Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (w skrócie: KSeF) to system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (który jest też administratorem danych zawartych w KSeF) służącym do:
1) nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
2) powiadamiania podmiotów z niego korzystających, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu;
3) uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty korzystające z KSeF;
4) wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
5) dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
6) otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
7) przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
8) oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
9) analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
10) powiadamiania podmiotów korzystających z KSeF, o:
a) dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
b) dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej określonej przez Ministra Finansów,
c) braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF;
11) powiadamiania podmiotów innych niż uprawnieni do korzystania z KSeF o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Aktualnie (od 1 stycznia 2022 r.) faktury ustrukturyzowane wystawiane za pomocą KSeF funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Rada Unii Europejskiej wyraziła już zgodę na wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w Polsce w ramach KSeF od 1 stycznia 2024 roku.
Zobacz decyzję derogacyjną Rady: Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.
Bezpieczeństwo danych w KSeF - szyfrowanie
Ministerstwo Finansów informuje, że zarówno dane w ramach KSeF jak i komunikacja są szyfrowane, a autoryzacja w tym systemie jest zabezpieczona na najwyższych dostępnych poziomach. W celu uwierzytelnienia zakłada się bowiem bezpieczeństwo systemu certyfikatów kwalifikowanych, podpisu zaufanego oraz dodatkowych mechanizmów kryptografii opartej o klucze symetryczne i asymetryczne. Dotychczas nie odnotowano żadnych przypadków wycieku danych.
Na stronie podatki.gov.pl Ministerstwo Finansów informuje też, że KSeF przeszedł audyt bezpieczeństwa.
Dostęp do danych w KSeF
W celu zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego wprowadzono konieczność posiadania określonych uprawnień do korzystania z KSeF oraz wymóg uwierzytelnienia i autoryzacji w kontekście danego przedsiębiorcy.
Uzyskanie dostępu do KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych odbywa się po uwierzytelnieniu podmiotów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Podpisu Zaufanego – bezpośrednio w KSeF. Zapewnia to bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
Przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi nie posiadający pieczęci kwalifikowanej mogą uzyskać dostęp do KSeF poprzez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. W ten sposób wyznaczana jest osoba fizyczna, która będzie zarządzać uprawnieniami elektronicznie w systemie.