Krajowy System e-Faktur (KSeF) - uprawnienia

Uprawnienia do korzystania z KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Wprowadza się możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

KSeF - rodzaje uprawnień

W Krajowym Systemie e-Faktur wyróżniamy następujące rodzaje uprawnienia służące do:

- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (tj. faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika), będących fakturami ustrukturyzowanymi.)

E-faktury strukturyzowane – kiedy i jak przygotować się do przejścia na KSeF?

Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

Elektronicznie - za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) - podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.

W postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Ważne!
Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień ZAW-FA (PDF, 323 kB)

Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481).

Podmioty i osoby uprawnione do korzystania z KSeF

Uprawnionymi do działania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) są:

- bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,

- osoba (fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną) uprawniona przez podatnika z zakresie nadanych uprawnień,

- osoba (fizyczna/ podmiot niebędący osobą fizyczną) wskazana w imieniu podatnika przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika, w zakresie nadanych uprawnień,

- osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika wskazano przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika,

- osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur,

- osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny,

- osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.

Przez uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika rozumie się jednocześnie uprawnienie do wystawiania faktur dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca, w przypadkach, o których mowa w art. 106d ustawy o VAT.

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi oraz komorników pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną oraz organ egzekucyjny w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.

Modele uprawnień do korzystania z KSeF

Standardowy model uprawnień

Podatnik (sprzedawca) – uprawnienia bezpośrednie

Podatnik (sprzedawca) posiada w KSeF pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych (właścicielskich) do:

• nadawania uprawnień,
• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur.

Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez podatnika (sprzedawcę)

Osoba fizyczna (1) uprawniona przez podatnika (sprzedawcę), może posiadać w KSeF uprawnienia do:

• nadawania uprawnień,
• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur.

Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).

Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane elektronicznie kolejnym osobom, jeżeli osoba fizyczna delegująca posiada takie uprawnienia.

Podmiot - uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) – w celu umożliwienia uprawnień pośrednich

Podmiot uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) może posiadać w KSeF uprawnienia do:

• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur.

Dalsze delegowanie uprawnień następuje automatycznie na osoby fizyczne uprawnione do wystawiania lub odbierania faktur w imieniu wskazanego podmiotu. Uprawnienie pozwala na pośrednie automatyczne przechodzenie uprawnień do wystawiania lub odbierania faktur, ale tylko o jeden szczebel niżej. Pozwala to na wyeliminowanie konieczności każdorazowej aktualizacji osób fizycznych uprawnionych do fakturowania, jeśli podatnik korzysta z usług np. biura rachunkowego wystawiającego faktury w jego imieniu. Wystarczy wówczas aktualizacja przez samo biuro, a nie wszystkie firmy które wskazały to biuro jako uprawnione do wystawiania faktur w swoim imieniu. Korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne.

Osoba fizyczna (2) - uprawniona przez podmiot - pośrednio uprawniona dla podatnika

Osoba fizyczna (2) wskazana przez podmiot, który podatnik wskazał jako uprawniony w zakresie wystawiania lub odbierania faktur. Taka osoba może posiadać w KSeF wyłącznie uprawnienia do:

• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur,

jeśli uprawnienia nadane jej przez podmiot pokrywają się z uprawnieniami nadanymi podmiotowi przez podatnika.

Ważne!
Podmiot nie wskazuje tej osoby w imieniu podatnika, tylko w swoim. Jedno wskazanie działa dla wszystkich podatników, którzy wskazali dany podmiot i dla tego podmiotu, gdy działa jako podatnik. Takich osób nie wskazuje się w szczególny sposób: osoba wskazana przez podatnika do wystawiania staje się tą osobą(2) dla innego podatnika, który wskazał tego pierwszego jako podmiot.

 

Samofakturowanie

Podatnik (sprzedawca) – uprawnienia bezpośrednie

Podatnik (sprzedawca) posiada pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych (właścicielskich). M.in. uprawnienie do nadawania uprawnień w KSeF, które umożliwia np. wskazywanie podmiotów, które mogą jako nabywcy wystawiać faktury w procedurze samofakturowania

Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez podatnika (sprzedawcę)

Osoba fizyczna (1) uprawniona przez podatnika (sprzedawcę), która posiada uprawnienie do nadawania uprawnień w KSeF, ma możliwość m. in. wskazywania podmiotów, którzy jako nabywcy mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania w imieniu podatnika (sprzedawcy).

Nabywca - samofakturujący – w celu umożliwienia uprawnień bezpośrednich

Nabywca (samofakturujący) uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) posiada uprawnienie do samofakturowania.

Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez nabywcę (samofakturującego)

Osoba fizyczna (1) uprawniona przez nabywcę (samofakturującego) posiada uprawnienie do wystawiania faktur, które skutkuje uprawnieniem do wystawiania w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy (samofakturującego).

Uprawnienia przypisane są zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).

Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane elektronicznie kolejnym osobom, jeżeli osoba fizyczna delegująca posiada takie uprawnienia.

Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez nabywcę (samofakturującego) nie jest w szczególny sposób uprawniana to samofakturowania. Uprawnienie, które posiada od nabywcy tj. uprawnienie do wystawiania faktur (które może wynikać także z najszerszych uprawnień) automatycznie pozwala na wystawianie w procedurze samofakturowania, jeśli jej firma jest do tego jako nabywca uprawniona.

Podmiot - uprawniony przez nabywcę (samofakturującego) – w celu umożliwienia uprawnień pośrednich

Podmiot uprawniony przez podatnika (nabywcę) posiada uprawnienie do wystawiania faktur, które skutkuje uprawnieniem do wystawiania w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy (samofakturującego).

Osoba fizyczna (2) – uprawniona do wystawiania faktur przez podmiot wskazany przez nabywcę uprawnionego do samofakturowania, czyli uprawniona pośrednio

Osoba fizyczna (2) uprawniona do wystawiania faktur przez podmiot wskazany przez nabywcę uprawnionego do samofakturowania posiada uprawnienie do wystawiania faktur, które umożliwia wystawianie faktur w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy (samofakturującego).

Inne

Przedstawiciel podatkowy

Podatnik (sprzedawca) – uprawnienia bezpośrednie

Podatnik (sprzedawca) posiada w KSeF pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych (właścicielskich) do:

• nadawania uprawnień,
• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur.

Przedstawiciel podatkowy – uprawnienia bezpośrednie

W przypadku przedstawiciela podatkowego nie przewiduje się szczególnego rodzaju uprawnień. Korzysta on z KSeF na zasadach ogólnych. Zakłada się wyłącznie oznaczenie w systemie, że podmiot jest przedstawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy.

Komornik sądowy

Komornik sądowy posiada w KSeF uprawnienia do:

• nadawania uprawnień,
• wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika,
• dostępu do faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dłużnika.

Nie można delegować uprawnień do nadawania uprawnień. Delegowanie uprawnień do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika w KSeF i dostępu do tych faktur następuje wyłącznie elektronicznie.

Osoba fizyczna (1) uprawniona przez komornika sądowego może posiadać wyłącznie uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika w KSeF i dostępu do tych faktur. Zakłada się, że wystawia faktury wyłącznie w imieniu tego komornika, który nadał uprawnienia. Uprawnienie przypisane jest zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).

Komornik sądowy nie ma wglądu:

• w uprawnienia, które nadał dłużnik w KSeF,
• w faktury, które wystawił dłużnik lub osoby przez niego uprawnione. 

Organ egzekucyjny

Organ egzekucyjny posiada w KSeF uprawnienia do:  

• nadawania uprawnień,
• wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika,
• dostępu do faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dłużnika.

Organ egzekucyjny rozpocznie korzystanie z KSeF po złożeniu zawiadomienia ZAW-FA w formie papierowej. Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane kolejnym osobom wyłącznie elektronicznie.

Osoba fizyczna (1) uprawniona (wyznaczona) przez organ egzekucyjny w formie papierowej może posiadać w KSeF uprawnienia do:

• nadawania uprawnień,
• wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika,
• dostępu do faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dłużnika.

Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane kolejnym osobom wyłącznie elektronicznie. Uprawnienie do nadawania uprawnień może posiadać wyłącznie jedna osoba fizyczna.

Organ egzekucyjny nie ma wglądu:

• w uprawnienia, które nadał dłużnik w KSeF,
• w faktury, które wystawił dłużnik lub osoby przez niego uprawnione. 

 

Uprawnienia do korzystania z KSeF - pytania podatników i odpowiedzi Ministerstwa Finansów

W jaki sposób jest nadawane pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika, który jest osobą fizyczną?

Odpowiedź MF: W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.

W jaki sposób jest nadawane pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną?

Odpowiedź MF: W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.
W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

Czy istnieje możliwość wykorzystania Podpisu Zaufanego we własnej aplikacji, żeby przedsiębiorca nie musiał samodzielnie generować tokenu w aplikacji Ministerstwa Finansów?

Odpowiedź MF: Autoryzacja użytkownika wymagana jest niezależnie czy wykorzystuje się narzędzia komercyjne, czy aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Jedną z metod uwierzytelnienia, w celu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, jest Podpis Zaufany.

Jak technicznie nadać uprawnienie innej osobie do wystawiania faktury w imieniu podatnika/firmy?

Odpowiedź MF: W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.

Chciałabym poprzez API KSeF nadać osobie fizycznej uprawnienie do wystawiania faktur w moim imieniu. Czy osoba uprawniona musi założyć w związku z tym konto w KSeF? W jaki sposób ma to zrobić?

Odpowiedź MF: Aby uprawniona przez podatnika osoba fizyczna mogła w imieniu podatnika wystawiać faktury ustrukturyzowane nie jest konieczne założenie przez nią konta w KSeF. Wyznaczona osoba uprawniona będzie mogła wystawiać faktury w imieniu podatnika, po uwierzytelnieniu się w systemie jedną z metod przewidzianych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Czy konta w KSeF są zakładane tylko na osoby fizyczne? Czy mogą być również konta zakładane na firmy?

Odpowiedź MF:  Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).

Czy jeśli moje faktury sprzedażowe wystawia w moim imieniu biuro rachunkowe, to czy będę musiał każdorazowo upoważniać do wystawiania faktur poszczególnych pracowników tego biura rachunkowego?

Odpowiedź MF:  W KSeF przewidziana jest możliwość aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.

Czy mogę wskazywać jako osoby uprawnione do wystawiania faktur w moim imieniu osoby spoza mojej firmy np. bezpośrednio pracowników biura rachunkowego, czy muszę wskazywać to biuro?

Odpowiedź MF: W ramach KSeF podatnik ma wybór czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

Czy w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi jest możliwość zgłaszania więcej niż jednej osoby fizycznej o najszerszym zakresie uprawnień umożliwiającym nadawanie dalszych uprawnień kolejnym osobom za pośrednictwem ZAW-FA?

Odpowiedź MF: Nie, zawiadomieniem ZAW-FA można zgłosić tylko pierwszą osobę. Kolejne osoby o najszerszym zakresie uprawnień zgłaszane mogą być drogą elektroniczną przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień.

Co w przypadku gdy podatnik niebędący osobą fizyczną z różnych przyczyn w sposób nagły zakończy współpracę z osobą fizyczną zgłoszoną za pomocą zawiadomienia ZAW-FA i nie zgłoszono wcześniej innych osób o najszerszym zakresie uprawnień umożliwiającym nadawanie dalszych uprawnień kolejnym osobom?

Odpowiedź MF: W takiej sytuacji będzie możliwość zgłoszenia za pomocą zawiadomienia ZAW-FA kolejnej osoby w miejsce dotychczasowej.

W jakich sytuacjach należy ponownie zgłaszać uprawnienia nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca podpisu?

Odpowiedź MF: Uprawnienia nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca podpisu należy zgłaszać ponownie w przypadku przedłużenia ważności podpisu lub uzyskania nowego podpisu, mimo, że posługuje się nim cały czas ta sama osoba.

Czy trzeba dokonywać aktualizacji zgłaszanych uprawnień w przypadku gdy dana osoba uprawniona przedłuża ważności podpisu lub uzyskuje inny podpis kwalifikowany, ale podpis cały czas zawiera jeden z atrybutów NIP lub PESEL?

Odpowiedź MF: Nie. W takich sytuacjach nie jest wymagana aktualizacja uprawnień.

Od jakiego momentu nadane osobie uprawnienia umożliwiają jej uwierzytelnienie w systemie? Co w przypadku nadawania zawiadomienia ZAW-FA drogą pocztową?

Odpowiedź MF: Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.
Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.
W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego.
W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.

 

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT).

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481)