REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty

Advicero Nexia
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty
Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Najprawdopodobniej w pierwszych tygodniach 2023 r. wejdą w życie istotne zmiany Kodeksu pracy. Nie jest to jeszcze w całości „wielka nowelizacja” Kodeksu pracy, której projekt wszedł do Sejmu w 2022 r., a jedynie jej część, ale bardzo istotna dla dużej grupy pracowników i pracodawców – bo regulująca, w sposób w założeniu stały, instytucje pracy zdalnej. Dotychczas bowiem praca taka była wykonywana najpierw poza regulacją Kodeksu pracy, a następnie na podstawie przepisów o COVID. Poniżej zajmiemy się tym, co pracodawcy muszą w pierwszej kolejności przygotować, tj. dokumentacją.

Definicja pracy zdalnej

O ile wprost brak jest przepisu zawierającego excpilicite definicję pracy zdalnej, to jednak już otwierający rozdział IIc przepis Art. 6718 Kodeksu pracy wskazuje, iż jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Definicja ta ma zatem charakter ewidentnie otwarty, choć tego co w niej brakuje to wskazanie oczywistego: że nie jest to miejsce pracy w miejscu, w którym znajduje się ten zakład pracy. A z szeregu dalszych przepisów projektowanej nowelizacji wynika, iż taki zakład pracy może (powinien?) istnieć.

Autopromocja

Dokumenty regulujące wykonywania pracy zdalnej

Nowelizacja nie tylko wprowadza szereg zasady wykonywania pracy zdalnej, których dotychczas brakowało, ale także pewne obowiązkowe dokumenty potwierdzające zasady jej wykonywania w danym zakładzie pracy. Mogą to być następujące dokumenty przy czym możliwość wyboru typu dokumentu jest niekiedy uzależniona od okoliczności na które pracodawca nie ma wpływu. Może to być więc albo porozumienie z pracownikami, albo indywidualne porozumienia z pracownikami, względnie obowiązujący wszystkich aktualnych i nowych pracowników. To ostatnie rozwiązanie, choć wymaga konsultacji (niewiążących jednakże) z pracownikami, wydaje się być najwygodniejsze z punktu widzenia pracodawcy

Zgodnie z treścią projektowanych regulacji w ww. dokumentach należy określić w szczególności:

  1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
  2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
  3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie narzędzi niepowierzonych przez pracodawcę lub ryczałtu w tym zakresie;
  4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
  7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
  8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Regulaminy pracy - komentarz

Niektóre z powyższych pozycji można już teraz skomentować.

Zasad przeprowadzania kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w ramach pracy zdalnej, oraz zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika pracującego zdalnie nie mogą ograniczać się do informacji o możliwości kontroli, ale powinny być opisane zasady jej przeprowadzania;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Postanowienia odnośnie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych również należy doprecyzować. Przykładowo można wskazać, że wszelkie prace dotyczące inwentaryzacji, konserwacji itp. są realizowane przez wewnętrzny dział IT/ firmę zewnętrzną.

Co do zasady możliwość pracy zdalnej obejmuje wszystkich pracowników. Jeżeli chcemy ograniczyć możliwość pracy zdalnej do mniejszej grupy pracowników należy to wskazać w regulaminie. Nie jest to dyskryminacja pracowników. Przeciwnie projektowane przepisy wskazują, że pracodawca musi umożliwić pracownikowi pracującemu zdalnie korzystanie z biura na takich samych zasadach jak pracownikom nie pracujących zdalnie – co może być odczytane jako sugestia, iż takie miejsce pracy „niezdalnej” powinno istnieć, Wydaje się jednak, że taki wniosek byłby zbyt daleko idący i pracodawca wcale nie musi mieć żadnego stałego miejsca na zakład pracy i wszyscy pracownicy mogą pracować zdalnie.

W regulaminie powinno się doprecyzować sposób potwierdzania obecności na stanowisku przez pracownika w ramach pracy zdalnej, np. grafik, informacja mailowa do przełożonego, system urlopowy, w którym jest to wskazane, w ramach dostępności na aplikacjach komunikacyjnych. Jeżeli tak należałoby uwzględnić to w regulaminie.

Zgodnie z przepisami pracodawca może pokryć inne koszty jeżeli koszty takie zostały ustalone w regulaminie i są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy. Zatem jeżeli pokrywa pracodawca lub planują pokryć innego rodzaju koszty niż energia elektryczna i usługi telekomunikacyjne, należy wskazać ich rodzaj w regulaminie.

 

Dokumenty od pracowników

W ramach pracy zdalnej pracownik przed jej rozpoczęciem pracownik jest obowiązany do złożenia następujących oświadczeń (w formie papierowej lub elektronicznej, co samo w sobie statuuje obowiązek pracodawcy ich przechowywania):

  • posiadaniu warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej,
  • zapoznaniu się z zasadami ochrony danych osobowych poza miejscem pracy i zobowiązaniu się do ich przestrzegania,
  • zapoznaniu się z Oceną ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy, którą pracodawca jest obowiązany sporządzić i przedstawić pracownikowi oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania.

 

Inne obowiązki pracodawców dot. pracy zdalnej

W związku z nowymi przepisami pracodawcy będą zobowiązani do opracowania informacji oceny ryzyka zawodowego i zasad bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej zawierającą:

  • zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
  • zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
  • czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;

zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Zgodnie z przepisami pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej, a przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Ponadto uzgadniając wykonywanie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy pracownik powinien być poinformowany o jego stanowisku i jego miejscu w strukturze organizacyjnej pracodawcy oraz osobie /osobach odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem oraz upoważnionych do wykonywania kontroli pracy zdalnej

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, partner w Advicero Nexia

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - przebieg procedury legislacyjnej w Sejmie

Projekt ten dotyczy wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej oraz stworzenia podstaw dla pracodawcy do wprowadzenia i przeprowadzania, gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr, prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu.
Sejm uchwalił tę nowelizację 1 grudnia 2022 r. 15 grudnia 2022 r. Senat wniósł poprawki do tej ustawy. Prace nad tą ustawą są nadal niezakończone i będą kontynuowane przez Sejm w styczniu 2023 roku.

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Rząd szykuje zmiany w składce zdrowotnej. "Niestety, planowane zmiany nie spowodują zmniejszenia wysokości daniny"

    Rząd zmienia zasady rozliczeń składki zdrowotnej i proponuje dwa rozwiązania. Przedsiębiorcy są zdania, że planowane zmiany nie spowodują zmniejszenia wysokości składki zdrowotnej, o co od dawna zabiegają.

    Twój e-PIT - zwrot podatku nawet w ciągu jednego dnia

    Zwroty z większości zeznań PIT-37 złożonych w usłudze Twój e-PIT trafiają na konto znacznie szybciej. Niektórzy dostają zwrot nawet w ciągu jednego dnia - poinformował szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda.

    Ulga na jedno dziecko 2024. 112 tys. zł to niestety limit dochodów wspólny dla obojga rodziców lub opiekunów prawnych

    Rodzice odliczający ulgę na dziecko często są zaskoczeni informacją, że możliwość skorzystania z tej ulgi ogranicza limit ich dochodów nie tylko w przypadku, gdy mają jedno dziecko. Także gdy mają np. dwoje dzieci, jedno z ich dzieci jest małoletnie (czyli uprawnia do ulgi) a drugie np. ukończyło 25. rok życia (czyli nie uprawnia do odliczenia ulgi prorodzinnej). Dotyczy to też sytuacji gdy dziecko po ukończeniu 18 roku życia (a przed ukończeniem 25. rok życia) przestało uczyć się lub studiować. Te zasady dotyczą zarówno roku 2024 jak i poprzednich 2023 r. i 2022 r.

    Krajowy Plan Odbudowy w Polsce w 2024 roku. Wyścig z czasem po 60 miliardów euro

    Zeszłotygodniowe informacje dotyczące odblokowania funduszy europejskich są optymistyczne – kierunek działań przyjęty przez polski rząd może liczyć na przychylność UE. Pamiętajmy jednak, że deklaracje te nie oznaczają, że środki na wspieranie reform i inwestycji zostaną nam „automatycznie” udostępnione - pisze Łukasz Kościjańczuk, partner w CRIDO.

    Czy laptop i wynajęte mieszkanie pracownika zagranicznej firmy to już zakład w Polsce?

    Pracownicy wykonujący pracę poza miejscem siedziby pracodawcy (lub innym miejscem określonym w umowie o pracę) mogą generować szereg konsekwencji podatkowych, zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, szczególnie gdy w grę wchodzi praca poza Polską, lub w Polsce, ale dla pracodawcy z innego kraju - pisze Dr Adam Barcikowski – Manager w Nexia Advcero.

    Obniżenie VAT w branży "beauty" - skutki dla budżetu państwa, gospodarki i konsumentów

    Jak obniżenie stawki podatku VAT w branży "beauty" od kwietnia 2024 roku wpłynie na dochody budżetu państwa, na zachowania przedsiębiorców i konsumentów?

    Niższy VAT od 1 kwietnia 2024 r. Stawka 8% dla usług kosmetycznych, manicure i pedicure

    Ministerstwo Finansów przygotowało już projekt rozporządzenia, które obniży od 1 kwietnia 2024 r. - z 23% do 8% – stawkę VAT na określone usługi kosmetyczne.

    Czas na reformę Unijnego Kodeksu Celnego

    Reforma (projektu) nowego Unijnego Kodeksu Celnego po konsultacjach społecznych. Od 2027 roku przewidywane jest wejście w życie nowego UKC. Będą to zmiany rewolucyjne w wielu aspektach, dziś obowiązujących przepisów prawa celnego. Wiarygodni przedsiębiorcy mają mieć znaczne uproszczenia oraz mamy przejść na „inteligentne” odprawy celne ze zwiększonym monitoringiem systemów informatycznych.

    Twój e-PIT wspólnie z małżonkiem

    Usługa Twój e-PIT umożliwia złożenie rocznego PIT wspólnie z małżonkiem. Kiedy jest to możliwe? Jakie działania należny wykonać?

    PGNiG obniża ceny gazu dla gospodarstw domowych. Ale nadal ponad 90 zł/MWh drożej od ceny zamrożonej do połowy 2024 roku

    W czwartek 29 lutego 2024 r. Prezes Urzędu Regulacji Energetyki zatwierdził obniżenie o 8,3 proc. (do 290,97 zł/MWh) zatwierdzonej w grudniu 2023 r. i obowiązującej w 2024 r. taryfy na sprzedaż gazu dla gospodarstw domowych i innych tzw. odbiorców uprawnionych przez spółkę PGNiG Obrót Detaliczny. Ale do 30 czerwca 2024 r. cena netto gazu dla odbiorców uprawnionych (w tym odbiorców w gospodarstwach domowych) została zamrożona na poziomie 200,17 zł/MWh.

    REKLAMA