Wyjście prywatne pracownika w czasie pracy zdalnej – przepisy, zasady, wniosek, wynagrodzenie, odpracowanie. Co zmienia nowelizacja kodeksu pracy?

Zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (tzw. wyjścia prywatne) – przepisy, zasady

Zgodnie z art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133 Kodeksu pracy.

Zatem przepis ten pozwala pracodawcy udzielić pracownikowi praktycznie nieograniczonego przepisami czasu wolnego od pracy na „załatwienie spraw osobistych”. Jednak w praktyce z reguły chodzi o kilka godzin np. późniejszego przyjścia pracownika do pracy lub wcześniejszego wyjścia. Rzadziej spotyka się wyjście pracownika na pewien czas w trakcie dnia pracy.

Przepis art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy jest dość lakoniczny i budzi szereg wątpliwości.

Ale z pewnością można powiedzieć, że pracodawca może odmówić pracownikowi takiego zwolnienia bez względu na przyczynę podaną przez pracownika. Pracownik występując z wnioskiem o takie zwolnienie nie musi także podawać powodu swojego wyjścia prywatnego. 

Jednak jeżeli pracownik samowolnie (bez zgody pracodawcy udzielonej na wniosek pracownika) w celu załatwienia prywatnych spraw:
- wyjdzie wcześniej z pracy,
- przyjdzie do pracy później niż to wynika z godzin pracy albo 
- „wyskoczy” z pracy na jakiś czas,
to należy uznać, że działa bez podstawy prawnej i takie zachowanie może być uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych.

Jak wskazało Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w odpowiedzi na pytania naszej redakcji:
Przepisy Kodeksu pracy nie regulują zasad i warunków udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Wyjścia takie wymagają złożenia przez pracownika pisemnego wniosku i zaakceptowania go przez przełożonego. Przepisy nie regulują jednak ani treści takiego wniosku, ani sposobu i terminu jego złożenia. Nie zobowiązują także  pracownika do uzasadniania przyczyny (potrzeby) wystąpienia o takie zwolnienie. Sprawy związane z udzielaniem takich zwolnień są często regulowane w wewnętrznych przepisach, np. w regulaminie pracy lub też mogą być ustalane każdorazowo na mocy porozumienia między pracodawcą a pracownikiem. 

Wyjście prywatne pracownika a praca zdalna

W świetle dość ogólnie sformułowanego przepisu art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy można przyjąć, że dotyczy on różnych trybów pracy, w tym telepracy i pracy zdalnej. 

Czy wchodząca w życie 7 kwietnia 2023 r. nowelizacja kodeksu pracy dot. pracy zdalnej zmienia coś w tym zakresie? Czy po wejściu w życie tych przepisów możliwe będzie korzystanie przez pracownika z ww. przepisu dot. wyjść prywatnych?

W odpowiedzi na pytanie redakcji portalu infor.pl Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wskazało, że przepisy ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) w zakresie pracy zdalnej nie odwołują się do kwestii zwolnień od pracy (wyjść prywatnych) co oznacza, że zastosowanie znajdą obowiązujące przepisy Kodeksu pracy tj.  art. 151 § 2¹, w myśl którego nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. 

W jakiej formie trzeba złożyć pracodawcy wniosek o zwolnienie od pracy „w celu załatwienia spraw osobistych” w przypadku pracy zdalnej? Czy można zrobić to w formie mailowej lub telefonicznej?

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej poinformowało, że zgodnie z art. 67³² Kodeksu pracy dodawanym ww. nowelizacją Kodeksu pracy w przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Zdaniem Ministerstwa przepis ten umożliwi pracownikowi wykonującemu pracę zdalną składanie wszystkich wniosków, dla których przepisy Kodeksu pracy, inne ustawy lub akty wykonawcze, określające prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy (np. tzw. pragmatyki zawodowe), przewidują formę pisemną, w postaci papierowej lub elektronicznej. Dotyczyć to będzie także wniosku o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. 

Ponadto Ministerstwo wyjaśniło, że stosowana w przepisach Kodeksu pracy obok postaci papierowej postać elektroniczna jest w rzeczywistości formą dokumentową, o której mowa w art. 77² Kodeksu cywilnego. W myśl tego przepisu do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem natomiast jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77³ K.c.). Z zachowaniem tej formy mamy zatem do czynienia np. w przypadku złożenia oświadczenia woli w wiadomości mailowej zakończonej wpisem imienia i nazwiska składającego to oświadczenie lub danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość. 
Taka postać uzgadniania kwestii z zakresu prawa pracy, obok alternatywnej postaci papierowej, wydaje się spełniać potrzeby obu stron stosunku pracy.   

Czy pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi zwolnienia od pracy „w celu załatwienia spraw osobistych”? W jakich przypadkach? W jakim terminie pracodawca powinien rozpatrzyć wniosek pracownika złożony w trybie art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy?

Na te pytania przepisy kodeksu pracy ani innych przepisów powszechnie obowiązujących nie udzielają odpowiedzi. Dlatego o ile nie jest to uregulowane w regulaminie pracy, to trzeba przyjąć, że pracodawca ma tu pełną dowolność. Dlatego (tak, jak to już wyżej wspomniano) pracodawca ma prawo negatywnie rozpatrzeć wniosek pracownika dot. wyjścia prywatnego bez względu na przyczynę podaną przez pracownika.

Wyjście prywatne a wynagrodzenie

Jak informuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej na portalu rodzinaipraca.gov.pl wyjście prywatne pracownika (za zgodą pracodawcy) jest nieobecnością niepłatną i jeśli pracownik nie odpracuje tego czasu pracy, pracodawca ma prawo (nie musi) obniżyć mu z tego tytułu wynagrodzenie.

Odpracowanie wyjścia prywatnego i wynagrodzenie

Z przepisu ww. art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy wynika, że odpracowanie tego zwolnienia nie może naruszać poniższych przepisów art. 132 i 133 Kodeksu pracy.

Art. 132. § 1. Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, z zastrzeżeniem § 3 oraz art. 136 § 2 (praca przy dozorze urządzeń lub związana z pozostawaniem w pogotowiu do pracy  – przypisek Autora) i art. 137 (praca przy pilnowanie osób i mienia – przypisek Autora).

§ 2. Przepis § 1 nie dotyczy:
1) pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy;
2) przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

§ 3. W przypadkach określonych w § 2 pracownikowi przysługuje, w okresie rozliczeniowym, równoważny okres odpoczynku.

Art. 133. § 1. Pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

§ 2. W przypadkach określonych w art. 132 § 2 oraz w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, nie może być jednak krótszy niż 24 godziny.

§ 3. Odpoczynek, o którym mowa w § 1 i 2, powinien przypadać w niedzielę. Niedziela obejmuje 24 kolejne godziny, poczynając od godziny 600 w tym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina.

§ 4. W przypadkach dozwolonej pracy w niedzielę odpoczynek, o którym mowa w § 1 i 2, może przypadać w innym dniu niż niedziela.

Jak wskazuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej: Odpracowanie wyjścia prywatnego nie powinno następować w dni wolne od pracy z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy (najczęściej soboty) ani w niedziele i święta wolne od pracy, gdyż wtedy pojawiłby się obowiązek oddania kolejnego dnia wolnego od pracy.

Jednak warto podkreślić, że decyzja co do samego terminu odpracowania wyjścia prywatnego należy tylko do pracodawcy. Kodeks pracy ani inne powszechnie obowiązujące przepisy nie określają też maksymalnych terminów na odpracowanie wyjścia prywatnego. Zatem wynikać to będzie z regulaminu pracy lub praktyki u danego pracodawcy.

Zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej – 2 dni (albo 16 godzin) w roku płatne połowę wynagrodzenia

W omawianym kontekście trzeba wspomnieć, że aktualnie w Sejmie i Senacie trwają prace legislacyjne nad uchwaloną 8 lutego 2023 r. ustawą o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Ustawa ta wprowadzić ma (prawdopodobnie jeszcze w I półroczu 2023 roku) nowy przepis - Art. 148¹ kodeksu pracy. Zgodnie z  § 1 tego przepisu pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

Przy czym w tym przypadku pracodawca będzie miał obowiązek udzielić tego zwolnienia – inaczej niż w przypadku „wyjść prywatnych”.

Więcej na ten temat w artykule: Dodatkowe 2 dni wolnego w 2023 r.

Paweł Huczko