Czy zawsze faktura „na firmę” jest dobrym rozwiązaniem?

• Konsument czy przedsiębiorca – jaka jest między nimi różnica?
• Kiedy mają miejsce zakupy firmowe, a kiedy prywatne?
• Jakie są kluczowe różnice pomiędzy konsumentem a przedsiębiorcą?
• Odstąpienie od umowy bez podawania przyczyny
• Uznanie reklamacji i gwarancji
• Rękojmia
• Niedozwolone klauzule umowne
• Jak korzystnie kupować?
• Zakupy prywatne w kosztach firmowych – jakie są ich konsekwencje?

Konsument czy przedsiębiorca – jaka jest między nimi różnica?

Zastanawiając się nad istotą zakupów prywatnych i firmowych, warto wyjaśnić, kim jest konsument, a kim przedsiębiorca w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego (kc).

Zwyczajowa definicja konsumenta została wskazana w art. 22¹ kc, w myśl którego „za konsumenta uważa się osobę fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową”. Konsumentem jest zatem każda osoba fizyczna dokonująca prywatnych zakupów w jednostkach handlu detalicznego, niebędąca przedsiębiorcą.

Należy zauważyć, iż w polskich przepisach konsument nie jest stawiany na równi z przedsiębiorcą. Konsument jako osoba fizyczna niemająca na codzień związku z obrotem transakcyjnym, została łagodniej potraktowana przez przepisy i uprzywilejowana. Takie działanie ma na celu ochronę jego interesów, szczególnie w transakcjach handlowych z przedsiębiorcami posiadającymi większą świadomość i wiedzę w tym zakresie. Konsument może więc liczyć na korzystniejsze warunki gwarancji, krótszy czas rozpatrywania reklamacji oraz zwiększone prawdopodobieństwo jej uznania czy rekompensaty z tytułu rękojmi. Respektowanie praw konsumentów oraz ich ochrona jest ściśle regulowana przez kc, oraz ustawę o prawach konsumenta.

W odniesieniu do przedsiębiorcy dokonującego zakupów firmowych, przepisy nie są już tak korzystne. Zgodnie z art. 43¹ kc „przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 33¹§1, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową”. Nabywca występujący w danej transakcji gospodarczej jako przedsiębiorca, pozbawiony jest przywilejów znanych konsumentom. Jeśli stronami transakcji handlowej są przedsiębiorcy, kwestie ewentualnych zwrotów lub warunki odstąpienia od umowy wskazane są bezpośrednio w regulaminie sklepu, lub umowie wiążącej strony. Tym samym przedsiębiorca dochodzący swoich praw nie może powołać się na ustawę o prawach konsumenta, gdyż ustawa ta chroni jedynie interesy konsumentów, czyli osób prywatnych, a nie przedsiębiorców. Jeśli zatem w umowie czy regulaminie sprzedawca zawrze informacje o nieuwzględnianiu zwrotów i reklamacji, przedsiębiorca chcący zrezygnować z zakupu, nie będzie miał takiej możliwości.

Kiedy mają miejsce zakupy firmowe, a kiedy prywatne?

Co do zasady rodzaj transakcji handlowej jest definiowany przez strony w niej uczestniczące. O tym, czy zakup dokonany jest w roli konsumenta, czy przedsiębiorcy, decyduje nabywca w momencie zakupów. Jeśli podczas dokonywania zakupów, nabywca będący konsumentem, poda swoje dane prywatne do faktury lub otrzyma paragon, wówczas w świetle obowiązujących przepisów będzie traktowany jako konsument. Natomiast w przypadku dokonywania zakupów jako przedsiębiorca, należy podać dane firmowe wraz z firmowym NIP na potrzeby transakcji i zidentyfikowania jej stron. Wówczas nabywca występuje w danej transakcji jako przedsiębiorca, co równoznaczne jest z firmowym charakterem wydatku.

W praktyce jednak dopuszczalne jest dokumentowanie wydatków firmowych nie tylko fakturą. Takie sytuacje mają miejsce szczególnie w przypadku zakupu paliwa lub olei silnikowych poza granicami kraju, krajowych i zagranicznych przejazdów płatną autostradą oraz zakupy środków BHP, czyli wtedy, kiedy przedsiębiorca nie ma możliwości otrzymania faktury zakupu. Wówczas podstawą ujęcia wydatku w kosztach jest paragon. Ponadto przepisy dopuszczają możliwość ujęcia w kosztach firmowych także opłat pocztowych i ewidencyjnych na podstawie potwierdzeń zapłaty, oczywiście tylko wtedy, gdy mają związek z działalnością. Z uwagi na fakt, iż same potwierdzenia nie stanowią dowodów księgowych, celem ich ujęcia konieczne jest najpierw sporządzenie dowodu wewnętrznego.

Jakie są kluczowe różnice pomiędzy konsumentem a przedsiębiorcą?

Różnice pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem w momencie dokonywania transakcji są niewielkie i ograniczają się głównie do innej formy dokumentowania zakupu przez sprzedawcę. Co do zasady bowiem sprzedaż na rzecz osób fizycznych występujących w charakterze konsumenta, ewidencjonowana jest najczęściej za pomocą paragonów fiskalnych (także faktury, jeśli nabywca wystąpi do sprzedawcy z prośbą o jej wystawienie). Z kolei dokumentem zakupu w przypadku przedsiębiorcy jest zawsze faktura. Na fakturze wystawionej na rzecz konsumenta znajdą się dane go identyfikujące (dane wrażliwe), takie jak np. imię, nazwisko oraz adres.

Natomiast faktura wystawiana przedsiębiorcy zawiera dane jego firmy: nazwę, adres i NIP, za pomocą którego przedsiębiorca-podatnik jest identyfikowany dla celów podatkowych.

Istotne różnice pomiędzy konsumentem a przedsiębiorcą uwidaczniają się dopiero w momencie ewentualnego zwrotu towaru. Co do zasady nabywca występujący w roli konsumenta, dokonujący zwrotu zakupionego towaru, może odstąpić od umowy zawartej na odległość bez podawania przyczyny w terminie 14 dni od dnia zawarcia transakcji. Ponadto zgodnie z ustawą o prawach konsumenta może liczyć na korzystniejsze warunki gwarancji i zwrot z tytułu rękojmi oraz brak konieczności udowadniania swojej winy za wady towaru w przypadku reklamacji przed upływem roku. Dodatkowo konsument zobowiązany umową, której postanowienia rażąco godzą w jego interesy, zgodnie z niedozwolonymi klauzulami umownymi, ma możliwość jej zerwania bez żadnych konsekwencji.

Przedsiębiorca natomiast nie podlega ochronie wynikającej z ustawy o prawach konsumenta, co oznacza, że z zasady nie ma możliwości odstąpienia od umowy oraz w przypadku stwierdzenia wady towaru musi udowodnić brak swojej winy. Akceptacja regulaminu lub umowy przez przedsiębiorcę jest jednoznaczna z wyrażeniem przez niego zgody na postanowienia w nich zawarte. Tym samym późniejsze dochodzenie roszczeń nie ma podstaw prawnych i może zostać skazane na niepowodzenia, gdyż niedozwolone klauzule umowne odnoszą się jedynie do osoby konsumenta.

Warto przy tym wskazać, iż w praktyce sprzedawcy często respektują możliwość zwrotu towaru przez nabywcę będącego przedsiębiorcą, co nie jest równoznaczne z odstąpieniem od umowy. Zwroty są wówczas jedynie dobrą wolą sprzedawcy. Na wartość zwróconego towaru sprzedawca wystawia fakturę korygującą, gdyż co do zasady każde zdarzenie gospodarcze, zarówno zakup, jak i zwrot towaru musi zostać odpowiednio udokumentowane. Na podstawie otrzymanej faktury korygującej przedsiębiorca dokonuje zmniejszenia, zwiększonych początkowo kosztów firmy.

Odstąpienie od umowy bez podawania przyczyny

Zakupy dokonywane za pośrednictwem internetu w sklepach online, mimo szybkości i wygody, często okazują się nietrafione. W takiej sytuacji nabywca będący konsumentem jest uprawniony do dokonania zwrotu na koszt sprzedawcy.

W myśl art. 27 ustawy o prawach konsumenta, osoby fizyczne, tj. nieprowadzące działalności gospodarczej, zachowują prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, bez podawania przyczyn i bez ponoszenia kosztów ewentualnego zwrotu w terminie 14 dni, licząc od daty jej zawarcia.

Zgodnie z powyższym konsumenci mogą dokonywać zwrotu zakupionych towarów we wskazanym terminie, sprzedawcy natomiast są zobowiązani do zwrotu płatności i kosztów przesyłki.

Polecamy: PIT 2019. Komentarz

Z uwagi na fakt, iż ustawa o prawach konsumenta nie znajduje zastosowania w odniesieniu do przedsiębiorców, nie mają oni możliwości skorzystania z tego przywileju. Ewentualny zwrot towaru uzależniony jest wówczas od dobrej woli sprzedającego i możliwy, jeśli sprzedawca nie zawarł w regulaminie adnotacji o nieuwzględnianiu zwrotów.

Uznanie reklamacji i gwarancji

Zarówno konsument, jak i przedsiębiorca, który stwierdził wady w zakupionym towarze, może złożyć reklamację. Także w tym przypadku konsumenci mogą liczyć na łagodniejsze rozpatrywanie reklamacji i dłuższy okres gwarancji wynoszący odpowiednio:

• 2 lata dla towarów nowych,
• 1 rok dla towarów używanych.

Z uwagi na fakt, iż przepisy w zakresie ochrony konsumentów są powszechnie obowiązujące, sprzedawcy nie mogą zawrzeć w regulaminach klauzul do nich nieadekwatnych. Nawet gdy sprzedawca w regulaminie wskaże, iż nie odpowiada za wady, będzie musiał przyjąć reklamację złożoną przez konsumenta i w przypadku jej zasadności –  uznać za podstawną. 

Sprzedawca przyjmujący reklamację od konsumenta ma 14 dni na ustosunkowanie się do przedstawionego w niej żądania. Jeśli we wskazanym terminie konsument nie otrzyma odpowiedzi, będzie to równoznaczne z uznaniem reklamacji. Zasada ta nie obejmuje przedsiębiorców.

Reklamacja dokonana przez konsumenta ogranicza się jedynie do wskazania wady zakupionego towaru bez udowodnienia jakiejkolwiek winy. Dopiero ujawnienie wady po roku od dnia wydania towaru, wymusza na konsumencie konieczność udowodnienia, że to sprzedawca odpowiada za wadliwy towar. Reklamacja dokonana przez przedsiębiorcę z góry obarczona jest koniecznością udowodnienia winy sprzedawcy, niezależnie od terminu, w którym wada została wykryta, oczywiście przy założeniu, że okres objęty gwarancją został zachowany. Podobna zasada ma miejsce w przypadku gwarancji, która najczęściej jest indywidualnie ustalana przez sprzedawcę lub producenta danego towaru. Co do zasady zakupy dokonane przez przedsiębiorcę objęte są krótszym okresem gwarancyjnym lub nie występują wcale.

Rękojmia

Zasadnicze różnice pomiędzy statusem nabywcy mogą uwidocznić się w momencie stwierdzenia wady fizycznej lub prawnej zakupionego towaru (rękojmia). Zgodnie z art. 556-576 kc  konsument dokonujący zwrotu zakupionego towaru z tytułu rękojmi, może w ramach zadośćuczynienia zażądać od sprzedawcy:

• obniżenia ceny,
• wymiany na towar wolny od wad,
• naprawy,
• odstąpienia od umowy i zwrotu pieniędzy.

Należy przy tym pamiętać, że kupujący nie może odstąpić od umowy, jeżeli wada jest nieistotna.

Co do zasady stwierdzenie wady fizycznej przed upływem roku od dnia wydania danego towaru przez konsumenta jest równoznaczne z domniemaniem, że wada istniała w momencie zakupu, przy czym na zgłoszenie wady konsument ma 2 miesiące, licząc od dnia jej stwierdzenia. Odpowiedzialność sprzedawcy względem kupującego z tytułu rękojmi wygasa po 2 lata od dnia wydania rzeczy kupującemu lub po roku w przypadku towarów używanych.

Przedsiębiorca, który dokonał zakupu na firmę, w przypadku stwierdzenia wady, zgodnie z art. 563. § 1. kc, „traci uprawnienia z tytułu rękojmi, jeżeli nie zbadał rzeczy w czasie i w sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju i nie zawiadomił niezwłocznie sprzedawcy o wadzie, a w przypadku gdy wada wyszła na jaw dopiero później – jeżeli nie zawiadomił sprzedawcy niezwłocznie po jej stwierdzeniu”.

Zgodnie z powyższym przedsiębiorca nie będzie miał możliwości zwrotu wadliwego towaru ani odstąpienia od umowy. Dokonując firmowych zakupów, warto zatem sprawdzić dokładnie towar przed jego nabyciem.

Przykład 1.

Pan Damian dokonał zakupu dwóch foteli obrotowych – jeden do celów prowadzonej działalności gospodarczej (podatnik poprosił sprzedawcę o wystawienie faktury na dane firmowe), natomiast drugi posłużyć miał mu do celów prywatnych i został udokumentowany przez sprzedawcę paragonem fiskalnym. Po miesiącu pan Damian stwierdził, że fotele posiadają wady techniczne i dokonał ich reklamacji z tytułu rękojmi.

Zgodnie z powyższym reklamacja podatnika występującego w transakcji jako konsument, ma podstawę do uznania jej zasadności – stwierdzenie wady przed upływem roku jest równoznaczne z domniemaniem, iż towar był wadliwy w momencie zakupu. Uznanie reklamacji drugiego fotela, nie jest już stricte uregulowane przepisami. Co do zasady zakupy przedsiębiorcy powinny być bardziej przemyślane i sprawdzone w momencie ich dokonywania. Oznacza to, iż reklamacja drugiego fotela z tytułu rękojmi może zostać nieuznana przez sprzedawcę.

---

Niedozwolone klauzule umowne

Coraz częściej zdarza się, że warunkiem dokonania zakupu, tudzież podpisania umowy jest zaakceptowanie regulaminów lub postanowień wiążących obie strony transakcji. W takiej sytuacji nabywca będący konsumentem pozostaje pod ochroną. Jeśli zobowiązanie wynikające z podpisanej umowy w rażący sposób godzi w interesy konsumenta, umowa może zostać uznana na niewiążącą.  Zgodnie z art. 385¹ § 1 kc „postanowienia umowy zawieranej z konsumentem nieuzgodnione indywidualnie nie wiążą go, jeżeli kształtują jego prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy (niedozwolone postanowienia umowne)”.

Postanowienia umowy w zakresie wzajemnych świadczeń głównych, w tym ceny/wynagrodzenia, wskazanych w umowie w sposób jednoznaczny, nie podlegają rozwiązaniu.

Zgodnie z powyższym za niedozwolone klauzule umowne, należy rozumieć takie postanowienia umowy, na które konsument nie miał rzeczywistego wpływu, a które zostały mu narzucone. Do najbardziej znanych można zaliczyć:

• nakładanie na konsumenta obowiązku zapłaty ustalonej sumy w przypadku rezygnacji z umowy;
• pozbawienie konsumenta możliwości rozwiązania umowy, wypowiedzenia lub całkowitego odstąpienia od niej;
• pozbawienie możliwości zawarcia umowy w podobnym charakterze.

Podpisanie umowy, często równoznaczne z akceptacją jej warunków, w przypadku konsumentów jest możliwe do podważenia. Lista niedozwolonych klauzul umownych jest ciągle listą otwartą.

W przypadku przedsiębiorcy niedozwolone klauzule umowne nie znajdują zastosowania. Warunki umowy bądź regulaminu zaakceptowane przez przedsiębiorcę są dla niego wiążące, niezależnie od ich charakteru i obowiązujących postanowień. 

Jak korzystnie kupować?

Przedsiębiorcy dokonujący zakupów online znaleźli jednak sposób na częściowe obejście przepisów i korzystanie z przywilejów dedykowanych jedynie konsumentom. Aby zachować możliwości odstąpienia od umowy w przypadku, gdy zamówiony towar nie spełni ich oczekiwań, podają sprzedawcy swoje dane prywatne, nie wskazując tym samym, że faktycznie zakupów dokonuje przedsiębiorca. W takiej sytuacji w ciągu 14 dni od dnia dostawy będą mogli pełnoprawnie zwrócić towar bez podawania jakiejkolwiek przyczyny. Odstąpienie od umowy będzie wówczas równoznaczne ze zwrotem kosztów zakupu. W przypadku, gdy towar będzie zgodny z oczekiwaniami i jego zwrot nie będzie konieczny, występują do sprzedawcy z żądaniem wystawienia faktury na dane firmowe. W myśl art. 106b ust. 3 ustawy o VAT  sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość, lub część zapłaty.

Niektóre sklepy internetowe prowadzą sprzedaż wysyłkową jedynie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności, co zastrzegają sobie w regulaminach. Akceptacja regulaminu, często konieczna do przeprowadzenia transakcji, wyklucza możliwość późniejszego wystąpienia do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury na firmę.

Dokonując zakupów firmowych, warto zapoznać się z regulaminem i polityką danego sklepu. Brak prawidłowego udokumentowania wydatku, który może stanowić dowód księgowy, przekreśla bowiem możliwość ujęcia go w kosztach firmy.

Zakupy prywatne w kosztach firmowych – jakie są ich konsekwencje?

Często zdarza się, że przedsiębiorcy przez nieuwagę bądź w sposób zamierzony, dokonując zakupów, podają sprzedawcy, zamiast swoich danych prywatnych, dane firmowe. Co do zasady posiadając fakturę na dane firmowe, można ująć ją w kosztach i zmniejszyć zobowiązanie podatkowe. Kluczową rolą w uznaniu wydatku za firmowy nie jest jednak samo udokumentowanie transakcji, lecz udowodnienie jej celowości i wykazanie związku z prowadzoną działalnością. O tym, czy dany koszt ma charakter prywatny, czy firmowy decyduje przedsiębiorca, który najlepiej wie, do jakich celów dany zakup ma służyć. Kwalifikując koszty, przedsiębiorcy powinni pamiętać, że każdy wydatek ujmowany w kosztach firmowych powinien spełniać ustawową definicję kosztu uzyskania przychodu.

W myśl z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Jeśli wydatki przedsiębiorcy nie spełniają powyższej definicji, wówczas mogą zostać uznane za wydatki o charakterze prywatnym. Wydatki prywatne, pozornie uznane za firmowe, jednak w rzeczywistości niezwiązane z firmą, mogą zostać zakwestionowane przez organy skarbowe w trakcie ewentualnej kontroli podatkowej. W przypadku ujawnienia nieprawidłowych kosztów może dojść do powstania zaległości podatkowej. Wówczas przedsiębiorca może zostać zobowiązany do jej zapłaty wraz z ewentualnymi odsetkami liczonymi od dnia wymagalności wskazanego podatku do zapłaty. Ponadto przedsiębiorca powinien liczyć się  z ewentualnymi konsekwencjami karno-skarbowymi, które zależne są od wysokości niezapłaconego podatku, wskutek nieuzasadnionego zwiększenia kosztów firmowych. W skrajnych przypadkach działanie przedsiębiorcy może zostać uznane za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe karane grzywną, lub karą pozbawienia wolności.

Zespół wFirma.pl