REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Regulamin pracy zdalnej – jak napisać, rozdział po rozdziale, co powinno się w nim znaleźć od 7 kwietnia 2023 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Regulamin pracy zdalnej – jak napisać, rozdział po rozdziale, co powinno się w nim znaleźć od 7 kwietnia 2023 r.
Regulamin pracy zdalnej – jak napisać, rozdział po rozdziale, co powinno się w nim znaleźć od 7 kwietnia 2023 r.
sejm.gov.pl

REKLAMA

REKLAMA

Ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy została opublikowana w Dzienniku Ustaw a jej nowe przepisy o pracy zdalnej wejdą w życie 7 kwietnia 2023 r. Do tej daty pracodawcy muszą uregulować kwestie wykonywania pracy zdalnej, w tym hybrydowej, stosownymi dokumentami. Jednym z wygodniejszych rozwiązań jest regulamin pracy zdalnej, którego ramy przedstawiamy niżej. Jak napisać regulamin pracy zdalnej? Co powinno się w nim znaleźć?

Regulamin pracy zdalnej - postanowienia ogólne

Jak każdy akt prawny, w tym wewnątrzzakładowego prawa pracy, regulamin pracy zdalnej (dalej także jako: RPZ) powinien mieć ogólne informacje, u jakiego pracodawcy obowiązuje, od kiedy, definicje itp. Do tego wyjaśnić można generalne warunki wykonywania pracy zdalnej w danym zakładzie pracy, na jakich stanowiskach/do jakich rodzajów wykonywanych obowiązków jest ona niedopuszczalna. Powinno się również wskazać, jakie działania, dokumenty z jakiej strony inicjują rozpoczęcie i zakończenia pracy zdalnej.

REKLAMA

Rodzaje pracy zdalnej

Kolejnym elementem RPZ powinien być dość dokładny opis rodzajów pracy zdalnej, jakie wynikają z nowych przepisów. Może się to wydawać niepotrzebnym powtarzaniem zapisów Kodeksu pracy, ale z drugiej strony nie są one wyczerpujące, więc pracodawca może te regulacje uzupełnić/dostosować do specyfiki zakładu pracy, jego wewnętrznej organizacji, rodzaju wykonywanej pracy  - byleby nie były to postanowienia mniej korzystne niż wynikające z powszechnego prawa pracy. 

Ta zasada też działa w drugą stronę – pracodawca może w ramach wewnątrzzakładowego prawa pracy, może zawrzeć regulacje bardziej korzystne dla pracowników – nie dotyczy to jednak wszelkich przepisów, jakie będą miały zastosowanie, np. norm BHP (które mają charakter ius cogens i też raczej nie są przepisami prawa pracy, choć wpływają na jej wykonanie). 

Ważne

Rodzaj pracy zdalnej mają również odmienne przesłanki, terminy, sposoby inicjowania, więc warto to wszystko pracownikom wyjaśnić z podziałem na te rodzaje. 

Regulamin pracy zdalnej: Uprawnienia pracodawcy i jego obowiązki

Pamiętać należy, iż praca zdalna to jest nadal wykonywania pracy. Pracownik nie jest w czasie wolnym od pracy w oznaczonych godzinach doby, nie jest wówczas na wakacjach, więc pracodawca ma pełne prawo do nadzoru nad wykonywaniem pracy – zarówno „przebywaniem w pracy”, jak i wykonywaniem konkretnych obowiązków wynikających bądź to z umowy o pracę, innych regulaminów, czy też na bieżąco przekazywanych zadań i poleceń pracodawcy. Z drugiej strony pracodawca musi wspierać pracownika w wykonywaniu pracy w ten specyficzny (choć dość szeroko stosowany od prawie 3 lat) sposób wykonywania pracy.

Uprawnienia pracownika i jego obowiązki

Ten rozdział regulaminu pracy zdalnej w wielu postanowieniach stanowi lustrzane odbicie poprzedniego, jako że nadzorczym uprawnieniom pracodawcy odpowiadać będą określone obowiązki pracownika. W tym zresztą zakresie w dużym stopniu regulamin może odzwierciedlać specyfikę danego zakładu pracy, rodzaju wykonywanej pracy, używanych urządzeń i oprogramowania do komunikacji elektronicznej, jak i kontroli pracownika – o tym ostatnim pracodawca oczywiście ma obowiązek pracownika poinformować. Tu też znajdą się takie postanowienia jak kwestia rejestracji pracy przez pracownika obecności w pracy, zgłaszania problemów i potrzeb technicznych, korzystania ze sprzętu służbowego i odpowiedzialności za niego.

Regulamin pracy zdalnej: Udostępnianie urządzeń pracy i zasady ponoszenia kosztów przez pracodawcę

Z punktu widzenia pracowników uregulowanie tych kwestii stanowi zapewne jedną z istotniejszych „zdobyczy” omawianej nowelizacji. Pracodawcy mają bowiem obowiązek finansowania kosztów energii elektrycznej ale również wszelkich innych niezbędnych kosztów (jak Internet) wykonywania pracy zdalnej jeśli ich nie zapewnia. W tym zakresie pracodawcy muszą wypłacać ekwiwalent bądź ryczałt za ich ponoszenie. Wyliczenie tychże, wobec znikomej regulacji ustawowej, może okazać się tak trudne, że jednak większość pracodawców postara się zapewnić nie tylko odpowiednie urządzenia techniczne i ich serwis, ale również usługi Internetowe i telefoniczne. 
W zakresie tych ostatnich mogą się pojawić praktyczne problemy takie jak zasięg tych usług i ich jakość oraz wielkość przesyłu danych (w Polsce nawet pod Warszawą to jest realny problem, czego autor osobiście doświadczył nie tylko w szczycie pandemii i lockdownu), ale to jest po stronie pracownika – ten bowiem oświadcza, że ma odpowiednie warunki do wykonywania pracy zdalnej. Natomiast ryczałt za energię elektryczne jest to ten element, który każdy pracodawca musi realnie policzyć.

Niejako bumerangiem przy tym powraca przy tym kwestia pracy zdalnej za granicą i zapewnienia roamingu przez pracodawcę, jak i zwrotu kosztów energii elektrycznej. W tym wypadku wydaje się, że jeżeli pracodawca zaryzykuje uzgodnienie takiej pracy, to będzie musiał zastosować rozwiązania niestandardowe. Tam natomiast, gdzie będzie się ona odbywać z naruszeniem uzgodnień bądź na podstawie umów cywilnoprawnych, przedmiotowe postanowienia prawa pracy nie będą mieć zastosowania. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zasady wykorzystywania urządzeń niepowierzonych przez pracodawcę

Ten rozdział RPZ, z punktu widzenia prawa pracy powinien z jednej strony regulować jakie to mogą być urządzenia, jak zapewnią jakość wykonywanej pracy i poufność danych informacji i tajemnic pracodawcy i jego klientów (tudzież wykonywania innych obowiązków ustawowych, takich jak RODO, AML czy choćby tajemnica radcowska i adwokacka, które i tak mają najszerszy zakres). Z drugiej strony wykorzystywanie urządzeń koniecznych do wykonywania pracy zdalnej, a nie należących do pracodawcy rodzić będzie obowiązek wypłaty ekwiwalentu za ich używanie, a wcześniej oczywiście jego policzenia. 

Polecamy: INFORLEX Kodeks pracy 2023

Ochrona danych i zasady zachowania poufności

W zakresie tej część RPZ pracodawcy mają nieco ułatwione zadania, bo w dużej części obowiązki w tym zakresie będą takie same, jak przy pracy w biurze. Niemniej jednak częściowo uwzględnić trzeba specyfikę pracy w domu związaną bądź z niewłaściwie zabezpieczonymi usługami telekomunikacyjnymi bądź też zdarzeniami losowymi, jak kradzież, zniszczenia lub uszkodzenie sprzętu w warunkach domowych.

Regulamin pracy zdalnej: Zasady BHP

W tym zakresie regulamin pracy zdalnej może w dużej mierze odsyłać do ogólnego regulaminu BHP, gdyż pracownik Akceptując lub wnioskują pracę zdalną potwierdza, że posiada odpowiednie miejsce do wykonywania pracy oraz odpowiednie warunki do wykonywania pracy w tym miejscu. 
Z drugiej strony najprawdopodobniej wielu pracowników w swoim miejscu zamieszkania nie spełnia norm określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r., Nr 169, poz. 1650 ze zm.), co rodzi realne obawy o to jak to będzie wyglądać w rzeczywistości. Pracodawcy mogą podjąć próbę określenia tych wymogów w odniesieniu do pracy zdalnej, ale też nie muszą – bo ustawodawca, nieco bezmyślnie, zrzucił w tym zakresie odpowiedzialność na pracowników.

Regulamin pracy zdalnej: Przepisy końcowe i załączniki

Tu mamy przede wszystkim odesłania do przepisów powszechnego prawa pracy i innych aktów zakładowego prawa pracy, jakie obowiązują u danego pracodawcy. Załączniki to natomiast koniecznie wzory wszelkich oświadczeń pracowników, jakie wynikają z regulaminu, ale też dokumentów rozliczeniowych, kontrolnych itp. 

r.pr. Mirosław Siwiński, partner w Advicero Nexia

Podstawa prawna: Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dziennik Ustaw z 6 lutego 2023 roku pozycja 240.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kolejne obniżki stóp procentowych NBP dopiero na jesieni 2025 roku? Prezes Glapiński: RPP nie zapowiada obecnie dalszych zmian; wzmocniły się czynniki inflacyjne

Rada Polityki Pieniężnej prawdopodobnie poczeka z kolejnymi obniżkami stóp procentowych przynajmniej do września - oceniają ekonomiści Santander BP. Ich zdaniem konferencja prasowa Prezesa NBP z 5 czerwca 2025 r. zasygnalizowała kolejną zmianę w nastawieniu banku centralnego - w kierunku bardziej jastrzębiej polityki. Podobnie oceniają analitycy innych banków (ING BSK, mBanku). Na tej konferencji Prezes Glapiński podkreślił, że Rada Polityki Pieniężnej w obecnej sytuacji nie zapowiada ścieżki przyszłych stóp proc., nie zobowiązuje się do żadnych decyzji, a kolejne decyzje będą podejmowane w reakcji na bieżące informacje. Dodał, że wzmocniły się czynniki mogące zwiększyć presję inflacyjną w dłuższym okresie.

Dopłaty bezpośrednie 2025: Nabór kończy się już 16 czerwca

Rolnicy mogą składać wnioski o dopłaty bezpośrednie i obszarowe za 2025 rok wyłącznie przez internet, korzystając z aplikacji eWniosekPlus. Termin upływa 16 czerwca, ale dokumenty będzie można złożyć do 11 lipca – z potrąceniem. Pomoc oferują pracownicy ARiMR i infolinia agencji.

Ulga podatkowa dla pracującego seniora. Co w sytuacji przejścia na emeryturę w ciągu roku podatkowego?

Już czwarty rok w podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązuje wprowadzona w ramach Polskiego Ładu tzw. ulga dla pracujących seniorów. Jest to tak naprawdę zwolnienie podatkowe, do którego mają prawo osoby, które osiągnęły powszechny wiek emerytalny (60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn), nadal pracują zarobkowo i nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty rodzinnej. Z tej ulgi mogą też korzystać te osoby, które mają przyznaną emeryturę lecz jej nie pobierają, ponieważ nie rozwiązały stosunku pracy – czyli mają zawieszone prawo do emerytury. Powstaje pytanie, czy do tego zwolnienia mają prawo również te osoby, które w trakcie roku podatkowego (kalendarzowego) przeszły na emeryturę. Wyjaśnił to niedawno Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Poświadczone zgłoszenie celne importu – kluczowy dowód wywozu z UE

W czasach zglobalizowanego handlu i zaostrzonych kontroli podatkowo-celnych coraz częściej przedsiębiorcy stają przed wyzwaniem udowodnienia wywozu towarów poza Unię Europejską. Jednym z narzędzi, które może odegrać w tym procesie kluczową rolę, jest poświadczone przez organy celne zgłoszenie celne importowe dokonane w kraju trzecim.

REKLAMA

Fundacja rodzinna w strukturach transakcyjnych – ryzyko zakwestionowania przez KAS

Najnowsze stanowisko Szefa KAS (odmowa wydania opinii zabezpieczającej z 5 maja 2025 r., sygn. DKP16.8082.14.2024) pokazuje, że wykorzystanie fundacji rodzinnej jako pośrednika w sprzedaży udziałów może zostać uznane za unikanie opodatkowania. Mimo deklarowanych celów sukcesyjnych, KAS uznał działanie za sztuczne i sprzeczne z celem przepisów.

Webinar: KSeF – co nas czeka w praktyce? + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „KSeF – co nas czeka w praktyce?” poprowadzi Zbigniew Makowski, doradca podatkowy z ponad 15-letnim stażem. Ekspert wskaże, jakie szanse i zagrożenia dla firm i biur rachunkowych niesie ze sobą KSeF i jak się na nie przygotować.

Zmiany w podatku Belki już przygotowane! Czekają na zielone światło od rządu

Rozwiązania dotyczące zmian w podatku Belki zostały opracowane i są gotowe do wdrożenia – poinformował Dariusz Adamski z Instytutu Finansów. Jak podkreślił podczas Europejskiego Kongresu Finansowego w Sopocie, decyzja o ich ogłoszeniu leży teraz w rękach ministra Andrzeja Domańskiego.

Taryfa celna UE: kod, który decyduje o losie Twojej przesyłki

Niepozorny ciąg cyfr może przesądzić o powodzeniu lub porażce międzynarodowej transakcji. W świecie handlu zagranicznego poprawna klasyfikacja taryfowa towarów to nie wybór – to konieczność.

REKLAMA

Zmiany w zamówieniach publicznych w 2025 r. Co czeka zamawiających i wykonawców? Projekt UZP dot. udziału firm z państw trzecich w przetargach

W dniu 3 lutego 2025 r. do Sejmu wpłynął projekt w formie druku nr 1041 o zmianie ustawy ¬- Prawo zamówień publicznych, który miał przewidywać szereg istotnych zmian w systemie zamówień publicznych w Polsce, został on jednak wycofany. Urząd Zamówień Publicznych stworzył jednak własny projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, pod numerem UC88, w której poruszył istotną kwestię udziałów w przetargach firmy z państw trzecich, czyli pochodzących z krajów, z którymi Unia Europejska nie zawarła umowy międzynarodowej zapewniającej wzajemny i równy dostęp do unijnego rynku zamówień publicznych. Projekt ten został już przyjęty przez Radę Ministrów i przesłany do Sejmu.

PFR pozywa firmy na podstawie rekomendacji CBA. Co możesz zrobić, gdy żądają zwrotu subwencji z Tarczy Finansowej?

Polski Fundusz Rozwoju (PFR) pozywa przedsiębiorców, powołując się na tzw. rekomendacje CBA. Problem dotyczy już około 1900 firm, które – często bez żadnych wcześniejszych sygnałów – otrzymują wezwania a następnie pozwy o zwrot subwencji z Tarczy Finansowej. Zaskakuje nie tylko skala działań PFR, ale przede wszystkim brak rzetelnego uzasadnienia tych roszczeń.

REKLAMA