REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy
Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie znowelizowane przepisy Kodeksu pracy odnośnie pracy zdalnej. Nie da się ukryć, że nowelizacja ta, na pewno potrzebna, w wielu punktach spotyka się z krytyką z uwagi na niedopracowanie lub nieprzemyśleniu przepisów. Jedną z trudniejszych kwestii do implementacji przez pracodawców jest wyliczenie wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu należnych pracownikom.

Kiedy pracownik ma prawo do ekwiwalentu lub zwrotu kosztów?

Ogólna zasada wykonywania pracy zdalnej (art. 6724 § 1-3 Kp) jest taka, że pracodawca zapewnia materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Do tego pracodawca musi zapewnić pracownikowi:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Jak łatwo zauważyć w przypadku energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych jest mowa wprost o pokryciu kosztów, choć przyznać trzeba, iż w mojej ocenie dopuszczalne jest również zapewnienie pracownikowi przez pracodawcę Internetu i innych takich usług bez konieczności zwracania kosztów. 

Jak wprost przepisy stanowią strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą albo zwrot kosztów.

Ważne
Uwaga!

Z całości tej regulacji wynika zatem, że to co jest konieczne do wykonywania pracy zdalnej, ale nie zapewnione przez pracodawcę, powinno zostać zwrócone w formie ryczałtu lub ekwiwalentu, pracownikom.

Co istotne prawo do ryczałtu, zwrotu lub ekwiwalentu nie przysługuje przy okazjonalnej pracy zdalnej, a jedynie uzgodnionej (porozumieniu i równoważne) lub na żądanie uprawnionego pracownika (np. w ciąży). 

Jak wyliczyć ekwiwalent? Uboga regulacja

REKLAMA

Wniosek zawarty w tytule tej części uzasadniony jest brzmieniem jedynego przepisu poświęconego temu problemowi (art. 6724 § 5 Kp): przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. 
Dodatkową jednak, pośrednią wskazówkę zawiera również przepis zawarty w art. 6724 § 4: obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Mimo tego, że w tym przepisie ewidentnie mamy kilka sposobów ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu, to niestety dotyczą one różnych kategorii usług lub materiałów objętych obowiązkiem wypłaty:

a) materiały i narzędzia pracy,

b) ilość materiału wykorzystanego,

c) energia elektryczna,

d) usługi telekomunikacyjne.

Wskazówki ustawodawcy są na szczęście tylko przykładowe (użycie sformułowania „w szczególności”), bo też każda z nich wymaga komentarza lub uzupełnienia.

Ad a) Materiały i narzędzia pracy - w tym zakresie ustawodawca wskazuje na normy zużycia. Normy takie, we wcześniejszych okresach dla wielu rodzajów towarów. Obecnie jednak ciężko się doszukać przepisów adekwatnych do pracy zdalnej (mamy np. normy zużycia wyrobów akcyzowych). W tym wypadku chodzi o materiały i narzędzia pracy, więc raczej prywatny komputer, monitor, ale może też ustawodawca miał na myśli takie rzeczy jak biurko, czy krzesło? W tym więc wypadku, jeżeli dojdzie do objęcia ekwiwalentem tego rodzaju kosztów, pracodawca będzie musiał się posiłkować pozaprawnymi wskazówkami odnośnie utraty wartości tego rodzaju narzędzi. Nie da się więc ukryć, że o wiele łatwiejszym sposobem jest udostępnienie pracownikom komputera czy monitora służbowego, co niestety nie rozwiązuje problemu, jeżeli pracownik zażąda zwrotu kosztów za innego rodzaju narzędzia i materiału.

Ad b) Ilość materiału wykorzystanego - w tym zakresie mamy kryterium ilościowo-wartościowe co do materiału zużytego na potrzeby pracodawcy, choć po prawdzie trudno sobie wyobrazić, co ustawodawca miał na myśli? Taki koszty kojarzą się bowiem z pracą wykonywaną z domu, ale zazwyczaj występują przy chałupniczej, a nie zdalnej. Jakie to bowiem materiały miałby by być zużyte przy wykonywaniu pracy za pomocą środków komunikacji? Być może chodzi w tym zakresie o koszt papieru i drukowania.

Ad c) Energia elektryczna -zgodnie z powołanym przepisem, ma być refundowana również wg „norm zużycia”, co wydaje się być dość tajemnicze, ale po zastanowieniu łatwe do wytłumaczenia. Otóż, moim zdaniem idzie tu o normy zużycia właściwe dla rodzaju sprzętu używanego przez pracowników. Przeciętne parametry zużycia energii elektrycznej przez komputer czy inne urządzenia są zazwyczaj dostępne w ich opisie techczninym. Pozostaje zatem tylko opracowanie właściwego, dla danego przypadku, wyliczenia ile czasu taki dany sprzęt będzie przez pracownika używany. Oczywiście, że w wielu sytuacjach zużycie energii potrafi znacznie wzrosnąć (np. videopołaczenia), ale też dla uniknięcia nadmiernego ewidencjonowania takich zdarzeń, ustawodawca jednak zezwala na ustalenie ryczałtu (art. 6724 § 4). Wydaje się przy tym, że przepis ten mógłby być zastosowany w sytuacji, gdy pracownicy wykonujący taką samą lub zbliżoną pracę, korzystają z nieco różnych sprzętów, mających odmienne normy zużycia prądu. W takim wypadku niestety pracodawcy stoją przed trudnym wyborem: czy narazić się na protesty pracowników w związku z wprowadzaniem różnej wysokości ryczałtu, czy przeciwnie w związku z jego jednolitym ustaleniom, narazić się na protesty pracowników zużywających więcej prądu. Kwestia wbrew pozorom wykracza jedynie poza nastrój w zakładzie pracy, bo rodzi ryzyka, które opisuję dalej. 

No i wreszcie pozostaje kwestia nadgodzin, w przypadku których opracowanie metody wyliczenia normy godzinowej ogólnie powinno bez problemu pozwolić na wyliczenie zwiększenia ryczałtu dla nadgodzin (jeżeli pracodawca zdecyduje się na pokrywanie kosztu energii elektrycznej za nadgodziny, bo czy ma taki obowiązek jest co jest co najmniej niejasne). Z pewnością jednak sam ryczałt nie zwiększa się w wysokości stawki godzinowej za nadgodziny na zasadach analogicznych z wynagrodzeniem.

Ad d) W tym punkcie ustawodawca wskazuje na „koszty usług telekomunikacyjnych”, co rodzi niestety więcej pytań niż odpowiedzi. Mogą to być bowiem koszty ponoszone przez pracownika, przez pracodawcę w umowach przez niego zawartych, średni koszt. Wszystkie te rozwiązania mają wady i zalety, które autor zdążył już poznać w praktyce świadczenia pomocy prawnej w tym zakresie (i to przed wejściem w życie przepisów, a nawet przed ich uchwaleniem). Przy koszcie pracownika ponownie (jak przy energii elektrycznej) trzeba wyliczyć za jaki czas pracy zwracana jest koszt usług telekomunikacyjnych. Sprzedawane są one bowiem w cyklu miesięcznym, na wszystkie godziny w miesiąc, a nie tylko godziny pracy. Ba, nawet w czasie pracy inny domownicy mogą przecież korzystać z tego samego Internetu i pojawia się pytanie jak to rozdzielić? Jeszcze trudniejsza jest sytuacja, gdy pracownik ma umowę nie ze stałą kwotą ale z opłatami za wielkość przesyłu – koszt wówczas się będzie zmieniać. Przyjęcie z kolei wielkości opłaty ponoszonej przez pracodawcę również wymaga wyliczenia godzin używania Internetu przez pracownika (pracodawca przecież też płaci za cały miesiąc), choć tu są zdanie podzielone, skoro przy umowach firmowych te koszty są zazwyczaj niższe niż przy konsumenckich, a też Internet kupowany jest wyłącznie na użytek firmowy. Ale zapewne i ten argument można zbić, choć wtedy pracownik otrzyma niższy ryczałt. Zaletą takiego sposobu ustalania ryczałtu jest udokumentowania kosztu i pewna stała stawka. No i wreszcie obliczenie średniej ceny Internetu jest możliwa do ustalenia w drodze ogólnie dostępnych kalkulatorów, ale też potencjalnie dotknięta największym błędem. Cena tak bowiem jest zależna od tak wielu czynników (czas umowy, gwarantowana prędkość, łączenie oferty z innymi świadczeniami, status nabywcy, miejsce punktu poboru, zakres mobilności lub brak i wiele, wiele innych), że w istocie średnia cena dla każdego pracownika może okazać się zupełnie inna.

Ponownie zatem najłatwiej jest pracownikowi zapewnić stosowne usługi telekomunikacyjne i co istotne pracownik nie może odmówić ich przyjęcia, np., z uwagi na to, że nie podoba mu się pakiet lub dostawca usług. 
W istocie bowiem nawet przepisy o ryczałcie, podobnie jak wiele innych elementów omawianej nowelizacji, mogą być postrzegane jako niekorzystne dla pracowników w stosunku do dotychczasowego stanu prawnego (albo raczej jego braku). To pracownik bowiem oświadcza, że ma warunki do pracy zdalnej, więc założyć należy, że ma również zasięg usług Internetu mobilnego. Oczywiście w Polsce ta teoria może się sprawdzać na wiejskiej i w środku pozostałych dużych miast. Ale już nawet kilkanaście kilometrów dalej od centrum Warszawy zasięg w zasadzie wszystkich operatorów telefonii komórkowej nie różni się istotnie od głębokiej prowincji. Można powiedzieć, że jest nawet gorzej, bo tego typu przedmieścia mają znacznie więcej mieszkańców korzystających z Internetu niż miejscowości bardziej oddalone od dużych miast. Rozsądny pracodawca powinien mieć to na uwadze przekazując usługi mobilnego pracownikom. Poza tym jednak, wstydliwym aspektem (szczególnie po 3 latach od początku pandemii, gdzie ten problemy były bardzo widoczne a popraw do dziś niewielka) dla większości operatorów mobilnych, rozwiązanie to ma same zalety. Pracodawca unika konieczności wyliczania ekwiwalentu i ponosi przy tym podatkowe koszty uzyskania przychodu  na zakup takich usług.

 

Istotne ryzyko podatkowo-składkowe

To co jest istotne z podatkowego i składkowego punktu widzenia to zwolnienie przychodu z tytułu omawianego zwrotu kosztów/ekwiwalentu/ryczałtu z PIT, jak też podstawy wyliczenia składek na ubezpieczenie społeczne. Jak jednak podkreślają specjaliści i za zakresu usług payrolowych, zwolnienie to obejmuje wyłącznie prawidłowo wyliczony ekwiwalent. Jego zdaniem nadmierna wysokość może zostać potraktowana jako ukryte świadczenie rodzące obowiązek opodatkowania PIT i oskładkowania (co potwierdza choćby praktyka podatkowa i postępowań ZUS autora). Ryzyko to, w zakresie oczywiście odpowiednio odpowiedzialności płatnika i podatnika ponosić mogą potencjalnie obie strony stosunku pracy. To pokazuje tylko skalę problemów i ryzyk jakie także w tym zakresie może nieść omawiana nowelizacja (inne kwestie autor omawiał we wcześniejszych artykułach na temat pracy zdalnej). Zdaniem autora praktyka implementacji tych przepisów pokaże inne problemy, które prawdopodobnie spowodują konieczność wdrożenia kolejnej nowelizacji Kodeksu pracy.

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, partner w Advicero Nexia

 

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Badania techniczne pojazdów: Nowe stawki już od 19 września! Zobacz tabelę

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

Masz firmę i słaby Internet? Sprawdź, co odpowiada rząd na problemy z KSeF

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA