REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Regulamin pracy zdalnej - treść, zasady

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Regulamin pracy zdalnej 2023 - treść, zasady
Regulamin pracy zdalnej 2023 - treść, zasady
sejm.gov.pl

REKLAMA

REKLAMA

Już niedługo (od 7 kwietnia 2023 r.) wejdą w życie nowe przepisy kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej. Jakie dokumenty będą regulować zasady pracy zdalne w zakładzie pracy? Co powinien zawierać regulamin pracy zdalnej?

Praca zdalna w kodeksie pracy. Kiedy nowelizacja wejdzie w życie?

W styczniu 2023 r. Sejm odrzucił wszystkie poprawki Senatu do nowelizacji Kodeksu pracy (dalej „Kp”) wprowadzającej m.in. długo oczekiwane przepisy o pracy zdalnej. Nowelizacja ta (ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw) została podpisana przez Prezydenta RP, opublikowana w Dzienniku Ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240). Biorąc pod uwagę, na szczęście, dość długie vacatio legis (2 miesiące), pracodawcy mają czas do 7 kwietnia 2023 r. na przygotowanie się do ich wdrożenia. Jak na standardy obecnej legislacji długo, jak na potrzeby zakładu pracy, niekoniecznie. Jednym z ważniejszych elementów tego wdrożenia są stosowne dokumenty regulujące wykonywania pracy zdalnej przez poszczególnych, czy też ogół pracowników. Jak wynika z nowych przepisów ustawodawca dał tutaj pewne opcje.

REKLAMA

Opcje dokumentów dot. pracy zdalnej. Czy straszne związki zawodowe?

REKLAMA

Omawiana nowelizacja Kodeksu pracy niekiedy spotyka się z dość dużą krytyką, po części zapewne uzasadnioną, ale niekiedy również można odnieść wrażenie, że nieco przesadzoną. Jednym z takich punktów, z jakimi się spotkałem jest udział związków zawodowych w procesie określania zasad określania pracy zdalnej – jeżeli oczywiście w danym zakładzie pracy związki takie działają. W skrócie pracodawca musi uzgodnić porozumienie ze wszystkimi związkami w zakładzie pracy, a jak się to okaże niemożliwe to z reprezentatywnymi, a na czas zawarcia porozumienia (czyli dogadanie się) jest 30 dni, po których to pracodawca może uregulować pracę zdalną w regulaminie. Już po tym opisie widać, że demonizowanie udziału związków zawodowych w tym procesie nie ma podstaw: procedura jest dość standardowa, stanowi realizację zasadę współdziałania pracodawcy ze związkami zawodowymi (art. 232 Kp), sprawny negocjator jest w stanie doprowadzić do takiego porozumienia, a jak mu się to nie uda, to i tak może się skończyć wydaniem przez pracodawcę regulaminu. Ten zaś wcale nie musi regulować wszystkich kwestii szeroko związanych z pracą zdalną, a nie ściśle z jej wykonywaniem – o czym dalej.

Innym dokumentem, jaki może regulować wykonywania pracy zdalnej jest, jak się zdaje, indywidualne porozumienie z pracownikiem (uzgodnienie na podstawie art. 6719 Kp), nawet mogące być częścią umowy o pracę. Ten sposób jednak ani nie jest zbyt wygodny dla obu stron (wymagałby każdorazowej zmiany umowy o pracę, co nie stoi jednak w konflikcie z regulacji art. 6722 § 1 Kp, który wskazuje wyłączenie na zmianę sposobu wykonywania pracy a nie zasady jej wykonywania), ani też chyba nie preferowany przez ustawodawcę, który wyraźnie wskazuje, iż jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Domyślnym więc dokumentem jest co do zasady regulamin.

Wzór wniosku: okazjonalna praca zdalna (OPZ) od 7 kwietnia 2023 r. 24 dni w roku dla każdego

Wzór wniosku o pracę zdalną [Zmiany 2023 r. Kodeks pracy]

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Treść regulaminu dot. pracy zdalnej i dokumentów równoważnych

REKLAMA

Przepisy określają jedynie minimalna treść regulaminu, porozumienia ze związkami i innych dokumentów (uzgodnienie z pracownikiem, polecenie pracodawcy), więc bez problemu można w tych dokumentach można zawrzeć wiele innych postanowień, choć powstaje pytanie czy warto? Porozumienie ze związkami lub uzgodnienie wymagają konsensusu obu stron, co oznacza, że każda ich zmian również. Łatwiej jest dla pracodawcy z poleceniem wykonania pracy zdalnej oraz regulaminem. Ten ostatni wydaje się po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Ani procedura dokonania tych konsultacji, ani wyłonienie przedstawicieli nie jest uregulowane. Z pewności nie są one dla pracodawcy wiążące, więc i tu ma on dość dużą swobodę, co jednak nie oznacza, że zawsze warto pewne postanowienia w regulaminie zawrzeć. To co musimy zawrzeć w regulaminie lub porozumieniu ze związkami, to:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 6724 § 1 pkt 2 lub 3;
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 6724 § 3, lub ryczałtu, o którym mowa w art. 6724 § 4;
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Informacje określone w pkt 2-8 muszą być również zawarte w uzgodnieniu z pracownikiem i poleceniu pracodawcy.

Powyższe punkty wymagają pewnego komentarza.

I tak w pkt 1, z punktu widzenia prawa cywilnego, można również wskazać osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych. To co ważne, to żadni pracownicy nie mogą tu być dyskryminowani, ale też nie dotyczy to sytuacji gdy praca danego pracownika nie może być wykonywana zdalnie lub pracownik nie ma możliwości lokalowych/technicznych do wykonywania pracy zdalnie.

Punkty 2 i 3 dotyczą pokrywania obowiązkowych kosztów przez pracodawcę lub zamiennie wypłaty ryczałtu, jeżeli nie są one przekazywane. Bardzo ważna jest semantyka tych przepisów. One nakazują wyłącznie określenie zasad ustalania ponoszenia kosztów albo ryczałtu, ale nie wymagają podania ich wysokości,. Ba, nawet nie wiadomo, jak dokładne mają być te zasady. Jeżeli ma to być poziom dokładności jak w przepisie art. 6724 § 5 Kp lub nawet nieco wyższy, to w zasadzie postanowienie regulaminu w tym zakresie może być dość ogólnikowe i w praktyce wykluczać będzie dochodzenie przez pracowników konkretnych roszczeń, np. wypłacenia ryczałtu w określonej wysokości.

Punkty 4 i 5 pokazują, że także z punktu widzenia pracownika praca zdalna oznacza konieczność pozostawania w gotowości do świadczenia pracy wg obowiązującego danego pracownika godzin pracy (lub innego systemu), co pracodawca ma prawo kontrolować – choć musi określić w regulaminie jak to będzie robić. Krytyczne jest w tym zakresie kontrola wykonywania pracy. Wbrew pojawiającym się niekiedy opiniom, ta kontrola nie musi oznaczać fizycznego pojawienia się przedstawiciela pracodawcy w faktycznym miejscu wykonywania pracy zdalnej, a może być również wykonywana zdalnie – tym bardziej, że kontrola fizyczna albo rodzi dużo dodatkowych problemów prawnych (npl w domu pracownika) albo może być utrudniona, czy wręcz praktycznie niemożliwa (w przypadku znacznego oddalenia miejsca wykonywania pracy od siedziby pracodawcy) – co zresztą jest też kwestią kolejnych 2 punktów.

Punkty 5 i 6 dotyczą bowiem bezpieczeństwa i higieny pracy, jej kontroli, jak i kontroli i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Sam praca zdalna jest wyłączona w przypadku prac z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy. Z drugiej strony ustawodawca sam zakłada, że nawet szkolenie BHP pracownika może odbywać się zdalnie (za pomocą komunikacji elektronicznej (art. 6731 § 1), więc i można sobie wyobrazić kontrolę zdalną BHP, ale pracodawca tego nie przewiduje. Przeciwnie zarówno kontrola BHP, jak i  ochrony informacji i danych osobowych (co nie ma większego sensu) ma być dokonana w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. W praktyce więc kontrola taka może nastręczać dość dużych trudności pracodawcy i prawdopodobnie w praktyce nie będzie zbyt często dokonywana.

 

Informacje dodatkowe, np. praca zdalna za granicą a Kodeks pracy

Poza omówionymi wyżej kwestiami obowiązkowymi pracodawca może i powinien zawrzeć w regulaminie lub innych dokumentach regulujących prace zdalną, inne regulacje dotyczące jej wykonywania istotne dla niego i jego pracowników, jak np., jej wykonywania za granicą.

Praca zdalna za granicą jest czymś, z czym wielu pracodawców musi się zmierzyć, a czego, z uwagi na dość nieodpowiedzialne zachowania części pracowników (brak jakiegokolwiek informowania o wyjazdach), mogą być nawet nieświadomi. Po wejściu w życie omawianej nowelizacji taka swoboda nie będzie możliwa, co wynika z samej definicji pracy zdalnej (art. 6718 Kp) jako wykonywanej w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, co w praktyce determinuje po stronie pracownika obowiązek informowania i uzgadniania każdorazowej zmiany faktycznego miejsca wykonywania pracy zdalnej. Powstaje pytanie jak to wpływa na kwestie pracy za granicą i czy w ogóle należy lub można do niej stosować te przepisy? Lektura kodeksu pracy nie daje odpowiedzi na to pytanie (nowelizacji również nie), ale porusza kwestie pracy za granicą: ma ona charakter oddelegowania (art. 291 Kp), tylko czy to rzeczywiście w tym wypadku nastąpi? Oddelegowanie zazwyczaj  kojarzy się z pracą w innym podmiocie i na jego rzecz, bez jednak zmiany pracodawcy. Chodzi zatem o realizację umowy pracodawcy z podmiotem, do którego pracownik jest oddelegowany. Tak to przynajmniej wygląda w praktyce (i takich też przypadków dotyczą znane wyroki sądów), ale to co może budzić zdziwienie, że powołany przepis wcale nie ogranicza oddelegowania do takiej sytuacji. Na tę kwestie nachodzi kolejny problem, tj. założona terytorialność prawa każdego państwa. To co niejednokrotnie podkreśla się przy omawianiu pracy zdalnej za granicą, to fakt, iż możliwe jest objęcie pracownika miejscowym prawem pracy. Z opinią tą należy się zgodzić, gdyż także nasze prawo pracy jest z zasady terytorialne poza właśnie oddelegowaniem pracownika. Fakt jednak, że pracownika oddelegujemy sam w sobie zapewnia wprawdzie działanie polskiego prawa pracy ale absolutnie nie może wyłączyć prawa zgodnego z terytorium jej wykonywania – nie tylko zresztą prawa pracy, ale również kwestii ubezpieczeń społecznych i ZUS.

Ta kwestia jest więc przykładem już zauważonego, tym razem realnego braku omawianej nowelizacji. Oczywiście, że można to bardzo prosto wyłączyć zawierając umowy zlecenia, w tym B2B z osobami chcącymi pracować zdalnie za granicą, ale też z pewnością zostanie to przyjęte z dużym oporem przez pracowników już tak wykonujących swoją pracę. I oczywiście, że pracodawcy nie mogą ich dyskryminować z tego tytułu, ale też będą musieli stosować przepisy o pracy zdalnej, więc pozostanie im jedynie odmówić, jeżeli będzie to możliwe (poza przypadkami gdy pracodawca musi się zgodzić na pracę zdalną), uzgodnienia pracy zdalnej.

Z zasady terytorialności prawa wynika jeszcze inne, alternatywne rozwiązanie problemu pracy zdalnej za granicą: przyjęcie założenia, że obowiązuje prawo pracy miejsca jej wykonywania, a zatem w ogóle polski Kp, w tym omawiana nowelizacja, nie ma zastosowania. Jest to jednak rozwiązanie, którego nie polecałbym pracodawcom z uwagi na wejście w reżim obcego prawa pracy i konieczność jego stosowania. Prawdopodobnie zatem spodziewać się należy, iż implementacja nowych przepisów stworzy dużo sporów z pracownikami, którzy przez 3 lata pracy zdalnej na podstawie przepisów covidowych przyzwyczaili się do praktycznego braku jej uregulowania jej zasad, co z chwilą wejścia w życie omawianej nowelizacji będzie musiało się skończyć. Nie są to oczywiście kwestie nie do rozwiązania, ale będą wymagały rozsądnego dialogu obu stron stosunku pracy.

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, Partner w Advicero Nexia

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA