Aby móc skorzystać z takiej możliwości należy złożyć wniosek o dotację. Ważnym elementem tego rodzaju dofinansowania jest fakt, że dotacja na rozpoczęcie działalności gospodarczej jest bezzwrotna. Dotację można otrzymać w miarę krótkim czasie (około kilku tygodni) i jest ona wypłacana z góry. Oznacza to, że nie trzeba ponosić wydatków na rozpoczęcie własnego biznesu z własnych środków.
By móc ubiegać się o dofinansowanie z Urzędu Pracy należy spełnić łącznie wszystkie poniższe warunki:
- trzeba posiadać status osoby bezrobotnej lub statusu Absolwenta Centrum Integracji Społecznej lub Absolwenta Klubu Integracji Społecznej;
- osoba bezrobotna nie może być studentem studiów dziennych. Może natomiast studiować zaocznie;
- w okresie minimum 12 miesięcy przed złożeniem wniosku (okres ten zależy od UP, w którym składa się wniosek) nie można było prowadzić żadnej działalności gospodarczej;
- w okresie 12 miesięcy przed złożeniem wniosku bez uzasadnienia nie odmówiło się przyjęcia propozycji zatrudnienia, przygotowania zawodowego lub stażu;
- w okresie 2 lat liczonych od dnia złożenia wniosku, nie można mieć na swoim koncie przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu;
- nie otrzymało się już wcześniej bezzwrotnych środków publicznych na podjęcie działalności ani nie złożyło się w tym samym czasie wniosku o dotację w innym urzędzie pracy.
W celu złożenia wniosku w Urzędzie Pracy należy wcześniej zarejestrować się jako bezrobotny. W zależności od Urzędu Pracy obowiązuje czas karencji na złożenie wniosku o dofinansowanie. Może to być miesiąc lub 3 miesiące od dnia rejestracji. Dlatego dobrze jest dowiedzieć się wcześniej jakie są warunki na złożenie wniosku o dotację w danym urzędzie by móc ewentualnie odpowiednio się przygotować na rozpoczęcie działalności.
Polecamy: Najnowsze zmiany w VAT. Sprawdź!
Polecamy: Praktyczny przewodnik po zmianach w VAT. Sprawdź!
Sama procedura jest dość prosta. Czasami już w okresie kilku tygodni od dnia złożenia wniosku można uzyskać decyzję o przyznaniu dotacji. W niektórych przypadkach okres ten może się wydłużyć – wszystko zależy od ilości złożonych wniosków w danym Urzędzie. Wnioski badane są pod względem formalnym i merytorycznym. Bada się również kwalifikacje zawodowe wnioskodawcy, jego doświadczenie zawodowe ocenia się rodzaj zaplanowanej działalności gospodarczej.
Wyżej wymienione warunki nie są pełną, zamkniętą listą dlatego istotne jest zapoznanie się z regulaminem dotyczącym przyznawania dotacji udostępnianym w wybranym urzędzie.
Drugim z koniecznych elementów jest przedstawienie odpowiednich dokumentów. Wymaganymi mogą być: biznesplan, certyfikaty, dokumenty potwierdzające uprawnienia zawodowe, referencje i wszelkie inne dokumenty, które mogą wpłynąć na pozytywne rozpatrzenie naszego wniosku. W wielu przypadkach sam biznesplan jako osobny dokument może nie być konieczny gdyż wiele wniosków zawiera w swojej budowie uproszczony biznesplan.
Gdy decyzja o przyznaniu dotacji jest pozytywna - podpisuje się umowę z danym urzędem pracy. Do podpisania umowy mogą być konieczni poręczyciele w sytuacji gdyby był konieczny zwrot dotacji do Urzędu Pracy.
Gdy mamy już podpisaną umowę to otrzymamy środki pieniężne na wskazany rachunek bankowy. Kwota otrzymanych środków jest różna w zależności od Urzędu Pracy. Natomiast wstępnie można przyjąć, że wynosi ona mniej więcej sześciokrotność przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Konkretną informację na temat wysokości kwoty dotacji można uzyskać w konkretnym urzędzie.
Należy mieć na uwadze, że wydatkowanie środków z dotacji może podlegać kontroli z Urzędu Pracy dlatego ważne jest aby wykorzystać je zgodnie ze złożonym wnioskiem i w terminie wskazanym w umowie. Jeśli środki zostaną wydane niezgodnie z warunkami umowy wtedy urząd poprosi nas o zwrot dotacji nawet w całości.
Ważnym warunkiem determinującym brak konieczności zwrotu dotacji jest fakt prowadzenia działalności gospodarczej przez okres minimum 12 miesięcy. W sytuacji gdy termin ten nie zostanie dotrzymany również wtedy urząd zażąda od nas zwrotu środków.
Trzeba pamiętać, iż zwrot środków następuje wraz z odsetkami w ciągu 30 dni od dnia doręczenia wezwania do ich zwrotu.
Dotacja z urzędu pracy w kosztach uzyskania przychodów
Zanim rozpatrzymy czy wydatki pokryte z dotacji będą lub nie będą kosztami uzyskania przychodu należy wspomnieć, że zgodnie z artykułem art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o PIT środki z takiej dotacji są zwolnione z podatku PIT.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 56 ustawy o PIT nie są podatkowym kosztem wydatki pokryte z różnego rodzaju dofinansowań. Artykuł ten nie wymienia jednak dotacji dla bezrobotnego na podjęcie działalności gospodarczej, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o PIT. Oznacza to, że niektóre wydatki sfinansowane w ten sposób mogą być kosztem.
Zgodnie z podstawową definicją, zawartą w ustawie o PIT, za koszty uzyskania przychodów (KUP) należy uznać wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu albo w celu utrzymania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Jednocześnie wydatek taki nie może być wymieniony w art. 23 ustawy PIT. W artykule 23 ustawy jest katalog kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (NKUP) czyli takich, które nie wpłyną na pomniejszenie kwoty płaconego podatku dochodowego.
Środki pozyskane z dotacji z Urzędu Pracy można wydać na majątek trwały – czyli środki trwałe i wartości niematerialne i prawne, które posłużą nam do wykonywania naszej działalności oraz na wyposażenie np. biura lub na materiały i towary lub usługi, które będą związane z naszą działalnością.
Polecamy: PIT 2019. Komentarz
Należy wziąć pod uwagę, że wydatki na majątek trwały, sfinansowany z dotacji, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Zasada ta wynika z art. 23 ust. 1 pkt. 45 ustawy, w którym zapisano, iż odpisów amortyzacyjnych środków trwałych albo wartości niematerialnych pokrytych z dotacji, nie należy uznawać za koszty firmowe. To natomiast oznacza, że odpisy amortyzacyjne nie powinny być w tym przypadku ujmowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Może natomiast wystąpić sytuacja, w której zakup środka trwałego został pokryty częściowo ze środków z dotacji, a częściowo ze środków własnych. W takie sytuacji jako koszt uzyskania przychodu będzie można uznać tą część amortyzacji, która będzie wynikała z wartości początkowej środka trwałego pokrytego z własnych środków.
Zatem osoba otwierająca działalność gospodarczą, która zakupy finansuje dotacją z urzędu pracy, powinna rozważyć jak zakwalifikować firmowy majątek. Jeśli wartość danej rzeczy nie przekracza 10.000,00 złotych (limit konieczności ujęcia zakupów w rejestrze środków trwałych), to nie musi ona zaliczać jej do środków. Wtedy wydatek sfinansowany z dotacji stanie się kosztem uzyskania przychodów od razu. Jeśli jednak chce uznać taki sprzęt za środek trwały, to nie zaliczy odpisów amortyzacyjnych z tego rodzaju sprzętu do kosztów podatkowych. Jak więc widać, odpowiednia kwalifikacja majątku decyduje o zasadach jego rozliczenia. Niestety oznacza to jednocześnie, że aby móc skorzystać z możliwości ujmowania odpisów amortyzacyjnych jako koszty uzyskania przychodu, zakupy środków trwałych powinny być sfinansowane ze środków własnych.
Dotacja z urzędu pracy w zakresie podatku VAT
Osoby zakładające swoją działalność gospodarczą mogą podjąć decyzję czy chcą być tzw. czynnymi podatnikami podatku VAT. Oznacza to nic innego jak fakt rozliczania tego podatku w swojej działalności. Jest to dość istotny element podejmowania decyzji z uwagi na fakt, że wszelkiego rodzaju usługi i towary są w zdecydowanej większości przypadków opodatkowane VAT-em.
Kwestię rozliczania podatku VAT reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 kwietnia 2012 roku w sprawie dokonywania z Funduszu Pracy refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego oraz przyznawania środków na podjęcie działalności gospodarczej. Zgodnie z par. 8 ust. 2 pkt. 5 tego rozporządzenia, osoba prowadząca działalność zobowiązana jest do zwrotu odliczonego lub zwróconego podatku VAT, dotyczącego zakupionych w ramach przyznanego dofinansowania wydatków. Oznacza to nic innego jak fakt zwrotu do urzędu pracy wartości podatku VAT od dokonanych zakupów pod warunkiem, że dotacja pokrywała również wartość tego podatku. Istnieje jednak alternatywa dla tego typu operacji. Osoba zakładająca działalność gospodarczą może złożyć w urzędzie pracy oświadczenie, iż rezygnuje z prawa do odliczenia podatku. Wtedy zwrot podatku VAT do urzędu nie będzie konieczny. Niestety drugą stroną tego medalu będzie brak możliwości pomniejszenia poniesionego wydatku o kwotę tego podatku VAT.
Dodatkowym obciążeniem jest również fakt, iż do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć będzie można tylko kwotę netto wydatku. Przepisy podatkowe są w tym przypadku bezwzględne i mówią, że podatek VAT może stanowić koszt tylko wtedy, gdy podatnik nie posiadał prawa do jego odliczenia. Istotnym jest sformułowanie „nie posiadał prawa” co nie jest jednoznaczne z dobrowolnym zrzeczeniem się tego prawa. Tak więc jeżeli z takiego prawa zrezygnowaliśmy, podatek VAT nie może stać się kosztem dla naszej firmy.
Jak widać złożenie wniosku i spełnienie odpowiednich wymagań stawianych przez urzędy pracy nie jest zbyt skomplikowane. Trudne natomiast może się okazać odpowiednie wydatkowanie tych środków oraz podjęcie decyzji co do rejestracji jako czynny podatnik VAT. Ważne jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji, odpowiednie kwalifikowanie wydatków o czym nie każdy początkujący przedsiębiorca musi wiedzieć.
Wiesław Dzikowski, księgowy
Biuro Rachunkowe BR Progres sp. z o.o.