REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty
Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Najprawdopodobniej w pierwszych tygodniach 2023 r. wejdą w życie istotne zmiany Kodeksu pracy. Nie jest to jeszcze w całości „wielka nowelizacja” Kodeksu pracy, której projekt wszedł do Sejmu w 2022 r., a jedynie jej część, ale bardzo istotna dla dużej grupy pracowników i pracodawców – bo regulująca, w sposób w założeniu stały, instytucje pracy zdalnej. Dotychczas bowiem praca taka była wykonywana najpierw poza regulacją Kodeksu pracy, a następnie na podstawie przepisów o COVID. Poniżej zajmiemy się tym, co pracodawcy muszą w pierwszej kolejności przygotować, tj. dokumentacją.

Definicja pracy zdalnej

O ile wprost brak jest przepisu zawierającego excpilicite definicję pracy zdalnej, to jednak już otwierający rozdział IIc przepis Art. 6718 Kodeksu pracy wskazuje, iż jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Definicja ta ma zatem charakter ewidentnie otwarty, choć tego co w niej brakuje to wskazanie oczywistego: że nie jest to miejsce pracy w miejscu, w którym znajduje się ten zakład pracy. A z szeregu dalszych przepisów projektowanej nowelizacji wynika, iż taki zakład pracy może (powinien?) istnieć.

REKLAMA

Autopromocja

Dokumenty regulujące wykonywania pracy zdalnej

Nowelizacja nie tylko wprowadza szereg zasady wykonywania pracy zdalnej, których dotychczas brakowało, ale także pewne obowiązkowe dokumenty potwierdzające zasady jej wykonywania w danym zakładzie pracy. Mogą to być następujące dokumenty przy czym możliwość wyboru typu dokumentu jest niekiedy uzależniona od okoliczności na które pracodawca nie ma wpływu. Może to być więc albo porozumienie z pracownikami, albo indywidualne porozumienia z pracownikami, względnie obowiązujący wszystkich aktualnych i nowych pracowników. To ostatnie rozwiązanie, choć wymaga konsultacji (niewiążących jednakże) z pracownikami, wydaje się być najwygodniejsze z punktu widzenia pracodawcy

Zgodnie z treścią projektowanych regulacji w ww. dokumentach należy określić w szczególności:

  1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
  2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
  3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie narzędzi niepowierzonych przez pracodawcę lub ryczałtu w tym zakresie;
  4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
  7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
  8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Regulaminy pracy - komentarz

Niektóre z powyższych pozycji można już teraz skomentować.

REKLAMA

Zasad przeprowadzania kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w ramach pracy zdalnej, oraz zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika pracującego zdalnie nie mogą ograniczać się do informacji o możliwości kontroli, ale powinny być opisane zasady jej przeprowadzania;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Postanowienia odnośnie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych również należy doprecyzować. Przykładowo można wskazać, że wszelkie prace dotyczące inwentaryzacji, konserwacji itp. są realizowane przez wewnętrzny dział IT/ firmę zewnętrzną.

REKLAMA

Co do zasady możliwość pracy zdalnej obejmuje wszystkich pracowników. Jeżeli chcemy ograniczyć możliwość pracy zdalnej do mniejszej grupy pracowników należy to wskazać w regulaminie. Nie jest to dyskryminacja pracowników. Przeciwnie projektowane przepisy wskazują, że pracodawca musi umożliwić pracownikowi pracującemu zdalnie korzystanie z biura na takich samych zasadach jak pracownikom nie pracujących zdalnie – co może być odczytane jako sugestia, iż takie miejsce pracy „niezdalnej” powinno istnieć, Wydaje się jednak, że taki wniosek byłby zbyt daleko idący i pracodawca wcale nie musi mieć żadnego stałego miejsca na zakład pracy i wszyscy pracownicy mogą pracować zdalnie.

W regulaminie powinno się doprecyzować sposób potwierdzania obecności na stanowisku przez pracownika w ramach pracy zdalnej, np. grafik, informacja mailowa do przełożonego, system urlopowy, w którym jest to wskazane, w ramach dostępności na aplikacjach komunikacyjnych. Jeżeli tak należałoby uwzględnić to w regulaminie.

Zgodnie z przepisami pracodawca może pokryć inne koszty jeżeli koszty takie zostały ustalone w regulaminie i są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy. Zatem jeżeli pokrywa pracodawca lub planują pokryć innego rodzaju koszty niż energia elektryczna i usługi telekomunikacyjne, należy wskazać ich rodzaj w regulaminie.

 

Dokumenty od pracowników

W ramach pracy zdalnej pracownik przed jej rozpoczęciem pracownik jest obowiązany do złożenia następujących oświadczeń (w formie papierowej lub elektronicznej, co samo w sobie statuuje obowiązek pracodawcy ich przechowywania):

  • posiadaniu warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej,
  • zapoznaniu się z zasadami ochrony danych osobowych poza miejscem pracy i zobowiązaniu się do ich przestrzegania,
  • zapoznaniu się z Oceną ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy, którą pracodawca jest obowiązany sporządzić i przedstawić pracownikowi oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania.

 

Inne obowiązki pracodawców dot. pracy zdalnej

W związku z nowymi przepisami pracodawcy będą zobowiązani do opracowania informacji oceny ryzyka zawodowego i zasad bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej zawierającą:

  • zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
  • zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
  • czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;

zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Zgodnie z przepisami pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej, a przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Ponadto uzgadniając wykonywanie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy pracownik powinien być poinformowany o jego stanowisku i jego miejscu w strukturze organizacyjnej pracodawcy oraz osobie /osobach odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem oraz upoważnionych do wykonywania kontroli pracy zdalnej

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, partner w Advicero Nexia

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - przebieg procedury legislacyjnej w Sejmie

Projekt ten dotyczy wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej oraz stworzenia podstaw dla pracodawcy do wprowadzenia i przeprowadzania, gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr, prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu.
Sejm uchwalił tę nowelizację 1 grudnia 2022 r. 15 grudnia 2022 r. Senat wniósł poprawki do tej ustawy. Prace nad tą ustawą są nadal niezakończone i będą kontynuowane przez Sejm w styczniu 2023 roku.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

REKLAMA

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

Prof. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba zastosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA