REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy
Praca zdalna 2023. Ekwiwalent dla pracownika – najważniejsze zasady i problemy
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie znowelizowane przepisy Kodeksu pracy odnośnie pracy zdalnej. Nie da się ukryć, że nowelizacja ta, na pewno potrzebna, w wielu punktach spotyka się z krytyką z uwagi na niedopracowanie lub nieprzemyśleniu przepisów. Jedną z trudniejszych kwestii do implementacji przez pracodawców jest wyliczenie wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu należnych pracownikom.

Kiedy pracownik ma prawo do ekwiwalentu lub zwrotu kosztów?

Ogólna zasada wykonywania pracy zdalnej (art. 6724 § 1-3 Kp) jest taka, że pracodawca zapewnia materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Do tego pracodawca musi zapewnić pracownikowi:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Jak łatwo zauważyć w przypadku energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych jest mowa wprost o pokryciu kosztów, choć przyznać trzeba, iż w mojej ocenie dopuszczalne jest również zapewnienie pracownikowi przez pracodawcę Internetu i innych takich usług bez konieczności zwracania kosztów. 

Jak wprost przepisy stanowią strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą albo zwrot kosztów.

Ważne
Uwaga!

Z całości tej regulacji wynika zatem, że to co jest konieczne do wykonywania pracy zdalnej, ale nie zapewnione przez pracodawcę, powinno zostać zwrócone w formie ryczałtu lub ekwiwalentu, pracownikom.

Co istotne prawo do ryczałtu, zwrotu lub ekwiwalentu nie przysługuje przy okazjonalnej pracy zdalnej, a jedynie uzgodnionej (porozumieniu i równoważne) lub na żądanie uprawnionego pracownika (np. w ciąży). 

Jak wyliczyć ekwiwalent? Uboga regulacja

REKLAMA

Wniosek zawarty w tytule tej części uzasadniony jest brzmieniem jedynego przepisu poświęconego temu problemowi (art. 6724 § 5 Kp): przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. 
Dodatkową jednak, pośrednią wskazówkę zawiera również przepis zawarty w art. 6724 § 4: obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Mimo tego, że w tym przepisie ewidentnie mamy kilka sposobów ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu, to niestety dotyczą one różnych kategorii usług lub materiałów objętych obowiązkiem wypłaty:

a) materiały i narzędzia pracy,

b) ilość materiału wykorzystanego,

c) energia elektryczna,

d) usługi telekomunikacyjne.

Wskazówki ustawodawcy są na szczęście tylko przykładowe (użycie sformułowania „w szczególności”), bo też każda z nich wymaga komentarza lub uzupełnienia.

Ad a) Materiały i narzędzia pracy - w tym zakresie ustawodawca wskazuje na normy zużycia. Normy takie, we wcześniejszych okresach dla wielu rodzajów towarów. Obecnie jednak ciężko się doszukać przepisów adekwatnych do pracy zdalnej (mamy np. normy zużycia wyrobów akcyzowych). W tym wypadku chodzi o materiały i narzędzia pracy, więc raczej prywatny komputer, monitor, ale może też ustawodawca miał na myśli takie rzeczy jak biurko, czy krzesło? W tym więc wypadku, jeżeli dojdzie do objęcia ekwiwalentem tego rodzaju kosztów, pracodawca będzie musiał się posiłkować pozaprawnymi wskazówkami odnośnie utraty wartości tego rodzaju narzędzi. Nie da się więc ukryć, że o wiele łatwiejszym sposobem jest udostępnienie pracownikom komputera czy monitora służbowego, co niestety nie rozwiązuje problemu, jeżeli pracownik zażąda zwrotu kosztów za innego rodzaju narzędzia i materiału.

Ad b) Ilość materiału wykorzystanego - w tym zakresie mamy kryterium ilościowo-wartościowe co do materiału zużytego na potrzeby pracodawcy, choć po prawdzie trudno sobie wyobrazić, co ustawodawca miał na myśli? Taki koszty kojarzą się bowiem z pracą wykonywaną z domu, ale zazwyczaj występują przy chałupniczej, a nie zdalnej. Jakie to bowiem materiały miałby by być zużyte przy wykonywaniu pracy za pomocą środków komunikacji? Być może chodzi w tym zakresie o koszt papieru i drukowania.

Ad c) Energia elektryczna -zgodnie z powołanym przepisem, ma być refundowana również wg „norm zużycia”, co wydaje się być dość tajemnicze, ale po zastanowieniu łatwe do wytłumaczenia. Otóż, moim zdaniem idzie tu o normy zużycia właściwe dla rodzaju sprzętu używanego przez pracowników. Przeciętne parametry zużycia energii elektrycznej przez komputer czy inne urządzenia są zazwyczaj dostępne w ich opisie techczninym. Pozostaje zatem tylko opracowanie właściwego, dla danego przypadku, wyliczenia ile czasu taki dany sprzęt będzie przez pracownika używany. Oczywiście, że w wielu sytuacjach zużycie energii potrafi znacznie wzrosnąć (np. videopołaczenia), ale też dla uniknięcia nadmiernego ewidencjonowania takich zdarzeń, ustawodawca jednak zezwala na ustalenie ryczałtu (art. 6724 § 4). Wydaje się przy tym, że przepis ten mógłby być zastosowany w sytuacji, gdy pracownicy wykonujący taką samą lub zbliżoną pracę, korzystają z nieco różnych sprzętów, mających odmienne normy zużycia prądu. W takim wypadku niestety pracodawcy stoją przed trudnym wyborem: czy narazić się na protesty pracowników w związku z wprowadzaniem różnej wysokości ryczałtu, czy przeciwnie w związku z jego jednolitym ustaleniom, narazić się na protesty pracowników zużywających więcej prądu. Kwestia wbrew pozorom wykracza jedynie poza nastrój w zakładzie pracy, bo rodzi ryzyka, które opisuję dalej. 

No i wreszcie pozostaje kwestia nadgodzin, w przypadku których opracowanie metody wyliczenia normy godzinowej ogólnie powinno bez problemu pozwolić na wyliczenie zwiększenia ryczałtu dla nadgodzin (jeżeli pracodawca zdecyduje się na pokrywanie kosztu energii elektrycznej za nadgodziny, bo czy ma taki obowiązek jest co jest co najmniej niejasne). Z pewnością jednak sam ryczałt nie zwiększa się w wysokości stawki godzinowej za nadgodziny na zasadach analogicznych z wynagrodzeniem.

Ad d) W tym punkcie ustawodawca wskazuje na „koszty usług telekomunikacyjnych”, co rodzi niestety więcej pytań niż odpowiedzi. Mogą to być bowiem koszty ponoszone przez pracownika, przez pracodawcę w umowach przez niego zawartych, średni koszt. Wszystkie te rozwiązania mają wady i zalety, które autor zdążył już poznać w praktyce świadczenia pomocy prawnej w tym zakresie (i to przed wejściem w życie przepisów, a nawet przed ich uchwaleniem). Przy koszcie pracownika ponownie (jak przy energii elektrycznej) trzeba wyliczyć za jaki czas pracy zwracana jest koszt usług telekomunikacyjnych. Sprzedawane są one bowiem w cyklu miesięcznym, na wszystkie godziny w miesiąc, a nie tylko godziny pracy. Ba, nawet w czasie pracy inny domownicy mogą przecież korzystać z tego samego Internetu i pojawia się pytanie jak to rozdzielić? Jeszcze trudniejsza jest sytuacja, gdy pracownik ma umowę nie ze stałą kwotą ale z opłatami za wielkość przesyłu – koszt wówczas się będzie zmieniać. Przyjęcie z kolei wielkości opłaty ponoszonej przez pracodawcę również wymaga wyliczenia godzin używania Internetu przez pracownika (pracodawca przecież też płaci za cały miesiąc), choć tu są zdanie podzielone, skoro przy umowach firmowych te koszty są zazwyczaj niższe niż przy konsumenckich, a też Internet kupowany jest wyłącznie na użytek firmowy. Ale zapewne i ten argument można zbić, choć wtedy pracownik otrzyma niższy ryczałt. Zaletą takiego sposobu ustalania ryczałtu jest udokumentowania kosztu i pewna stała stawka. No i wreszcie obliczenie średniej ceny Internetu jest możliwa do ustalenia w drodze ogólnie dostępnych kalkulatorów, ale też potencjalnie dotknięta największym błędem. Cena tak bowiem jest zależna od tak wielu czynników (czas umowy, gwarantowana prędkość, łączenie oferty z innymi świadczeniami, status nabywcy, miejsce punktu poboru, zakres mobilności lub brak i wiele, wiele innych), że w istocie średnia cena dla każdego pracownika może okazać się zupełnie inna.

Ponownie zatem najłatwiej jest pracownikowi zapewnić stosowne usługi telekomunikacyjne i co istotne pracownik nie może odmówić ich przyjęcia, np., z uwagi na to, że nie podoba mu się pakiet lub dostawca usług. 
W istocie bowiem nawet przepisy o ryczałcie, podobnie jak wiele innych elementów omawianej nowelizacji, mogą być postrzegane jako niekorzystne dla pracowników w stosunku do dotychczasowego stanu prawnego (albo raczej jego braku). To pracownik bowiem oświadcza, że ma warunki do pracy zdalnej, więc założyć należy, że ma również zasięg usług Internetu mobilnego. Oczywiście w Polsce ta teoria może się sprawdzać na wiejskiej i w środku pozostałych dużych miast. Ale już nawet kilkanaście kilometrów dalej od centrum Warszawy zasięg w zasadzie wszystkich operatorów telefonii komórkowej nie różni się istotnie od głębokiej prowincji. Można powiedzieć, że jest nawet gorzej, bo tego typu przedmieścia mają znacznie więcej mieszkańców korzystających z Internetu niż miejscowości bardziej oddalone od dużych miast. Rozsądny pracodawca powinien mieć to na uwadze przekazując usługi mobilnego pracownikom. Poza tym jednak, wstydliwym aspektem (szczególnie po 3 latach od początku pandemii, gdzie ten problemy były bardzo widoczne a popraw do dziś niewielka) dla większości operatorów mobilnych, rozwiązanie to ma same zalety. Pracodawca unika konieczności wyliczania ekwiwalentu i ponosi przy tym podatkowe koszty uzyskania przychodu  na zakup takich usług.

 

Istotne ryzyko podatkowo-składkowe

To co jest istotne z podatkowego i składkowego punktu widzenia to zwolnienie przychodu z tytułu omawianego zwrotu kosztów/ekwiwalentu/ryczałtu z PIT, jak też podstawy wyliczenia składek na ubezpieczenie społeczne. Jak jednak podkreślają specjaliści i za zakresu usług payrolowych, zwolnienie to obejmuje wyłącznie prawidłowo wyliczony ekwiwalent. Jego zdaniem nadmierna wysokość może zostać potraktowana jako ukryte świadczenie rodzące obowiązek opodatkowania PIT i oskładkowania (co potwierdza choćby praktyka podatkowa i postępowań ZUS autora). Ryzyko to, w zakresie oczywiście odpowiednio odpowiedzialności płatnika i podatnika ponosić mogą potencjalnie obie strony stosunku pracy. To pokazuje tylko skalę problemów i ryzyk jakie także w tym zakresie może nieść omawiana nowelizacja (inne kwestie autor omawiał we wcześniejszych artykułach na temat pracy zdalnej). Zdaniem autora praktyka implementacji tych przepisów pokaże inne problemy, które prawdopodobnie spowodują konieczność wdrożenia kolejnej nowelizacji Kodeksu pracy.

Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy, partner w Advicero Nexia

 

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA