Wprowadzone ustawą z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r. poz. 1649) zmiany przewidują wprowadzenie od 1 lipca 2016 r. jednolitego pliku kontrolnego (dalej: JPK). Nowa metoda kontroli będzie zobowiązaniem podatników do przekazywania danych z ksiąg podatkowych na żądanie organu podatkowego w ujednoliconej formie elektronicznej. Zakłada się, że rozwiązanie to w pierwszym roku funkcjonowania przyniesie dla budżetu dodatkowe 200 mln zł, a w kolejnym już 300 mln zł.
Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny - Ewidencja VAT od 1 stycznia 2017
Przykładowo w Portugalii jednolity plik kontrolny (SAFT-PT) wprowadzony w 2008 r. stał się symbolem wielkiego sukcesu informatycznej modernizacji administracji podatkowej. Czy będzie tak również w Polsce, pokaże praktyka związana z wprowadzaniem tego rozwiązania.
Kogo dotyczy zmiana
Zgodnie z nowymi regulacjami od 1 lipca 2016 r. obowiązkiem raportowania danych w formacie JPK zostaną objęci duzi przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.), prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.
Jak przesyłać JPK_VAT od 2017 r.
Jak ustalić status przedsiębiorcy na potrzeby obowiązku JPK_VAT
Mali i średni przedsiębiorcy w rozumieniu wskazanej ustawy, którzy prowadzą księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, do końca czerwca 2018 r. dane w formacie JPK będą przekazywać fakultatywnie. Natomiast od lipca 2018 r. obowiązkiem przekazywania danych w postaci JPK będzie objęty już każdy przedsiębiorca prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.
Co z mikroprzedsiębiorcami
Przepisy ustawy nowelizującej wprowadzające jednolity plik kontrolny nie odnoszą się wprost do obowiązków mikroprzedsiębiorców w tym zakresie. Brak regulacji w zakresie JPK dla mikroprzedsiębiorcy może oznaczać, że będą oni mieli obowiązek przedkładać organom podatkowym dane w jednolitym formacie JPK. Jednak zakładając racjonalność ustawodawcy oraz wprowadzenie okresu przejściowego dla małych i średnich przedsiębiorców, można uznać, że również mikroprzedsiębiorcy prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych do końca czerwca 2018 r. dane w formacie JPK będą przekazywać fakultatywnie.
Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM
Na czym polega prowadzenie ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych
Zgodnie z art. 3 pkt 4 ordynacji podatkowej przez księgi podatkowe rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia do celów podatkowych na podstawie odrębnych przepisów są zobowiązani podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Zatem, upraszczając, można stwierdzić, że obowiązkiem raportowania danych w formacie JPK zostaną objęci wszyscy podatnicy prowadzący swoją księgowość dla celów podatkowych przy użyciu programów komputerowych.
Obowiązek składania pliku JPK_VAT co miesiąc
Jak przygotować się na Jednolity Plik Kontrolny (JPK)
Szczególną uwagę należy zwrócić na obowiązki podmiotów, które przy użyciu komputera prowadzą księgi rachunkowe na podstawie ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Zgodnie z art. 13 ust. 3 tej ustawy warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie elektronicznej jest posiadanie oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, m.in. poprzez przeniesienie na informatyczny nośnik danych. Tego rodzaju funkcjonalność programu komputerowego do eksportu danych z systemu księgowego na informatyczne nośniki danych zasadniczo powinna zostać wskazana w polityce rachunkowości opisującej funkcję stosowanego systemu informatycznego.
Polecamy: Komplet żółtych książek – Podatki 2017
Kiedy będzie można żądać przekazania danych w formacie JPK
Zgodnie z nowymi regulacjami obowiązek przekazywania danych w formacie JPK dotyczył będzie co do zasady każdej procedury podatkowej realizowanej przez organy podatkowe i organy kontroli skarbowej, tj. czynności sprawdzających (kontrole krzyżowe), kontroli podatkowych, postępowania podatkowego i kontrolnego.
Urzędnicy będą mogli żądać od podatników w przypadku prowadzenia przez nich ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych (np. ewidencje VAT) oraz okres, którego dotyczą (np. za poszczególne okresy rozliczeniowe od lipca do sierpnia 2016 r.), za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych.
Przekazywane dane mają mieć postać elektroniczną odpowiadającą określonej strukturze logicznej. Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych zostanie udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Obecnie można się zapoznać z projektami struktur logicznych elektronicznej postaci ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych składających się na jednolity plik kontrolny (JPK) opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów 23 grudnia 2015 r. Projekty struktury JPK są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów w zakładce Kontrola Skarbowa/Działalność/Jednolity Plik Kontrolny http://www.mf.gov.pl/kontrola-skarbowa/dzialalnosc/jednolity-plik-kontrolny). Projekty struktur zostały opublikowane w formacie .xsd wymagającym specjalistycznego oprogramowania do jego otwarcia (przy czym możliwe jest otwarcie plików w programach MS Office, choć są one trudne do analizy).
W ramach prac nad JPK Ministerstwo Finansów przewidziało przeprowadzenie wstępnych konsultacji społecznych w zakresie opublikowanych projektów struktur. Uwagi do nich (zarówno techniczne, jak i merytoryczne) można jeszcze zgłaszać do 26 stycznia 2016 r. na adres poczty elektronicznej: jpk@mf.gov.pl.
Same projekty struktur określają zakres i format danych, których organy podatkowe od 1 lipca 2016 r. będą mogły żądać od dużych przedsiębiorców. Projekty struktur logicznych JPK zostały podzielone na siedem struktur, tj.:
● 1 – księgi rachunkowe,
● 2 – wyciągi bankowe,
● 3 – magazyn,
● 4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT,
● 5 – faktury VAT,
● 6 – podatkowa księga przychodów i rozchodów,
● 7 – ewidencja przychodów.
Każda ze struktur obejmuje swoim zakresem dane identyfikujące podatnika, jego system księgowy oraz producenta oprogramowania, za pomocą którego wytworzono JPK.
Ponadto poszczególne siedem struktur JPK obejmuje dane specyficzne dla danego podatku, np. stawki podatku, numery indentyfikacyjne na potrzeby rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych w VAT czy też kwoty przychodów na potrzeby podatków dochodowych, a także informacje identyfikujące kontrahentów oraz dokumenty.
Należy zaznaczyć, że zakres danych określony w poszczególnych projektach struktur JPK zawiera elementy, które zasadniczo nie są bezpośrednio uwzględniane w księgach podatkowych, a wynikają przykładowo z regulacji polityki rachunkowości. Ponadto transpozycja danych z systemów księgowych do struktur JPK może być również utrudniona ze względu na specyficzny system podziału danych w strukturach JPK, co może powodować problemy techniczne w szczególności przy eksportowaniu danych z systemów księgowych.
Komentarz
Postępujący proces informatyzacji urządzeń księgowych podatników spowodował zintensyfikowanie działań Ministerstwa Finansów mających na celu usprawnienie kontroli podatników korzystających z tego typu rozwiązań. Przykładowo w ramach programu PHARE 2002/000-196.01.05 dokonano audytu zadań służb skarbowych pod kątem możliwości zastosowania odpowiednich rozwiązań techniczno-informatycznych, w tym wprowadzenia informatycznych technik kontroli podatników. Natomiast już w styczniu 2006 r. Ministerstwo Finansów zakupiło 200 aplikacji ACL (Audit Command Language). Zarówno nabyte oprogramowanie, jak i stosowne szkolenia kadry urzędniczej miały umożliwić administracji podatkowej przeprowadzanie kontroli elektronicznych, tj. pobrania danych księgowych podatnika zasadniczo z każdego systemu księgowo-finansowego i następnie przeprowadzanie ich analiz według ustalonych parametrów.
Wprowadzane innowacyjne rozwiązania związane z elektroniczną kontrolą podatników tylko częściowo spełniły oczekiwania Ministerstwa Finansów. Głównym powodem braku zadowalających wyników wprowadzonych rozwiązań było przekazywanie przez podatników danych zapisanych w formatach elektronicznych nienadających się do analizy i przetwarzania (np. PDF). W związku z tym proces importu i analizy danych przekazanych przez podatników był pracochłonny i nie mógł zostać zautomatyzowany.
Jak ująć w księgach rachunkowych zakup pakietów medycznych
Remedium na tego rodzaju problemy ma stanowić wprowadzenie do polskiego systemu prawa podatkowego jednolitego pliku kontrolnego. W ramach nowego rozwiązania podatnicy oraz kontrahenci podatników będą zobowiązani przekazywać dane na żądanie organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej w ujednoliconej formie elektronicznej plików o formacie strukturalnym ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, czyli właśnie JPK.
Zasadniczo wprowadzenie jednolitego pliku kontrolnego nie powinno być postrzegane jako nowy obowiązek ewidencyjny podatników, ale jako nowy format uporządkowania danych przetwarzanych przez podatników na potrzeby sprawozdawczości podatkowej i rachunkowej z zastosowaniem użytkowanego oprogramowania finansowo-księgowego.
Przekazywanie administracji podatkowej danych w formie JPK ma umożliwić ich wykorzystanie w elektronicznej standardowej procedurze kontroli podatników. Procedura ta, w odróżnieniu od tradycyjnych metod kontroli, ma pozwolić na porównanie deklaracji z księgami podatkowymi, a następnie ksiąg z dowodami księgowymi w sposób kompleksowy, tj. obejmujący wszystkie operacje gospodarcze w badanym okresie. Ponadto zastosowanie elektronicznych narzędzi informatycznych w trakcie kontroli z zastosowaniem JPK ma umożliwić automatyczną weryfikację wewnętrznej spójności i integralności dowodów księgowych oraz nieograniczone filtrowanie i sortowanie danych przekazanych przez podatników w celu przeprowadzania na nich stosownych testów.
Z kolei rezultaty elektronicznej standardowej procedury kontroli podatników mają się przełożyć na zwiększoną skuteczność i wydajność kontroli podatników ukierunkowaną na wykrycie nieprawidłowości w ich rozliczeniach podatkowych.
Tomasz Grunwald
partner w dziale doradztwa podatkowego, szef zespołu ds. VAT w KPMG w Polsce
Andrzej Tajchert
partner w dziale usług doradczych w zespole doradztwa informatycznego w KPMG w Polsce
Podyskutuj o tym na naszym FORUM