REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy

Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Advicero Nexia
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy
Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie znowelizowane przepisy Kodeksu pracy odnośnie pracy zdalnej. Nie da się ukryć, że nowelizacja ta, na pewno potrzebna, w wielu punktach spotyka się z krytyką z uwagi na niedopracowanie lub nieprzemyśleniu przepisów. Jedną z trudniejszych kwestii do implementacji przez pracodawców jest wyliczenie wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu należnych pracownikom.

Kiedy pracownik ma prawo do ekwiwalentu lub zwrotu kosztów?

Ogólna zasada wykonywania pracy zdalnej (art. 6724 § 1-3 Kp) jest taka, że pracodawca zapewnia materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Do tego pracodawca musi zapewnić pracownikowi:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie

REKLAMA

Autopromocja

Jak łatwo zauważyć w przypadku energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych jest mowa wprost o pokryciu kosztów, choć przyznać trzeba, iż w mojej ocenie dopuszczalne jest również zapewnienie pracownikowi przez pracodawcę Internetu i innych takich usług bez konieczności zwracania kosztów. 

Jak wprost przepisy stanowią strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą albo zwrot kosztów.

Ważne
Uwaga!

Z całości tej regulacji wynika zatem, że to co jest konieczne do wykonywania pracy zdalnej, ale nie zapewnione przez pracodawcę, powinno zostać zwrócone w formie ryczałtu lub ekwiwalentu, pracownikom.

Co istotne prawo do ryczałtu, zwrotu lub ekwiwalentu nie przysługuje przy okazjonalnej pracy zdalnej, a jedynie uzgodnionej (porozumieniu i równoważne) lub na żądanie uprawnionego pracownika (np. w ciąży). 

Jak wyliczyć ekwiwalent? Uboga regulacja

REKLAMA

Wniosek zawarty w tytule tej części uzasadniony jest brzmieniem jedynego przepisu poświęconego temu problemowi (art. 6724 § 5 Kp): przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. 
Dodatkową jednak, pośrednią wskazówkę zawiera również przepis zawarty w art. 6724 § 4: obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Mimo tego, że w tym przepisie ewidentnie mamy kilka sposobów ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu, to niestety dotyczą one różnych kategorii usług lub materiałów objętych obowiązkiem wypłaty:

a) materiały i narzędzia pracy,

b) ilość materiału wykorzystanego,

c) energia elektryczna,

d) usługi telekomunikacyjne.

Wskazówki ustawodawcy są na szczęście tylko przykładowe (użycie sformułowania „w szczególności”), bo też każda z nich wymaga komentarza lub uzupełnienia.

Ad a) Materiały i narzędzia pracy - w tym zakresie ustawodawca wskazuje na normy zużycia. Normy takie, we wcześniejszych okresach dla wielu rodzajów towarów. Obecnie jednak ciężko się doszukać przepisów adekwatnych do pracy zdalnej (mamy np. normy zużycia wyrobów akcyzowych). W tym wypadku chodzi o materiały i narzędzia pracy, więc raczej prywatny komputer, monitor, ale może też ustawodawca miał na myśli takie rzeczy jak biurko, czy krzesło? W tym więc wypadku, jeżeli dojdzie do objęcia ekwiwalentem tego rodzaju kosztów, pracodawca będzie musiał się posiłkować pozaprawnymi wskazówkami odnośnie utraty wartości tego rodzaju narzędzi. Nie da się więc ukryć, że o wiele łatwiejszym sposobem jest udostępnienie pracownikom komputera czy monitora służbowego, co niestety nie rozwiązuje problemu, jeżeli pracownik zażąda zwrotu kosztów za innego rodzaju narzędzia i materiału.

Ad b) Ilość materiału wykorzystanego - w tym zakresie mamy kryterium ilościowo-wartościowe co do materiału zużytego na potrzeby pracodawcy, choć po prawdzie trudno sobie wyobrazić, co ustawodawca miał na myśli? Taki koszty kojarzą się bowiem z pracą wykonywaną z domu, ale zazwyczaj występują przy chałupniczej, a nie zdalnej. Jakie to bowiem materiały miałby by być zużyte przy wykonywaniu pracy za pomocą środków komunikacji? Być może chodzi w tym zakresie o koszt papieru i drukowania.

Ad c) Energia elektryczna -zgodnie z powołanym przepisem, ma być refundowana również wg „norm zużycia”, co wydaje się być dość tajemnicze, ale po zastanowieniu łatwe do wytłumaczenia. Otóż, moim zdaniem idzie tu o normy zużycia właściwe dla rodzaju sprzętu używanego przez pracowników. Przeciętne parametry zużycia energii elektrycznej przez komputer czy inne urządzenia są zazwyczaj dostępne w ich opisie techczninym. Pozostaje zatem tylko opracowanie właściwego, dla danego przypadku, wyliczenia ile czasu taki dany sprzęt będzie przez pracownika używany. Oczywiście, że w wielu sytuacjach zużycie energii potrafi znacznie wzrosnąć (np. videopołaczenia), ale też dla uniknięcia nadmiernego ewidencjonowania takich zdarzeń, ustawodawca jednak zezwala na ustalenie ryczałtu (art. 6724 § 4). Wydaje się przy tym, że przepis ten mógłby być zastosowany w sytuacji, gdy pracownicy wykonujący taką samą lub zbliżoną pracę, korzystają z nieco różnych sprzętów, mających odmienne normy zużycia prądu. W takim wypadku niestety pracodawcy stoją przed trudnym wyborem: czy narazić się na protesty pracowników w związku z wprowadzaniem różnej wysokości ryczałtu, czy przeciwnie w związku z jego jednolitym ustaleniom, narazić się na protesty pracowników zużywających więcej prądu. Kwestia wbrew pozorom wykracza jedynie poza nastrój w zakładzie pracy, bo rodzi ryzyka, które opisuję dalej. 

No i wreszcie pozostaje kwestia nadgodzin, w przypadku których opracowanie metody wyliczenia normy godzinowej ogólnie powinno bez problemu pozwolić na wyliczenie zwiększenia ryczałtu dla nadgodzin (jeżeli pracodawca zdecyduje się na pokrywanie kosztu energii elektrycznej za nadgodziny, bo czy ma taki obowiązek jest co jest co najmniej niejasne). Z pewnością jednak sam ryczałt nie zwiększa się w wysokości stawki godzinowej za nadgodziny na zasadach analogicznych z wynagrodzeniem.

Ad d) W tym punkcie ustawodawca wskazuje na „koszty usług telekomunikacyjnych”, co rodzi niestety więcej pytań niż odpowiedzi. Mogą to być bowiem koszty ponoszone przez pracownika, przez pracodawcę w umowach przez niego zawartych, średni koszt. Wszystkie te rozwiązania mają wady i zalety, które autor zdążył już poznać w praktyce świadczenia pomocy prawnej w tym zakresie (i to przed wejściem w życie przepisów, a nawet przed ich uchwaleniem). Przy koszcie pracownika ponownie (jak przy energii elektrycznej) trzeba wyliczyć za jaki czas pracy zwracana jest koszt usług telekomunikacyjnych. Sprzedawane są one bowiem w cyklu miesięcznym, na wszystkie godziny w miesiąc, a nie tylko godziny pracy. Ba, nawet w czasie pracy inny domownicy mogą przecież korzystać z tego samego Internetu i pojawia się pytanie jak to rozdzielić? Jeszcze trudniejsza jest sytuacja, gdy pracownik ma umowę nie ze stałą kwotą ale z opłatami za wielkość przesyłu – koszt wówczas się będzie zmieniać. Przyjęcie z kolei wielkości opłaty ponoszonej przez pracodawcę również wymaga wyliczenia godzin używania Internetu przez pracownika (pracodawca przecież też płaci za cały miesiąc), choć tu są zdanie podzielone, skoro przy umowach firmowych te koszty są zazwyczaj niższe niż przy konsumenckich, a też Internet kupowany jest wyłącznie na użytek firmowy. Ale zapewne i ten argument można zbić, choć wtedy pracownik otrzyma niższy ryczałt. Zaletą takiego sposobu ustalania ryczałtu jest udokumentowania kosztu i pewna stała stawka. No i wreszcie obliczenie średniej ceny Internetu jest możliwa do ustalenia w drodze ogólnie dostępnych kalkulatorów, ale też potencjalnie dotknięta największym błędem. Cena tak bowiem jest zależna od tak wielu czynników (czas umowy, gwarantowana prędkość, łączenie oferty z innymi świadczeniami, status nabywcy, miejsce punktu poboru, zakres mobilności lub brak i wiele, wiele innych), że w istocie średnia cena dla każdego pracownika może okazać się zupełnie inna.

Ponownie zatem najłatwiej jest pracownikowi zapewnić stosowne usługi telekomunikacyjne i co istotne pracownik nie może odmówić ich przyjęcia, np., z uwagi na to, że nie podoba mu się pakiet lub dostawca usług. 
W istocie bowiem nawet przepisy o ryczałcie, podobnie jak wiele innych elementów omawianej nowelizacji, mogą być postrzegane jako niekorzystne dla pracowników w stosunku do dotychczasowego stanu prawnego (albo raczej jego braku). To pracownik bowiem oświadcza, że ma warunki do pracy zdalnej, więc założyć należy, że ma również zasięg usług Internetu mobilnego. Oczywiście w Polsce ta teoria może się sprawdzać na wiejskiej i w środku pozostałych dużych miast. Ale już nawet kilkanaście kilometrów dalej od centrum Warszawy zasięg w zasadzie wszystkich operatorów telefonii komórkowej nie różni się istotnie od głębokiej prowincji. Można powiedzieć, że jest nawet gorzej, bo tego typu przedmieścia mają znacznie więcej mieszkańców korzystających z Internetu niż miejscowości bardziej oddalone od dużych miast. Rozsądny pracodawca powinien mieć to na uwadze przekazując usługi mobilnego pracownikom. Poza tym jednak, wstydliwym aspektem (szczególnie po 3 latach od początku pandemii, gdzie ten problemy były bardzo widoczne a popraw do dziś niewielka) dla większości operatorów mobilnych, rozwiązanie to ma same zalety. Pracodawca unika konieczności wyliczania ekwiwalentu i ponosi przy tym podatkowe koszty uzyskania przychodu  na zakup takich usług.

 

Istotne ryzyko podatkowo-składkowe

To co jest istotne z podatkowego i składkowego punktu widzenia to zwolnienie przychodu z tytułu omawianego zwrotu kosztów/ekwiwalentu/ryczałtu z PIT, jak też podstawy wyliczenia składek na ubezpieczenie społeczne. Jak jednak podkreślają specjaliści i za zakresu usług payrolowych, zwolnienie to obejmuje wyłącznie prawidłowo wyliczony ekwiwalent. Jego zdaniem nadmierna wysokość może zostać potraktowana jako ukryte świadczenie rodzące obowiązek opodatkowania PIT i oskładkowania (co potwierdza choćby praktyka podatkowa i postępowań ZUS autora). Ryzyko to, w zakresie oczywiście odpowiednio odpowiedzialności płatnika i podatnika ponosić mogą potencjalnie obie strony stosunku pracy. To pokazuje tylko skalę problemów i ryzyk jakie także w tym zakresie może nieść omawiana nowelizacja (inne kwestie autor omawiał we wcześniejszych artykułach na temat pracy zdalnej). Zdaniem autora praktyka implementacji tych przepisów pokaże inne problemy, które prawdopodobnie spowodują konieczność wdrożenia kolejnej nowelizacji Kodeksu pracy.

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, partner w Advicero Nexia

 

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe dane o wynagrodzeniach Polaków. GUS odsłania karty

GUS opublikował dane dotyczące przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czerwcu 2024 r. Przeciętna płaca wyniosła 8144,83 zł. Wzrost okazał się niższy od prognozowanego przez ekspertów. Mamy też nowe statystyki dotyczące zatrudnienia.

Podatek od nieruchomości od obiektów sportowych. Będą zmiany od 2025 roku. Czy podatek obejmie place zabaw?

W ramach analiz opublikowanego projektu zmian w podatku od nieruchomości, chwilę uwagi należy poświęcić obiektom sportowym. Jako że standardowo ich wartość nie należy do niskich, ewentualne ruchy w tym zakresie, mogą generować istotne skutki podatkowe. Aczkolwiek, akurat w tym obszarze, MF zaproponował też trochę korzyści. Niekorzyści też.

Większe sumy gwarancyjne w OC posiadaczy pojazdów i rolników. Jednolity formularz zaświadczeń o przebiegu ubezpieczenia. Rząd przyjął projekt nowelizacji

W dniu 16 lipca 2024 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, która ma dostosować polskie prawo do unijnych przepisów dotyczących ubezpieczenia OC za szkody, które powstały w związku z ruchem pojazdów mechanicznych. Projekt ten przewiduje m.in. zwiększenie minimalnych sum gwarancyjnych w ubezpieczeniu OC posiadaczy pojazdów mechanicznych a także rolników. Czy w związku z tymi zmianami wzrosną ceny polis OC?

Drastyczne podwyżki akcyzy na wyroby tytoniowe. Najwięcej na płyn do e-papierosów, aż o 75 proc.

Rząd chce wprowadzić drastyczne podwyżki akcyzy na wyroby tytoniowe. Ich skala ma być kilkukrotnie większa, niż zakładała mapa akcyzowa. Już w 20225 r. akcyza na wyroby tytoniowe ma wzrosnąć: o 25 proc. na papierosy, o 38 proc. na tytoń do palenia oraz o 50 proc. na wkłady do podgrzewaczy tytoniu. Będzie podwyżka również płynów do e-papierosów, na które w 2025 r. akcyza wzrośnie aż o 75 proc.

REKLAMA

Zakup sprzętu IT? Czasem lepiej wynająć. Na czym polega DaaS?

Na czym polega model biznesowy Device as a Service (DaaS)? Komu i kiedy się opłaca? Co sprawia, że jest to rosnący trend nie tylko w polskich firmach?

Twój biznes działa dobrze ale pieniądze gdzieś wyciekają. Ekspert podpowiada gdzie szukać przyczyn i źródeł wycieków

Takie pytanie często zadają sobie przedsiębiorcy, którzy osiągając spore przychody, realizując duże i zyskowne projekty nagle stwierdzają brak gotówki na koncie. Dlaczego tak się dzieje? Gdzie są pieniądze? Na te i inne pytania odpowiada dr nauk ekonomicznych Elżbieta Sobów – specjalistka ds. finansów z kilkudziesięcioletnim doświadczeniem.

Korekta podatku naliczonego: kiedy trzeba rozliczyć fakturę korygującą

Jak należy rozliczyć faktury korygujące? Podatnik będący nabywcą zgłosił reklamację oraz otrzymał mailową odpowiedź, w której sprzedawca uznał reklamację i wskazał kwotę korekty. Wiadomości mailowe są z marca 2024 r., a korekta wpłynęła w kwietniu 2024 r. Podatnik odliczył VAT naliczony z faktury pierwotnej w marcu 2024 r. Czy korektę należy rozliczyć w marcu 2024? 

Prezesa skazano za zaległości podatkowe spółki. Ale to sąd popełnił błąd

Samo tylko objęcie funkcji prezesa zarządu spółki nie może powodować automatycznego przyjęcia na siebie odpowiedzialności karnej za cudze działania. Tak uznał Rzecznik Praw Obywatelskich, informując o wniesieniu skargi kasacyjnej na korzyść prezesa spółki, którego sąd skazał za nieodprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy, powstałych w okresie gdy nie objął jeszcze funkcji.

REKLAMA

Podatek od nieruchomości obejmie nawet panele fotowoltaiczne. Takie zmiany już od 2025 roku

Zmiany w podatku od nieruchomości zmierzają do opodatkowania urządzeń energetycznych, np. paneli fotowoltaicznych. Budowle mają być opodatkowane jako całość techniczno-użytkowa. Podatkiem od nieruchomości (inaczej niż obecnie) już od 2025 roku objęte zostaną więc wszystkie elementów farmy fotowoltaicznej (w tym panele).

Zwrot podatku z Irlandii. Kto może dostać? Jak uzyskać?

Irlandia nadal jest popularnym kierunkiem emigracji zarobkowej dla Polaków. Tym bardziej zachęcamy gorąco do zapoznania się z przygotowanymi poniżej informacjami na temat rozliczenia podatku w tym kraju.

REKLAMA