Przechowywanie akt pracowników tylko przez 10 lat

Konfederacja Lewiatan popiera skrócenie okresu przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych z 50 do 10 lat. Rozważenia wymaga doprecyzowanie, iż w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika przez pracodawcę, okres 10 lat na przechowywanie dokumentacji liczony będzie odrębnie w odniesieniu do poszczególnych okresów zatrudnienia.

Pracodawca będzie zobowiązany prowadzić w postaci papierowej albo elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Przepis oznacza konieczność wyboru przez pracodawcę postaci prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Mając na uwadze brak szczególnych rozwiązań w zakresie przetwarzania postaci dokumentów, przepis determinuje w praktyce możliwość stosowania w trakcie zatrudnienia tylko jednego rozwiązania, tj. albo formy papierowej albo elektronicznej poszczególnych dokumentów. W praktyce działalności pracodawcy mogą się zdarzyć przypadki pozyskiwania, tworzenia dokumentów w różnej postaci. Umowa może zostać zawarta z pracownikiem w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym. Natomiast pracownik może przedłożyć dokumenty z poprzednich miejsc pracy w formie papierowej. Powstaje pytanie jak pracodawca ma prowadzić akta pracownicze i dokumentację.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Powinny zostać również doprecyzowane zasady modyfikacji takiego wyboru, w sytuacji łączenia się pracodawców, przejmowania innego pracodawcy, jeżeli łączące się podmioty prowadziły dokumentacje w różnej formie. System mieszany mógłby mieć zastosowanie również do sytuacji kiedy pracodawcy rozpoczynają stosowanie nowych rozwiązań z uwagi na często znaczną objętość prowadzonych akt osobowych pracowników.

Źródło: Konfederacja Lewiatan

Zobacz więcej aktualności na IFK Platformie Księgowych i Kadrowych >>