Konieczność księgowania całego majątku przedsiębiorstwa prowadzi do konieczności poprawnego i właściwego jego kategoryzowania i rozdzielania. Podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej często mają problem z określeniem tego, w jaki sposób należy prawidłowo zaksięgować dokonane zakupy. Istotnym jest także rozróżnienie zakupu - czy jest on kwalifikowany jako środek trwały, czy może jako wyposażenie?
Środek Trwały
W świetle zapisów zawartych w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.
Środki trwałe są to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, spełniające następujące warunki:
- przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności (okres, w którym według przewidywań jednostka będzie osiągała korzyści ekonomiczne w wyniku używania tego składnika) jest dłuższy niż rok,
- są kompletne oraz zdatne do użytku, tj. są wyposażone we wszystkie elementy niezbędne do funkcjonowania zgodnie z przeznaczeniem, a także na tyle sprawne technicznie oraz dopuszczone do używania pod względem prawnym, że mogą być wykorzystywane w prowadzonej działalności,
- przeznaczone zostały na potrzeby jednostki, tj. będą służyć realizacji celów określonych w dokumentacji jednostki (umowie, statucie, wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub innej ewidencji wymaganej przepisami prawa).
Powinny także spełniać definicję aktywów określoną w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości – „aktywa to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych”.
Do środków trwałych zalicza się:
- nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
- maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
- ulepszenia w obcych środkach trwałych,
- inwentarz żywy.
Zakup a środek trwały
Aby zakup został uznany za środek trwały, musi spełniać pewne wymogi. Środek trwały musi być własnością lub też współwłasnością podatnika i musi zostać nabyty, lub wytworzony we własnym zakresie. Ponadto składnik ten musi być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania.
Co ważne, składnik, który uznaje się za środek trwały, musi mieć określony przewidywany okres użytkowania dłuższy niż 1 rok (a wartość początkowa musi przekraczać ww. 10 000 zł netto). Musi być także wykorzystywany przez podatnika wyłącznie na cele firmowe, czyli na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, albo oddanym do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.
Środki trwałe podlegające amortyzacji
W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca nie określił wprost definicji środka trwałego. Wskazał jedynie (w art. 22a) składniki majątku, które przy spełnieniu określonych warunków można uznać za środki trwałe podlegające amortyzacji.
Jak wynika z art. 22a. pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art.22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
- maszyny, urządzenia i środki transportu,
- inne przedmioty
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1.
Odpisy amortyzacyjne
Wprowadzone do ewidencji środków trwałych składniki majątku spowodują, iż będzie można zaliczyć wydatki dotyczące kupna środków trwałych do kosztów uzyskania przychodu. Dokonuje się tego za pomocą odpisów amortyzacyjnych. Koszty będą rozłożone w czasie, nie będą więc odliczone jednorazowo.
Uwaga! Wszelkie operacje dotyczące środka trwałego muszą być zapisane w ewidencji środków trwałych, jeżeli dany składnik majątku został zaliczony do ewidencji ŚT.
Środek trwały można rozliczać w kosztach w rozłożonym czasie poprzez miesięczne odpisy amortyzacyjne. Wartością graniczną jest kwota 10 000 zł netto (w przypadku czynnych podatników VAT). Jeżeli wartość początkowa środka trwałego nie przekracza 10 000 zł netto, to podatnik może nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych (co oznacza, że nie musi dokonywać odpisów amortyzacyjnych), a poniesiony wydatek na ten środek można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów za ten miesiąc, w którym środek został oddany do użytkowania.
Zobacz: Klasyfikacja Środków Trwałych ze stawkami amortyzacji i powiązaniem z KŚT 2010
Składniki majątku, które nie przekraczają wartości 10 000 zł netto, ale spełniają kryteria ustawy o PIT, podatnik może wprowadzić do ewidencji środków trwałych i dokonywać planowych odpisów amortyzacyjnych w ustalonym okresie amortyzacji, lub wprowadzić do ewidencji środków trwałych jako składnik o niskiej jednostkowej wartości z możliwością dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do używania, lub w miesiącu następnym, bądź nie zaliczać składnika majątku o niskiej wartości do ewidencji środków trwałych, a wydatek na jego zakup zaksięgować bezpośrednio w koszty, w miesiącu oddania do użytkowania.
Podsumowując powyższe rozważania, obowiązek dokonywania odpisów amortyzacyjnych wystąpi przy spełnieniu następujących warunków:
- wartość składnika majątku przekracza 10 000 zł,
- składnik majątku jest własnością lub współwłasnością dokonującego amortyzacji,
- składnik majątku jest nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
- składnik majątku jest kompletny i zdatny do użytku, ale w takim znaczeniu, w jakim będzie spełniał określoną funkcję w prowadzonej przez podatnika działalności.
Środki trwałe niepodlegające amortyzacji
Należy jeszcze podkreślić istotę zakupu i zakwalifikowania środka trwałego do amortyzacji. Pewne środki trwałe (określone w ustawie) mogą nie podlegać amortyzacji, pomimo spełnienia wymaganych warunków dotyczących, np. wartości początkowej tego środka - przekraczającej limit 10 000 zł.
W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych znajduje się zapis, który wyłącza pewne środki trwałe z amortyzacji. Między innymi dotyczy to:
- gruntów i prawa wieczystego użytkowania gruntów,
- budynków mieszkalnych wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokali mieszkalnych, służących do prowadzenia działalności gospodarczej lub wydzierżawione albo wynajmowane na podstawie umowy - dotyczy to tylko takiej sytuacji, gdy jako podatnik nie zdecydujesz się na ich amortyzowanie,
- dzieł sztuki i eksponatów muzealnych,
- wartości firmy, jeżeli wartość ta powstała w inny sposób niż przez jej nabycie w drodze kupna,
- składników majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane. W tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano prowadzenia tej działalności.
Przykład 1 – zakup środka trwałego i jego ewidencja
Przedsiębiorstwo zakupiło sprzęt wykorzystywany do produkcji wyrobów. Będzie on użytkowany przez okres dłuższy niż 1 rok, a wartość jego wynosi 12 000 zł netto.
Podatnik jest zobligowany do ujęcia zakupionego sprzętu w ewidencji środków trwałych.
Przykład 2 - środki trwałe w ewidencji księgowej
Zaksięgowanie środka trwałego na podstawie faktury będzie wyglądało następująco:
Po stronie WN:
- Konto 010 – Środki trwałe
- Konto 221-2 - Rozliczenie VAT naliczonego
Po stronie MA:
- Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami
Przyjęcie darowizny w postaci środka trwałego:
Po stronie WN:
- Konto 0-10 Środki trwałe
Po stronie MA:
- Konto 845 – Rozliczenia międzyokresowe
Przyjęto zakupiony środek trwały do użytkowania:
Po stronie WN:
- Konto 010 – Środki trwałe
Po stronie MA:
- Konto 080 – Środki trwałe w budowie
Wyposażenie
Kwestia wyposażenia, została uregulowana szczegółowo w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów z dnia 26 sierpnia 2003 r. W myśl za przywołanym rozporządzeniem, jako wyposażenie uznaje się składniki majątku, które służą wykonywaniu działalności gospodarczej, ale nie zostały zaliczone do środków trwałych, ze względu na nie spełnienie wymaganych kryteriów.
Ponadto, w ewidencji wyposażenia rejestrować należy te składniki, których wartość wynosi więcej niż 1 500 zł netto, ale nie przekracza 3 500 zł netto. Do ewidencji wyposażenia wchodzić mogą również składniki, których użytkowanie nie potrwa dłużej niż rok.
Dla przykładu nabyty sprzęt o wartości powyższej 10 000 zł netto, który można zaliczyć do środków trwałych, ale z którego będzie się korzystać mniej niż 1 rok można zaliczyć do wyposażenia. Oznacza to, że nie będzie on wprowadzany do ewidencji środków trwałych, a do ewidencji wyposażenia oraz można go ująć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów.
Przykład 3 - zakup wyposażenia i jego ewidencja
Przedsiębiorstwo zakupiło komputer na potrzeby pracowników firmy, o wartości 2 000 zł netto. Komputer będzie użytkowany w firmie, krócej niż rok (np. 6 miesięcy).
W związku z powyższym podatnik jest zobowiązany do ujęcia tego składnika w ewidencji wyposażenia. Wydatek zaliczony zostaje do kosztów uzyskania przychodów.
Autor: Magda Okroj i Żaneta Dulczykowska, Systim.pl