REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy
Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie znowelizowane przepisy Kodeksu pracy odnośnie pracy zdalnej. Nie da się ukryć, że nowelizacja ta, na pewno potrzebna, w wielu punktach spotyka się z krytyką z uwagi na niedopracowanie lub nieprzemyśleniu przepisów. Jedną z trudniejszych kwestii do implementacji przez pracodawców jest wyliczenie wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu należnych pracownikom.

Kiedy pracownik ma prawo do ekwiwalentu lub zwrotu kosztów?

Ogólna zasada wykonywania pracy zdalnej (art. 6724 § 1-3 Kp) jest taka, że pracodawca zapewnia materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Do tego pracodawca musi zapewnić pracownikowi:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Jak łatwo zauważyć w przypadku energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych jest mowa wprost o pokryciu kosztów, choć przyznać trzeba, iż w mojej ocenie dopuszczalne jest również zapewnienie pracownikowi przez pracodawcę Internetu i innych takich usług bez konieczności zwracania kosztów. 

Jak wprost przepisy stanowią strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą albo zwrot kosztów.

Ważne
Uwaga!

Z całości tej regulacji wynika zatem, że to co jest konieczne do wykonywania pracy zdalnej, ale nie zapewnione przez pracodawcę, powinno zostać zwrócone w formie ryczałtu lub ekwiwalentu, pracownikom.

Co istotne prawo do ryczałtu, zwrotu lub ekwiwalentu nie przysługuje przy okazjonalnej pracy zdalnej, a jedynie uzgodnionej (porozumieniu i równoważne) lub na żądanie uprawnionego pracownika (np. w ciąży). 

Jak wyliczyć ekwiwalent? Uboga regulacja

REKLAMA

Wniosek zawarty w tytule tej części uzasadniony jest brzmieniem jedynego przepisu poświęconego temu problemowi (art. 6724 § 5 Kp): przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. 
Dodatkową jednak, pośrednią wskazówkę zawiera również przepis zawarty w art. 6724 § 4: obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Mimo tego, że w tym przepisie ewidentnie mamy kilka sposobów ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu, to niestety dotyczą one różnych kategorii usług lub materiałów objętych obowiązkiem wypłaty:

a) materiały i narzędzia pracy,

b) ilość materiału wykorzystanego,

c) energia elektryczna,

d) usługi telekomunikacyjne.

Wskazówki ustawodawcy są na szczęście tylko przykładowe (użycie sformułowania „w szczególności”), bo też każda z nich wymaga komentarza lub uzupełnienia.

Ad a) Materiały i narzędzia pracy - w tym zakresie ustawodawca wskazuje na normy zużycia. Normy takie, we wcześniejszych okresach dla wielu rodzajów towarów. Obecnie jednak ciężko się doszukać przepisów adekwatnych do pracy zdalnej (mamy np. normy zużycia wyrobów akcyzowych). W tym wypadku chodzi o materiały i narzędzia pracy, więc raczej prywatny komputer, monitor, ale może też ustawodawca miał na myśli takie rzeczy jak biurko, czy krzesło? W tym więc wypadku, jeżeli dojdzie do objęcia ekwiwalentem tego rodzaju kosztów, pracodawca będzie musiał się posiłkować pozaprawnymi wskazówkami odnośnie utraty wartości tego rodzaju narzędzi. Nie da się więc ukryć, że o wiele łatwiejszym sposobem jest udostępnienie pracownikom komputera czy monitora służbowego, co niestety nie rozwiązuje problemu, jeżeli pracownik zażąda zwrotu kosztów za innego rodzaju narzędzia i materiału.

Ad b) Ilość materiału wykorzystanego - w tym zakresie mamy kryterium ilościowo-wartościowe co do materiału zużytego na potrzeby pracodawcy, choć po prawdzie trudno sobie wyobrazić, co ustawodawca miał na myśli? Taki koszty kojarzą się bowiem z pracą wykonywaną z domu, ale zazwyczaj występują przy chałupniczej, a nie zdalnej. Jakie to bowiem materiały miałby by być zużyte przy wykonywaniu pracy za pomocą środków komunikacji? Być może chodzi w tym zakresie o koszt papieru i drukowania.

Ad c) Energia elektryczna -zgodnie z powołanym przepisem, ma być refundowana również wg „norm zużycia”, co wydaje się być dość tajemnicze, ale po zastanowieniu łatwe do wytłumaczenia. Otóż, moim zdaniem idzie tu o normy zużycia właściwe dla rodzaju sprzętu używanego przez pracowników. Przeciętne parametry zużycia energii elektrycznej przez komputer czy inne urządzenia są zazwyczaj dostępne w ich opisie techczninym. Pozostaje zatem tylko opracowanie właściwego, dla danego przypadku, wyliczenia ile czasu taki dany sprzęt będzie przez pracownika używany. Oczywiście, że w wielu sytuacjach zużycie energii potrafi znacznie wzrosnąć (np. videopołaczenia), ale też dla uniknięcia nadmiernego ewidencjonowania takich zdarzeń, ustawodawca jednak zezwala na ustalenie ryczałtu (art. 6724 § 4). Wydaje się przy tym, że przepis ten mógłby być zastosowany w sytuacji, gdy pracownicy wykonujący taką samą lub zbliżoną pracę, korzystają z nieco różnych sprzętów, mających odmienne normy zużycia prądu. W takim wypadku niestety pracodawcy stoją przed trudnym wyborem: czy narazić się na protesty pracowników w związku z wprowadzaniem różnej wysokości ryczałtu, czy przeciwnie w związku z jego jednolitym ustaleniom, narazić się na protesty pracowników zużywających więcej prądu. Kwestia wbrew pozorom wykracza jedynie poza nastrój w zakładzie pracy, bo rodzi ryzyka, które opisuję dalej. 

No i wreszcie pozostaje kwestia nadgodzin, w przypadku których opracowanie metody wyliczenia normy godzinowej ogólnie powinno bez problemu pozwolić na wyliczenie zwiększenia ryczałtu dla nadgodzin (jeżeli pracodawca zdecyduje się na pokrywanie kosztu energii elektrycznej za nadgodziny, bo czy ma taki obowiązek jest co jest co najmniej niejasne). Z pewnością jednak sam ryczałt nie zwiększa się w wysokości stawki godzinowej za nadgodziny na zasadach analogicznych z wynagrodzeniem.

Ad d) W tym punkcie ustawodawca wskazuje na „koszty usług telekomunikacyjnych”, co rodzi niestety więcej pytań niż odpowiedzi. Mogą to być bowiem koszty ponoszone przez pracownika, przez pracodawcę w umowach przez niego zawartych, średni koszt. Wszystkie te rozwiązania mają wady i zalety, które autor zdążył już poznać w praktyce świadczenia pomocy prawnej w tym zakresie (i to przed wejściem w życie przepisów, a nawet przed ich uchwaleniem). Przy koszcie pracownika ponownie (jak przy energii elektrycznej) trzeba wyliczyć za jaki czas pracy zwracana jest koszt usług telekomunikacyjnych. Sprzedawane są one bowiem w cyklu miesięcznym, na wszystkie godziny w miesiąc, a nie tylko godziny pracy. Ba, nawet w czasie pracy inny domownicy mogą przecież korzystać z tego samego Internetu i pojawia się pytanie jak to rozdzielić? Jeszcze trudniejsza jest sytuacja, gdy pracownik ma umowę nie ze stałą kwotą ale z opłatami za wielkość przesyłu – koszt wówczas się będzie zmieniać. Przyjęcie z kolei wielkości opłaty ponoszonej przez pracodawcę również wymaga wyliczenia godzin używania Internetu przez pracownika (pracodawca przecież też płaci za cały miesiąc), choć tu są zdanie podzielone, skoro przy umowach firmowych te koszty są zazwyczaj niższe niż przy konsumenckich, a też Internet kupowany jest wyłącznie na użytek firmowy. Ale zapewne i ten argument można zbić, choć wtedy pracownik otrzyma niższy ryczałt. Zaletą takiego sposobu ustalania ryczałtu jest udokumentowania kosztu i pewna stała stawka. No i wreszcie obliczenie średniej ceny Internetu jest możliwa do ustalenia w drodze ogólnie dostępnych kalkulatorów, ale też potencjalnie dotknięta największym błędem. Cena tak bowiem jest zależna od tak wielu czynników (czas umowy, gwarantowana prędkość, łączenie oferty z innymi świadczeniami, status nabywcy, miejsce punktu poboru, zakres mobilności lub brak i wiele, wiele innych), że w istocie średnia cena dla każdego pracownika może okazać się zupełnie inna.

Ponownie zatem najłatwiej jest pracownikowi zapewnić stosowne usługi telekomunikacyjne i co istotne pracownik nie może odmówić ich przyjęcia, np., z uwagi na to, że nie podoba mu się pakiet lub dostawca usług. 
W istocie bowiem nawet przepisy o ryczałcie, podobnie jak wiele innych elementów omawianej nowelizacji, mogą być postrzegane jako niekorzystne dla pracowników w stosunku do dotychczasowego stanu prawnego (albo raczej jego braku). To pracownik bowiem oświadcza, że ma warunki do pracy zdalnej, więc założyć należy, że ma również zasięg usług Internetu mobilnego. Oczywiście w Polsce ta teoria może się sprawdzać na wiejskiej i w środku pozostałych dużych miast. Ale już nawet kilkanaście kilometrów dalej od centrum Warszawy zasięg w zasadzie wszystkich operatorów telefonii komórkowej nie różni się istotnie od głębokiej prowincji. Można powiedzieć, że jest nawet gorzej, bo tego typu przedmieścia mają znacznie więcej mieszkańców korzystających z Internetu niż miejscowości bardziej oddalone od dużych miast. Rozsądny pracodawca powinien mieć to na uwadze przekazując usługi mobilnego pracownikom. Poza tym jednak, wstydliwym aspektem (szczególnie po 3 latach od początku pandemii, gdzie ten problemy były bardzo widoczne a popraw do dziś niewielka) dla większości operatorów mobilnych, rozwiązanie to ma same zalety. Pracodawca unika konieczności wyliczania ekwiwalentu i ponosi przy tym podatkowe koszty uzyskania przychodu  na zakup takich usług.

 

Istotne ryzyko podatkowo-składkowe

To co jest istotne z podatkowego i składkowego punktu widzenia to zwolnienie przychodu z tytułu omawianego zwrotu kosztów/ekwiwalentu/ryczałtu z PIT, jak też podstawy wyliczenia składek na ubezpieczenie społeczne. Jak jednak podkreślają specjaliści i za zakresu usług payrolowych, zwolnienie to obejmuje wyłącznie prawidłowo wyliczony ekwiwalent. Jego zdaniem nadmierna wysokość może zostać potraktowana jako ukryte świadczenie rodzące obowiązek opodatkowania PIT i oskładkowania (co potwierdza choćby praktyka podatkowa i postępowań ZUS autora). Ryzyko to, w zakresie oczywiście odpowiednio odpowiedzialności płatnika i podatnika ponosić mogą potencjalnie obie strony stosunku pracy. To pokazuje tylko skalę problemów i ryzyk jakie także w tym zakresie może nieść omawiana nowelizacja (inne kwestie autor omawiał we wcześniejszych artykułach na temat pracy zdalnej). Zdaniem autora praktyka implementacji tych przepisów pokaże inne problemy, które prawdopodobnie spowodują konieczność wdrożenia kolejnej nowelizacji Kodeksu pracy.

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, partner w Advicero Nexia

 

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

REKLAMA

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA