REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty
Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Najprawdopodobniej w pierwszych tygodniach 2023 r. wejdą w życie istotne zmiany Kodeksu pracy. Nie jest to jeszcze w całości „wielka nowelizacja” Kodeksu pracy, której projekt wszedł do Sejmu w 2022 r., a jedynie jej część, ale bardzo istotna dla dużej grupy pracowników i pracodawców – bo regulująca, w sposób w założeniu stały, instytucje pracy zdalnej. Dotychczas bowiem praca taka była wykonywana najpierw poza regulacją Kodeksu pracy, a następnie na podstawie przepisów o COVID. Poniżej zajmiemy się tym, co pracodawcy muszą w pierwszej kolejności przygotować, tj. dokumentacją.

Definicja pracy zdalnej

O ile wprost brak jest przepisu zawierającego excpilicite definicję pracy zdalnej, to jednak już otwierający rozdział IIc przepis Art. 6718 Kodeksu pracy wskazuje, iż jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Definicja ta ma zatem charakter ewidentnie otwarty, choć tego co w niej brakuje to wskazanie oczywistego: że nie jest to miejsce pracy w miejscu, w którym znajduje się ten zakład pracy. A z szeregu dalszych przepisów projektowanej nowelizacji wynika, iż taki zakład pracy może (powinien?) istnieć.

REKLAMA

Autopromocja

Dokumenty regulujące wykonywania pracy zdalnej

Nowelizacja nie tylko wprowadza szereg zasady wykonywania pracy zdalnej, których dotychczas brakowało, ale także pewne obowiązkowe dokumenty potwierdzające zasady jej wykonywania w danym zakładzie pracy. Mogą to być następujące dokumenty przy czym możliwość wyboru typu dokumentu jest niekiedy uzależniona od okoliczności na które pracodawca nie ma wpływu. Może to być więc albo porozumienie z pracownikami, albo indywidualne porozumienia z pracownikami, względnie obowiązujący wszystkich aktualnych i nowych pracowników. To ostatnie rozwiązanie, choć wymaga konsultacji (niewiążących jednakże) z pracownikami, wydaje się być najwygodniejsze z punktu widzenia pracodawcy

Zgodnie z treścią projektowanych regulacji w ww. dokumentach należy określić w szczególności:

  1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
  2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
  3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie narzędzi niepowierzonych przez pracodawcę lub ryczałtu w tym zakresie;
  4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
  7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
  8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Regulaminy pracy - komentarz

Niektóre z powyższych pozycji można już teraz skomentować.

Zasad przeprowadzania kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w ramach pracy zdalnej, oraz zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika pracującego zdalnie nie mogą ograniczać się do informacji o możliwości kontroli, ale powinny być opisane zasady jej przeprowadzania;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Postanowienia odnośnie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych również należy doprecyzować. Przykładowo można wskazać, że wszelkie prace dotyczące inwentaryzacji, konserwacji itp. są realizowane przez wewnętrzny dział IT/ firmę zewnętrzną.

Co do zasady możliwość pracy zdalnej obejmuje wszystkich pracowników. Jeżeli chcemy ograniczyć możliwość pracy zdalnej do mniejszej grupy pracowników należy to wskazać w regulaminie. Nie jest to dyskryminacja pracowników. Przeciwnie projektowane przepisy wskazują, że pracodawca musi umożliwić pracownikowi pracującemu zdalnie korzystanie z biura na takich samych zasadach jak pracownikom nie pracujących zdalnie – co może być odczytane jako sugestia, iż takie miejsce pracy „niezdalnej” powinno istnieć, Wydaje się jednak, że taki wniosek byłby zbyt daleko idący i pracodawca wcale nie musi mieć żadnego stałego miejsca na zakład pracy i wszyscy pracownicy mogą pracować zdalnie.

W regulaminie powinno się doprecyzować sposób potwierdzania obecności na stanowisku przez pracownika w ramach pracy zdalnej, np. grafik, informacja mailowa do przełożonego, system urlopowy, w którym jest to wskazane, w ramach dostępności na aplikacjach komunikacyjnych. Jeżeli tak należałoby uwzględnić to w regulaminie.

Zgodnie z przepisami pracodawca może pokryć inne koszty jeżeli koszty takie zostały ustalone w regulaminie i są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy. Zatem jeżeli pokrywa pracodawca lub planują pokryć innego rodzaju koszty niż energia elektryczna i usługi telekomunikacyjne, należy wskazać ich rodzaj w regulaminie.

 

Dokumenty od pracowników

W ramach pracy zdalnej pracownik przed jej rozpoczęciem pracownik jest obowiązany do złożenia następujących oświadczeń (w formie papierowej lub elektronicznej, co samo w sobie statuuje obowiązek pracodawcy ich przechowywania):

  • posiadaniu warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej,
  • zapoznaniu się z zasadami ochrony danych osobowych poza miejscem pracy i zobowiązaniu się do ich przestrzegania,
  • zapoznaniu się z Oceną ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy, którą pracodawca jest obowiązany sporządzić i przedstawić pracownikowi oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania.

 

Inne obowiązki pracodawców dot. pracy zdalnej

W związku z nowymi przepisami pracodawcy będą zobowiązani do opracowania informacji oceny ryzyka zawodowego i zasad bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej zawierającą:

  • zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
  • zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
  • czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;

zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Zgodnie z przepisami pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej, a przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Ponadto uzgadniając wykonywanie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy pracownik powinien być poinformowany o jego stanowisku i jego miejscu w strukturze organizacyjnej pracodawcy oraz osobie /osobach odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem oraz upoważnionych do wykonywania kontroli pracy zdalnej

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, partner w Advicero Nexia

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - przebieg procedury legislacyjnej w Sejmie

Projekt ten dotyczy wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej oraz stworzenia podstaw dla pracodawcy do wprowadzenia i przeprowadzania, gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr, prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu.
Sejm uchwalił tę nowelizację 1 grudnia 2022 r. 15 grudnia 2022 r. Senat wniósł poprawki do tej ustawy. Prace nad tą ustawą są nadal niezakończone i będą kontynuowane przez Sejm w styczniu 2023 roku.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Cła wzajemne Trumpa: Gospodarcza rewolucja czy ryzyko recesji?

Amerykański prezydent Donald Trump wprowadził nowe cła na importowane towary, określając je jako "deklarację niepodległości gospodarczej" USA. Eksperci jednak ostrzegają przed możliwymi skutkami ekonomicznymi, takimi jak wzrost inflacji, kryzys gospodarczy i problemy na rynku pracy. Jakie będą konsekwencje tej decyzji dla gospodarki USA i jej partnerów handlowych?

Dobroczynność, dzięki której zapłacisz niższy podatek. Sprawdź, jak to zrobić!

Angażujesz się w działania filantropijne? Wspierasz darowiznami fundacje i stowarzyszenia? Choć robisz to bezinteresownie, możesz na tym zyskać nie tylko w wymiarze społeczno-emocjonalnym. Darowiznę możesz odliczyć od dochodu przed opodatkowaniem podatku. Pamiętaj jednak, że to nie jest to samo co przekazanie 1,5% podatku.

Rozliczenie VAT przy uznanej reklamacji, gdy kupujący zatrzymuje część wadliwego towaru

Zgłosiliśmy reklamację w związku z wadliwym towarem. Kontrahent uznał reklamację, ale zamiast wystawić fakturę korygującą, wystawił notę uznaniową. Zwrócił nam zapłatę za część towaru, który został u nas i który sami zutylizujemy. Część towaru została wymieniona na towar wolny od wad. Czy korygujemy odliczony VAT? Czy dokonując utylizacji we własnym zakresie świadczymy usługę na rzecz sprzedawcy? Czy ta wymiana towaru powinna być rozliczona w VAT?

Odstąpienie od umowy: kiedy trzeba skorygować VAT z faktury zaliczkowej

Otrzymanie zaliczki na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług wiąże się zasadniczo z powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Rezygnacja z transakcji, skutkująca zwrotem zaliczki i wystawieniem faktury korygującej, umożliwia sprzedawcy obniżenie kwoty podatku należnego. Nabywca jest z kolei obowiązany do odpowiedniej korekty odliczonego wcześniej podatku naliczonego. Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy kontrahenci odstępują wprawdzie od zawartej umowy, lecz zaliczka zostaje zwrócona znacznie później lub jej zwrot w ogóle nie następuje. Transakcja nie dochodzi ostatecznie do skutku. Nie ma jednak również zwrotu zaliczki, a to jej wpłata generowała powstanie obowiązku podatkowego.

REKLAMA

Ulga na ekspansję

Ulga na ekspansję to jedno z rozwiązań podatkowych, które miało na celu wsparcie przedsiębiorców w pozyskiwaniu nowych rynków poprzez możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na reklamę nowych produktów oraz udział w targach. Przepisy w tym zakresie budzą jednak liczne wątpliwości interpretacyjne, zwłaszcza w odniesieniu do podmiotów, które nie wytwarzają fizycznie produktów, lecz jedynie sprzedają je pod własną marką.

Czy można sprzedać środek trwały w czasie zawieszenia działalności gospodarczej.? Jak rozliczyć podatki od tej sprzedaży?

Wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na zawieszenie działalności gospodarczej, zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć sprzedaż środków trwałych. Często pojawiają się pytania, czy w trakcie zawieszenia można sprzedać firmowy majątek i czy od takiej transakcji należy odprowadzić podatek. Wbrew pozorom, sprawa nie jest skomplikowana.

CFO w firmie – dlaczego warto go docenić, zwłaszcza w sytuacji kryzysowej

O roli dyrektorów finansowych w zarządzaniu kryzysowym na przykładzie sytuacji, w jakiej znalazły się międzynarodowe organizacje pozarządowe – pisze Jarosław Czubacki, Head of Finance w Fundacji Save the Children Polska.

KSeF tuż za rogiem! Księgowi mówią jasno: za zgodność e-faktur odpowiadać będą przedsiębiorcy

KSeF już jest na horyzoncie. Przedsiębiorcy wciąż jednak zwlekają z przygotowaniami do e-faktur, licząc na pomoc księgowych z biur rachunkowych. Tymczasem to oni sami będą odpowiadać za zgodność z nowymi przepisami. Jak dobrze przygotować firmę i uniknąć kosztownych potknięć? Sprawdź, co zrobić już teraz.

REKLAMA

Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Wielką Brytanią – kompendium wiedzy dla polskich rezydentów podatkowych

W erze globalnej mobilności zawodowej i kapitałowej coraz więcej Polaków uzyskuje dochody z zagranicy. Najczęściej chodzi o Wielką Brytanię – kraj, który od lat przyciąga naszych obywateli do pracy, prowadzenia działalności gospodarczej czy inwestowania. W takim kontekście kluczowa staje się znajomość zasad opodatkowania dochodów uzyskiwanych w UK przez osoby będące polskimi rezydentami podatkowymi.

Prof. W. Modzelewski: VAT unijny to największe zagrożenie dla uczciwych podatników. Trzeba zrezygnować z pozornych działań uszczelniających i napisać od nowa ustawę o VAT

Powoli ale skutecznie przebija się do świadomości podatników diagnoza, że VAT unijny, wprowadzony w Polsce w 2004 r., był od początku nieznaną w historii pułapką zastawioną nie tylko na nasze państwo, lecz również na dziesiątki tysięcy naiwnych i uczciwych podatników, którzy mieli być (i są nadal) ofiarami tego eksperymentu – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA