Krajowy System e-Faktur - jakie korzyści przynosi integracja z systemem EDI?

Obowiązkowe e-faktury od 2024 roku. Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF?

Nie powinno być dla nikogo zaskoczeniem, że zwrot KSeF, akronim od Krajowy System e-Faktur, jest już znany wielu polskim przedsiębiorcom. Z nazwą tą – odnoszącą się do oficjalnej platformy rządowej służącej do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych – wiążą się bowiem plany Ministerstwa Finansów dotyczące wprowadzenia obowiązku e-fakturowania w Polsce w styczniu 2024 roku. Stąd też już za około 18 miesięcy każdy podatnik będzie musiał prowadzić swoje działania wymiany dokumentów zgodnie z KSeF.

Opublikowane dotychczas przez Ministerstwo Finansów założenia dotyczące korzystania z KSeF sprowadzają się głównie do tworzenia faktur zgodnie ze schematem KSeF xml, jak również przesłania/odebrania faktur do/z KSeF po odpowiednim uwierzytelnieniu się podatnika (lub podmiotu upoważnionego) w KSeF na zasadach określonych w dokumentacji API.

- Biorąc pod uwagę, że od 2024 roku liczba podmiotów korzystających z KSeF będzie olbrzymia, samo rozwiązanie tworzone przez Ministerstwo musi być jak najbardziej uniwersalne. Korzystać z niego będą zarówno mali przedsiębiorcy (np. JDG – jednoosobowe działalności gospodarcze) operujący na kilku do kilkudziesięciu fakturach miesięcznie, jak i największe korporacje przetwarzające miliony dokumentów w tym samym okresie czasu. Stąd też dokumentacja opublikowana na stronie KSeF (podatki.gov.pl) jest dostępna dla wszystkich tych, którzy chcą już teraz przygotować się na korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur – opisuje Łukasz Barchański, dyrektor konsultingu w Comarch .  

Problemy z uzyskaniem zgodności z KSeF „na własną rękę”

Jest jednak jedno „ale”, a brzmi ono następująco – czy każdy kto zapozna się z wyżej wspomnianym zestawem materiałów będzie wiedział, jak podłączyć się do KSeF i zarejestrować swoje faktury?

- Przedsiębiorcy, z którymi jesteśmy w kontakcie, zauważają, że podłączenie się do KSeF we własnym zakresie wymaga zarówno sporej wiedzy technicznej i zasobów programistycznych, jak i odpowiedniej infrastruktury oraz doświadczenia w prowadzeniu tego typu projektów. Obawiają się też ilości prac programistycznych wymaganych do osiągnięcia integracji systemów wewnętrznych (FK/ERP) z API KSeF. Stąd też współpraca z doświadczonymi operatorami wymiany dokumentów i dostawcami platform EDI (z ang. Electronic Data Interchange) do elektronicznej wymiana danych może pozwolić firmom uniknąć wielu problemów – mówi Łukasz Barchański.

Dlaczego?

Niektóre z tych firm działają w obszarze wymiany e-faktur od wielu lat i mają duże doświadczenie w przygotowywaniu rozwiązań IT pod wymagania dot. e-fakturowania zarówno w Polsce, jak i za granicą.

- Szukając partnera informatycznego warto zwrócić uwagę, czy firma realizowała projekty w krajach, gdzie wymiana faktur ustrukturyzowanych już jest obowiązkowa, np. w Hiszpanii, Portugalii czy też Turcji, a w szczególności we Włoszech, ponieważ tamtejszy narodowy system do e-fakturowania, Sistema di Interscambio, wielokrotnie był traktowany przez przedstawicieli Ministerstwa Finansów jako wzór dla KSeF - podkreśla Łukasz Barchański z Comarch.

Integracja z KSeF. Zaufaj e-fakturowym specjalistom

Z czasem na rynku systemów informatycznych będą się pojawiać narzędzia dające możliwość integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, a niektóre z nich już są dostępne w wersji demo. Mimo, że obowiązek korzystania z rządowej platformy zostanie wprowadzony dopiero za około osiemnaście miesięcy, to już teraz warto sprawdzić, jak wygląda komunikacja na linii przedsiębiorstwo – ministerstwo.

- Platformy demo – niektóre są dostępne zarówno dla obecnych klientów, jak i osób, które nie korzystają z rozwiązań danej firmy – pozwalają na testowanie rejestracji faktur w KSeF. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą sprawdzić, jak będą wyglądały ich procesy wymiany dokumentów po przejściu na e-fakturowanie, zanim podejmą jakąkolwiek decyzję o zakupie systemu – tłumaczy Łukasz Barchański.

Niewątpliwie zaletami systemów informatycznych klasy EDI jest fakt, że są to rozwiązania wykorzystywane i sprawdzane przez tysiące klientów od wielu lat i przystosowane do przesyłania setek milionów dokumentów rocznie.

- Operatorzy wymiany dokumentów zanim udostępnią swoje rozwiązania, poddają je wielomiesięcznym testom, tak aby komunikacja z Krajowym Systemem e-Faktur była  ustabilizowana i gotowa na procesowanie ogromnych ilości faktur jednocześnie.  Innymi słowy, oznacza to, że przedsiębiorcy korzystający z platformy EDI mają większą gwarancje bezpiecznej i nieprzerwanej wymiany e-faktury – zaznacza Łukasz Barchański..

Mówiąc o zaletach, prawdopodobnie najważniejszą kwestią jest sam fakt, że rozwiązanie Comarch EDI od początku tego roku jest w pełni zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur, a po wielu miesiącach testów komunikacja jest ustabilizowana i gotowa na procesowanie ogromnych ilości faktur jednocześnie.

Zmiany w oprogramowaniu API KSeF - trzeba je śledzić i wdrażać

Każdy system informatyczny, bez względu czy to rządowy program czy komercyjna aplikacja, jest aktualizowany i modernizowany. Z pewnością podobnie będzie w przypadku platformy KSeF – Ministerstwo Finansów będzie wprowadzać zmiany w oprogramowaniu API KSeF, a użytkownicy będą musieli śledzić te modernizacje i na bieżąco dostosowywać systemu do obowiązujących wymogów. W praktyce oznacza to kolejny obowiązek dla osób odpowiedzialnych za wymianę faktur ustrukturyzowanych.

-  Po wdrożeniu platform EDI firmy nie zostają z tym tematem „sam na sam”, ponieważ dostawcy systemów informatycznych kontrolują i cały czas rozbudowują o wymagane elementy swoje produkty. Przy wyborze partnera technologicznego warto się upewnić, czy  monitoring poprawności działania platformy do wymiany e-faktur prowadzony jest w trybie 24/7 – radzi Łukasz Barchański z Comarch.

Jedno jest pewne – już w 2024 roku obowiązkowe e-fakturowanie w Polsce stanie się faktem. Dlatego też przedsiębiorcy już dziś muszą myśleć o tym, co powinni zrobić, aby prowadzić swoje działania biznesowe zgodnie z nadchodzącymi zmianami w prawie. Nawiązanie współpracy firmą informatyczną to nie tylko sposób na uzyskanie przez nich tej zgodności, ale również droga do wielu nowych możliwości biznesowych. Wystarczy jedynie nią podążać.