców, podpis kwalifikowany ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu),
podpisu zaufanego (dostępnego na platformie pz.gov.pl, jego moc prawna nie jest równa podpisowi odręcznemu; jeśli jednak szczególne przepisy pozwalają na jego zastosowanie, to skutki są takie jak podpisu odręcznego) lub
podpisu osobistego (dostępny w ramach e-dowodu).

REKLAMA

Ze składaniem podpisów wiąże się niestety wiele pułapek technicznych.
Przede wszystkim należy się upewnić, że certyfikat podpisu kwalifikowanego pozostaje aktualny. W
przypadku składania wewnętrznego podpisu kwalifikowanego należy się upewnić, czy ma on charakter otaczający (enveloped). Jeżeli plik sprawozdawczy ma być podpisany przez niektóre osoby podpisem kwalifikowanym, a przez inne – zaufanym, to zaleca się, aby podpis zaufany był złożony w pierwszej kolejności. W przypadku odwrotnej kolejności może się okazać, że podpis kwalifikowany przestanie potwierdzać integralność pliku (tj. nie będzie potwierdzał, że plik nie uległ zmianie po dokonaniu podpisu), co będzie go dyskwalifikować. Ze względu na te pułapki po podpisaniu sprawozdania należy sprawdzić, czy jest ono poprawnie weryfikowane przez bramkę KRS (bez wykonania ostatniego kroku, czyli złożenia sprawozdania).

W opisanym przypadku sprawozdanie finansowe nie zostało prawidłowo podpisane, dlatego – moim zdaniem – nie doszło również do jego zatwierdzenia (nie można zatwierdzić sprawozdania, które nie spełnia ustawowych wymogów co do złożonych podpisów). W takim przypadku konieczne jest ponowne sporządzenie (ze zaktualizowaną datą) i podpisanie pliku XML ze sprawozdaniem finansowym, ponowne wydanie przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu, zwołanie zgromadzenia wspólników w celu zatwierdzenia sprawozdania. Należy zwrócić uwagę, że przy ponownym sporządzeniu sprawozdania trzeba ocenić ponownie zdarzenia po dniu bilansowym, co może powodować konieczność wprowadzenia merytorycznych zmian w sprawozdaniu. ©℗

Błąd 2: Zastosowanie nieprawidłowej schemy

Spółka komandytowa przygotowała roczne sprawozdanie finansowe za 2019 r. w pliku XML. Do sporządzenia pliku użyto prostego edytora XML, takiego samego jak przy sporządzeniu sprawozdań finansowych za 2018 r. Sprawozdanie nie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, zostało podpisane elektronicznie przez osoby reprezentujące komplementariusza i zatwierdzone uchwałą wspólników.

Przy składaniu sprawozdania do rejestru sądowego bramka KRS odrzuciła składane sprawozdanie finansowe ze względu na wadliwą strukturę logiczną (schemę) sprawozdawczą.

Okazało się, że sprawozdanie zostało sporządzone przy użyciu schemy JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-1.xsd, podczas gdy dla sprawozdań finansowych za 2019 r. właściwe było zastosowanie schemy JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2.xsd. Niezależnie od tego okazało się, że w sprawozdaniu były błędy dotyczące sum pozycji względem wartości pozycji składowych.

Opinia eksperta - Natalia Orlikowska certyfikowany główny księgowy w HLB M2:

REKLAMA

Zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości sprawozdania finansowe sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Aktualne struktury logiczne sprawozdań finansowych są dostępne pod adresem: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan.

W omawianym przypadku, ze względu na brak aktualizacji edytora, spółka sporządziła sprawozdanie z wykorzystaniem nieaktualnej schemy 1-1. Konieczne jest więc ponowne sporządzenie sprawozdania finansowego z użyciem aktualnej schemy, jego poprawne podpisanie i zatwierdzenie.

Jeżeli chodzi zaś o błędy w sumach, to problemem niektórych starszych edytorów XML jest brak automatycznych sumowań. Często skutkuje to niewykryciem tzw. czeskich błędów (zamienione cyfry), omyłkowym pominięciem szczegółowej pozycji sprawozdawczej czy podsumowania lub wpisaniem kwoty w niewłaściwym wierszu.
Nowsze narzędzia do sporządzania plików XML przeważnie mają funkcję automatycznego sporządzania podsumowań
do systemu wprowadza się wyłącznie wiersze szczegółowe na najniższym poziomie, zapewnia to łatwą weryfikację podsumowań. Weryfikują też spójność kwot między poszczególnymi sprawozdaniami (np. zysk netto z rachunku zysków i strat z wynikiem wykazanym w bilansie, zysk brutto z rachunku zysków i strat z zyskiem brutto z noty podatkowej itp.), co znacząco redukuje ryzyko popełnienia omyłek.
W
każdym przypadku należy się upewnić, czy sprawozdanie zostało sporządzone przy użyciu aktualnie obowiązującej schemy oraz – po jego podpisaniu – zweryfikować testowo, czy przechodzi przez bramkę KRS. ©℗

Błąd 3: Wskazywanie na występowanie zagrożeń dla kontynuacji działalności

Księgowy spółki prowadzącej działalność w branży IT sporządza we wrześniu 2020 r. sprawozdanie finansowe zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. Spółka nie została znacząco dotknięta skutkami pandemii, co zostało podkreślone m.in. w sprawozdaniu z działalności jednostki. Jej rentowność i płynność pozostały na dobrym poziomie, a procesy operacyjne mogą być kontynuowane w ramach pracy zdalnej. Księgowy sporządzając sprawozdanie, ma wskazać w pliku XML, czy istnieją okoliczności wpływające na zagrożenie kontynuowania przez spółkę działalności. Uznając, że nie można wykluczyć zagrożenia w warunkach pandemii i kryzysu gospodarczego, zaznaczył opcję „tak”, kierując się zasadą ostrożności.

Opinia eksperta - Damian Uszko biegły rewident, partner w HLB M2:

Księgowy spółki niesłusznie wskazał na zagrożenia kontynuacji działalności w pliku XML. Stwierdzenie, że występują zagrożenia dla kontynuacji działalności, powinno być:

zgodne z faktyczną sytuacją jednostki na dzień sporządzenia sprawozdania;

‒ spójne z pozostałymi elementami sprawozdania finansowego, w tym z informacją dodatkową oraz sprawozdaniem z działalności.

Zagrożenia kontynuacji działalności powinny wynikać z realnych przyczyn wewnętrznych i zewnętrznych, a nie z przyczyn hipotetycznych, wynikających z nieodłącznej niepewności życia gospodarczego w przyszłości. Spółka nie powinna też wskazywać na pandemię jako na zagrożenie kontynuacji, jeśli jej negatywny wpływ do dnia sporządzenia sprawozdania nie jest dla niej istotny, a jej działalność jest rentowna i stabilna. Oczywiście zaistnienie epidemii z jej konsekwencjami dla funkcjonowania firmy powinno zostać opisane w sprawozdaniu jako zdarzenie po dniu bilansowym.

Spójność sprawozdawczości wymaga, aby wskazanie na ryzyko kontynuacji w pliku XML zostało skomentowane w notach w informacji dodatkowej, dotyczących zagrożeń i niepewności kontynuacji. Ryzyka te powinny zostać opisane wraz ze wskazaniem działań i przesłanek potwierdzających, że założenie kontynuacji działalności jest zasadne mimo istnienia tych ryzyk. Błędem jest brak opisu zagrożeń w sytuacji, gdy ich istnienie jest stwierdzone w pliku w XML. Nieprawidłowa jest również sytuacja odwrotna, gdy ryzyka i niepewność wynikają wprost z danych finansowych lub opisów w sprawozdaniu finansowym lub sprawozdaniu z działalności, a w pliku XML jest twierdzenie, że tych zagrożeń nie ma. Występowanie sprzecznych ze sobą informacji w sprawozdawczości finansowej powoduje jej nieczytelność, niezrozumiałość i możliwość wprowadzenia w błąd czytelnika. ©℗

Agnieszka Pokojska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA