REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur – lepiej przez aplikację webową czy API?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Comarch
Producent i dostawca nowoczesnych systemów informatycznych
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur – lepiej przez aplikację webową czy API?
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur – lepiej przez aplikację webową czy API?

REKLAMA

REKLAMA

Nadchodzący w 2024 roku powszechny obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF przyniesie duże zmiany dla wszystkich przedsiębiorców. Wiele firm zadaje sobie teraz pytanie, jak najlepiej komunikować się z rządową platformą? Można to bowiem robić na różne sposoby, w zależności od skali transmitowanych faktur. Już dziś warto rozważyć, które rozwiązanie będzie lepsze dla biznesu.

Aplikacja www – opcja do komunikacji z KSeF dla małych i średnich przedsiębiorstw

Podatnicy wystawiający i odbierający faktury w niewielkich ilościach – kilku, kilkunastu czy kilkudziesięciu miesięcznie – mogą skorzystać na przykład z aplikacji webowych, czyli uzyskać dostęp do KSeF z poziomu przeglądarki internetowej. Taką możliwość oferuje swoim użytkownikom system EDI (Electronic Data Exchange). Aplikacja webowa pozwala na odbieranie i wysyłanie różnych typów dokumentów – zamówień, awiz wysyłki, potwierdzenia odbioru czy właśnie faktur. Najczęściej z aplikacji www korzystają mniejsze przedsiębiorstwa, które nie posiadają systemów ERP.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Spośród użytkowników EDI to dostawcy sieci handlowych najczęściej wykorzystują przeglądarkę www do odebrania zamówień. Na podstawie odebranego zamówienia w łatwy sposób po kliknięciu jednego przycisku w oparciu o mechanizm „PO Flip” tworzony jest dokument faktury z danych zawartych w zamówieniu. Po dodaniu kilku wartości do faktury, np. numeru faktury czy cen jednostkowych, dokument jest gotowy do wysyłki do odbiorcy (w tym wypadku – sieci handlowej). Mechanizm „PO Flip” pozwala na minimalizację liczby błędów przy wystawianiu faktur oraz przyśpiesza czas jej przygotowania. Omawiany proces jest realizowany od wielu lat dla faktur przesyłanych w technologii EDI. Nowoczesne aplikacje webowe zostały dostosowane do nowych wymogów prawnych i są gotowe do generowania faktur z transmisją do/z KSeF.

Platforma Comarch EDI to przykład pełnej integracji z KSeF. Na życzenie klienta możemy skonfigurować transmisję w taki sposób, aby faktury wygenerowane w aplikacji Comarch webEDI trafiały od razu do Krajowego Systemu e-Faktur. Oczywiście dotyczy to również odbioru faktur. W aplikacji www użytkownik ma wgląd we wszystkie statusy dotyczące transmisji. Znajdują się tam informacje  o walidacji faktury pod kątem KSeF, statusy odbierane z API KSeF informujące o przyjęciu faktury czy poprawnym przetworzeniu i nadaniu unikalnego numeru referencyjnego w KSeF. Cały proces kończy odebranie UPO. Z wykorzystaniem Comarch EDI możliwy jest również odbiór faktur – mówi Łukasz Barchański, dyrektor konsultingu w Comarch.

Niektórzy dostawcy oprogramowania EDI już teraz udostępnili użytkownikom aplikacji webowej EDI możliwość testowego wysyłania faktur ze swojego konta do KSeF. Faktury, które przedsiębiorcy obecnie przesyłają do swoich kontrahentów, mogą po transmisji EDI zaznaczyć w aplikacji webowej i przesłać na środowisko testowe KSeF. To łatwa i szybka metoda, by sprawdzić, jak działa komunikacja EDI z API KSeF oraz przekonać się, czy faktura EDI już dziś spełnia wymogi Ministerstwa Finansów.

Aplikacja Web EDI najlepiej służy zatem do transmisji niewielkiej liczby faktur i stanowi najprostsze rozwiązanie do komunikowania się z KSeF dla małych i średnich przedsiębiorców.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

API – najlepszy dostęp do KSeF dla dużych firm i korporacji

REKLAMA

Dla przedsiębiorców i organizacji z zaawansowanymi systemami wewnętrznymi lepsza będzie integracja z wykorzystaniem połączenia automatycznego pomiędzy np. ERP/FK a platformą EDI. Firmy korzystające obecnie z systemu EDI mają ułatwione zadanie, ponieważ najczęściej posiadają tam już przygotowaną komunikację e-faktur. Korzystają z własnych systemów ERP lub FK, co oznacza, że akurat dla nich niewiele się zmieni. Jedyną modyfikacją będzie miejsce, do którego EDI wyśle fakturę, a zrobi to do platformy KSeF zamiast bezpośrednio do odbiorcy, jak dotąd. Dlatego wymiana faktury via KSeF może z perspektywy zintegrowanego użytkownika EDI odbywać się tak jak obecnie, w schemacie, w którym faktury trafiają automatycznie do systemu EDI, gdzie następuje konwersja z formatu pliku faktury klienta na format KSeF XML. To, co dzieje się dalej, tłumaczy Łukasz Barchański.

W kolejnym kroku, wykorzystując token osadzony przez uzytkownika w specjalnie przygotowanym do tego celu narzędziu następuje autoryzacja w KSeF i automatyczne wysłanie faktur do systemu rządowego. W przypadku Comarch EDI statusy potwierdzające transmisję do KSeF są odbierane, a następnie przekazywane do klienta w sposób automatyczny. Dzięki temu sposób pracy obecnych klientów Comarch EDI może odbywać się prawie bez żadnych zmian. Analogiczny mechanizm działa w przypadku odbioru faktur z KSeF – Comarch odbiera faktury z KSeF via API i przekazuje je do ERP danego przedsiębiorcy po zmapowaniu KSeF XML do wymaganego przez klienta formatu, np. iDOC, EDIFACT, flat file czy ECOD XML – dodaje.

Podsumowanie – jaki dostęp do KSeF dla Twojej firmy?

Podstawowymi powodami stosowania komunikacji automatycznej zamiast aplikacji webowej są komfort pracy oraz skala transmisji. Jeżeli Twoja firma wymienia setki, tysiące, a nawet miliony faktur w skali miesiąca, połączenie automatyczne będzie najbardziej optymalną opcją. Wówczas praca będzie odbywać się w dalszym ciągu w systemach wewnętrznych Twojej organizacji, a komunikacja z KSeF – w tle, pomiędzy systemami.

Z punktu widzenia przedsiębiorców, którzy dopiero planują lub rozpoczynają digitalizację oraz automatyzację przepływu danych i dokumentów, integracja z systemem EDI będzie znacznie prostsza niż z KSeF API. Tym bardziej, że – co wspomnieliśmy już wcześniej – część dostawców EDI wykonało już prace wymagane do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Integracja z API KSeF opatrzona jest znacznie większym poziomem trudności niż ta z EDI. Bez względu na to, jaka opcję wybierzemy, warto już dziś zacząć przygotowania do komunikacji z rządowym rozwiązaniem, aby wchodzący w życie w 2024 roku obowiązek nie wymagał od nas rewolucjonizowania procesów wewnątrz organizacji.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA