REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna 2023 – koszty, ekwiwalent, ryczałt, podatki i inne ważne kwestie finansowe. Rozliczenie z pracownikiem

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Praca zdalna 2023 – koszty, ekwiwalent, ryczałt, podatki, finanse, rozliczenie z pracownikiem
Praca zdalna 2023 – koszty, ekwiwalent, ryczałt, podatki, finanse, rozliczenie z pracownikiem
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Nowelizacja Kodeksu pracy (dalej „Kp”) wprowadzająca m.in. długo oczekiwane przepisy o pracy zdalnej, czeka na podpis Prezydenta RP i publikację w Dzienniku Ustaw. Biorąc pod uwagę, na szczęście, dość długie vacatio legis (2 miesiące), pracodawcy mają czas co najmniej do drugiej połowy marca 2023 r. (a być może nieco dłużej) na przygotowanie się do ich wdrożenia. Jak na standardy obecnej legislacji długo, jak na potrzeby zakładu pracy, niekoniecznie. Jednym z zagadnień trudniejszych w implementacji są obowiązkowe rozliczenia pomiędzy pracodawcą a pracownikami.

Koszty pracy zdalnej. Jak nie wiadomo o co chodzi… czyli istotne kwestie finansowe

Omawiana nowelizacja Kodeksu pracy w sposób słuszny, choć dość niedoskonały, reguluje kwestie ponoszenia kosztów pracy zdalnej. I tak pracodawca będzie co do zasady zobowiązany do zapewnienia pracownikowi nie tylko urządzeń do jej wykonywania ale też instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Alternatywnie pracodawca ma pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

W każdym wypadku pracodawca ma ponadto pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – chyba że zastąpi to ryczałtem,  którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. 

Pokrycie kosztów albo alternatywnie ekwiwalent lub ryczałt dotyczą również sytuacji, gdy dojdzie do wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Ekwiwalent, ryczałt – jak ustalić?

Co do ponoszenia przez pracodawcę kosztów to sprawa jest jasna. Zakład pracy kupuje towaru i usług u podmiotów zewnętrznych i przekazuje je pracownikowi.

Kwestia ekwiwalentu lub ryczałtu już niestety nie jest taka prosta. Omawiana nowelizacja Kp dość skromnie traktuje kwestie ich wyliczenia wskazując, iż przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Tym samym trzeba sprawdzić ile używany przez pracownika do pracy sprzęt zużywa energii i przemnożyć to przez ilość godzin pracy i cenę energii w miejscu, uzgodnionym jako miejsce wykonywania pracy (przykładowo w Polsce obowiązuje do końca 2023 r. maksymalna cena energii dla konsumentów w wysokości 693 zł/MWh. Co do kosztu usług telekomunikacyjnych (telefon i Internet) to założyć trzeba, że pracownik nie wykorzystuje ich w całości na potrzeby wykonywania pracy a więc powinien zadeklarować procentowo, w jakim stopniu ma to miejsce i jaka jest jego wysokość rachunków za te usługi, ewentualnie tu też można pokusić się o pewne wyliczenia. Przy stałym rachunku, niezależnym od poboru danych można by przyjąć 1/3 rachunku przypadającego w danym miesiącu za dni robocze (gdyż 8 h pracy to 1/3 doby, ale trzeba ryczałt pomniejszyć o dni wolne od pracy).

To co natomiast zapewne będzie dużo trudniejsze to ustalenie kosztów zużycia sprzętu pracownika. Ustawodawca powołał się tu wprawdzie na normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ale te nie wynikają z żądnych przepisów i też nie zawsze będą możliwe do ustalenia do każdego rodzaju narzędzia pracy. Wyobraźmy sobie np. ustalenie zużycia prywatnego krzesła czy biurka?

Polecamy: INFORLEX Kodeks pracy 2023

REKLAMA

Praca zdalna a podatki – zwolnienie z PIT i koszty podatkowe pracodawcy

Omawiana nowelizacja zawiera w zasadzie jedno postanowienie dotyczące kwestii podatkowych: zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze. zm.). postanowienie to należy ocenić jako bardzo słuszne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przed czym jednak przestrzegają specjaliści payroll, to zawyżanie ryczałtu/ekwiwalentu jako możliwą podstawę do kwestionowania jego zwolnienia z PIT. Nie wynika to wprost z przepisu, raczej z praktyki fiskusa odnośnie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT i dotyczy sytuacji, w których tego rodzaju ekwiwalenty kryłyby dodatkowe świadczenia dla pracowników.

Druga istotna kwestia podatkowa związana z omawianym ryczałtem, to jego ujęcie po stronie pracodawcy. Oczywistym wydaje się jednak, że jest to koszt pracowniczy a więc z punktu widzenia PIT lub CIT pracodawcy powinien być rozpoznany jako koszt uzyskania przychodu, raczej o pośrednim charakterze.

Podstawa prawna: ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, Partner w Advicero Nexia

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co zmieni się od lutego 2026 roku?

Od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

REKLAMA

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

REKLAMA