REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-sprawozdanie finansowe za 2020 rok - jak nie popełnić błędu (np. w podpisie elektronicznym)?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
E-sprawozdanie finansowe za 2020 rok - jak nie popełnić błędu? Błędy w podpisach elektronicznych. Błędy sumowań. Niewłaściwa schema.
E-sprawozdanie finansowe za 2020 rok - jak nie popełnić błędu? Błędy w podpisach elektronicznych. Błędy sumowań. Niewłaściwa schema.
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy i organizacje przy tworzeniu raportów za 2020 r. muszą pamiętać m.in. o wykorzystaniu aktualnych struktur logicznych, a także o odpowiedniej kolejności podpisów.

Obecnie wszystkie jednostki (z wyjątkiem stosujących międzynarodowe standardy rachunkowości) muszą tworzyć sprawozdania w formacie XML. Służą do tego struktury logiczne w wersji 1-2. Należy jednak pamiętać, że Ministerstwo Finansów opublikowało już struktury logiczne w wersjach 1-3 dla funduszy inwestycyjnych i banków. Będą one obowiązywały dla sprawozdań sporządzanych od 1 listopada 2020 r. (niezależnie od tego, za jaki okres). Do tego czasu korzystanie z nich jest dopuszczalne, ale nie obowiązkowe.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Jeżeli sprawozdanie finansowe podlegające badaniu zostanie stworzone w złej wersji struktury, to biegły rewident go nie zaakceptuje. Z kolei gdy nie ma obowiązku badania, taki roczny raport nie zostanie przyjęty do Krajowego Rejestru Sądowego.

Taki sam problem będzie wówczas, gdy źle zostaną złożone podpisy. Obecnie zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568) sprawozdanie finansowe może być sygnowane podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym i podpisem osobistym. Należy jednak pamiętać o odpowiedniej kolejności przy podpisywaniu.
©℗

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

REKLAMA

Błąd 1: Podpisy elektroniczne pod plikiem XML

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sporządziła roczne statutowe sprawozdanie finansowe w schemie XML. Sprawozdanie zostało podpisane najpierw przez osobę sporządzającą przy użyciu podpisu kwalifikowanego wewnętrznego typu kopertowego (enveloped), a następnie przez członków zarządu przy użyciu podpisu zaufanego (ePUAP). Sprawozdanie zostało zbadane przez biegłego rewidenta, a następnie zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników.

Przy składaniu sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego okazało się, że sprawozdanie finansowe jest odrzucone na tzw. bramce KRS ze względu na wady złożonych podpisów.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Opinia eksperta - Maciej Czapiewski biegły rewident, partner w HLB M2:

Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe może być sygnowane przy użyciu:
podpisu kwalifikowanego (czyli z użyciem certyfikatu dostarczanego przez uprawnionych dostawców, podpis kwalifikowany ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu),
podpisu zaufanego (dostępnego na platformie pz.gov.pl, jego moc prawna nie jest równa podpisowi odręcznemu; jeśli jednak szczególne przepisy pozwalają na jego zastosowanie, to skutki są takie jak podpisu odręcznego) lub
podpisu osobistego (dostępny w ramach e-dowodu).

Ze składaniem podpisów wiąże się niestety wiele pułapek technicznych.
Przede wszystkim należy się upewnić, że certyfikat podpisu kwalifikowanego pozostaje aktualny. W
przypadku składania wewnętrznego podpisu kwalifikowanego należy się upewnić, czy ma on charakter otaczający (enveloped). Jeżeli plik sprawozdawczy ma być podpisany przez niektóre osoby podpisem kwalifikowanym, a przez inne – zaufanym, to zaleca się, aby podpis zaufany był złożony w pierwszej kolejności. W przypadku odwrotnej kolejności może się okazać, że podpis kwalifikowany przestanie potwierdzać integralność pliku (tj. nie będzie potwierdzał, że plik nie uległ zmianie po dokonaniu podpisu), co będzie go dyskwalifikować. Ze względu na te pułapki po podpisaniu sprawozdania należy sprawdzić, czy jest ono poprawnie weryfikowane przez bramkę KRS (bez wykonania ostatniego kroku, czyli złożenia sprawozdania).

W opisanym przypadku sprawozdanie finansowe nie zostało prawidłowo podpisane, dlatego – moim zdaniem – nie doszło również do jego zatwierdzenia (nie można zatwierdzić sprawozdania, które nie spełnia ustawowych wymogów co do złożonych podpisów). W takim przypadku konieczne jest ponowne sporządzenie (ze zaktualizowaną datą) i podpisanie pliku XML ze sprawozdaniem finansowym, ponowne wydanie przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu, zwołanie zgromadzenia wspólników w celu zatwierdzenia sprawozdania. Należy zwrócić uwagę, że przy ponownym sporządzeniu sprawozdania trzeba ocenić ponownie zdarzenia po dniu bilansowym, co może powodować konieczność wprowadzenia merytorycznych zmian w sprawozdaniu. ©℗

Błąd 2: Zastosowanie nieprawidłowej schemy

Spółka komandytowa przygotowała roczne sprawozdanie finansowe za 2019 r. w pliku XML. Do sporządzenia pliku użyto prostego edytora XML, takiego samego jak przy sporządzeniu sprawozdań finansowych za 2018 r. Sprawozdanie nie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, zostało podpisane elektronicznie przez osoby reprezentujące komplementariusza i zatwierdzone uchwałą wspólników.

Przy składaniu sprawozdania do rejestru sądowego bramka KRS odrzuciła składane sprawozdanie finansowe ze względu na wadliwą strukturę logiczną (schemę) sprawozdawczą.

Okazało się, że sprawozdanie zostało sporządzone przy użyciu schemy JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-1.xsd, podczas gdy dla sprawozdań finansowych za 2019 r. właściwe było zastosowanie schemy JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2.xsd. Niezależnie od tego okazało się, że w sprawozdaniu były błędy dotyczące sum pozycji względem wartości pozycji składowych.

Opinia eksperta - Natalia Orlikowska certyfikowany główny księgowy w HLB M2:

Zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości sprawozdania finansowe sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Aktualne struktury logiczne sprawozdań finansowych są dostępne pod adresem: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan.

W omawianym przypadku, ze względu na brak aktualizacji edytora, spółka sporządziła sprawozdanie z wykorzystaniem nieaktualnej schemy 1-1. Konieczne jest więc ponowne sporządzenie sprawozdania finansowego z użyciem aktualnej schemy, jego poprawne podpisanie i zatwierdzenie.

Jeżeli chodzi zaś o błędy w sumach, to problemem niektórych starszych edytorów XML jest brak automatycznych sumowań. Często skutkuje to niewykryciem tzw. czeskich błędów (zamienione cyfry), omyłkowym pominięciem szczegółowej pozycji sprawozdawczej czy podsumowania lub wpisaniem kwoty w niewłaściwym wierszu.
Nowsze narzędzia do sporządzania plików XML przeważnie mają funkcję automatycznego sporządzania podsumowań
do systemu wprowadza się wyłącznie wiersze szczegółowe na najniższym poziomie, zapewnia to łatwą weryfikację podsumowań. Weryfikują też spójność kwot między poszczególnymi sprawozdaniami (np. zysk netto z rachunku zysków i strat z wynikiem wykazanym w bilansie, zysk brutto z rachunku zysków i strat z zyskiem brutto z noty podatkowej itp.), co znacząco redukuje ryzyko popełnienia omyłek.
W
każdym przypadku należy się upewnić, czy sprawozdanie zostało sporządzone przy użyciu aktualnie obowiązującej schemy oraz – po jego podpisaniu – zweryfikować testowo, czy przechodzi przez bramkę KRS. ©℗

Błąd 3: Wskazywanie na występowanie zagrożeń dla kontynuacji działalności

Księgowy spółki prowadzącej działalność w branży IT sporządza we wrześniu 2020 r. sprawozdanie finansowe zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. Spółka nie została znacząco dotknięta skutkami pandemii, co zostało podkreślone m.in. w sprawozdaniu z działalności jednostki. Jej rentowność i płynność pozostały na dobrym poziomie, a procesy operacyjne mogą być kontynuowane w ramach pracy zdalnej. Księgowy sporządzając sprawozdanie, ma wskazać w pliku XML, czy istnieją okoliczności wpływające na zagrożenie kontynuowania przez spółkę działalności. Uznając, że nie można wykluczyć zagrożenia w warunkach pandemii i kryzysu gospodarczego, zaznaczył opcję „tak”, kierując się zasadą ostrożności.

Opinia eksperta - Damian Uszko biegły rewident, partner w HLB M2:

Księgowy spółki niesłusznie wskazał na zagrożenia kontynuacji działalności w pliku XML. Stwierdzenie, że występują zagrożenia dla kontynuacji działalności, powinno być:

zgodne z faktyczną sytuacją jednostki na dzień sporządzenia sprawozdania;

‒ spójne z pozostałymi elementami sprawozdania finansowego, w tym z informacją dodatkową oraz sprawozdaniem z działalności.

Zagrożenia kontynuacji działalności powinny wynikać z realnych przyczyn wewnętrznych i zewnętrznych, a nie z przyczyn hipotetycznych, wynikających z nieodłącznej niepewności życia gospodarczego w przyszłości. Spółka nie powinna też wskazywać na pandemię jako na zagrożenie kontynuacji, jeśli jej negatywny wpływ do dnia sporządzenia sprawozdania nie jest dla niej istotny, a jej działalność jest rentowna i stabilna. Oczywiście zaistnienie epidemii z jej konsekwencjami dla funkcjonowania firmy powinno zostać opisane w sprawozdaniu jako zdarzenie po dniu bilansowym.

Spójność sprawozdawczości wymaga, aby wskazanie na ryzyko kontynuacji w pliku XML zostało skomentowane w notach w informacji dodatkowej, dotyczących zagrożeń i niepewności kontynuacji. Ryzyka te powinny zostać opisane wraz ze wskazaniem działań i przesłanek potwierdzających, że założenie kontynuacji działalności jest zasadne mimo istnienia tych ryzyk. Błędem jest brak opisu zagrożeń w sytuacji, gdy ich istnienie jest stwierdzone w pliku w XML. Nieprawidłowa jest również sytuacja odwrotna, gdy ryzyka i niepewność wynikają wprost z danych finansowych lub opisów w sprawozdaniu finansowym lub sprawozdaniu z działalności, a w pliku XML jest twierdzenie, że tych zagrożeń nie ma. Występowanie sprzecznych ze sobą informacji w sprawozdawczości finansowej powoduje jej nieczytelność, niezrozumiałość i możliwość wprowadzenia w błąd czytelnika. ©℗

Agnieszka Pokojska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

REKLAMA

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA