REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy

Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy
Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie znowelizowane przepisy Kodeksu pracy odnośnie pracy zdalnej. Nie da się ukryć, że nowelizacja ta, na pewno potrzebna, w wielu punktach spotyka się z krytyką z uwagi na niedopracowanie lub nieprzemyśleniu przepisów. Jedną z trudniejszych kwestii do implementacji przez pracodawców jest wyliczenie wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu należnych pracownikom.

Kiedy pracownik ma prawo do ekwiwalentu lub zwrotu kosztów?

Ogólna zasada wykonywania pracy zdalnej (art. 6724 § 1-3 Kp) jest taka, że pracodawca zapewnia materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Do tego pracodawca musi zapewnić pracownikowi:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie

REKLAMA

Autopromocja

Jak łatwo zauważyć w przypadku energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych jest mowa wprost o pokryciu kosztów, choć przyznać trzeba, iż w mojej ocenie dopuszczalne jest również zapewnienie pracownikowi przez pracodawcę Internetu i innych takich usług bez konieczności zwracania kosztów. 

Jak wprost przepisy stanowią strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą albo zwrot kosztów.

Ważne
Uwaga!

Z całości tej regulacji wynika zatem, że to co jest konieczne do wykonywania pracy zdalnej, ale nie zapewnione przez pracodawcę, powinno zostać zwrócone w formie ryczałtu lub ekwiwalentu, pracownikom.

Co istotne prawo do ryczałtu, zwrotu lub ekwiwalentu nie przysługuje przy okazjonalnej pracy zdalnej, a jedynie uzgodnionej (porozumieniu i równoważne) lub na żądanie uprawnionego pracownika (np. w ciąży). 

Jak wyliczyć ekwiwalent? Uboga regulacja

REKLAMA

Wniosek zawarty w tytule tej części uzasadniony jest brzmieniem jedynego przepisu poświęconego temu problemowi (art. 6724 § 5 Kp): przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. 
Dodatkową jednak, pośrednią wskazówkę zawiera również przepis zawarty w art. 6724 § 4: obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Mimo tego, że w tym przepisie ewidentnie mamy kilka sposobów ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu, to niestety dotyczą one różnych kategorii usług lub materiałów objętych obowiązkiem wypłaty:

a) materiały i narzędzia pracy,

b) ilość materiału wykorzystanego,

c) energia elektryczna,

d) usługi telekomunikacyjne.

Wskazówki ustawodawcy są na szczęście tylko przykładowe (użycie sformułowania „w szczególności”), bo też każda z nich wymaga komentarza lub uzupełnienia.

Ad a) Materiały i narzędzia pracy - w tym zakresie ustawodawca wskazuje na normy zużycia. Normy takie, we wcześniejszych okresach dla wielu rodzajów towarów. Obecnie jednak ciężko się doszukać przepisów adekwatnych do pracy zdalnej (mamy np. normy zużycia wyrobów akcyzowych). W tym wypadku chodzi o materiały i narzędzia pracy, więc raczej prywatny komputer, monitor, ale może też ustawodawca miał na myśli takie rzeczy jak biurko, czy krzesło? W tym więc wypadku, jeżeli dojdzie do objęcia ekwiwalentem tego rodzaju kosztów, pracodawca będzie musiał się posiłkować pozaprawnymi wskazówkami odnośnie utraty wartości tego rodzaju narzędzi. Nie da się więc ukryć, że o wiele łatwiejszym sposobem jest udostępnienie pracownikom komputera czy monitora służbowego, co niestety nie rozwiązuje problemu, jeżeli pracownik zażąda zwrotu kosztów za innego rodzaju narzędzia i materiału.

Ad b) Ilość materiału wykorzystanego - w tym zakresie mamy kryterium ilościowo-wartościowe co do materiału zużytego na potrzeby pracodawcy, choć po prawdzie trudno sobie wyobrazić, co ustawodawca miał na myśli? Taki koszty kojarzą się bowiem z pracą wykonywaną z domu, ale zazwyczaj występują przy chałupniczej, a nie zdalnej. Jakie to bowiem materiały miałby by być zużyte przy wykonywaniu pracy za pomocą środków komunikacji? Być może chodzi w tym zakresie o koszt papieru i drukowania.

Ad c) Energia elektryczna -zgodnie z powołanym przepisem, ma być refundowana również wg „norm zużycia”, co wydaje się być dość tajemnicze, ale po zastanowieniu łatwe do wytłumaczenia. Otóż, moim zdaniem idzie tu o normy zużycia właściwe dla rodzaju sprzętu używanego przez pracowników. Przeciętne parametry zużycia energii elektrycznej przez komputer czy inne urządzenia są zazwyczaj dostępne w ich opisie techczninym. Pozostaje zatem tylko opracowanie właściwego, dla danego przypadku, wyliczenia ile czasu taki dany sprzęt będzie przez pracownika używany. Oczywiście, że w wielu sytuacjach zużycie energii potrafi znacznie wzrosnąć (np. videopołaczenia), ale też dla uniknięcia nadmiernego ewidencjonowania takich zdarzeń, ustawodawca jednak zezwala na ustalenie ryczałtu (art. 6724 § 4). Wydaje się przy tym, że przepis ten mógłby być zastosowany w sytuacji, gdy pracownicy wykonujący taką samą lub zbliżoną pracę, korzystają z nieco różnych sprzętów, mających odmienne normy zużycia prądu. W takim wypadku niestety pracodawcy stoją przed trudnym wyborem: czy narazić się na protesty pracowników w związku z wprowadzaniem różnej wysokości ryczałtu, czy przeciwnie w związku z jego jednolitym ustaleniom, narazić się na protesty pracowników zużywających więcej prądu. Kwestia wbrew pozorom wykracza jedynie poza nastrój w zakładzie pracy, bo rodzi ryzyka, które opisuję dalej. 

No i wreszcie pozostaje kwestia nadgodzin, w przypadku których opracowanie metody wyliczenia normy godzinowej ogólnie powinno bez problemu pozwolić na wyliczenie zwiększenia ryczałtu dla nadgodzin (jeżeli pracodawca zdecyduje się na pokrywanie kosztu energii elektrycznej za nadgodziny, bo czy ma taki obowiązek jest co jest co najmniej niejasne). Z pewnością jednak sam ryczałt nie zwiększa się w wysokości stawki godzinowej za nadgodziny na zasadach analogicznych z wynagrodzeniem.

Ad d) W tym punkcie ustawodawca wskazuje na „koszty usług telekomunikacyjnych”, co rodzi niestety więcej pytań niż odpowiedzi. Mogą to być bowiem koszty ponoszone przez pracownika, przez pracodawcę w umowach przez niego zawartych, średni koszt. Wszystkie te rozwiązania mają wady i zalety, które autor zdążył już poznać w praktyce świadczenia pomocy prawnej w tym zakresie (i to przed wejściem w życie przepisów, a nawet przed ich uchwaleniem). Przy koszcie pracownika ponownie (jak przy energii elektrycznej) trzeba wyliczyć za jaki czas pracy zwracana jest koszt usług telekomunikacyjnych. Sprzedawane są one bowiem w cyklu miesięcznym, na wszystkie godziny w miesiąc, a nie tylko godziny pracy. Ba, nawet w czasie pracy inny domownicy mogą przecież korzystać z tego samego Internetu i pojawia się pytanie jak to rozdzielić? Jeszcze trudniejsza jest sytuacja, gdy pracownik ma umowę nie ze stałą kwotą ale z opłatami za wielkość przesyłu – koszt wówczas się będzie zmieniać. Przyjęcie z kolei wielkości opłaty ponoszonej przez pracodawcę również wymaga wyliczenia godzin używania Internetu przez pracownika (pracodawca przecież też płaci za cały miesiąc), choć tu są zdanie podzielone, skoro przy umowach firmowych te koszty są zazwyczaj niższe niż przy konsumenckich, a też Internet kupowany jest wyłącznie na użytek firmowy. Ale zapewne i ten argument można zbić, choć wtedy pracownik otrzyma niższy ryczałt. Zaletą takiego sposobu ustalania ryczałtu jest udokumentowania kosztu i pewna stała stawka. No i wreszcie obliczenie średniej ceny Internetu jest możliwa do ustalenia w drodze ogólnie dostępnych kalkulatorów, ale też potencjalnie dotknięta największym błędem. Cena tak bowiem jest zależna od tak wielu czynników (czas umowy, gwarantowana prędkość, łączenie oferty z innymi świadczeniami, status nabywcy, miejsce punktu poboru, zakres mobilności lub brak i wiele, wiele innych), że w istocie średnia cena dla każdego pracownika może okazać się zupełnie inna.

Ponownie zatem najłatwiej jest pracownikowi zapewnić stosowne usługi telekomunikacyjne i co istotne pracownik nie może odmówić ich przyjęcia, np., z uwagi na to, że nie podoba mu się pakiet lub dostawca usług. 
W istocie bowiem nawet przepisy o ryczałcie, podobnie jak wiele innych elementów omawianej nowelizacji, mogą być postrzegane jako niekorzystne dla pracowników w stosunku do dotychczasowego stanu prawnego (albo raczej jego braku). To pracownik bowiem oświadcza, że ma warunki do pracy zdalnej, więc założyć należy, że ma również zasięg usług Internetu mobilnego. Oczywiście w Polsce ta teoria może się sprawdzać na wiejskiej i w środku pozostałych dużych miast. Ale już nawet kilkanaście kilometrów dalej od centrum Warszawy zasięg w zasadzie wszystkich operatorów telefonii komórkowej nie różni się istotnie od głębokiej prowincji. Można powiedzieć, że jest nawet gorzej, bo tego typu przedmieścia mają znacznie więcej mieszkańców korzystających z Internetu niż miejscowości bardziej oddalone od dużych miast. Rozsądny pracodawca powinien mieć to na uwadze przekazując usługi mobilnego pracownikom. Poza tym jednak, wstydliwym aspektem (szczególnie po 3 latach od początku pandemii, gdzie ten problemy były bardzo widoczne a popraw do dziś niewielka) dla większości operatorów mobilnych, rozwiązanie to ma same zalety. Pracodawca unika konieczności wyliczania ekwiwalentu i ponosi przy tym podatkowe koszty uzyskania przychodu  na zakup takich usług.

 

Istotne ryzyko podatkowo-składkowe

To co jest istotne z podatkowego i składkowego punktu widzenia to zwolnienie przychodu z tytułu omawianego zwrotu kosztów/ekwiwalentu/ryczałtu z PIT, jak też podstawy wyliczenia składek na ubezpieczenie społeczne. Jak jednak podkreślają specjaliści i za zakresu usług payrolowych, zwolnienie to obejmuje wyłącznie prawidłowo wyliczony ekwiwalent. Jego zdaniem nadmierna wysokość może zostać potraktowana jako ukryte świadczenie rodzące obowiązek opodatkowania PIT i oskładkowania (co potwierdza choćby praktyka podatkowa i postępowań ZUS autora). Ryzyko to, w zakresie oczywiście odpowiednio odpowiedzialności płatnika i podatnika ponosić mogą potencjalnie obie strony stosunku pracy. To pokazuje tylko skalę problemów i ryzyk jakie także w tym zakresie może nieść omawiana nowelizacja (inne kwestie autor omawiał we wcześniejszych artykułach na temat pracy zdalnej). Zdaniem autora praktyka implementacji tych przepisów pokaże inne problemy, które prawdopodobnie spowodują konieczność wdrożenia kolejnej nowelizacji Kodeksu pracy.

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, partner w Advicero Nexia

 

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA