Kiedy kasa online musi być połączona z CRK?
Użytkownik kasy online ma zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Przesyłanie danych z kas rejestrujących do CRK ma następować w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa KAS, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej.
W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia:
1) czasowo - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn, co oznacza, że mimo braku Internetu można dokonywać sprzedaży;
2) trwale - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych; podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w ustalonych odstępach czasowych; wzór tego wniosku został określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Mimo braku Internetu podatnik może ewidencjonować sprzedaż na kasie online. Nie musi wstrzymywać sprzedaży.
Wyjątkiem są kasy mobilne. Gdy nie pobierzemy w danym dniu tzw. klucza współdzielonego z powodu awarii Internetu nie można dokonywać sprzedaży. Kasa zostanie zablokowana.
Połączenie z CRK odbywa się poprzez sieć telekomunikacyjną (Internet) za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi). Po stronie podatnika leży zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych.
Kiedy można wyłączyć kasę fiskalną online?
Nie oznacza to, że w przypadku gdy nie ma sprzedaży, podatnik cały czas musi mieć włączoną kasę i zapewnić dostęp do Internetu. Mimo że nie wynika to wprost z przepisów, należy uznać, że w okresie, gdy sprzedaż się nie odbywa, podatnik nie prowadzi działalności, może wyłączyć kasę online.
Podatnik musi jednak zapewnić, aby wszystkie wystawione przez kasę dokumenty zostały przekazane do CRK zgodnie z harmonogramem. Kasa automatycznie przekazuje dane dotyczące:
- raportów fiskalnych dobowych,
- paragonów fiskalnych,
- paragonów fiskalnych anulowanych oraz
- faktur i faktur anulowanych,
zapisanych od czasu poprzedniego przekazu danych, według zadanego harmonogramu przekazu danych.
Jest to ważne, gdyż informacje do CRK są przekazywane w odstępach czasowych nie rzadziej niż co 2 godziny według ustalonego harmonogramu. Kasa nie informuje jednak użytkownika o trwającym przekazie danych.
Dlatego gdy upewnimy się, że wystawione dokumenty zostały przekazane, nie powinno być problemów, aby wyłączyć kasę, jeżeli nie dokonujemy żadnej sprzedaży i działalność jest zawieszona.
Gdy firma funkcjonuje (w godzinach pracy), nawet gdy nie ma klientów to nie należy wyłączać kasy.
Podstawa prawna:
- art. 111-111a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 206; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2419
- § 43 rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące - Dz.U. z 2018 r. poz. 1206
- § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 maja 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2019 r. poz. 816; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 732
Marcin Jasiński, ekspert w zakresie VAT