Na podstawie art. 23 Ordynacji podatkowej organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli:
1) brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub
2) dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, lub
3) podatnik naruszył warunki uprawniające do korzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania.
Organ podatkowy odstąpi od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.
Dla obliczenia przez fiskusa podatku wystarczy, że oszacowana podstawa opodatkowana jest zbliżona do rzeczywistej podstawy opodatkowania. Przy czym instytucja szacowania ma charakter wyjątkowy. Jeżeli organy są w stanie określić rzeczywistą wielkość podstawy opodatkowania (np. poprzez ustalenie faktycznych wartości poszczególnych transakcji), to szacowanie pozbawione jest podstaw.
Jak wspomniano organ podatkowy odstępuje od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.
Sądy administracyjne potwierdzają konieczność odstąpienia od szacowania w takiej sytuacji.
Porównaj: Wpływ zmiany adresu poczty elektronicznej strony na postępowanie podatkowe
Przykładem może być wyrok WSA w Kielcach z 27 maja 2010 r. (sygn. akt I SA/Ke 128/10), w którym sąd stwierdził m.in.:
„Nie zasługuje na uwzględnienie zarzut skarżącej, iż organy zobowiązane były do oszacowania podstawy opodatkowania. Wprawdzie ewidencja sprzedaży i zakupów VAT zaginęła, jednak w toku postępowania organ uzyskał szereg dokumentów m.in. kserokopie faktur sprzedaży, dokumenty SAD, decyzje Naczelnika Urzędu Celnego w K, dotyczące określenia kwoty podatku akcyzowego, dowody zakupów samochodów z zagranicy. Ponadto dowody te organ uzupełnił dowodami osobowymi (zeznania świadków), dokonał ich analizy we wzajemnym powiązaniu, co pozwoliło mu, mimo braku ewidencji, na określenie podstawy opodatkowania. W konsekwencji odstąpienie od szacowania podstawy opodatkowania w VAT i wykorzystanie trybu określonego w art. 23 § 2 Ordynacji podatkowej należało uznać za prawidłowe, nawet mimo braku ewidencji. Ponadto, wbrew zarzutom skargi, organ nie koncentrował się tylko na dowodach tych operacji, które pozwoliły na zwiększenie podatku należnego lecz brał pod uwagę cały materiał zgromadzony w sprawie, np. uwzględniając przedłożone przez skarżącą duplikaty faktur VAT. Widocznym wyrazem tego jest też fakt, że w decyzjach za styczeń i marzec 2004r. organy podwyższyły wysokość podatku naliczonego w stosunku do podatku wykazanego do odliczenia przez skarżącą”.
Zobacz: Wykonanie decyzji podatkowej