REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna 2023 – koszty, ekwiwalent, ryczałt, podatki i inne ważne kwestie finansowe. Rozliczenie z pracownikiem

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Praca zdalna 2023 – koszty, ekwiwalent, ryczałt, podatki, finanse, rozliczenie z pracownikiem
Praca zdalna 2023 – koszty, ekwiwalent, ryczałt, podatki, finanse, rozliczenie z pracownikiem
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Nowelizacja Kodeksu pracy (dalej „Kp”) wprowadzająca m.in. długo oczekiwane przepisy o pracy zdalnej, czeka na podpis Prezydenta RP i publikację w Dzienniku Ustaw. Biorąc pod uwagę, na szczęście, dość długie vacatio legis (2 miesiące), pracodawcy mają czas co najmniej do drugiej połowy marca 2023 r. (a być może nieco dłużej) na przygotowanie się do ich wdrożenia. Jak na standardy obecnej legislacji długo, jak na potrzeby zakładu pracy, niekoniecznie. Jednym z zagadnień trudniejszych w implementacji są obowiązkowe rozliczenia pomiędzy pracodawcą a pracownikami.

Koszty pracy zdalnej. Jak nie wiadomo o co chodzi… czyli istotne kwestie finansowe

Omawiana nowelizacja Kodeksu pracy w sposób słuszny, choć dość niedoskonały, reguluje kwestie ponoszenia kosztów pracy zdalnej. I tak pracodawca będzie co do zasady zobowiązany do zapewnienia pracownikowi nie tylko urządzeń do jej wykonywania ale też instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Alternatywnie pracodawca ma pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

W każdym wypadku pracodawca ma ponadto pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – chyba że zastąpi to ryczałtem,  którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. 

Pokrycie kosztów albo alternatywnie ekwiwalent lub ryczałt dotyczą również sytuacji, gdy dojdzie do wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę.

REKLAMA

Ekwiwalent, ryczałt – jak ustalić?

REKLAMA

Co do ponoszenia przez pracodawcę kosztów to sprawa jest jasna. Zakład pracy kupuje towaru i usług u podmiotów zewnętrznych i przekazuje je pracownikowi.

Kwestia ekwiwalentu lub ryczałtu już niestety nie jest taka prosta. Omawiana nowelizacja Kp dość skromnie traktuje kwestie ich wyliczenia wskazując, iż przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Tym samym trzeba sprawdzić ile używany przez pracownika do pracy sprzęt zużywa energii i przemnożyć to przez ilość godzin pracy i cenę energii w miejscu, uzgodnionym jako miejsce wykonywania pracy (przykładowo w Polsce obowiązuje do końca 2023 r. maksymalna cena energii dla konsumentów w wysokości 693 zł/MWh. Co do kosztu usług telekomunikacyjnych (telefon i Internet) to założyć trzeba, że pracownik nie wykorzystuje ich w całości na potrzeby wykonywania pracy a więc powinien zadeklarować procentowo, w jakim stopniu ma to miejsce i jaka jest jego wysokość rachunków za te usługi, ewentualnie tu też można pokusić się o pewne wyliczenia. Przy stałym rachunku, niezależnym od poboru danych można by przyjąć 1/3 rachunku przypadającego w danym miesiącu za dni robocze (gdyż 8 h pracy to 1/3 doby, ale trzeba ryczałt pomniejszyć o dni wolne od pracy).

To co natomiast zapewne będzie dużo trudniejsze to ustalenie kosztów zużycia sprzętu pracownika. Ustawodawca powołał się tu wprawdzie na normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ale te nie wynikają z żądnych przepisów i też nie zawsze będą możliwe do ustalenia do każdego rodzaju narzędzia pracy. Wyobraźmy sobie np. ustalenie zużycia prywatnego krzesła czy biurka?

Polecamy: INFORLEX Kodeks pracy 2023

Praca zdalna a podatki – zwolnienie z PIT i koszty podatkowe pracodawcy

REKLAMA

Omawiana nowelizacja zawiera w zasadzie jedno postanowienie dotyczące kwestii podatkowych: zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze. zm.). postanowienie to należy ocenić jako bardzo słuszne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przed czym jednak przestrzegają specjaliści payroll, to zawyżanie ryczałtu/ekwiwalentu jako możliwą podstawę do kwestionowania jego zwolnienia z PIT. Nie wynika to wprost z przepisu, raczej z praktyki fiskusa odnośnie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT i dotyczy sytuacji, w których tego rodzaju ekwiwalenty kryłyby dodatkowe świadczenia dla pracowników.

Druga istotna kwestia podatkowa związana z omawianym ryczałtem, to jego ujęcie po stronie pracodawcy. Oczywistym wydaje się jednak, że jest to koszt pracowniczy a więc z punktu widzenia PIT lub CIT pracodawcy powinien być rozpoznany jako koszt uzyskania przychodu, raczej o pośrednim charakterze.

Podstawa prawna: ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, Partner w Advicero Nexia

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpowiedzialność osobista członków zarządu za długi i podatki spółki. Co zrobić, by jej uniknąć?

Odpowiedzialność osobista członków zarządu bywa często bagatelizowana. Tymczasem kwestia ta może urosnąć do rangi rzeczywistego problemu na skutek zaniechania. Wystarczy zbyt długo zwlekać z oceną sytuacji finansowej spółki albo błędnie zinterpretować oznaki niewypłacalności, by otworzyć sobie drogę do realnej odpowiedzialności majątkiem prywatnym.

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Czy jej papierowa wersja jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT?

Sejm już uchwalił nowelizację ustawy o VAT wprowadzającą obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. To dla podatników jest bardzo ważna informacja: gdy zostaną wydane bardzo szczegółowe akty wykonawcze (są już opublikowane kolejne wersje projektów) oraz pojawi się zgodnie z tymi rozporządzeniami urzędowe oprogramowanie interfejsowe (dostęp na stronach resortu finansów) można będzie zacząć interesować się tym przedsięwzięciem.

Czy wadliwa forma faktury zakupu pozbawi prawa do odliczenia podatku naliczonego w 2026 roku?

To pytanie zadają sobie dziś podatnicy VAT czynni biorąc pod uwagę perspektywę przyszłego roku: jest bowiem rzeczą pewną, że miliony faktur będą na co dzień wystawiane w dotychczasowych formach (papierowej i elektronicznej), mimo że powinny być wystawione w formie ustrukturyzowanej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)

Jak od lutego 2026 roku będzie wyglądała rewolucja fakturowa w Polsce? Profesor Witold Modzelewski wskazuje dwa możliwe warianty dokumentowania i fakturowania transakcji. W obu tych wariantach – jak przewiduje prof. Modzelewski - podatnicy zrezygnują z kodowania faktur ustrukturyzowanych, a podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy i on będzie dowodem rzeczywistości ekonomicznej. A jeśli treść faktury ustrukturyzowanej będzie inna, to jej wystawca będzie mieć problem, bo potwierdził nieprawdę na dokumencie i musi go poprawić.

REKLAMA

Fakturowanie od 1 lutego 2026 r. Prof. Modzelewski: Nie da się przerobić faktury ustrukturyzowanej na dokument handlowy

Faktura ustrukturyzowana kompletnie nie nadaje się do roli dokumentu handlowego, bo jest wysyłana do KSeF a nie do kontrahenta, czyli nie występuje tu kluczowy dla stosunków handlowych moment świadomego dla obu stron umowy doręczenia i akceptacji (albo braku akceptacji) tego dokumentu - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Firma w Szwajcarii - przewidywalne, korzystne podatki i dobry klimat ... do prowadzenia biznesu

Kiedy myślimy o Szwajcarii w kontekście prowadzenia firmy, często pojawiają się utarte skojarzenia: kraj zarezerwowany dla globalnych korporacji, potentatów finansowych, wielkich struktur holdingowych. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej. Szwajcaria jest przede wszystkim przestrzenią dla tych, którzy potrafią działać mądrze, przejrzyście i z wizją. To kraj, który działa w oparciu o pragmatyzm, dzięki czemu potrafi stworzyć szanse również dla debiutantów na arenie międzynarodowej.

Fundacje rodzinne w Polsce: Rewolucja w sukcesji czy podatkowa pułapka? 2500 zarejestrowanych, ale grozi im wielka zmiana!

Fundacji rodzinnych w Polsce już ponad 2500! To narzędzie chroni majątek i ułatwia przekazanie firm kolejnym pokoleniom. Ale uwaga — nadciągają rządowe zmiany, które mogą zakończyć okres ulg podatkowych i wywołać prawdziwą burzę w środowisku przedsiębiorców. Czy warto się jeszcze spieszyć? Sprawdź, co może oznaczać nowelizacja i jak uniknąć pułapek!

Cypryjskie spółki znikają z rejestru. Polscy przedsiębiorcy tracą milionowe aktywa

Cypr przez lata były synonimem niskich podatków i minimum formalności. Dziś staje się prawną bombą zegarową. Właściciele cypryjskich spółek – często nieświadomie – tracą nieruchomości, udziały i pieniądze. Wystarczy 350 euro zaległości, by stracić majątek wart miliony.

REKLAMA

Zwolnienie SD-Z2 przy darowiźnie. Czy zawsze trzeba składać formularz?

Zwolnienie z obowiązku składania formularza SD-Z2 przy darowiźnie budzi wiele pytań. Czy zawsze trzeba zgłaszać darowiznę urzędowi skarbowemu? Wyjaśniamy, kiedy zgłoszenie jest wymagane, a kiedy obowiązek ten jest wyłączony, zwłaszcza w przypadku najbliższej rodziny i darowizny w formie aktu notarialnego.

KSeF od 1 lutego 2026: firmy bez przygotowania czeka paraliż. Ekspertka ostrzega przed pułapką „dwóch obiegów”

Już od 1 lutego 2026 wszystkie duże firmy w Polsce będą musiały wystawiać faktury w KSeF, a każdy ich kontrahent – także z sektora MŚP – odbierać je przez system. To oznacza, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa mają tylko pół roku, by przygotować się do cyfrowej rewolucji. Brak planu grozi chaosem, błędami i kosztownymi opóźnieniami.

REKLAMA