REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Regulamin pracy zdalnej – jak napisać, rozdział po rozdziale, co powinno się w nim znaleźć od 7 kwietnia 2023 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Regulamin pracy zdalnej – jak napisać, rozdział po rozdziale, co powinno się w nim znaleźć od 7 kwietnia 2023 r.
Regulamin pracy zdalnej – jak napisać, rozdział po rozdziale, co powinno się w nim znaleźć od 7 kwietnia 2023 r.
sejm.gov.pl

REKLAMA

REKLAMA

Ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy została opublikowana w Dzienniku Ustaw a jej nowe przepisy o pracy zdalnej wejdą w życie 7 kwietnia 2023 r. Do tej daty pracodawcy muszą uregulować kwestie wykonywania pracy zdalnej, w tym hybrydowej, stosownymi dokumentami. Jednym z wygodniejszych rozwiązań jest regulamin pracy zdalnej, którego ramy przedstawiamy niżej. Jak napisać regulamin pracy zdalnej? Co powinno się w nim znaleźć?

Regulamin pracy zdalnej - postanowienia ogólne

Jak każdy akt prawny, w tym wewnątrzzakładowego prawa pracy, regulamin pracy zdalnej (dalej także jako: RPZ) powinien mieć ogólne informacje, u jakiego pracodawcy obowiązuje, od kiedy, definicje itp. Do tego wyjaśnić można generalne warunki wykonywania pracy zdalnej w danym zakładzie pracy, na jakich stanowiskach/do jakich rodzajów wykonywanych obowiązków jest ona niedopuszczalna. Powinno się również wskazać, jakie działania, dokumenty z jakiej strony inicjują rozpoczęcie i zakończenia pracy zdalnej.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Rodzaje pracy zdalnej

Kolejnym elementem RPZ powinien być dość dokładny opis rodzajów pracy zdalnej, jakie wynikają z nowych przepisów. Może się to wydawać niepotrzebnym powtarzaniem zapisów Kodeksu pracy, ale z drugiej strony nie są one wyczerpujące, więc pracodawca może te regulacje uzupełnić/dostosować do specyfiki zakładu pracy, jego wewnętrznej organizacji, rodzaju wykonywanej pracy  - byleby nie były to postanowienia mniej korzystne niż wynikające z powszechnego prawa pracy. 

Ta zasada też działa w drugą stronę – pracodawca może w ramach wewnątrzzakładowego prawa pracy, może zawrzeć regulacje bardziej korzystne dla pracowników – nie dotyczy to jednak wszelkich przepisów, jakie będą miały zastosowanie, np. norm BHP (które mają charakter ius cogens i też raczej nie są przepisami prawa pracy, choć wpływają na jej wykonanie). 

Ważne

Rodzaj pracy zdalnej mają również odmienne przesłanki, terminy, sposoby inicjowania, więc warto to wszystko pracownikom wyjaśnić z podziałem na te rodzaje. 

Regulamin pracy zdalnej: Uprawnienia pracodawcy i jego obowiązki

Pamiętać należy, iż praca zdalna to jest nadal wykonywania pracy. Pracownik nie jest w czasie wolnym od pracy w oznaczonych godzinach doby, nie jest wówczas na wakacjach, więc pracodawca ma pełne prawo do nadzoru nad wykonywaniem pracy – zarówno „przebywaniem w pracy”, jak i wykonywaniem konkretnych obowiązków wynikających bądź to z umowy o pracę, innych regulaminów, czy też na bieżąco przekazywanych zadań i poleceń pracodawcy. Z drugiej strony pracodawca musi wspierać pracownika w wykonywaniu pracy w ten specyficzny (choć dość szeroko stosowany od prawie 3 lat) sposób wykonywania pracy.

Uprawnienia pracownika i jego obowiązki

Ten rozdział regulaminu pracy zdalnej w wielu postanowieniach stanowi lustrzane odbicie poprzedniego, jako że nadzorczym uprawnieniom pracodawcy odpowiadać będą określone obowiązki pracownika. W tym zresztą zakresie w dużym stopniu regulamin może odzwierciedlać specyfikę danego zakładu pracy, rodzaju wykonywanej pracy, używanych urządzeń i oprogramowania do komunikacji elektronicznej, jak i kontroli pracownika – o tym ostatnim pracodawca oczywiście ma obowiązek pracownika poinformować. Tu też znajdą się takie postanowienia jak kwestia rejestracji pracy przez pracownika obecności w pracy, zgłaszania problemów i potrzeb technicznych, korzystania ze sprzętu służbowego i odpowiedzialności za niego.

REKLAMA

Regulamin pracy zdalnej: Udostępnianie urządzeń pracy i zasady ponoszenia kosztów przez pracodawcę

Z punktu widzenia pracowników uregulowanie tych kwestii stanowi zapewne jedną z istotniejszych „zdobyczy” omawianej nowelizacji. Pracodawcy mają bowiem obowiązek finansowania kosztów energii elektrycznej ale również wszelkich innych niezbędnych kosztów (jak Internet) wykonywania pracy zdalnej jeśli ich nie zapewnia. W tym zakresie pracodawcy muszą wypłacać ekwiwalent bądź ryczałt za ich ponoszenie. Wyliczenie tychże, wobec znikomej regulacji ustawowej, może okazać się tak trudne, że jednak większość pracodawców postara się zapewnić nie tylko odpowiednie urządzenia techniczne i ich serwis, ale również usługi Internetowe i telefoniczne. 
W zakresie tych ostatnich mogą się pojawić praktyczne problemy takie jak zasięg tych usług i ich jakość oraz wielkość przesyłu danych (w Polsce nawet pod Warszawą to jest realny problem, czego autor osobiście doświadczył nie tylko w szczycie pandemii i lockdownu), ale to jest po stronie pracownika – ten bowiem oświadcza, że ma odpowiednie warunki do wykonywania pracy zdalnej. Natomiast ryczałt za energię elektryczne jest to ten element, który każdy pracodawca musi realnie policzyć.

Niejako bumerangiem przy tym powraca przy tym kwestia pracy zdalnej za granicą i zapewnienia roamingu przez pracodawcę, jak i zwrotu kosztów energii elektrycznej. W tym wypadku wydaje się, że jeżeli pracodawca zaryzykuje uzgodnienie takiej pracy, to będzie musiał zastosować rozwiązania niestandardowe. Tam natomiast, gdzie będzie się ona odbywać z naruszeniem uzgodnień bądź na podstawie umów cywilnoprawnych, przedmiotowe postanowienia prawa pracy nie będą mieć zastosowania. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zasady wykorzystywania urządzeń niepowierzonych przez pracodawcę

Ten rozdział RPZ, z punktu widzenia prawa pracy powinien z jednej strony regulować jakie to mogą być urządzenia, jak zapewnią jakość wykonywanej pracy i poufność danych informacji i tajemnic pracodawcy i jego klientów (tudzież wykonywania innych obowiązków ustawowych, takich jak RODO, AML czy choćby tajemnica radcowska i adwokacka, które i tak mają najszerszy zakres). Z drugiej strony wykorzystywanie urządzeń koniecznych do wykonywania pracy zdalnej, a nie należących do pracodawcy rodzić będzie obowiązek wypłaty ekwiwalentu za ich używanie, a wcześniej oczywiście jego policzenia. 

Polecamy: INFORLEX Kodeks pracy 2023

Ochrona danych i zasady zachowania poufności

W zakresie tej część RPZ pracodawcy mają nieco ułatwione zadania, bo w dużej części obowiązki w tym zakresie będą takie same, jak przy pracy w biurze. Niemniej jednak częściowo uwzględnić trzeba specyfikę pracy w domu związaną bądź z niewłaściwie zabezpieczonymi usługami telekomunikacyjnymi bądź też zdarzeniami losowymi, jak kradzież, zniszczenia lub uszkodzenie sprzętu w warunkach domowych.

Regulamin pracy zdalnej: Zasady BHP

W tym zakresie regulamin pracy zdalnej może w dużej mierze odsyłać do ogólnego regulaminu BHP, gdyż pracownik Akceptując lub wnioskują pracę zdalną potwierdza, że posiada odpowiednie miejsce do wykonywania pracy oraz odpowiednie warunki do wykonywania pracy w tym miejscu. 
Z drugiej strony najprawdopodobniej wielu pracowników w swoim miejscu zamieszkania nie spełnia norm określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r., Nr 169, poz. 1650 ze zm.), co rodzi realne obawy o to jak to będzie wyglądać w rzeczywistości. Pracodawcy mogą podjąć próbę określenia tych wymogów w odniesieniu do pracy zdalnej, ale też nie muszą – bo ustawodawca, nieco bezmyślnie, zrzucił w tym zakresie odpowiedzialność na pracowników.

Regulamin pracy zdalnej: Przepisy końcowe i załączniki

Tu mamy przede wszystkim odesłania do przepisów powszechnego prawa pracy i innych aktów zakładowego prawa pracy, jakie obowiązują u danego pracodawcy. Załączniki to natomiast koniecznie wzory wszelkich oświadczeń pracowników, jakie wynikają z regulaminu, ale też dokumentów rozliczeniowych, kontrolnych itp. 

r.pr. Mirosław Siwiński, partner w Advicero Nexia

Podstawa prawna: Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dziennik Ustaw z 6 lutego 2023 roku pozycja 240.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

REKLAMA

Od 2026 koniec faktur w Wordzie i Excelu. KSeF zmienia zasady gry dla wszystkich firm

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

REKLAMA

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

REKLAMA