Praca zdalna 2023 – koszty, ekwiwalent, ryczałt, podatki i inne ważne kwestie finansowe. Rozliczenie z pracownikiem

Koszty pracy zdalnej. Jak nie wiadomo o co chodzi… czyli istotne kwestie finansowe

Omawiana nowelizacja Kodeksu pracy w sposób słuszny, choć dość niedoskonały, reguluje kwestie ponoszenia kosztów pracy zdalnej. I tak pracodawca będzie co do zasady zobowiązany do zapewnienia pracownikowi nie tylko urządzeń do jej wykonywania ale też instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Alternatywnie pracodawca ma pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

W każdym wypadku pracodawca ma ponadto pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – chyba że zastąpi to ryczałtem,  którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pokrycie kosztów albo alternatywnie ekwiwalent lub ryczałt dotyczą również sytuacji, gdy dojdzie do wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę.

Ekwiwalent, ryczałt – jak ustalić?

Co do ponoszenia przez pracodawcę kosztów to sprawa jest jasna. Zakład pracy kupuje towaru i usług u podmiotów zewnętrznych i przekazuje je pracownikowi.

Kwestia ekwiwalentu lub ryczałtu już niestety nie jest taka prosta. Omawiana nowelizacja Kp dość skromnie traktuje kwestie ich wyliczenia wskazując, iż przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Tym samym trzeba sprawdzić ile używany przez pracownika do pracy sprzęt zużywa energii i przemnożyć to przez ilość godzin pracy i cenę energii w miejscu, uzgodnionym jako miejsce wykonywania pracy (przykładowo w Polsce obowiązuje do końca 2023 r. maksymalna cena energii dla konsumentów w wysokości 693 zł/MWh. Co do kosztu usług telekomunikacyjnych (telefon i Internet) to założyć trzeba, że pracownik nie wykorzystuje ich w całości na potrzeby wykonywania pracy a więc powinien zadeklarować procentowo, w jakim stopniu ma to miejsce i jaka jest jego wysokość rachunków za te usługi, ewentualnie tu też można pokusić się o pewne wyliczenia. Przy stałym rachunku, niezależnym od poboru danych można by przyjąć 1/3 rachunku przypadającego w danym miesiącu za dni robocze (gdyż 8 h pracy to 1/3 doby, ale trzeba ryczałt pomniejszyć o dni wolne od pracy).

To co natomiast zapewne będzie dużo trudniejsze to ustalenie kosztów zużycia sprzętu pracownika. Ustawodawca powołał się tu wprawdzie na normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ale te nie wynikają z żądnych przepisów i też nie zawsze będą możliwe do ustalenia do każdego rodzaju narzędzia pracy. Wyobraźmy sobie np. ustalenie zużycia prywatnego krzesła czy biurka?

Praca zdalna a podatki – zwolnienie z PIT i koszty podatkowe pracodawcy

Omawiana nowelizacja zawiera w zasadzie jedno postanowienie dotyczące kwestii podatkowych: zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze. zm.). postanowienie to należy ocenić jako bardzo słuszne.

Przed czym jednak przestrzegają specjaliści payroll, to zawyżanie ryczałtu/ekwiwalentu jako możliwą podstawę do kwestionowania jego zwolnienia z PIT. Nie wynika to wprost z przepisu, raczej z praktyki fiskusa odnośnie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT i dotyczy sytuacji, w których tego rodzaju ekwiwalenty kryłyby dodatkowe świadczenia dla pracowników.

Druga istotna kwestia podatkowa związana z omawianym ryczałtem, to jego ujęcie po stronie pracodawcy. Oczywistym wydaje się jednak, że jest to koszt pracowniczy a więc z punktu widzenia PIT lub CIT pracodawcy powinien być rozpoznany jako koszt uzyskania przychodu, raczej o pośrednim charakterze.

Podstawa prawna: ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, Partner w Advicero Nexia