Zniszczenie albo zaginięcie faktury
W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginięciu, podatnik (podmiot gospodarczy) wystawia duplikat faktury. Odnośnie duplikatu faktury należy na wstępie wyjaśnić, że zgodnie z zapisami ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
- sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
- sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju,
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
- otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty.
Jeżeli natomiast faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik wystawia ponownie fakturę (duplikat faktury) na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika lub posiadaniu nabywcy. W innych przypadkach, nabywca wystawia duplikat faktury na wniosek podatnika, zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika. Dodatkowo, duplikat faktury może wystawić również podmiot, o którym mowa w art. 106c ustawy o VAT, na wniosek nabywcy lub dłużnika.
Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz
Duplikat faktury może w razie zniszczenia lub zaginięcia faktury wystawić także upoważniona przez podatnika do wystawiania faktur osoba trzecia.
Faktura, która została wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.
Wynika stąd, że w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub upoważniona przez niego osoba ponownie wystawia fakturę, oznaczając ją wyrazem "DUPLIKAT" oraz datą jej wystawienia. Wystawca faktury może wystawić jej duplikat zarówno na wniosek nabywcy, jak i z własnej inicjatywy.
Istotny jest fakt, że duplikat faktury, ma moc prawną równą fakturze pierwotnej (stanowi powtórzenie danych zawartych w fakturze pierwotnej), dokumentuje w ten sam sposób to samo zdarzenie gospodarcze, co faktura pierwotna i stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia podatku naliczonego.
Przy czym należy mieć jednocześnie na uwadze, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanego duplikatu faktury przysługuje podatnikowi wyłącznie wtedy, jeśli nie dokonał on tego odliczenia wcześniej, tj. z faktury pierwotnej.
Odliczenie VAT z duplikatu faktury
Regulacje zawarte w ustawie o VAT nie odnoszą się w sposób szczególny do terminu odliczania VAT z duplikatu faktury. W związku z tym podstawowe zasady dotyczące odliczania dotyczą w równym względzie faktury pierwotnej, jak i duplikatu tej faktury.
Zgodnie z ogólnymi zasadami odliczania sformułowanymi w ustawie o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, a także dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Zobacz także: VAT 2017
Prawo odliczenia VAT przysługuje zatem wtedy, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik VAT oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury
W przypadku duplikatu faktury obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego podatnik może zrealizować w terminach określonych ustawowo.
Prawo do odliczenia VAT powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dotyczący danej transakcji, przy czym nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma duplikat faktury dokumentujący transakcję.
Natomiast jeżeli podatnik nie odliczy VAT w miesiącu, w którym spełnione zostaną wszystkie przesłanki warunkujące skorzystanie z tego prawa, będzie miał możliwość zrealizowania prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, następujących po okresie, w którym podatnik nabędzie prawo do odliczenia, tj. po miesiącu, w którym otrzyma duplikat faktury dokumentujący daną dostawę towarów i świadczenie usług.
W sytuacji jednak, gdy do odliczenia podatku nie dojdzie w deklaracjach za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, następujących po okresie, w którym podatnik otrzyma duplikat faktury, może dokonać odliczenia podatku wyłącznie poprzez korektę deklaracji podatkowej za miesiąc, w którym otrzyma powyższy dokument, nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia podatku.
Warto jednak wskazać, że w przypadku gdy nabywca towaru lub usługi dokonał odliczenia VAT z otrzymanej faktury pierwotnej, która następnie zaginęła, wówczas duplikat tej faktury stanowi jedynie formę potwierdzenia wcześniej już zaewidencjonowanego zdarzenia. Wówczas data otrzymania duplikatu nie ma znaczenia.
Polecamy: Praktyczny leksykon VAT