Regulamin pracy zdalnej – jak napisać, rozdział po rozdziale, co powinno się w nim znaleźć od 7 kwietnia 2023 r.

• Regulamin pracy zdalnej - postanowienia ogólne
• Rodzaje pracy zdalnej
• Regulamin pracy zdalnej: Uprawnienia pracodawcy i jego obowiązki
• Uprawnienia pracownika i jego obowiązki
• Regulamin pracy zdalnej: Udostępnianie urządzeń pracy i zasady ponoszenia kosztów przez pracodawcę
• Zasady wykorzystywania urządzeń niepowierzonych przez pracodawcę
• Ochrona danych i zasady zachowania poufności
• Regulamin pracy zdalnej: Zasady BHP
• Regulamin pracy zdalnej: Przepisy końcowe i załączniki

Regulamin pracy zdalnej - postanowienia ogólne

Jak każdy akt prawny, w tym wewnątrzzakładowego prawa pracy, regulamin pracy zdalnej (dalej także jako: RPZ) powinien mieć ogólne informacje, u jakiego pracodawcy obowiązuje, od kiedy, definicje itp. Do tego wyjaśnić można generalne warunki wykonywania pracy zdalnej w danym zakładzie pracy, na jakich stanowiskach/do jakich rodzajów wykonywanych obowiązków jest ona niedopuszczalna. Powinno się również wskazać, jakie działania, dokumenty z jakiej strony inicjują rozpoczęcie i zakończenia pracy zdalnej.

Rodzaje pracy zdalnej

Kolejnym elementem RPZ powinien być dość dokładny opis rodzajów pracy zdalnej, jakie wynikają z nowych przepisów. Może się to wydawać niepotrzebnym powtarzaniem zapisów Kodeksu pracy, ale z drugiej strony nie są one wyczerpujące, więc pracodawca może te regulacje uzupełnić/dostosować do specyfiki zakładu pracy, jego wewnętrznej organizacji, rodzaju wykonywanej pracy  - byleby nie były to postanowienia mniej korzystne niż wynikające z powszechnego prawa pracy. 

Ta zasada też działa w drugą stronę – pracodawca może w ramach wewnątrzzakładowego prawa pracy, może zawrzeć regulacje bardziej korzystne dla pracowników – nie dotyczy to jednak wszelkich przepisów, jakie będą miały zastosowanie, np. norm BHP (które mają charakter ius cogens i też raczej nie są przepisami prawa pracy, choć wpływają na jej wykonanie). 

Regulamin pracy zdalnej: Uprawnienia pracodawcy i jego obowiązki

Pamiętać należy, iż praca zdalna to jest nadal wykonywania pracy. Pracownik nie jest w czasie wolnym od pracy w oznaczonych godzinach doby, nie jest wówczas na wakacjach, więc pracodawca ma pełne prawo do nadzoru nad wykonywaniem pracy – zarówno „przebywaniem w pracy”, jak i wykonywaniem konkretnych obowiązków wynikających bądź to z umowy o pracę, innych regulaminów, czy też na bieżąco przekazywanych zadań i poleceń pracodawcy. Z drugiej strony pracodawca musi wspierać pracownika w wykonywaniu pracy w ten specyficzny (choć dość szeroko stosowany od prawie 3 lat) sposób wykonywania pracy.

Uprawnienia pracownika i jego obowiązki

Ten rozdział regulaminu pracy zdalnej w wielu postanowieniach stanowi lustrzane odbicie poprzedniego, jako że nadzorczym uprawnieniom pracodawcy odpowiadać będą określone obowiązki pracownika. W tym zresztą zakresie w dużym stopniu regulamin może odzwierciedlać specyfikę danego zakładu pracy, rodzaju wykonywanej pracy, używanych urządzeń i oprogramowania do komunikacji elektronicznej, jak i kontroli pracownika – o tym ostatnim pracodawca oczywiście ma obowiązek pracownika poinformować. Tu też znajdą się takie postanowienia jak kwestia rejestracji pracy przez pracownika obecności w pracy, zgłaszania problemów i potrzeb technicznych, korzystania ze sprzętu służbowego i odpowiedzialności za niego.

Regulamin pracy zdalnej: Udostępnianie urządzeń pracy i zasady ponoszenia kosztów przez pracodawcę

Z punktu widzenia pracowników uregulowanie tych kwestii stanowi zapewne jedną z istotniejszych „zdobyczy” omawianej nowelizacji. Pracodawcy mają bowiem obowiązek finansowania kosztów energii elektrycznej ale również wszelkich innych niezbędnych kosztów (jak Internet) wykonywania pracy zdalnej jeśli ich nie zapewnia. W tym zakresie pracodawcy muszą wypłacać ekwiwalent bądź ryczałt za ich ponoszenie. Wyliczenie tychże, wobec znikomej regulacji ustawowej, może okazać się tak trudne, że jednak większość pracodawców postara się zapewnić nie tylko odpowiednie urządzenia techniczne i ich serwis, ale również usługi Internetowe i telefoniczne. 
W zakresie tych ostatnich mogą się pojawić praktyczne problemy takie jak zasięg tych usług i ich jakość oraz wielkość przesyłu danych (w Polsce nawet pod Warszawą to jest realny problem, czego autor osobiście doświadczył nie tylko w szczycie pandemii i lockdownu), ale to jest po stronie pracownika – ten bowiem oświadcza, że ma odpowiednie warunki do wykonywania pracy zdalnej. Natomiast ryczałt za energię elektryczne jest to ten element, który każdy pracodawca musi realnie policzyć.

Niejako bumerangiem przy tym powraca przy tym kwestia pracy zdalnej za granicą i zapewnienia roamingu przez pracodawcę, jak i zwrotu kosztów energii elektrycznej. W tym wypadku wydaje się, że jeżeli pracodawca zaryzykuje uzgodnienie takiej pracy, to będzie musiał zastosować rozwiązania niestandardowe. Tam natomiast, gdzie będzie się ona odbywać z naruszeniem uzgodnień bądź na podstawie umów cywilnoprawnych, przedmiotowe postanowienia prawa pracy nie będą mieć zastosowania. 

Zasady wykorzystywania urządzeń niepowierzonych przez pracodawcę

Ten rozdział RPZ, z punktu widzenia prawa pracy powinien z jednej strony regulować jakie to mogą być urządzenia, jak zapewnią jakość wykonywanej pracy i poufność danych informacji i tajemnic pracodawcy i jego klientów (tudzież wykonywania innych obowiązków ustawowych, takich jak RODO, AML czy choćby tajemnica radcowska i adwokacka, które i tak mają najszerszy zakres). Z drugiej strony wykorzystywanie urządzeń koniecznych do wykonywania pracy zdalnej, a nie należących do pracodawcy rodzić będzie obowiązek wypłaty ekwiwalentu za ich używanie, a wcześniej oczywiście jego policzenia. 

Polecamy: INFORLEX Kodeks pracy 2023

Ochrona danych i zasady zachowania poufności

W zakresie tej część RPZ pracodawcy mają nieco ułatwione zadania, bo w dużej części obowiązki w tym zakresie będą takie same, jak przy pracy w biurze. Niemniej jednak częściowo uwzględnić trzeba specyfikę pracy w domu związaną bądź z niewłaściwie zabezpieczonymi usługami telekomunikacyjnymi bądź też zdarzeniami losowymi, jak kradzież, zniszczenia lub uszkodzenie sprzętu w warunkach domowych.

Regulamin pracy zdalnej: Zasady BHP

W tym zakresie regulamin pracy zdalnej może w dużej mierze odsyłać do ogólnego regulaminu BHP, gdyż pracownik Akceptując lub wnioskują pracę zdalną potwierdza, że posiada odpowiednie miejsce do wykonywania pracy oraz odpowiednie warunki do wykonywania pracy w tym miejscu. 
Z drugiej strony najprawdopodobniej wielu pracowników w swoim miejscu zamieszkania nie spełnia norm określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r., Nr 169, poz. 1650 ze zm.), co rodzi realne obawy o to jak to będzie wyglądać w rzeczywistości. Pracodawcy mogą podjąć próbę określenia tych wymogów w odniesieniu do pracy zdalnej, ale też nie muszą – bo ustawodawca, nieco bezmyślnie, zrzucił w tym zakresie odpowiedzialność na pracowników.

Regulamin pracy zdalnej: Przepisy końcowe i załączniki

Tu mamy przede wszystkim odesłania do przepisów powszechnego prawa pracy i innych aktów zakładowego prawa pracy, jakie obowiązują u danego pracodawcy. Załączniki to natomiast koniecznie wzory wszelkich oświadczeń pracowników, jakie wynikają z regulaminu, ale też dokumentów rozliczeniowych, kontrolnych itp. 

r.pr. Mirosław Siwiński, partner w Advicero Nexia

Podstawa prawna: Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dziennik Ustaw z 6 lutego 2023 roku pozycja 240.