Krajowy System e-Faktur (KSeF) a faktury ustrukturyzowane - wystawianie, otrzymywanie

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Zgodnie z art. 2 pkt 32a) ustawy o VAT fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jest to rodzaj faktury elektronicznej (e-faktury), która może być wystawiana wyłącznie przy pomocy KSeF.
Faktura ustrukturyzowana ma format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Przepisy określające zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSeF zostały wprowadzone do ustawy o VAT z dniem 1 stycznia 2022 r. przez ustawę z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2076).

Przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur faktury ustrukturyzowane są:
- wystawiane,
- przechowywane,
- udostępniane,
- otrzymywane,
- oznaczane numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF,
- analizowane i kontrolowane (w tym przez samych podatników jak i organy KAS).

Wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur)

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego przygotowanego przez Ministerstwo Finansów, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Minister finansów ma obowiązek udostępniać na elektronicznej platformie usług administracji publicznej (EPUAP) wzór faktury ustrukturyzowanej. (zob. art. 106g ust. 3a i art. 106nc ustawy o VAT)

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT)

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. (art. 106na ust. 2-3 ustawy o VAT)

Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej (art. 106g ust. 3b ustawy o VAT). W takim przypadku przepisy art. 106g ust. 1–3 ustawy o VAT stosuje się odpowiednio. Czyli można taką fakturę wysłać odbiorcy (w przynajmniej 2 egzemplarzach) zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (poza KSeF).

Warto też wiedzieć, że KSeF nie pozwala wystawcy faktury (sprzedawcy) na sprawdzenie, że faktura została pobrana przez nabywcę.

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy w KSeF przez podanie danych tej faktury określonych w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2021 poz. 2481), tj. poprzez podanie:

1) numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w art. 106nd ust. 2 pkt 8 ustawy;

2) numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy;

3) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora;

4) imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku tych danych;

5) kwoty należności ogółem.

KSeF zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność elektronicznej faktury ustrukturyzowanej

Przepis art. 106m ustawy o VAT nakłada na podatnika VAT obowiązek określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Oprócz zastosowania kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT).

Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. W odniesieniu do tych faktur nie stosuje się przepisów art. 112 i art. 112a ustawy o VAT określających standardowy termin i zasady przechowywania zwykłych (nie ustrukturyzowanych) faktur.

Po upływie ww. 10-letniego okresu przechowywania faktur, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W tej sytuacji przepisy art. 112 i art. 112a ustawy o VAT stosuje się odpowiednio. (art. 112aa ustawy o VAT).

Czy wszystkie faktury mogą mieć formę faktury ustrukturyzowanej?

Faktura korygująca

Jako faktura ustrukturyzowana może być wystawiona zarówno „zwykła” faktura w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, jak również faktura korygująca.

Zasadą jest, że fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej. Faktura korygująca wystawiona w postaci faktury ustrukturyzowanej powinna zawierać m.in. numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy ta faktura korygująca. (art. 106j ust. 2 i ust. 4 ustawy o VAT)

Faktura proforma

Tak zwane faktury „proforma” nie są fakturami w rozumieniu ustawy VAT. Zatem, jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.

Faktury wystawiane na kasach fiskalnych online

Ministerstwo Finansów informuje, że w okresie dobrowolnego stosowania faktur ustrukturyzowanych (tj. w 2022 roku) KSeF nie obejmuje faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej.

Faktury dla konsumentów (osób nieprowadzących działalności gospodarczej)

Ministerstwo Finansów informuje, że  KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur nie tylko dla podatników (B2B) ale także dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej / konsumentów (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.

Procedura samofakturowania w KSeF

Krajowy System e-Faktur przewiduje umożliwia procedurę samofakturowania. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy takie uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach procedury samofakturowania mogą być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.

Faktury ustrukturyzowane – pytania podatników i odpowiedzi Ministerstwa Finansów:

Faktura ustrukturyzowana z błędami rachunkowymi

Co się stanie jeśli wystawca prześle fakturę z błędami rachunkowymi - czyli nie bilansującą się?

Odpowiedź MF: Faktura zostanie przyjęta do KSeF, system nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Faktura ustrukturyzowana z błędami dot. nabywcy

Proszę o informację co z fakturami wystawionymi błędnie na danego nabywcę, który ich nie akceptuje?

Odpowiedź MF: W przypadku wprowadzenia do systemu faktury na błędnego nabywcę (np. błędny NIP) w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera z tym błędnym NIP nabywcy i odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.
Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (o ile podmiot taki istnieje).
Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w systemie KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.

Odrzucenie faktury przez KSeF

Co się dzieje w przypadku gdy wysłana faktura do KSeF jest odrzucona, czy taką fakturę poprawiamy i wysyłamy ponownie ? Czy fakturę, która została odrzucona w KSeF można anulować lub wystawić korektę?

Odpowiedź MF: Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF.
Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.
Zachęcamy do implementacji w systemach służących do fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność pliku xml ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, co w praktyce wyeliminuje opisaną w pytaniu sytuację.

Numer faktury ustrukturyzowanej

Co to jest uniwersalny unikalny numer wiersza faktury (UU_ID)? Jak bardzo ma być on unikalny? Czy na fakturze korygującej ten numer ma być taki sam jak na korygowanej?

Odpowiedź MF: Wykorzystanie pola UU_ID lub UU_IDZ jest dobrowolne i umożliwia nadawanie wierszom faktury unikalnych numerów, które może ułatwiać ich identyfikację w wykorzystywanych systemach księgowych oraz pozwala na jednoznaczne wiązanie numerów wierszy faktury pierwotnej z numerami wierszy w fakturach korygujących. Pola przyjmują do 50 znaków.
Pożądaną unikalnością jest unikalność w skali danego podatnika lub danego systemu wykorzystywanego przez danego podatnika.

Czy numer faktury nadany przez KSeF powinien być zwrotnie przechowywany w systemach księgowych? Czy istnieją jakieś formy, obowiązki związane z raportowaniem nr KSeF?

Odpowiedź MF: W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona. Nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF.

Data wysłania faktury do KSeF

Czy dokument (faktura) musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia (jeśli data wystawienia dokumentu w pliku ma być tożsama z datą bieżącą)? Nie ma możliwości wysłania np. następnego dnia?

Odpowiedź MF: Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.

Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej

Jak się ma data i czas wytworzenia dokumentu e-faktury do pola data wystawienia (P_1) z elementu <Fa> ?

Odpowiedź MF:  Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.

„Datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do KSeF” - co w przypadku gdy podatnik wystawi  fakturę w swoim systemie, ale przesłanie jej do KSeF będzie niemożliwe z uwagi na awarię np. z powodu aktualizacji czy awarii technicznej?

Odpowiedź MF: W czasie niedostępności KSeF nie będzie możliwości korzystania z systemu. Zatem faktury będą mogły być wystawiane wyłącznie w czasie dostępności systemu. W przypadku, gdy data wystawienia zawarta w fakturze (pole P_1) będzie inna niż data przesłania do systemu, fakturę uznaje się za wystawioną w momencie jej przesłania zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT.
Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2022 r. art. 106ne ustawy o VAT, Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty dotyczące niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur.
W tym celu na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur opublikowano zakładkę „Komunikaty” gdzie publikowane będą informacje dotyczące między innymi niedostępności systemu.
W okresie dobrowolnego stosowania KSeF fakturę można wystawić na dotychczasowych zasadach poza systemem.

Treść faktury ustrukturyzowanej

Struktura logiczna e-Faktury zawiera szereg nowych pól, których nie było do tej pory w strukturach JPK_FA. Czy to oznacza, że rozszerzono zakres danych wymaganych w fakturach?

Posiadam w systemie finansowo-księgowym więcej informacji niż chciałbym prezentować na fakturze, czy pola oznaczone w schemie xsd jako nieobligatoryjne mogą pozostać niewypełnione?

Odpowiedź MF:  Obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów. Struktura logiczna e-Faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a - 106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku. To tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT, a których stosowanie w fakturze nie jest zabronione.

Pola te mogą pozostać niewypełnione, nawet w przypadku posiadania takich danych.

Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają nowych obowiązków co do zawartości faktury.

Załączniki do faktury ustrukturyzowanej

Czy istnieje możliwości dołączania do e-Faktury ustrukturyzowanej załączników, np. protokołów odbioru?

Odpowiedź MF:  Nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji. Dodatkowe informacje można wpisać w polach DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.

Faktury ustrukturyzowane struktura FA(1) – broszura informacyjna Ministerstwa Finansów

Dokładny opis aktualnej struktury faktury ustrukturyzowanej [FA(1)] został omówiony w poniższej broszurze informacyjnej Ministerstwa Finansów

Faktura ustrukturyzowana - broszura informacyjna Ministerstwa Finansów dot. struktury FA(1)

oprac. Paweł Huczko