Wystawienie faktury na błędnego nabywcę może mieć poważne konsekwencje – i nie da się tego naprawić zwykłą korektą NIP. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w KSeF konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz zupełnie nowej faktury z prawidłowymi danymi. Inaczej dokument trafi do... zupełnie obcej firmy.
- Co z fakturami wystawionymi błędnie na danego nabywcę, który ich nie akceptuje?
- A co się stanie jeżeli wystawca prześle fakturę z błędami rachunkowymi - czyli nie bilansującą się?
- Czy KSeF będzie przyjmował faktury bez elementów nieobowiązkowych (inne niż z ustawy o VAT), ale wynikających ze struktury?
Co z fakturami wystawionymi błędnie na danego nabywcę, który ich nie akceptuje?
Ministerstwo Finansów wyjaśnia: "W przypadku wprowadzenia do systemu faktury na błędnego nabywcę (np. błędny NIP) w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera z tym błędnym NIP nabywcy i odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.
Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (o ile podmiot taki istnieje).
Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w systemie KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny".
A co się stanie jeżeli wystawca prześle fakturę z błędami rachunkowymi - czyli nie bilansującą się?
Ministerstwo Finansów wyjaśnia: "Faktura zostanie przyjęta do KSeF, system nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej".
Szkolenie: KSeF 2.0 – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku
Czy KSeF będzie przyjmował faktury bez elementów nieobowiązkowych (inne niż z ustawy o VAT), ale wynikających ze struktury?
Ministerstwo Finansów wyjaśnia: "Przesyłana faktura musi być zgodna z obowiązującą w chwili wystawienia strukturą logiczną e-Faktury. W przypadku, gdy faktura będzie zawierała błędy np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte mimo, że dotyczą elementów których nie wymaga ustawa o VAT. W tego typu sytuacjach fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji.
Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury".