Od stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy, które ułatwią pracodawcom przechowywanie akt pracowniczych. Dziś dokumenty te są przechowywane w formie papierowej. Nowe prawo skraca okres ich przechowywania z 50 do 10 lat dla osób zatrudnianych po raz pierwszy po styczniu 2019 r. Co jeszcze ważniejsze – wprowadza możliwość prowadzenia i archiwizacji dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Dotychczas zgromadzone akta pracownicze pracodawca będzie mógł jednak pozostawić w obecnej, papierowej formie.
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych możliwe będzie także w odniesieniu do osób zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Będzie to jednak wymagało przesłania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych specjalnego oświadczenia i raportów informacyjnych.
Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacja oznacza, że więcej obowiązków będzie teraz spoczywało na Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, który będzie musiał gromadzić dodatkowe informacje od pracodawców o pracownikach, w tym dotyczące:
- kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
- kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe;
- kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
- kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za inny rok kalendarzowy; czy okresu wykonywania pracy nauczycielskiej.
Dodatkowo w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) od stycznia 2019 r. pracodawcy będą podawali także dodatkowe dane dot. rozwiązania stosunku pracy.
Przygotowując się do elektronizacji akt pracowniczych i – co za tym idzie – gromadzenia większej liczby informacji związanych z zatrudnieniem, Zakład Ubezpieczeń Społecznych ogłosił przetarg na modyfikację Kompleksowego Systemu Informatycznego, która umożliwi sprawne przeprowadzenie całego projektu e-Akta. W przetargu zwyciężyła firma Asseco, z którą dziś Zakład Ubezpieczeń Społecznych podpisał umowę na modyfikację KSI. Jej wartość to 24,5 mln zł.