Po wejściu w życie zmian w ustawie o VAT wdrażających model obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu podatników może mieć problem (i dodatkowe obowiązki) wynikające z faktu, że faktura ustrukturyzowana nie może pełnić funkcji faktury handlowej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Co powinni zrobić podatnicy VAT, którzy zdecydują się na wystawianie faktur handlowych nie będących fakturami VAT?
- Co to jest faktura handlowa
- Dlaczego faktura ustrukturyzowana nie może mieć statusu faktury handlowej
- Dodatkowe obowiązki przy wystawianiu faktur handlowych nie będących fakturami VAT
Co to jest faktura handlowa
Faktura handlowa, zwana również notą obciążeniową albo uznaniową, jest dokumentem, którego status określa wola stron umowy cywilnoprawnej w stosunkach gospodarczych. Dokument ten najczęściej określa:
- konkretny przedmiot świadczenia (np. dostawy towarów, zakres wykonanej usługi),
- szczegółową specyfikację przedmiotu świadczenia, w tym załączniki, które są integralną częścią tego dokumentu,
- termin wykonania świadczenia,
- kwotę roszczenia dostawcy (usługobiorcy) z tytułu wykonanego zobowiązania oraz walutę transakcji,
- termin oraz sposób wykonania świadczenia wzajemnego po stronie dłużnika.
Faktura ta z reguły zawiera dodatkowe informacje biznesowe, marketingowe oraz reklamowe. Forma tego dokumentu jest dowolna i zależy od woli stron. Najczęściej dokument ten jest objęty tajemnicą handlową i nie może być udostępniany osobom trzecim. Jest dowodem rachunkowym i podlega archiwizacji dla potrzeb prowadzenia ewidencji księgowej. Jeżeli dokument ten nie jest jednocześnie fakturą VAT w rozumieniu art. 2 pkt 30 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., nie jest wykorzystywany dla potrzeb prowadzenia ewidencji w rozumieniu art. 109 tej ustawy.
Dlaczego faktura ustrukturyzowana nie może mieć statusu faktury handlowej
Postać formalna faktury ustrukturyzowanej oraz zasady jej wystawiania, otrzymywania i udostępniania są najważniejszą przeszkodą nadania tym dokumentom statusu faktury handlowej. Najważniejsze jest to, że obiektywnie większość potencjalnych kontrahentów (nabywców, usługobiorców) nie będzie otrzymywać automatycznie tej faktury za pośrednictwem KSeF i nie będzie chciała mieć do niego dostępu. Idzie tu o podmioty wymienione w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Podmiotom tym faktura ustrukturyzowana ma być „udostępniona” w sposób uzgodniony z nimi. W poprzedniej wersji tego przepisu, nota bene lepiej przemyślanej, podmioty te mogły zrezygnować z owego udostępnienia. W obecnym stanie prawnym ten sam efekt zostanie osiągnięty poprzez brak owego uzgodnienia.
Tu należy zastrzec, że próba faktycznego udostępnienia tej faktury bez zgody kontrahenta nie wywołuje jakichkolwiek skutków prawnych (w tym zwłaszcza prawnopodatkowych), gdyż brak uzgodnienia sposobu owego udostępnienia jest dowodem braku zainteresowania fakturą ustrukturyzowaną.
Jeżeli jednak dojdzie do uzgodnienia owego udostępnienia, należy uzgodnić, czy udostępniony dokument będzie równocześnie fakturą handlową i będzie wywoływał skutki cywilnoprawne. Jeżeli do tego uzgodnienia nie dojdzie, strony mogą (nie muszą) uzgodnić posłużenie się dla potrzeb cywilnoprawnych fakturą handlową, chyba że została ona wystawiona jeszcze przed wystawieniem faktury ustrukturyzowanej. Mogą tu bowiem występować dwa modele treści zawartych umów:
1) wystawienie faktury handlowej będzie poprzedzać wystawienie faktury ustrukturyzowanej,
2) wystawienie faktury ustrukturyzowanej będzie poprzedzać wystawienie faktury handlowej.
Dodatkowe obowiązki przy wystawianiu faktur handlowych nie będących fakturami VAT
Podatnik, który zdecyduje się (a wielu tak zrobi) na wystawianie faktur handlowych nie będących fakturami VAT, musi wprowadzić:
1) korygującą fakturę handlową, która będzie wystawiona w przypadku konieczności zmiany ex post tego dokumentu: fakturę korygującą może również wystawić kontrahent,
2) fakturę proforma, która będzie dokumentować przedpłaty, zaliczki przed wykonaniem umowy.
W przypadku, gdy wystawienie faktury handlowej następować będzie po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, podatnik powinien poinformować w treści faktury handlowej o tym fakcie. Może być również wystawiona zbiorcza faktura ustrukturyzowana w stosunku do kilku faktur handlowych (i odwrotnie).
Prof. dr hab. Witold Modzelewski