KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

• Ministerstwo Finansów opublikowało informacje techniczne dla integratorów systemów
• Poziom niepewności wciąż wysoki. Co jeszcze firmy powinny zrobić już teraz?
• Harmonogram bardziej uporządkowany

Ministerstwo Finansów opublikowało informacje techniczne dla integratorów systemów

Opublikowane w czerwcu 2025 r. przez Ministerstwo Finansów materiały zawierają komplet informacji technicznych dla integratorów systemów – ci mogą już analizować dokumentację i planować prace związane z KSeF. Przedsiębiorcy wciąż jednak działają w trybie przejściowym, bez możliwości samodzielnego testowania systemu. To dobry moment, by zweryfikować, czy dostawcy wykorzystywanych w firmie narzędzi IT są gotowi na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.

Testowe środowisko API, umożliwiające rozpoczęcie prac wdrożeniowych po stronie firm, zostanie udostępnione dopiero pod koniec września 2025 r. Biorąc pod uwagę, że obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać część firm już w lutym 2026 roku, na przygotowania pozostaną zaledwie cztery miesiące.

Poziom niepewności wciąż wysoki. Co jeszcze firmy powinny zrobić już teraz?

Obserwujemy, że świadomość przedsiębiorców na temat wymogów KSeF jest znacznie wyższa niż np. rok temu. Jednocześnie wciąż utrzymuje się wysoki poziom niepewności związany z kolejnymi zmianami terminów wdrożenia systemu. Dlatego warto, aby firmy sprawdziły udostępnione przez Ministerstwo materiały już teraz i zaczęły przygotowania.

Działy finansowe i księgowe mogą przeanalizować udostępnione dokumenty – zwłaszcza nowy schemat faktur – i sprawdzić, które z zawartych tam danych będą istotne z punktu widzenia firmy, jej specyfiki i branży, w której działa. Choć schemat jest jednolity dla wszystkich podmiotów, to jego praktyczne zastosowanie będzie zależało od specyfiki branży i wewnętrznych procesów każdej organizacji. Co ważne, elektroniczna forma dokumentów umożliwia szybkie pozyskanie kompletu danych, a to usprawni automatyzację procesów finansowych przedsiębiorstwa. To odpowiedni moment, by firmy przeanalizowały tę szansę i wykorzystały ją zgodnie ze swoimi potrzebami.

Polecamy: KSeF w biurze rachunkowym - Poradnik Gazety Prawnej

Harmonogram bardziej uporządkowany

Harmonogram udostępniania materiałów przez Ministerstwo jest dziś bardziej przejrzysty i przewidywalny. Dla dostawców rozwiązań to znaczne ułatwienie: mają już informacje potrzebne do tego, by przygotować system IT do nadchodzących zmian i zapewnić wsparcie klientom. Przedsiębiorcy za to muszą poczekać do 30 września – wtedy, zgodnie z planem, będzie można zacząć testować interfejs programistyczny (API). W listopadzie uruchomiona zostanie próbna wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Będzie też można ubiegać się o certyfikaty wystawcy faktur, potrzebne do uwierzytelnienia w systemie, a także do korzystania z trybu awaryjnego i „offline24”. Certyfikaty te mają zapewniać bezpieczeństwo i ciągłość operacyjną.

Kluczowe jest, by przedsiębiorcy już teraz aktywnie współpracowali z dostawcami i podejmowali decyzje, które ułatwią im przejście na nowy model fakturowania.

Anna Puka, Dyrektor działu Pre-sales Consulting w firmie WEBCON

WEBCON jest największym polskim producentem platformy klasy low-code do automatyzacji i zarządzania procesami biznesowymi oraz najważniejszym dostawcą systemu do elektronicznego obiegu dokumentów w Polsce (według raportu Computerworld Top 200). Więcej informacji o firmie: www.webcon.com.