Nowa funkcja Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na przesyłanie do KSeF faktur zawierających załączniki, ale tylko w ściśle określonym formacie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci branży księgowej ostrzegają, że rozwiązanie, które miało ułatwiać raportowanie dodatkowych danych, w obecnym kształcie będzie dostępne głównie dla dużych firm dysponujących budżetem IT. Tymczasem mali i średni przedsiębiorcy, którzy do tej pory wysyłali z fakturą np. protokół odbioru czy raport wykonania usługi, obawiają się wykluczenia i dodatkowych obowiązków.
- Załączniki w KSeF
- Rozwiązanie dla wybranych?
- Tylko na wniosek i z ryzykiem cofnięcia zgody
- Wylewanie dziecka z kąpielą
- Co warto zrobić już teraz?
Załączniki w KSeF
Wbrew powszechnemu rozumieniu, „załącznik” w KSeF to nie osobny plik PDF, JPG ani dokument tekstowy, ale techniczny element struktury logicznej faktury FA(3). Może zawierać wyłącznie informacje tabelaryczne – kolumny, wiersze, podsumowania – i służy do przedstawiania rozbudowanych danych liczbowych. Nie mogą się w nim znaleźć dokumenty handlowe, marketingowe ani administracyjne takie jak umowy, instrukcje czy oferty; załącznik musi zawierać dane podatkowe, powiązane z elementami faktury określonymi w art. 106e ustawy o VAT.
Rozwiązanie dla wybranych?
Ministerstwo Finansów deklaruje, że nowa funkcja jest dostępna dla wszystkich branż. W rzeczywistości jednak skorzystają z niej głównie duże przedsiębiorstwa, które operują na powtarzalnych i ustrukturyzowanych danych, a także mają zasoby finansowe, które mogą przeznaczyć na dostosowanie swojego ekosystemu IT do wymagań KSeF. Bowiem resort finansów wprost zapowiada, że nie planuje umożliwiać w swoich bezpłatnych narzędziach (Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma) funkcji tworzenia załącznika oraz przesyłania faktury z nim do centralnego systemu.
– W obecnym kształcie załącznik do faktury w KSeF jest ukłonem dla sektorów energetycznego i paliwowego, które dołączają szczegółowe zestawienia liczbowe, np. zużycia energii czy usług rozliczanych jednostkowo. Co jednak z firmami z branży budowlanej, handlowej, transportowej, dla których elementem faktury są np. protokoły odbioru, harmonogramy, wuzetki czy raporty działań? One również korzystają z załączników, ale ich dokumenty nie mieszczą się w sztywnych ramach zaproponowanej tabeli. Dla nich praktyczne wdrożenie tego rozwiązania może okazać się bardzo trudne lub kosztowne – wskazuje Kamila Cieszkowska, właścicielka biura rachunkowego, ekspertka SaldeoSMART.
Tylko na wniosek i z ryzykiem cofnięcia zgody
Możliwość dołączania załączników do faktur w KSeF nie jest domyślnie dostępna dla wszystkich podatników. Aby z niej skorzystać, przedsiębiorca musi złożyć odpowiednie zgłoszenie do Ministerstwa Finansów i uzyskać jego akceptację. We wniosku, który przesyłać można wyłącznie drogą elektroniczną, przez API, firma musi uzasadnić potrzebę tworzenia załączników, a także wskazać konkretny zakres danych, jakie będzie w nich wpisywać. Konieczne jest także zadeklarowanie z góry nie tylko średniego rozmiaru faktury z załącznikiem (aktualny limit to 3MB), ale również liczby takich dokumentów, które będą przesyłane miesięcznie.
Zgłoszenia o udostępnienie możliwości wysyłania załączników będzie można składać od 1 stycznia 2026 roku, a na rozpatrzenie wniosku resort finansów będzie miał do 30 dni. Zgoda na przesyłanie faktur z załącznikiem będzie wydawana na okres dwóch lat, ale może zostać cofnięta. Ministerstwo Finansów skorzysta z takiej opcji w sytuacji, gdy odkryje, że firma wysyła dokumenty niezgodnie z zadeklarowanym przeznaczeniem, na przykład gdy wyśle większą liczbę faktur z załącznikiem, niż przewidywała we wniosku. Dodatkowo każda zmiana zawartości załącznika, np. w zakresie używanej jednostki, sposobu obliczania wartości czy układu danych będzie wymagała przesłania zgłoszenia aktualizacyjnego do organu rządowego. Aktualnie nie ma jeszcze w pełni określonych wytycznych dotyczących sposobu postępowania w sprawie potwierdzenia i odebrania możliwości wystawiania faktur z załącznikiem. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, zostaną one określone w osobnym rozporządzeniu.
Wylewanie dziecka z kąpielą
Ekspertka SaldeoSMART wskazuje także, że obecne rozwiązanie zamiast wspierać automatyzację procesów księgowych może ją skutecznie utrudniać. W firmach, które nie są w stanie przygotować zgodnych z wymaganiami załączników, pojawi się konieczność utrzymywania podwójnego obiegu dokumentów: faktura będzie wysyłana przez KSeF, a towarzyszący jej plik np. protokół odbioru lub raport godzinowy osobno, w wiadomości mailowej. Część przedsiębiorców rozważa pomysł, by załączniki udostępniać kontrahentom w formie umieszczanych na fakturze linków do serwisów chmurowych. Rodzi to jednak dodatkowe ryzyka: jak zabezpieczyć te dane i dostęp do nich oraz co w sytuacji, gdy link wygaśnie albo trafi w niepowołane ręce?
– Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to krok w tył. Zamiast zyskać na automatyzacji zadań, będą musiały pilnować, gdzie trafiła faktura a gdzie załącznik, kto go odebrał i czy w ogóle wie, że został mu on przesłany osobno – komentuje ekspertka SaldeoSMART. – W firmach, które do tej pory miały zautomatyzowany proces wystawiania i zatwierdzania dokumentów, nowe przepisy mogą wywrócić ten model do góry nogami. A w sytuacjach, gdy załączniki były integralną częścią faktury, a teraz będą przekazywane oddzielnie, będzie to budzić wątpliwości co do interpretacji sposobu akceptacji dokumentów księgowych.
Co warto zrobić już teraz?
Niezależnie od ostatecznego kształtu, jaki przyjmie funkcja tworzenia załączników do faktur w KSeF, firmy już teraz powinny podjąć działania przygotowawcze. W pierwszej kolejności muszą ocenić, czy charakter prowadzonej działalności rzeczywiście wymaga przesyłania załączników oraz czy dane w nich zawarte można ująć w strukturze tabelarycznej. Równolegle należy zweryfikować, czy wykorzystywane w firmie narzędzia IT są dostosowane do Krajowego Systemu e-Faktur i czy dostawcy oprogramowania aktywnie reagują na zapowiadane zmiany i usprawniają dostępne funkcjonalności. Istotne jest także przeanalizowanie zawartych z klientami umów, a zwłaszcza zapisów dotyczących dokumentów towarzyszących fakturze, które stanowią podstawę jej uznania. Warto już teraz ustalić, jak materiały te będą przekazywane kontrahentom po wejściu KSeF w życie.