Zakładamy własną firmę – obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego

Praca na etacie kojarzy się zwykle z poczuciem bezpieczeństwa i stabilności, a także złudnym brakiem odpowiedzialności. Co więcej daje nam możliwość tłumaczenia się przed samym sobą, że pewne kwestie pozostają poza naszym zasięgiem, że sami o czymś nie decydujemy (często obwiniamy szefa, gospodarkę, kolegów z pracy za taki a nie inny stan rzeczy)

Natomiast własny  biznes takich gwarancji nie daje. Ale czy rzeczywiście tak jest? Każdy z nas czy to na etacie, czy „na swoim” tak samo odpowiada za siebie, swoją pracę i tak samo obsługuje grono klientów (pracując na etacie głównym naszym klientem jest szef). Własna działalność daje jednak większą swobodę, możliwości wyższych zarobków, oraz decydowania o sobie i swojej pracy. Pracodawcy często też decydują się na współpracę właśnie z osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą (czyli tak zwane samozatrudnienie) z uwagi na łatwiejszą formę zawarcia i zakończenia współpracy, mniejszą liczbę formalności i dokumentacji, a co najważniejsze – niższe koszty dla każdej ze stron.

Polecamy: INFORLEX Biznes

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Sama kwestia założenia i prowadzenia (tzw. jednoosobowej) działalności gospodarczej co do zasady jest bardzo prosta. Pomijając kwestię zezwoleń, licencji i koncesji, jakich wymagają niektóre rodzaje działalności (np. handel wyrobami alkoholowymi wymaga posiadania koncesji), całość polega na  zarejestrowaniu firmy i dopełnieniu kilku obowiązków wobec urzędów.

Na dzień dzisiejszy działalność zakładamy w ciągu jednego dnia, dokonując tego w Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), elektronicznie lub w punkcie stacjonarnym (tj. w dowolnym urzędzie gminy lub miasta, a w Warszawie w urzędzie dzielnicy) . Założenie wiąże się z jedną wizytą w takim punkcie.  Polega na wypełnieniu wniosku o założenie działalności, w którym trzeba podać oprócz danych podstawowych (imię, nazwisko, data urodzenia, adres itp.) dodatkowo czym się będziemy zajmować, jak firma będzie się nazywać, adres prowadzenia działalności, formę opodatkowania i ewentualnie numer rachunku bankowego.

W kwestii numeru rachunku bankowego warto zastanowić się nad założeniem osobnego rachunku  dla potrzeb prowadzonej działalności. Zmiana przepisów, która ma obowiązywać od września 2019, niejako „wymusi” zakładanie i zgłaszanie rachunków firmowych do danych CEIDG.

Ubezpieczenia społeczne

Po złożeniu wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców należy się zgłosić do ubezpieczenia społecznego w ZUS (można to zrobić od razu przy rejestracji w punkcie, lub też dokonać rejestracji w oddziale ZUS w terminie do 7 dni od daty rozpoczęcia działalności). Zgłoszenie polega na złożeniu druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Co do zasady takiemu ubezpieczeniu podlega każda osoba prowadząca działalność, a więc jest to czynność obowiązkowa. System ubezpieczeń ma nam zapewnić dostęp do opieki medycznej, a także do świadczeń z ubezpieczeń emerytalnego, rentowego czy chorobowego.

Składki ZUS opłacamy co miesiąc, dla osób które nie zatrudniają pracowników termin na opłacenie składki upływa 10 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni (czyli składki za maj opłacamy do 10 czerwca). Podmioty zatrudniające pracowników, składki ZUS opłacają do 15 dnia następnego miesiąca.

Druk ZUS ZUA służy do zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego osób, które korzystają z preferencyjnego opłacania składek ZUS lub opłacających składki na zasadach ogólnych.

Druk ZUS ZZA z kolei składają przedsiębiorcy zgłaszający się do ulgi na start, lub posiadający inny tytuł ubezpieczenia (np. umowa o pracę) i z racji prowadzonej działalności będą opłacać tylko składkę zdrowotną.

Przy zakładaniu pierwszej działalności mamy do wyboru następujące opcje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych:

- ulga na start – możliwa do zastosowania przez 6 pierwszych miesięcy prowadzenia działalności, polega na opłacaniu tylko składki zdrowotnej (w 2019 roku jest to kwota 342,32 zł)

- preferencyjne składki ZUS (po upływie 6 miesięcy lub od daty zgłoszenia) – możliwa do zastosowania przez kolejne 24 miesiące, polega na opłacaniu składek od obniżonej podstawy (w 2019 roku jest to kwota 555,89 zł z ubezpieczeniem chorobowym, lub 539,35 zł bez chorobowego)

- ZUS na zasadach ogólnych – czyli opłacany od pełnej podstawy, na 2019 wynosi 1316,97 zł z ubezpieczeniem chorobowym.

Należy zaznaczyć, iż składki na ubezpieczenia społeczne podlegają odliczeniu od dochodu, a składka na ubezpieczenie zdrowotne pomniejsza kwotę podatku do zapłaty (odliczeniu podlega składka zdrowotna w wysokości  7,75 % czyli 294,78 zł w 2019 roku). Oznacza to, że ponosimy faktyczny wydatek na ubezpieczenia, ale jednocześnie wpływa on na wysokość podatku dochodowego, czyli automatycznie zapłacimy go mniej.

Opodatkowanie podatkiem dochodowym

Inna ważną kwestią związaną z prowadzeniem własnej firmy jest wybranie formy opodatkowania. Przedsiębiorcy – występujący przed fiskusem jako „podatnicy” mają do wyboru kilka form opodatkowania swoich dochodów podatkiem dochodowym. Należą do nich:

• zasady ogólne – czyli skala podatkowa, podatek wynosi 18 % lub 32 %,  stawka 32% obowiązuje po przekroczeniu kwoty dochodu powyżej  85 528 zł,
• podatek liniowy – stawka podatku 19% bez względu na wysokość dochodu,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – forma bardzo uproszczona, w zależności od rodzaju wykonywanej działalności stawki ryczałtu wynoszą  od 2 do 20% kwoty przychodu, inaczej niż w dwóch poprzednich gdzie podatek liczymy od dochodu (czyli przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodu), oznacza to że przy tej formie opodatkowania nie uwzględniamy ponoszonych kosztów,
• karta podatkowa – tutaj podatek określony jest kwotowo na dany rok podatkowy przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego w zależności od rodzaju i zakresu prowadzonej działalności gospodarczej, liczby mieszkańców w miejscowości w której jest prowadzona działalność oraz liczby zatrudnionych pracowników. W tym wariancie podatek jest nie zależny od osiąganych dochodów

Wyboru formy opodatkowania dokonujemy zaznaczając odpowiednia pozycję we wniosku o wpis do CEIDG. Należy jednak pamiętać, że raz wybrana forma nie jest ostateczna. Oczywiście mamy możliwość zmiany, jednak co do zasady począwszy od nowego roku podatkowego. W takiej sytuacji zmiany dokonujemy przez zawiadomienie właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Zaliczkę na podatek dochodowy wpłacamy do 20 następnego miesiąca (bądź kwartału przy rozliczeniu kwartalnym) za miesiąc (kwartał) poprzedni. Czyli zaliczka za miesiąc maj płatna jest do 20 czerwca. Jedynie w przypadku karty podatkowej termin na opłacenie podatku to 7 dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Co miesiąc opłacamy zaliczki na podatek PIT, natomiast rozliczamy go w stosunku rocznym. Zeznania roczne składane są:

• w przypadku zasad ogólnych (PIT-36) lub podatku liniowego (PIT-36L) do 30 kwietnia roku następnego za rok poprzedni, czyli do 30 kwietnia 2020 za rok 2019
• w przypadku ryczałtu (PIT-28) do 31 stycznia roku następnego za rok poprzedni, czyli do 31 stycznia 2020 za rok 2019
• dla karty podatkowej – rozliczenia nie składamy, składamy  natomiast formularz PIT16-A, przed rozpoczęciem działalności, a w przypadku podatników prowadzących już działalność gospodarczą, nie później niż do 20 stycznia roku, należy złożyć formularz PIT-16.

Podatek VAT

Jeżeli nie planujemy wykonywania czynności jako podatnicy VAT, na tym kończymy wszystkie formalności związane z zakładaniem firmy.

Jeżeli jednak planujemy zostać czynnymi podatnikami (lub przepisy szczególne np. rodzaj wykonywanej przez nas działalności nas do tego obliguje) zgłoszenia  dokonujemy przez  złożenie w Urzędzie Skarbowym druku VAT-R.

Zwolnieniem z podatku VAT są objęte firmy, których przychody z prowadzonej działalności nie przekroczą w danym roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Po przekroczeniu tej kwoty, obowiązkowo należy zarejestrować się jako podatnik VAT i dokonywać rozliczenia tego podatku.

Również jeśli planujemy wykonywanie czynności poza granicami naszego kraju (np. będziemy dokonywać nabyć w innym kraju Unii Europejskiej) wymagane jest złożenie wniosku do zarejestrowanie nas jako podatnika VAT-UE. Rejestracji takiej dokonujemy również na formularzu VAT-R.

Podatnicy rozliczający się z podatku VAT, składają co miesiąc do 25 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni , czyli do 25 czerwca za maj, deklaracje VAT-7, oraz wysyłają tzw plik JPK. VAT-7 oraz JPK przesyłamy drogą elektroniczną. Termin na wpłacenie podatku VAT to również 25 dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.