Obliczanie okresu wypowiedzenia i dni urlopu według kodeksu pracy w 2018 roku

• Okresy wypowiedzenia umów
• Skutki dla pracodawców
• Okresy przejściowe
• Urlop wypoczynkowy
• Wyliczenie wymiaru urlopu
• Udzielanie i rozliczanie urlopu
• Podsumowanie i plany na przyszłość

Okresy wypowiedzenia umów

Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 36 kodeksu pracy, okresy wypowiedzenia zarówno umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony jak i umowy o pracę zawartej na czas określony, zostały uzależnione od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Obecnie wynoszą one kolejno:

• dwa tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniany co najmniej 3 lata.

Zmiana polega więc na zrównaniu praw osób zatrudnionych na umowach czasowych, z prawami osób na umowach bezterminowych. Zmiana weszła w życie 22 lutego 2016 roku. Wcześniej te okresy wypowiedzenia dotyczyły z zasady tylko umów zawartych na czas nieokreślony.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Serwis Kadry

Skutki dla pracodawców

W 2018 roku zdarza się, że nadal trwają stosunki pracy na czas określony, zawarte przed wprowadzeniem zmian. W związku z tym ustawodawca w art. 14 ustawy nowelizującej wprowadził konkretne zasady postępowania w zakresie wypowiedzenia ich dotyczącego:

1. do umów o pracę na czas określony, trwających w dniu wejścia w życie ustawy, które jednak zostały przed wejściem zmian wypowiedziane należy stosować przepisy dotychczasowe;
2. dla trwających umów o pracę na czas określony powyżej 6 miesięcy, bez przewidzianego 2 tygodniowego okresu wypowiedzenia, stosuje się przepisy dotychczasowe (stare);
3.  dla trwających umów o pracę na czas określony, powyżej 6 miesięcy, z przewidzianym 2 tygodniowym okresem wypowiedzenia, stosuje się przepisy ustawy zmienianej (nowe).

Okresy przejściowe

W praktyce zdarza się jednak, że zawarto umowę na czas określony przed wejściem w życie wskazanych wyżej przepisów. Nawiązując taki stosunek pracy, strony nie mogły więc przewidywać, że w przyszłości zasady zostaną zmienione. Ustawodawca przewidział, że w takich przypadkach mogłoby dojść do dość mocnego przedłużenia okresów wypowiedzenia zawartej umowy. Wprowadzono więc odpowiednie okresy przejściowe.

W art. 16 ustawy nowelizującej Kodeks pracy stwierdza, że:

Przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umów o pracę na czas określony, trwających w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, których wypowiedzenie następuje, począwszy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, nie uwzględnia się okresów zatrudnienia u danego pracodawcy, przypadających przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.

Dla pracodawców oznacza to, że obliczane okresy zatrudnienia, określone w art. 36 należy liczyć nie od dnia zawarcia umowy, ale od dnia wejścia  w życie ustawy czyli od 22 lutego 2016 roku.

Przykład

Pani Anna B. zawarła umowę o pracę na czas określony z firmą XYZ w 2010 roku. Umowa określała swój czas trwania na 10 lat czyli do 2020 roku. Jako okres wypowiedzenia strony ustaliły 2 tygodnie. W czerwcu 2018 roku Pani Maria chce odejść z firmy, jaki okres wypowiedzenia jej dotyczy?

Zgodnie z umową Pani Maria ma 2 tygodniowy okres wypowiedzenia, jednak ze względu na zmianę przepisów, należy zastosować przepisy nowe, uwzględniając przepisy przejściowe. Zgodnie z nowymi przepisami, ponieważ Pani Maria była zatrudniona ponad 3 lata, powinna mieć 3 miesięczny okres wypowiedzenia (art. 36 kodeksu pracy). Jednak zawierając Umowę Pani Maria mogła nie wiedzieć, że przepisy się tak zmienią. Ma prawo więc skorzystać z przepisów przejściowych.  Licząc okres zatrudnienia Pani Marii od 22 lutego 2016 roku (wejście w życie przepisów zmian), Pani Maria nie pracuje jeszcze 3 lat. W związku z tym Pani Maria podlega pod 1 miesięczny okres wypowiedzenia, przewidziany dla osób zatrudnionych ponad 6 miesięcy.

Zgodnie z nowelizacją, reformacji podlegają również umowy na czas określony zawarte na dłużej niż 33 miesiące, umowy takie będą podlegały przekształceniu na umowy na czas nieokreślony co ma wpływ również na okresy wypowiedzenia, okres 33 miesięcy należy liczyć od 22 lutego 2018 roku. Po 21 listopada 2018 roku umowy takie przekształcą się na umowy o pracę na czas nieokreślony.

Urlop wypoczynkowy

Drugą kluczową zmianą w zakresie prawa pracy w ostatnim okresie, ma być zrównanie czasu urlopu wypoczynkowego dla pracowników. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa, również w zakresie urlopu, pracownicy powinni zostać zrównani, bez względu na okres pracy. W obecnym brzmieniu przepisów, kodeks pracy w art. 154 przewiduje wymiar urlopu 20 dni dla pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat i 26 dni dla pracowników zatrudnionych co najmniej 10 lat.

Zapowiedzi przewidują reformę nie tylko okresów wypoczynku urlopowego pracowników, ale również zasad ich udzielania przez pracodawcę z pewnymi ograniczeniami dla pracowników. Specjaliści podkreślają między innymi możliwość ograniczenia tak zwanego „urlopu na żądanie”, do konieczności zgłoszenia minimalnie na 24 godziny przed planowanym urlopem. Jak dokładnie będą wyglądać nowe przepisy i czy przewidziane zostaną okresy przejściowe, jeszcze nie wiadomo. Na pewno rekomendowanym jest jednak śledzenie aktualnych zmian i postępu w pracy nad projektem, może bowiem okazać się, że jeszcze w tym roku pracodawców obejmą nowe przepisy.

Wyliczenie wymiaru urlopu

W aktualnym brzmieniu przepisów prawa pracy (stan prawny czerwiec 2018) pracownikom zatrudnionym w ramach umów o pracę należą się z założenia:

• 20 dni - dla pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat;
• 26 dni - dla pracowników zatrudnionych co najmniej 10 lat;

które stanowią prawo pracownika do wypoczynku.

Przy obliczaniu czasu zatrudnienia należy pamiętać, że ustawodawca przewidział szczególną sytuację osób, które poświęciły pewien czas na naukę, a także wziął pod uwagę możliwości zatrudnienia w różnych miejscach. W związku z tym należy pamiętać, że do okresu zatrudnienia (w rozumieniu prawa do urlopu):

1. wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy;
2. wlicza się okresy nauki - z tytułu ukończenia:
   1. szkoły zasadniczej lub równorzędnej - czas nauki, maksymalnie 3 lata;
   2. szkoły średniej zawodowej - czas nauki, maksymalnie 5 lat;
   3. szkoły średniej ogólnokształcącej 4 lata;
   4. szkoły policealnej 6 lat;
   5. szkoły wyższej 8 lat;
      powyższe nie podlegają jednak sumowaniu.

W przypadku jeżeli pracownik pracuje i studiuje jednocześnie ustawodawca stwierdza, że do okresu zatrudnienia należy wliczyć wyłącznie jeden tytuł (zatrudnienia lub nauki). W zależności od tego, który jest korzystniejszy dla pracownika „do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki”.

Przykład praktyczny:

Pani Ewa ukończyła szkołę średnią ogólnokształcącą w klasie humanistycznej (w 2012 roku), a następnie ukończyła studia na Wydziale Dziennikarstwa Uniwersytetu Gdańskiego (magister - zakończenie 2017). Podczas 4 roku studiów rozpoczęła pracę w Dzienniku Nadmorskim, w ramach umowy o pracę na stanowisku asystenta redaktora. Obecnie pracuje już 3 lata (od 2015 roku). Pani Ewa planuje urlop. Ile dni urlopu rocznie jej się należy?

W celu obliczenia ilości dni urlopu należy określić okres zatrudnienia Pani Ewy.

Dane:
- Pani Ewa w ramach umowy o pracę pracuje 3 lata.
- Pani Ewa ukończyła szkołę średnią ogólnokształcącą więc z tego tytułu ma prawo do 4 lat okresu zatrudnienia.  
- Pani Ewa ukończyła szkołę wyższą więc należy uznać, że z tego tytułu ma prawo do 8 lat okresu zatrudnienia.

W tym miejscu zauważyć należy:

1. Nie można sumować okresów pobierania nauki, dlatego okres pobierania nauki w szkole średniej ogólnokształcącej należy pominąć (na rzecz korzystniejszego okresu z tytułu ukończenia szkoły wyższej);

2. Nie można jednocześnie wyliczać okresu zatrudnienia z tytułu pobieranej nauki oraz faktycznego zatrudnienia, jeżeli pracownik jednocześnie pracował i studiował. Pani Ewa  w latach 2015 – 2017 jednocześnie studiowała i pracowała.

W tym wypadku należy więc założyć, że najkorzystniejsze dla Pani Ewy będzie uznanie, że posiada 8 lat zatrudnienia z tytułu ukończenia szkoły wyższej, a następnie doliczenie pozostałego okresu zatrudnienia (nie pokrywającego się z okresem nauki). W tym miejscu w zależności od rodzajów studiów:

a) jednolite studia magisterskie:
Pani Ewa ukończyła jednolite studia magisterskie w 2017 roku. Następnie pracowała 1 rok. Razem posiada więc 8 + 1 lat okresu zatrudnienia = 9 lat. Pani Ewie należy się więc 20 dni urlopu wypoczynkowego.

b) Studia „dzielone” licencjat i magister:

Zgodnie z większością interpretacji prawnych za ukończenie szkoły wyższej można uznać już uzyskany tytuł licencjata. W takim wypadku jeżeli Pani Ewa ukończyła studia licencjackie w 2015 roku, najkorzystniejsze będzie dla niej uznanie, że studiowała do 2015 roku (tytuł do 8 lat okresu zatrudnienia) a następnie pracowała 3 lata. W tym wypadku Pani Ewa posiadając 11 lat zatrudnienia ma nabyła prawo do wyższego wymiaru urlopu czyli 26 dni.

W tym miejscu warto zauważyć, że nabycie prawa do większej ilości dni urlopu może nastąpić w trakcie roku kalendarzowego. Ustawodawca przewidział takie sytuacje. Zgodnie z art. 158 kodeksu pracy jeżeli pracownik wykorzysta swój urlop, a następnie uzyskuje prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje tak zwany urlop uzupełniający.

---

Udzielanie i rozliczanie urlopu

Z zasady pracodawca jest obowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on prawo do urlopu. Z różnych przyczyn zdarza się jednak, że nie jest to możliwe. Ustawodawca określa ostateczny termin udzielenia urlopu wskazując, że należy go udzielić koniecznie najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to tak zwanych urlopów na żądanie.

Z zasady urlopu należy udzielać w dni będące dniami pracy, zgodnie z obowiązującym u danego pracodawcy rozkładem czasu pracy, w rozkładzie i wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika. Tutaj przyjmuje się, że jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. W przypadku osób, których dobowa norma czasu pracy jest niższa niż 8 godzin stosuje się odpowiednio powyższe. Dodatkowo zastrzeżono, że udzielenie pracownikowi urlopu w wymiarze godzinowym (na część dnia) jest dopuszczalne tylko w przypadku, jeżeli niewykorzystana część urlopu, która pozostała jest niższa niż dobowy wymiar czasu pracy. Te różnice nazywane w literaturze prawnej "resztkami" mogą wynikać z procesów obliczeniowych dla wymiaru urlopu.

Przykład praktyczny:

Pan Jan pracuje jako ochroniarz w centrum handlowym. Od poniedziałku do czwartku po 10 godzin. W piątki nie pracuje. Wziął urlop na 2 tygodnie, we wniosku urlopowym wskazując tylko 8 dni : 1 poniedziałek, 2 wtorek,  3 środa, 4 czwartek, 5 poniedziałek, 6 wtorek, 7 środa, 8 czwartek. Czy w pozostałe dni (np. piątki) pracodawca może powołać go do pracy, jako pozostającego poza godzinami pracy, ale nie na urlopie?

W praktyce zdarzały się trudności interpretacyjne w zakresie rozliczenia urlopów oraz ich dni, a pozostawania w okresie należnego wypoczynku. W trakcie urlopu pracownikom należne są określone prawa np. zgodnie z art. 41 kodeksu pracy zakaz wypowiadania umowy o pracę w okresie urlopu, czy art. 167 Kodeksu Pracy określone zasady odwoływania pracowników z urlopu. Zgodnie z aktualnym podejściem doktryny należy uznać, że ze względu na funkcjonalną potrzebę wypoczynku, okres niewykonywania pracy w dniach na które nie został udzielony urlop należy traktować szczególnie i powinny zostać one zakwalifikowane jako urlop. Ten pogląd oparty jest na konieczności zapewnienia między innymi nieprzerwanego urlopu oraz prawa do wypoczynku.

Podsumowanie i plany na przyszłość

W marcu 2018 roku została stworzona specjalna Komisja Kodyfikacyjna Prawa Pracy, która składa się z ekspertów prawniczych oraz przedstawicieli Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zgodnie z opinią Marcina Zielenieckiego, obowiązujący w Polsce Kodeks Pracy jest dość wiekowy i często krytykowany - "Kodeks pracy ma już ponad 40 lat i jest  już dokumentem archaicznym i często krytykowanym”. Z drugiej strony, rzecznik Prawa i Sprawiedliwości Beata Mazurek, 5 kwietnia 2018 roku stwierdziła, że rządząca partia nie pracuje nad żadnymi zmianami w kodeksie pracy, a propozycji Komisji Kodyfikacyjnej nie poprze. W związku z powyższym, pracownicy i pracodawcy z całą pewnością powinni śledzić możliwe aktualizacje w przepisach. Z dużą ostrożnością można przewidywać, że jeszcze 2018 roku jakieś zmiany będą, ale najprawdopodobniej nie będzie to gruntowna reforma prawa pracy, jaką zapowiadano na początku.