REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur – lepiej przez aplikację webową czy API?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Comarch
Producent i dostawca nowoczesnych systemów informatycznych
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur – lepiej przez aplikację webową czy API?
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur – lepiej przez aplikację webową czy API?

REKLAMA

REKLAMA

Nadchodzący w 2024 roku powszechny obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF przyniesie duże zmiany dla wszystkich przedsiębiorców. Wiele firm zadaje sobie teraz pytanie, jak najlepiej komunikować się z rządową platformą? Można to bowiem robić na różne sposoby, w zależności od skali transmitowanych faktur. Już dziś warto rozważyć, które rozwiązanie będzie lepsze dla biznesu.

Aplikacja www – opcja do komunikacji z KSeF dla małych i średnich przedsiębiorstw

Podatnicy wystawiający i odbierający faktury w niewielkich ilościach – kilku, kilkunastu czy kilkudziesięciu miesięcznie – mogą skorzystać na przykład z aplikacji webowych, czyli uzyskać dostęp do KSeF z poziomu przeglądarki internetowej. Taką możliwość oferuje swoim użytkownikom system EDI (Electronic Data Exchange). Aplikacja webowa pozwala na odbieranie i wysyłanie różnych typów dokumentów – zamówień, awiz wysyłki, potwierdzenia odbioru czy właśnie faktur. Najczęściej z aplikacji www korzystają mniejsze przedsiębiorstwa, które nie posiadają systemów ERP.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Spośród użytkowników EDI to dostawcy sieci handlowych najczęściej wykorzystują przeglądarkę www do odebrania zamówień. Na podstawie odebranego zamówienia w łatwy sposób po kliknięciu jednego przycisku w oparciu o mechanizm „PO Flip” tworzony jest dokument faktury z danych zawartych w zamówieniu. Po dodaniu kilku wartości do faktury, np. numeru faktury czy cen jednostkowych, dokument jest gotowy do wysyłki do odbiorcy (w tym wypadku – sieci handlowej). Mechanizm „PO Flip” pozwala na minimalizację liczby błędów przy wystawianiu faktur oraz przyśpiesza czas jej przygotowania. Omawiany proces jest realizowany od wielu lat dla faktur przesyłanych w technologii EDI. Nowoczesne aplikacje webowe zostały dostosowane do nowych wymogów prawnych i są gotowe do generowania faktur z transmisją do/z KSeF.

Platforma Comarch EDI to przykład pełnej integracji z KSeF. Na życzenie klienta możemy skonfigurować transmisję w taki sposób, aby faktury wygenerowane w aplikacji Comarch webEDI trafiały od razu do Krajowego Systemu e-Faktur. Oczywiście dotyczy to również odbioru faktur. W aplikacji www użytkownik ma wgląd we wszystkie statusy dotyczące transmisji. Znajdują się tam informacje  o walidacji faktury pod kątem KSeF, statusy odbierane z API KSeF informujące o przyjęciu faktury czy poprawnym przetworzeniu i nadaniu unikalnego numeru referencyjnego w KSeF. Cały proces kończy odebranie UPO. Z wykorzystaniem Comarch EDI możliwy jest również odbiór faktur – mówi Łukasz Barchański, dyrektor konsultingu w Comarch.

Niektórzy dostawcy oprogramowania EDI już teraz udostępnili użytkownikom aplikacji webowej EDI możliwość testowego wysyłania faktur ze swojego konta do KSeF. Faktury, które przedsiębiorcy obecnie przesyłają do swoich kontrahentów, mogą po transmisji EDI zaznaczyć w aplikacji webowej i przesłać na środowisko testowe KSeF. To łatwa i szybka metoda, by sprawdzić, jak działa komunikacja EDI z API KSeF oraz przekonać się, czy faktura EDI już dziś spełnia wymogi Ministerstwa Finansów.

REKLAMA

Aplikacja Web EDI najlepiej służy zatem do transmisji niewielkiej liczby faktur i stanowi najprostsze rozwiązanie do komunikowania się z KSeF dla małych i średnich przedsiębiorców.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

API – najlepszy dostęp do KSeF dla dużych firm i korporacji

Dla przedsiębiorców i organizacji z zaawansowanymi systemami wewnętrznymi lepsza będzie integracja z wykorzystaniem połączenia automatycznego pomiędzy np. ERP/FK a platformą EDI. Firmy korzystające obecnie z systemu EDI mają ułatwione zadanie, ponieważ najczęściej posiadają tam już przygotowaną komunikację e-faktur. Korzystają z własnych systemów ERP lub FK, co oznacza, że akurat dla nich niewiele się zmieni. Jedyną modyfikacją będzie miejsce, do którego EDI wyśle fakturę, a zrobi to do platformy KSeF zamiast bezpośrednio do odbiorcy, jak dotąd. Dlatego wymiana faktury via KSeF może z perspektywy zintegrowanego użytkownika EDI odbywać się tak jak obecnie, w schemacie, w którym faktury trafiają automatycznie do systemu EDI, gdzie następuje konwersja z formatu pliku faktury klienta na format KSeF XML. To, co dzieje się dalej, tłumaczy Łukasz Barchański.

W kolejnym kroku, wykorzystując token osadzony przez uzytkownika w specjalnie przygotowanym do tego celu narzędziu następuje autoryzacja w KSeF i automatyczne wysłanie faktur do systemu rządowego. W przypadku Comarch EDI statusy potwierdzające transmisję do KSeF są odbierane, a następnie przekazywane do klienta w sposób automatyczny. Dzięki temu sposób pracy obecnych klientów Comarch EDI może odbywać się prawie bez żadnych zmian. Analogiczny mechanizm działa w przypadku odbioru faktur z KSeF – Comarch odbiera faktury z KSeF via API i przekazuje je do ERP danego przedsiębiorcy po zmapowaniu KSeF XML do wymaganego przez klienta formatu, np. iDOC, EDIFACT, flat file czy ECOD XML – dodaje.

Podsumowanie – jaki dostęp do KSeF dla Twojej firmy?

Podstawowymi powodami stosowania komunikacji automatycznej zamiast aplikacji webowej są komfort pracy oraz skala transmisji. Jeżeli Twoja firma wymienia setki, tysiące, a nawet miliony faktur w skali miesiąca, połączenie automatyczne będzie najbardziej optymalną opcją. Wówczas praca będzie odbywać się w dalszym ciągu w systemach wewnętrznych Twojej organizacji, a komunikacja z KSeF – w tle, pomiędzy systemami.

Z punktu widzenia przedsiębiorców, którzy dopiero planują lub rozpoczynają digitalizację oraz automatyzację przepływu danych i dokumentów, integracja z systemem EDI będzie znacznie prostsza niż z KSeF API. Tym bardziej, że – co wspomnieliśmy już wcześniej – część dostawców EDI wykonało już prace wymagane do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Integracja z API KSeF opatrzona jest znacznie większym poziomem trudności niż ta z EDI. Bez względu na to, jaka opcję wybierzemy, warto już dziś zacząć przygotowania do komunikacji z rządowym rozwiązaniem, aby wchodzący w życie w 2024 roku obowiązek nie wymagał od nas rewolucjonizowania procesów wewnątrz organizacji.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

REKLAMA

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

REKLAMA

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

REKLAMA