REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty

Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty
Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Najprawdopodobniej w pierwszych tygodniach 2023 r. wejdą w życie istotne zmiany Kodeksu pracy. Nie jest to jeszcze w całości „wielka nowelizacja” Kodeksu pracy, której projekt wszedł do Sejmu w 2022 r., a jedynie jej część, ale bardzo istotna dla dużej grupy pracowników i pracodawców – bo regulująca, w sposób w założeniu stały, instytucje pracy zdalnej. Dotychczas bowiem praca taka była wykonywana najpierw poza regulacją Kodeksu pracy, a następnie na podstawie przepisów o COVID. Poniżej zajmiemy się tym, co pracodawcy muszą w pierwszej kolejności przygotować, tj. dokumentacją.

Definicja pracy zdalnej

O ile wprost brak jest przepisu zawierającego excpilicite definicję pracy zdalnej, to jednak już otwierający rozdział IIc przepis Art. 6718 Kodeksu pracy wskazuje, iż jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Definicja ta ma zatem charakter ewidentnie otwarty, choć tego co w niej brakuje to wskazanie oczywistego: że nie jest to miejsce pracy w miejscu, w którym znajduje się ten zakład pracy. A z szeregu dalszych przepisów projektowanej nowelizacji wynika, iż taki zakład pracy może (powinien?) istnieć.

REKLAMA

Autopromocja

Dokumenty regulujące wykonywania pracy zdalnej

Nowelizacja nie tylko wprowadza szereg zasady wykonywania pracy zdalnej, których dotychczas brakowało, ale także pewne obowiązkowe dokumenty potwierdzające zasady jej wykonywania w danym zakładzie pracy. Mogą to być następujące dokumenty przy czym możliwość wyboru typu dokumentu jest niekiedy uzależniona od okoliczności na które pracodawca nie ma wpływu. Może to być więc albo porozumienie z pracownikami, albo indywidualne porozumienia z pracownikami, względnie obowiązujący wszystkich aktualnych i nowych pracowników. To ostatnie rozwiązanie, choć wymaga konsultacji (niewiążących jednakże) z pracownikami, wydaje się być najwygodniejsze z punktu widzenia pracodawcy

Zgodnie z treścią projektowanych regulacji w ww. dokumentach należy określić w szczególności:

  1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
  2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
  3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie narzędzi niepowierzonych przez pracodawcę lub ryczałtu w tym zakresie;
  4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
  7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
  8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Regulaminy pracy - komentarz

Niektóre z powyższych pozycji można już teraz skomentować.

Zasad przeprowadzania kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w ramach pracy zdalnej, oraz zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika pracującego zdalnie nie mogą ograniczać się do informacji o możliwości kontroli, ale powinny być opisane zasady jej przeprowadzania;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Postanowienia odnośnie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych również należy doprecyzować. Przykładowo można wskazać, że wszelkie prace dotyczące inwentaryzacji, konserwacji itp. są realizowane przez wewnętrzny dział IT/ firmę zewnętrzną.

Co do zasady możliwość pracy zdalnej obejmuje wszystkich pracowników. Jeżeli chcemy ograniczyć możliwość pracy zdalnej do mniejszej grupy pracowników należy to wskazać w regulaminie. Nie jest to dyskryminacja pracowników. Przeciwnie projektowane przepisy wskazują, że pracodawca musi umożliwić pracownikowi pracującemu zdalnie korzystanie z biura na takich samych zasadach jak pracownikom nie pracujących zdalnie – co może być odczytane jako sugestia, iż takie miejsce pracy „niezdalnej” powinno istnieć, Wydaje się jednak, że taki wniosek byłby zbyt daleko idący i pracodawca wcale nie musi mieć żadnego stałego miejsca na zakład pracy i wszyscy pracownicy mogą pracować zdalnie.

REKLAMA

W regulaminie powinno się doprecyzować sposób potwierdzania obecności na stanowisku przez pracownika w ramach pracy zdalnej, np. grafik, informacja mailowa do przełożonego, system urlopowy, w którym jest to wskazane, w ramach dostępności na aplikacjach komunikacyjnych. Jeżeli tak należałoby uwzględnić to w regulaminie.

Zgodnie z przepisami pracodawca może pokryć inne koszty jeżeli koszty takie zostały ustalone w regulaminie i są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy. Zatem jeżeli pokrywa pracodawca lub planują pokryć innego rodzaju koszty niż energia elektryczna i usługi telekomunikacyjne, należy wskazać ich rodzaj w regulaminie.

 

Dokumenty od pracowników

W ramach pracy zdalnej pracownik przed jej rozpoczęciem pracownik jest obowiązany do złożenia następujących oświadczeń (w formie papierowej lub elektronicznej, co samo w sobie statuuje obowiązek pracodawcy ich przechowywania):

  • posiadaniu warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej,
  • zapoznaniu się z zasadami ochrony danych osobowych poza miejscem pracy i zobowiązaniu się do ich przestrzegania,
  • zapoznaniu się z Oceną ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy, którą pracodawca jest obowiązany sporządzić i przedstawić pracownikowi oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania.

 

Inne obowiązki pracodawców dot. pracy zdalnej

W związku z nowymi przepisami pracodawcy będą zobowiązani do opracowania informacji oceny ryzyka zawodowego i zasad bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej zawierającą:

  • zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
  • zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
  • czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;

zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Zgodnie z przepisami pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej, a przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Ponadto uzgadniając wykonywanie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy pracownik powinien być poinformowany o jego stanowisku i jego miejscu w strukturze organizacyjnej pracodawcy oraz osobie /osobach odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem oraz upoważnionych do wykonywania kontroli pracy zdalnej

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, partner w Advicero Nexia

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - przebieg procedury legislacyjnej w Sejmie

Projekt ten dotyczy wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej oraz stworzenia podstaw dla pracodawcy do wprowadzenia i przeprowadzania, gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr, prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu.
Sejm uchwalił tę nowelizację 1 grudnia 2022 r. 15 grudnia 2022 r. Senat wniósł poprawki do tej ustawy. Prace nad tą ustawą są nadal niezakończone i będą kontynuowane przez Sejm w styczniu 2023 roku.

 

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa era regulacji krypto – CASP zastępuje VASP. Co to oznacza dla firm?

W UE wchodzi w życie nowa era regulacji krypto – licencja CASP stanie się obowiązkowa dla wszystkich firm działających w tym sektorze. Dotychczasowi posiadacze licencji VASP mają czas na dostosowanie się do końca czerwca 2025 r., a z odpowiednim wnioskiem – do września. Jakie zmiany czekają rynek i co to oznacza dla przedsiębiorców?

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

Kto może odliczyć ulgę na dziecko? Po rozwodzie rodziców dziecko mieszka z matką a ojciec płaci alimenty i widuje się z dzieckiem

Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik ma prawo do odliczenia kwoty ulgi prorodzinnej w zależności od tego z kim jego dziecko mieszka i kto faktycznie sprawuje nad nim opiekę. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 14 stycznia 2025 r. wyjaśnił, kto może odliczyć ulgę na dziecko, gdy rodzice są rozwiedzeni, dziecko mieszka z matką na stałe, a ojciec płaci alimenty i co jakiś czas widuje się z dzieckiem.

Odpowiedzialność członków zarządów spółek – co zmienia wyrok TSUE w sprawie Adjak?

W dniu 27 lutego 2025 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydał przełomowy wyrok w sprawie C-277/24 (Adjak), w którym zakwestionował przyjęty w Polsce model solidarnej odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe spółki. W opinii TSUE obecne przepisy naruszają prawo unijne, ponieważ uniemożliwiają kwestionowanie decyzji wymiarowych organów podatkowych, zapadłych w sprawie przeciwko spółce w trakcie postępowania przeciwko członkom zarządu – tym samym godząc w podstawowe zasady ochrony praw jednostki. Orzeczenie to może wymusić istotne zmiany w polskim systemie prawnym oraz wpłynąć na dotychczasową praktykę organów administracji skarbowej wobec członków zarządów spółek.

REKLAMA

Można już zapłacić podatek PIT kartą płatniczą w e-Urzędzie Skarbowym

Od 20 marca 2025 r. podatnicy mogą opłacać podatek PIT w serwisie e-Urząd Skarbowy (e-US) i usłudze Twój e-PIT za pomocą karty płatniczej. Dotychczas użytkownicy e-Urzędu Skarbowego mogli zapłacić podatek online przelewem bankowym lub BLIK-iem.

E-księgowość z biurem rachunkowym: jak przedsiębiorca może zoptymalizować obowiązki księgowe i podatkowe oraz rozliczenia w biznesie

Biura rachunkowe coraz częściej oferują swoim klientom usługi z zakresu e-księgowości do zarządzania finansami firmy online. Z perspektywy biura rachunkowego, wprowadzenie klienta w świat systemów zautomatyzowanych może być wyzwaniem.

Prof. Witold Modzelewski: nienależny zwrot VAT to prawdopodobnie 40-50 mld zł rocznie

Prof. Witold Modzelewski szacuje, że nienależne zwroty VAT w Polsce mogą wynosić nawet 40-50 miliardów złotych rocznie. W 2024 roku wykryto blisko 292 tys. fikcyjnych faktur na łączną kwotę 8,7 miliarda złotych, co oznacza wzrost o ponad 130% w porównaniu do roku poprzedniego. Choć efektywność kontroli skarbowych rośnie, eksperci wskazują, że skala oszustw wciąż jest ogromna, a same kontrole mogą nie wystarczyć do rozwiązania problemu.

Czy zegarek od szefa jest bez PIT? Skarbówka: To nie przychód, ale może być darowizna

Czy upominki na jubileusz pracy i dla odchodzących na emeryturę podlegają opodatkowaniu? Skarbówka potwierdza – nie trzeba płacić podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). W grę może jednak wchodzić podatek od spadków i darowizn.

REKLAMA

VAT 2025: Kto może rozliczać się kwartalnie

Kurs euro z 1 października 2024 r., według którego jest ustalany limit sprzedaży decydujący o statusie małego podatnika w 2025 r. oraz prawie do rozliczeń kwartalnych przez spółki rozliczające się według estońskiego CIT wynosił 4,2846 zł za euro. Kto zatem może rozliczać VAT raz na 3 miesiące w bieżącym roku?

Skarbówka zabrała, sądy oddały: Przedsiębiorcy odzyskali 2,8 mld zł w sprawach o faktury

Tysiące firm niesłusznie oskarżonych o udział w oszustwach VAT w końcu wygrało walkę z fiskusem. W ciągu trzech lat sądy i organy odwoławcze uchyliły decyzje skarbówki na astronomiczną kwotę 2,8 mld zł! Czy to początek końca urzędniczej samowoli wobec przedsiębiorców?

REKLAMA