REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty
Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 2023 roku – obowiązkowe dokumenty
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Najprawdopodobniej w pierwszych tygodniach 2023 r. wejdą w życie istotne zmiany Kodeksu pracy. Nie jest to jeszcze w całości „wielka nowelizacja” Kodeksu pracy, której projekt wszedł do Sejmu w 2022 r., a jedynie jej część, ale bardzo istotna dla dużej grupy pracowników i pracodawców – bo regulująca, w sposób w założeniu stały, instytucje pracy zdalnej. Dotychczas bowiem praca taka była wykonywana najpierw poza regulacją Kodeksu pracy, a następnie na podstawie przepisów o COVID. Poniżej zajmiemy się tym, co pracodawcy muszą w pierwszej kolejności przygotować, tj. dokumentacją.

Definicja pracy zdalnej

O ile wprost brak jest przepisu zawierającego excpilicite definicję pracy zdalnej, to jednak już otwierający rozdział IIc przepis Art. 6718 Kodeksu pracy wskazuje, iż jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Definicja ta ma zatem charakter ewidentnie otwarty, choć tego co w niej brakuje to wskazanie oczywistego: że nie jest to miejsce pracy w miejscu, w którym znajduje się ten zakład pracy. A z szeregu dalszych przepisów projektowanej nowelizacji wynika, iż taki zakład pracy może (powinien?) istnieć.

REKLAMA

Autopromocja

Dokumenty regulujące wykonywania pracy zdalnej

Nowelizacja nie tylko wprowadza szereg zasady wykonywania pracy zdalnej, których dotychczas brakowało, ale także pewne obowiązkowe dokumenty potwierdzające zasady jej wykonywania w danym zakładzie pracy. Mogą to być następujące dokumenty przy czym możliwość wyboru typu dokumentu jest niekiedy uzależniona od okoliczności na które pracodawca nie ma wpływu. Może to być więc albo porozumienie z pracownikami, albo indywidualne porozumienia z pracownikami, względnie obowiązujący wszystkich aktualnych i nowych pracowników. To ostatnie rozwiązanie, choć wymaga konsultacji (niewiążących jednakże) z pracownikami, wydaje się być najwygodniejsze z punktu widzenia pracodawcy

Zgodnie z treścią projektowanych regulacji w ww. dokumentach należy określić w szczególności:

  1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
  2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
  3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie narzędzi niepowierzonych przez pracodawcę lub ryczałtu w tym zakresie;
  4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
  7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
  8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Regulaminy pracy - komentarz

Niektóre z powyższych pozycji można już teraz skomentować.

Zasad przeprowadzania kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w ramach pracy zdalnej, oraz zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika pracującego zdalnie nie mogą ograniczać się do informacji o możliwości kontroli, ale powinny być opisane zasady jej przeprowadzania;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Postanowienia odnośnie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych również należy doprecyzować. Przykładowo można wskazać, że wszelkie prace dotyczące inwentaryzacji, konserwacji itp. są realizowane przez wewnętrzny dział IT/ firmę zewnętrzną.

Co do zasady możliwość pracy zdalnej obejmuje wszystkich pracowników. Jeżeli chcemy ograniczyć możliwość pracy zdalnej do mniejszej grupy pracowników należy to wskazać w regulaminie. Nie jest to dyskryminacja pracowników. Przeciwnie projektowane przepisy wskazują, że pracodawca musi umożliwić pracownikowi pracującemu zdalnie korzystanie z biura na takich samych zasadach jak pracownikom nie pracujących zdalnie – co może być odczytane jako sugestia, iż takie miejsce pracy „niezdalnej” powinno istnieć, Wydaje się jednak, że taki wniosek byłby zbyt daleko idący i pracodawca wcale nie musi mieć żadnego stałego miejsca na zakład pracy i wszyscy pracownicy mogą pracować zdalnie.

W regulaminie powinno się doprecyzować sposób potwierdzania obecności na stanowisku przez pracownika w ramach pracy zdalnej, np. grafik, informacja mailowa do przełożonego, system urlopowy, w którym jest to wskazane, w ramach dostępności na aplikacjach komunikacyjnych. Jeżeli tak należałoby uwzględnić to w regulaminie.

Zgodnie z przepisami pracodawca może pokryć inne koszty jeżeli koszty takie zostały ustalone w regulaminie i są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy. Zatem jeżeli pokrywa pracodawca lub planują pokryć innego rodzaju koszty niż energia elektryczna i usługi telekomunikacyjne, należy wskazać ich rodzaj w regulaminie.

 

Dokumenty od pracowników

W ramach pracy zdalnej pracownik przed jej rozpoczęciem pracownik jest obowiązany do złożenia następujących oświadczeń (w formie papierowej lub elektronicznej, co samo w sobie statuuje obowiązek pracodawcy ich przechowywania):

  • posiadaniu warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej,
  • zapoznaniu się z zasadami ochrony danych osobowych poza miejscem pracy i zobowiązaniu się do ich przestrzegania,
  • zapoznaniu się z Oceną ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy, którą pracodawca jest obowiązany sporządzić i przedstawić pracownikowi oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania.

 

Inne obowiązki pracodawców dot. pracy zdalnej

W związku z nowymi przepisami pracodawcy będą zobowiązani do opracowania informacji oceny ryzyka zawodowego i zasad bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej zawierającą:

  • zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
  • zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
  • czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;

zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Zgodnie z przepisami pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej, a przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Ponadto uzgadniając wykonywanie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy pracownik powinien być poinformowany o jego stanowisku i jego miejscu w strukturze organizacyjnej pracodawcy oraz osobie /osobach odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem oraz upoważnionych do wykonywania kontroli pracy zdalnej

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, partner w Advicero Nexia

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - przebieg procedury legislacyjnej w Sejmie

Projekt ten dotyczy wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej oraz stworzenia podstaw dla pracodawcy do wprowadzenia i przeprowadzania, gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr, prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu.
Sejm uchwalił tę nowelizację 1 grudnia 2022 r. 15 grudnia 2022 r. Senat wniósł poprawki do tej ustawy. Prace nad tą ustawą są nadal niezakończone i będą kontynuowane przez Sejm w styczniu 2023 roku.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedałeś 30 rzeczy przez internet w roku? Twoje dane trafiły do urzędu skarbowego. MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem opodatkowania

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Księgowy jest chroniony dopiero, gdy wykupi rozszerzoną polisę OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 roku. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA

Firmy ignorują KSeF? Tylko 5 tys. podmiotów gotowych na rewolucję e-fakturowania

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Będzie katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA