Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

• Najważniejsze zmiany
• Terminy
• Tryb offline 24
• Faktury konsumenckie (B2C)
• Wyłączenia z KSeF
• Załączniki do faktur
• Brak kar w 2026 r.
• Kasy rejestrujące
• Co to oznacza dla Małych i Średnich Przedsiębiorców?

Najważniejsze zmiany

● Skrócenie terminu zwrotu VAT: Projekt zakłada skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
● Dodatkowe odroczenia dla najmniejszych podmiotów: Dla mikroprzedsiębiorców, których transakcje potwierdzane fakturami o łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie, termin wdrożenia zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r. (dotyczy to podmiotów "wykluczonych cyfrowo").
● Certyfikaty wystawcy faktury: Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury, niezbędne do uwierzytelnienia w systemie i wystawiania e-faktur w trybie awaryjnym i offline.

Co pozostało bez zmian (lub zostało potwierdzone):

Terminy

Termin wejścia w życie obowiązkowego e-fakturowania od 2026 roku został potwierdzony.
- Od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie firmy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten zacznie obowiązywać pozostałych przedsiębiorców.

Tryb offline 24

Utrzymano możliwość korzystania z trybu "offline 24", umożliwiającego wystawianie faktur ustrukturyzowanych i przesłanie ich do KSeF w kolejnym dniu roboczym. Zrezygnowano z wcześniejszego ograniczenia uzależniającego skorzystanie z tej opcji od "specyfiki działalności", co udostępnia tę możliwość większemu gronu podatników.

Faktury konsumenckie (B2C)

Potwierdzono możliwość fakultatywnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych również dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Wyłączenia z KSeF

Utrzymano wyłączenia dla niektórych rodzajów faktur, m.in. faktur dokumentujących czynności zwolnione z VAT (np. usługi finansowe/ubezpieczeniowe) oraz samofakturowania w imieniu podmiotu nieposiadającego polskiego NIP. Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych również nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF, choć dobrowolne wystawianie będzie możliwe od 1 kwietnia 2026 r.

Polecamy: KSeF w biurze rachunkowym - Poradnik Gazety Prawnej

Załączniki do faktur

Projekt przewiduje możliwość przesyłania faktur z załącznikiem, będącym elementem faktury ustrukturyzowanej.

Brak kar w 2026 r.

Odroczenie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF do końca 2026 r. ma zapewnić dodatkowy czas na prawidłowe wdrożenie systemu.

Kasy rejestrujące

Do końca 2026 r. ma być utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących.

- Pierwsze czytanie nowelizacji ustawy o VAT w obszarze wprowadzenia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur potwierdza, że to już nie odległa przyszłość, lecz bardzo bliska rzeczywistość. Choć terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostały przesunięte na luty i kwiecień 2026 roku, a dla najmniejszych podmiotów nawet na styczeń 2027 roku, to kluczowe jest zrozumienie, że te przesunięcia nie oznaczają odwołania, a jedynie dają dodatkowy czas na przygotowanie - ocenia Tomasz Mamys, ekspert ds. KSeF, Starszy Kierownik Zespołu Technicznego Wsparcia Sprzedaży oraz Projektów Wdrożeniowych w Symfonii.

Co to oznacza dla Małych i Średnich Przedsiębiorców?

Przede wszystkim – nie warto zwlekać. Ministerstwo Finansów oraz organizacje biznesowe, takie jak BCC, apelują o intensyfikację przygotowań. To nie tylko kwestia dostosowania technicznego, lecz również zmiany podejścia do fakturowania, obiegu dokumentów i zarządzania danymi.

Kluczowe aspekty, na które należy zwrócić uwagę i do których należy się przygotować:

1. Analiza procesów – przegląd aktualnych procedur związanych z wystawianiem, przesyłaniem, odbieraniem i archiwizowaniem faktur; identyfikacja obszarów wymagających modyfikacji w kontekście KSeF.

2. Dobór narzędzi IT – weryfikacja możliwości integracji obecnych systemów księgowych i fakturowych z KSeF; w razie potrzeby – wdrożenie nowego oprogramowania lub skorzystanie z bezpłatnych rozwiązań (np. e-mikrofirma MF).

3. Zarządzanie dostępami – opracowanie strategii nadawania i kontroli uprawnień dla pracowników oraz biur rachunkowych w kontekście obsługi systemu.

4. Obsługa trybu offline i awaryjnego – przygotowanie procedur na wypadek awarii systemu, zapoznanie się z zasadami działania trybu offline24.

5. Zmiany w fakturach korygujących i obsługa załączników – analiza nowych wymagań dotyczących dokumentów korygujących oraz możliwości dołączania załączników do faktur.

6. Działania edukacyjne – aktywne korzystanie z kampanii informacyjno-edukacyjnych MF, udział w szkoleniach, webinariach i kursach e-learningowych.

7. Weryfikacja przygotowania biura rachunkowego – upewnienie się, że biuro rachunkowe posiada odpowiednie kompetencje i narzędzia wspierające klientów w przejściu na KSeF.

Sądzę, że warto podejść do wdrożenia KSeF nie tylko jako kolejnego, nowego obowiązku, ale również jako do szansy na optymalizację procesów w firmie, zmniejszenia liczby błędów, szybszego dostępu do faktur i potencjalnie krótszego czasu zwrotu VAT. Im wcześniej rozpocznie się przygotowania, tym płynniej będzie można przejść na nowy system, unikając niepotrzebnego stresu. Nie warto czekać na ostatnią chwilę!

Tomasz Mamys, ekspert ds. KSeF, Starszy Kierownik Zespołu Technicznego Wsparcia Sprzedaży oraz Projektów Wdrożeniowych  w Symfonii

Źródło: Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 1407) - przebieg procedury legislacyjnej w Sejmie