Od 7 kwietnia 2023 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy kodeksu pracy określające zasady wykonywania pracy zdalnej przez pracowników. W odróżnieniu od nadal obowiązujących przepisów dotyczących telepracy (przestaną obowiązywać 7 kwietnia), czy pracy zdalnej świadczonej w ramach tzw. specustawy covidowej, wprowadzono do kodeksu pracy wyraźny obowiązek pracodawców pokrywania pracownikom kosztów związanych z pracą zdalną.
Pod reżimem telepracy praktyki pracodawców rzeczywiście były mocno odmienne. Jedni nie refundowali żadnych kosztów pracy na odległość, traktując ją jako benefit sam w sobie. Inni z kolei przyznawali miesięczny dodatek. Jednak wątpliwości budziło to, jakie koszty powinien on obejmować, gdyż przepisy nie były jasne w tym względzie.
Koszty pracy zdalnej - co sfinansuje pracodawca?
Niestety, pomimo długich prac legislacyjnych nowe regulacje nadal nastręczają wątpliwości. Ale to co wiemy na pewno: Pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikom podwyższonych kosztów energii elektrycznej oraz kosztów Internetu związanych z pracą zdalną z domu.
Zwrot takich rzeczywiście poniesionych kosztów (1:1) może być zastąpiony ryczałtem odpowiadającym ich przewidywalnej wysokości.
Zwrot kosztów i ryczałt bez podatku i składek ZUS
Zwrot kosztów pracy zdanej czy też wypłata ryczałtu w to miejsce jest zwolniona z obciążeń publicznoprawnych typu PIT i ZUS.
Różne zwroty lub ryczałty dla różnych grup pracowników
Pracodawcy powinni rekompensować jedynie koszty energii elektrycznej i usługi internetu, których sami bezpośrednio nie zapewniają do pracy zdalnej.
Może więc wystąpić sytuacja, w której grupa pracowników korzysta z własnych telefonów, a druga grupa – z telefonów służbowych, których abonament opłaca bezpośrednio pracodawca. Z tego powodu wysokość ryczałtu dla różnych grup pracowników może się różnić. Ryczałt powinien odzwierciedlać takie różnice, niezależnie od innych kwestii wpływających na koszty związane z faktycznym czasem pracy z domu, w tym:
- wymiaru zatrudnienia pracownika (pełny/niepełny etat),
- wymiaru pracy zdalnej w 100 % lub pracy hybrydowej.
Co w przypadku choroby, czy urlopu pracownika?
Kolejnym kamyczkiem do ogródka wątpliwości jest kwestia absencji pracownika w danym miesiącu w związku np. chorobą czy urlopem i ich ewentualnym wpływem na wysokość ryczałtu do wypłaty.
Z jednej strony organy podatkowe w indywidualnych interpretacjach podatkowych dotyczących ustawy covidowej zajmowały stanowisko o braku konieczności uwzględnienia tej kwestii przy wypłacie.
Z drugiej jednak ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom.
Dlatego spodziewać się można dość ostrożnościowego podejścia pracodawców i odmowy wypłaty całości bądź części ryczałtu, zwłaszcza gdy nieobecność pracownika w pracy trwa cały miesiąc lub jego większą cześć (np. w związku z ciążą lub macierzyństwem). Wówczas skarbówka nie będzie miała postaw do zarzutu bezpodstawnego korzystania z wyłączenia podatkowego.
Jak obliczyć ryczałt na koszty pracy zdalnej?
Wyłączenie z opodatkowania kosztów pracy zdalnej w zryczałtowanej wysokości może kusić do zawyżenia tej kwoty, skoro ryczał jest korzystny dla obu stron. - Pojawia się więc problem, jak taki ryczałt wyliczać, aby z jednej strony nie był zbyt niski i pokrywał rzeczywiste koszty ponoszone przez pracownika, a z drugiej strony nie był zbyt wysoki, ponieważ zwrot kosztów pracy zdalnej i zastępujący go ryczałt są zwolnione z danin publiczno-prawnych typu PIT i ZUS – mówi w rozmowie z MarketNews24 Paulina Grotkowska, Counsel z praktyki prawa pracy kancelarii Bird & Bird.
– Problem jest poważny, ponieważ organy kontroli mogą uznać, że ryczałt może zostać uznany za ukrytą podwyżkę bądź dodatkowy bonus. W przypadku kontroli skarbowej będzie to jednak mało opłacalna optymalizacja. W konsekwencji takiej reklasyfikacji będzie ona podlegała opodatkowaniu PIT oraz oskładkowaniu ZUS tak jak wynagrodzenie za pracę. Z tym wiąże się też konieczność korekty rozliczenia, zapłaty zaległych zaległości publicznoprawnych wraz z odsetkami (aktualnie 16,5 %). Do tego dochodzi kwestia odpowiedzialności karnej skarbowej, dlatego pracodawcy powinni dysponować udokumentowaną kalkulacją ryczałtu na wypadek kontroli skarbowej – wyjaśnia P.Grotkowska z Bird & Bird.