Co będzie kosztem przy najmie?

Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 29 stycznia 2016 r. (sygn. ITPB4/4511-512/15-5/MP), w której wykazał, co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przy najmie.

We wniosku o interpretację podatnik (Wnioskodawca) wyjaśnił, że jest właścicielem, wraz z małżonką, kilku nabytych lokali mieszkalnych i z dniem 1 stycznia 2016 r. ma zamiar prowadzić działalność gospodarczą w przedmiocie ich najmu. Tym samym wniesie wskazane lokale oświadczeniem do tej działalności i ujmie je w rejestrze środków trwałych.


Mieszkania zostaną przypisane do środków trwałych, do grupy 1, podgrupy 12, rodzaj 122 z roczną stawką amortyzacji 1,5%. Amortyzacja będzie ujmowana w księdze co miesiąc w wysokości 1/12 części kwoty rocznej amortyzacji.


Wnioskodawca na wyposażenie mieszkań jeszcze nic nie nabył, ale zamierza je wyposażyć w podstawowe meble i sprzęt niezbędny do przedstawienia lokalu do wynajmu, a więc zakupi meble pokojowe i kuchenne oraz lodówkę, pralkę, sprzęt RTV i kuchenkę. 

Obowiązek ewidencji za pomocą kasy rejestrującej zwrotu za media przy najmie


Umowa najmu zostanie zawarta pomiędzy firmą Wnioskodawcy, a wyszukanym najemcą. Umowa ta będzie składać się z dwóch rodzajów płatności: jedna, to kwota stała najmu według umowy, druga, to pokrycie wszelkich kosztów, które będą związane z użytkowaniem, a więc opłaty za czynsz, zużycie prądu, wody, wywóz śmieci. Przy czym opłaty za czynsz są opłatami stałymi ustalonymi przez wspólnoty mieszkaniowe, natomiast koszty za prąd, wodę, wywóz śmieci, będą generowane przez najemcę i on będzie kreował ich wysokość i również będzie musiał je pokryć.


Najemca pokryje cały koszt utrzymania mieszkania, jak również będzie musiał zapłacić wynajmującemu dodatkową sumę za wynajem. W przypadku braku najemcy kosztem dla Wnioskodawcy będą również opłaty np. za prąd. Faktura taka zawiera bowiem nie tylko zużycie kwh według licznika, ale są w niej również zawarte opłaty stałe, za dystrybucję, opłaty abonamentowe i chociaż zużycie jest zerowe, to opłaty te są wymagane i są należne. Również dotyczy to opłat na fundusz remontowy. Ponadto wszelkie opłaty za ogłoszenia o wynajmie.

Na podstawie art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zarówno amortyzacja w wysokości przedstawionej powyżej, jak i zakup sprzętu oraz wyposażenia mieszkania będą kosztem podatkowym. Aby przedstawić mieszkanie do wynajmu musi ono spełniać pewne standardy. Osoba wprowadzająca się do cudzego mieszkania nie jest zainteresowana zakupem wyposażenia, które będzie musiała ze sobą zabrać w przypadku jego opuszczania. Ponadto mieszkanie przygotowane do natychmiastowego zamieszkania szybciej znajduje najemców. Nie bez znaczenia jest również to, że normą stało się już wyposażanie takich lokali.

Jeśli wymogi najmu będą wyraźnie określone co do zawartości lokalu, a okres najmu będzie gwarantował pewną stabilizację w przychodach, to koszty poniesione na wyposażenie będą kosztami określonymi w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako zabezpieczające źródło przychodu.

Podstawa opodatkowania dla usługi najmu lokalu

Kosztem będą również wszelkie koszty poniesione na utrzymanie lokalu w gotowości do najmu, w przypadku gdy nie będzie posiadało najemcy. Koszty te również będą kosztami uzyskania przychodu, bo one również będą zabezpieczały źródło przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego organ podatkowy uznał powyższe stanowisko podatnika za prawidłowe.

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy wyjaśnił, że zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych jednym ze źródeł przychodów jest najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą.

Z kolei w myśl art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych źródłem przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Pojęcie działalności gospodarczej zostało zdefiniowane w art. 5a pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem, za działalność gospodarczą albo pozarolniczą działalność gospodarczą uważa się działalność zarobkową: wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową, polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż, polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych - prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w najmie

Na tle przedstawionych regulacji prawnych stwierdzić należy, że najem może stanowić zarówno odrębne od działalności gospodarczej źródło przychodu (art. 10 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy), może także istnieć najem, który prowadzony jest w ramach działalności gospodarczej (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).


W przypadku opodatkowania dochodów z najmu według skali podatkowej, podatnik ma prawo obniżania osiągniętego przychodu o koszty jego uzyskania.


W myśl ogólnej zasady wyrażonej w art. 22 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów uzależniona została od istnienia związku przyczynowego, tzn. poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu, bądź funkcjonowanie tego źródła przychodu.  Kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami pod warunkiem, że podatnik wykaże, iż zostały one w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie zostały wymienione w art. 23 ustawy zawierającym katalog wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Odnosząc się do wydatków poniesionych przez Wnioskodawcę w przypadku braku najemcy tj. np. opłat za prąd, opłat na fundusz remontowy oraz innych opłat, których nie pokrywa najemca (kosztów poniesionych na utrzymanie lokalu w gotowości do najmu) należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w ramach wynajmu lokalu decyduje podatnik, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów oraz okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Duże znaczenie dla ustalenia wysokości kosztów najmu ma treść zawartej umowy. Powinno z niej wynikać, jakie wydatki związane z wynajmowaną rzeczą ponosi właściciel, a jakie najemca. 

Kosztami uzyskania przychodów będą więc ww. udokumentowane kwoty ponoszone przez wynajmującego na utrzymanie mieszkania i należy je zakwalifikować w ciężar kosztów uzyskania przychodu w momencie ich zapłaty. Jednakże wydatki te muszą być faktycznie poniesione przez wynajmującego, a nie przez najemcę.

Pojawia się kolejne pytanie związane ze składnikami majątku, które można zaliczyć do środków trwałych. Czy amortyzacja będzie kosztem podatkowym?

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w ww. ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych wydatki na nabycie, wytworzenie i ulepszenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nie są jednorazowo zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Z treści art. 23 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy wynika bowiem, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na: nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów, nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie innych niż wymienione w lit. a środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w tym również wchodzących w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanych części, ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 22g ust. 17 powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.

Wydatki te, zaktualizowane zgodnie z odrębnymi przepisami, pomniejszone o sumę odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 22h ust. 1 pkt 1, są kosztem uzyskania przychodów przy określaniu dochodu z odpłatnego zbycia rzeczy określonych w art. 10 ust. 1 pkt 8 lit. d, oraz gdy odpłatne zbycie rzeczy i praw jest przedmiotem działalności gospodarczej, a także w przypadku odpłatnego zbycia składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, bez względu na czas ich poniesienia.

Zwolnienie z PIT dochodów z wynajmu pokoi gościnnych

Jak stanowi art. 22 ust. 8 wyżej powołanej ustawy, kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z art. 22a-22o, z uwzględnieniem art. 23.


Definicja środków trwałych dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych określona została w art. 22a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przez wskazanie składników majątku, które przy spełnieniu określonych w tym przepisie warunków uznać można za środki trwałe, które podlegają amortyzacji oraz w art. 22c ww. ustawy, w którym wymieniono również składniki majątku uznawane m.in. za środki trwałe, niepodlegające amortyzacji. 


Z treści przepisu art. 22a ust. 1 pkt 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania: budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia i środki transportu, inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

W myśl art. 22c pkt 1 i 2 ww. ustawy, amortyzacji nie podlegają: grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów, budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, jeżeli podatnik nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu.


Z przytoczonych przepisów wynika, że środkami trwałymi podlegającymi amortyzacji są m.in. nabyte lokale, o ile spełniają następujące warunki:

- stanowią własność lub współwłasność podatnika

- są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,

- przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok

- są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, bądź też najmem.

Budynki (lokale) mieszkalne podlegają amortyzacji, o ile podatnik podejmie decyzję o ich amortyzowaniu. 


Jak stanowi art. 22d ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, składniki majątku, o których mowa w art. 22a-22c, z wyłączeniem składników wymienionych w ust. 1, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 22n, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego, o którym mowa w art. 22h ust. 1 pkt 4 tej ustawy.


W myśl art. 22h ust. 1 pkt 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, z zastrzeżeniem art. 22k, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji (wykazu), z zastrzeżeniem art. 22e, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór; suma odpisów amortyzacyjnych obejmuje również odpisy, których, zgodnie z art. 23 ust. 1, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.


W świetle powyższego, dopiero w momencie, gdy nieruchomość (lokal mieszkalny) przekazana zostanie do użytkowania jako kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania składnik majątkowy, może zostać wprowadzona do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych z tym, że zapis w ewidencji powinien być dokonany najpóźniej w miesiącu przekazania środka trwałego do używania. Późniejsze wprowadzenie stanowi ujawnienie środka trwałego i umożliwia zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych.

Jaka jest stawka ryczałtu dla usług wynajmu pracowników

Zgodnie z art. 22h ust. 2 ww. ustawy, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 22l i 22ł, dokonują wyboru jednej z metod amortyzacji określonej w art. 22i-22k dla poszczególnych środków trwałych przed rozpoczęciem ich amortyzacji; wybraną metodę stosuje się do pełnego zamortyzowania danego środka trwałego.


W myśl art. 22i ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, z zastrzeżeniem art. 22j-22ł, dokonuje się przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie stawek amortyzacyjnych i zasad, o których mowa w art. 22h ust. 1 pkt 1. Zgodnie z załącznikiem Nr 1 stanowiącym Wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych, stawka amortyzacyjna dla lokali mieszkalnych wynosi 1,5%.


W odniesieniu do kosztów zakupu wyposażenia wynajmowanych mieszkań, tj. mebli pokojowych i kuchennych oraz lodówki, pralki, sprzętu RTV i kuchenki, wskazać należy, że stosownie do art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są to środki trwałe o ile stanowią własność lub współwłasność wynajmującego oraz są kompletne i zdatne do użytku w dniu oddania do używania najemcy, a przewidywany okres ich używania będzie przekraczał rok.

Z treści art. 22d ust. 1 ww. ustawy wynika, iż podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 3.500 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania albo w miesiącu następnym.

Zatem wydatki poniesione za zakup wyposażenia wynajmowanego lokalu mieszkalnego Wnioskodawca może zakwalifikować w ciężar kosztów uzyskania przychodów według zasad przewidzianych dla środków trwałych, w zależności od ich wartości początkowej, tj. gdy wartość danego środka trwałego jest równa lub niższa niż 3.500 wówczas może wliczyć ją w ciężar kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio w miesiącu oddania do użytkowania lub w miesiącu następnym, zaś w przeciwnym wypadku - pośrednio przez odpisy amortyzacyjne.

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że aby wydatki poniesione przez Wnioskodawcę w związku z wynajmowaniem lokali mieszkalnych mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej muszą spełniać przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki te muszą również zostać należycie udokumentowane.

Reasumując: jeżeli w istocie wskazane we wniosku wydatki dotyczące wynajmu zostały(ną) poniesione na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej i spełniają wszystkie przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a Wnioskodawca będzie posiadał dokumenty potwierdzające te okoliczności, to będzie mógł zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.