Wymiana starych kas fiskalnych na kasy online - jakie obowiązki ma podatnik?

Branża gastronomiczna, hotelarska oraz sprzedawcy węgla są kolejni na liście do wymiany kas. Mimo trwającej epidemii i dotkliwych ograniczeń w funkcjonowaniu gastronomii i hotelarstwa MF nie informuje, czy planowane jest kolejne przesunięcie tego terminu, jak to odbyło się na wiosnę tego roku. Redakcja "Biuletynu VAT" zwróciła się do MF z pytaniem w tej sprawie.

Dlatego warto się zastanowić, kogo ta wymiana dotknie i na zakup jakiej kasy się zdecydować.

Polecamy: Biuletyn VAT

Krok 1. Ustalić, czy dotyczy mnie wymiana kas do końca 2020 r.

Na tym etapie wymiany kas ustawodawca przewidział trzy grupy podatników, którzy muszą dokonać wymiany. Oczywiście obowiązek zakupu kas online nie dotyczy podatników, którzy korzystają ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania na kasie, nawet gdy dokonują czynności wymienionych w tabeli. Zakres korzystania ze zwolnień pozostał bez zmian.

Tabela. Czynności, które od 2021 r. muszą być ewidencjonowane na kasach online

Najwięcej wątpliwości wzbudza wymiana kas w gastronomii ze względu na możliwość świadczenia tych usług w różnej formie.

1. Wymiana kas w gastronomii

Pierwszą branżą zobowiązaną do wymiany kas jest gastronomia. Ustawodawca określa, że do tego obowiązku są zobowiązani podatnicy świadczący usługi związane z wyżywieniem. Obowiązek ten jednak istnieje, gdy usługi są świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo.

Ustawodawca nie wskazuje numeru PKWiU, określając zakres usług, które będą musiały być zaewidencjonowane na kasach online, mimo że posługuje się nazwą grupowania PKWiU 56 "Usługi związane z wyżywieniem". Dlatego pomocniczo można się posłużyć zakresem tego grupowania.

Zgodnie z opisem do grupowania 56 PKWiU "Usługi związane z wyżywieniem" obowiązek wymiany kas obejmie podatników świadczących stacjonarnie usługi:

• gastronomiczne,
• stołówkowe,
• przygotowywania i podawania napojów.

Ważne
Obowiązek wymiany kas dotyczy również podatników prowadzących stołówki.

Jak wyjaśnia GUS, są to usługi związane z zapewnianiem pełnego wyżywienia przeznaczonego do bezpośredniej konsumpcji w restauracjach, włączając restauracje samoobsługowe i oferujące posiłki "na wynos", z miejscami do siedzenia lub bez takich miejsc. Nie jest tu istotny rodzaj obiektu serwującego posiłki, ale fakt, że są one przeznaczone do bezpośredniej konsumpcji.

Do placówek gastronomicznych nie zalicza się ruchomych punktów sprzedaży detalicznej i automatów sprzedażowych.

Jak wyjaśnia MF w wydanych interpretacjach, do placówek gastronomicznych oprócz restauracji, barów, stołówek, kawiarni zaliczamy również:

- smażalnie,
- pijalnie,
- lodziarnie,
- bufety w kinie, na stadionie itp.

Jednocześnie stała placówka gastronomiczna to placówka czynna w ciągu całego roku kalendarzowego, ewentualnie pracująca z pewnymi przerwami, wynikającymi z takich przyczyn, jak remont, okresowy brak personelu (z powodu urlopu lub choroby), okresowa inwentaryzacja itp. Z kolei sezonowa placówka gastronomiczna to placówka uruchamiana okresowo i działająca nie dłużej niż 6 miesięcy w roku kalendarzowym.

1.1. Sprzedaż gotowych kanapek, pizzy itp.

Według opisu do grupowania 56 PKWiU usługi związane z wyżywieniem nie obejmują sprzedaży:

- gotowej żywności łatwo psującej się, takiej jak: kanapki, sklasyfikowanej w PKWiU 10.89.16.0,
- detalicznej żywności, sklasyfikowanej w dziale 47.

O ile drugi punkt nie budzi wątpliwości, o tyle pierwszy już tak, ze względu na analizę interpretacji podatkowych dotyczących wymiany kas. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, odpowiadając na pytanie podatnika sprzedającego w sklepie kanapki, które na życzenie klienta podgrzewał, oraz wyciskane soki i kawę, uznał, że obejmuje go obowiązek wymiany kasy na kasę online. W piśmie z 14 października 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.516.2020.1.KP) czytamy:

Dla uznania, czy dana czynność będzie zaliczona do klasy PKWiU 10.85 "Gotowe posiłki i dania", czy do działu PKWiU 56 "Usługi związane z wyżywieniem" istotne jest, czy oferowane produkty są w pełni przyrządzone i serwowane jako posiłek gotowy do bezpośredniego spożycia, czy też nie są przeznaczone do bezpośredniej konsumpcji - np. są zamrożone lub pakowane próżniowo i etykietowane z przeznaczeniem na sprzedaż.

Fakt oferowania tych produktów osobno bądź w zestawach (np. kanapka mięsna, frytki razem z napojem, czy też tortilla, pieczone ziemniaki razem z napojem), nie ma wpływu na sposób zaklasyfikowania. Dla dokonania prawidłowej klasyfikacji wg PKWiU nie mają wpływu również czynniki takie jak to, czy:

- punkty sprzedaży znajdują się w miejscu ogólnodostępnym,
- w punktach sprzedaży znajdują się stoliki i krzesła,
- dostępne są naczynia i sztućce,
- produkty są przeznaczone do spożycia na miejscu czy na wynos, (np. pakowane w bibułki czy tekturowe pudełka),
- w punktach sprzedaży są: toalety, szatnia, zainstalowana jest klimatyzacja, czy ogrzewanie.

Zatem Wnioskodawca podając dania - jak wynika z wniosku - jako gotowe i podgrzane produkty typu kanapki, pizzeriny przeznaczone do natychmiastowej konsumpcji przez klienta oraz przygotowując kawę z ekspresu czy świeżo wyciskany sok oraz robiąc kanapki na miejscu, sprzedaje gotowe posiłki i napoje w pełni przyrządzone i serwowane do bezpośredniego spożycia. Czyli takie jak oferowane w placówkach gastronomicznych.

Nie oznacza to jednak, że jeśli klient może kupić w sklepie kanapkę, pizzę itp., oznacza to, że sprzedawca musi nabyć kasy online do końca roku. Będzie tak tylko wtedy, gdy w związku z tą sprzedażą świadczy dodatkowe usługi, np. podgrzanie zakupionego jedzenia. Potwierdza to MF w kolejnej interpretacji na ten temat (zob. pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 października 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.420.2020.2.ISK).

Tabela. Przykłady czynności, w przypadku wykonywania których podatnik musi zakupić kasy online

Krok 2. Ustalić, jaką kasę online wybrać - stacjonarną czy mobilną

Gdy jesteśmy w grupie podatników, którzy muszą do końca roku zakupić kasy online, czeka nas jeszcze jedno ustalenie. Dla niektórych podatników ustawodawca przewidział możliwość stosowania specjalnego rodzaju kas online. Są to tzw. kasy mobilne w postaci oprogramowania instalowanego na urządzeniach mobilnych, tj. smartfonach, tabletach, laptopach. Do grupy podatników, którzy mogą korzystać z tego rodzaju kas, ustawodawca zaliczył również podatników, którzy muszą wymienić kasy do końca 2020 r., tj. gastronomię, zakwaterowanie, sprzedaż węgla. Mimo że w tym przypadku ustawodawca w nieco inny sposób definiuje te usługi, i tak należy stwierdzić, że prawo do stosowania kas mobilnych mają wszyscy podatnicy, którzy będą wymieniać kasy do końca 2020 r.

Tabela. Przykłady czynności, które mogą być ewidencjonowane przy użyciu kas mobilnych

Oczywiście szczegóły dotyczące funkcjonowania kas przedstawią nam najlepiej sprzedawcy. Ale warto poznać różnice między kasą online stacjonarną i mobilną, zanim skontaktujemy się ze sklepem. Nie zawsze kasa mobilna okaże się korzystnym wyborem.

Czym zatem wyróżnia się kasa mobilna spośród dotychczas znanych wszystkim kas stacjonarnych, w tym również kas online? Otóż:

- kasa mobilna to oprogramowanie w formie aplikacji, do zainstalowania którego potrzebujemy smartfona, tabletu, komputera; użytkownik ma obowiązek zapewnienia konfiguracji takiego urządzenia, zgodnie z wymaganiami określonymi przez producenta kasy;
- podatnik ma obowiązek zapewnienia połączenia kasy mobilnej z drukarką i jej konfiguracji w sposób zapewniający wydruk zgodny z wymaganiami rozporządzenia;
- kasy mobilne nie podlegają obsłudze serwisowej i przeglądom okresowym;
- kasy mobilne, jak i stacjonarne kasy online, muszą mieć dostęp do Internetu;
- kasa mobilna musi pobrać codziennie przed rozpoczęciem prac z MF klucz współdzielony, który jest rodzajem zezwolenia na pracę kasy; dlatego np. awaria Internetu powoduje, że nie możemy prowadzić ewidencji, gdy nie pobraliśmy klucza; w przypadku kas stacjonarnych nie ma takiego obowiązku;
- kasa mobilna, jak wszystkie kasy online, ma możliwość wydawania paragonów w formie elektronicznej za zgodą nabywcy;
- kasa mobilna nie posiada dodatkowej funkcji wystawiania faktur;
- do kasy mobilnej producent ma obowiązek dołączyć instrukcję i deklarację o spełnieniu funkcji i wymagań technicznych oraz zgodności z kasą, która była podstawą do wydania potwierdzenia.

Krok 3. Ustalić, czy przysługuje nam ulga na zakup kasy online

Gdy wymieniamy kasy starego typu na kasy online, przysługuje nam zwrot części poniesionych kosztów, tzw. ulga na zakup kasy. Na każdą kasę otrzymamy zwrot w wysokości 90% jej wartości netto, jednak nie więcej niż 700 zł. Czynny podatnik odliczy również VAT od zakupu kasy. Należy pamiętać o ważnych zasadach, aby nie stracić ulgi. I tak prawo do ulgi przysługuje:

• tylko tym podatnikom, którzy są zobowiązani do wymiany; nie dotyczy dobrowolnej wymiany;
• na kasy zakupione do końca 2020 r. w przypadku podatników, którzy od nowego roku muszą obowiązkowo ich używać; nie możemy rozłożyć ich zakupu na raty; zdaniem organów podatkowych 6-miesięczny dodatkowy termin jest przeznaczony tylko dla podatników rozpoczynających ewidencjonowanie, a nie tych, którzy wymieniają obowiązkowo kasy. W cytowanym już piśmie Dyrektora KIS z 14 października 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.516.2020.1.KP) czytamy:

Zatem w przedmiotowej sprawie Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia ulgi na zakup kas rejestrujących on-line, które zakupi przed 1 stycznia 2021 r., stosownie do art. 145b ust. 3 pkt 2 ustawy w zw. z § 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia z dnia 10 czerwca 2020 r., pod warunkiem spełniania wymagań formalnych, o których mowa w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.

• tylko na zakup takiej samej liczby kas, które były dotychczas stosowane; na zakup dodatkowych kas ulga nie przysługuje;

Takie stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z 12 grudnia 2019 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.441.2019.2.ISK), w którym czytamy:

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że podatnik zobligowany do wymiany kas, który dokona zakupu kas on-line do nowych punktów sprzedaży (tj. zakup nie jest związany z wymianą kasy w danym punkcie) nie będzie mógł skorzystać z tzw. "ulgi" na zakup kas rejestrujących przeznaczonych do tych nowych punktów.

• podatnikom posiadającym fakturę potwierdzającą zakup kasy rejestrującej oraz dowód zapłaty całej należności za jej zakup; dlatego może powstać problem z uzyskaniem ulgi na zakup kas mobilnych, gdy będziemy płacili miesięczny abonament za zakup aplikacji kasowej; ustawodawca, mimo że nie wyłączył prawa do ulgi dla tego rodzaju kas, nie przewidział żadnego wyjątku w takich przypadkach.

Polecamy: Nowy JPK_VAT z kodami GTU

Krok 4. Rozliczyć ulgę na zakup kasy w nowym JPK_VAT

Jeśli zakupimy kasę wcześniej, nie musimy czekać z rozliczeniem do stycznia 2021 r, czyli okresu, w którym podatnicy zobowiązani do wymiany muszą już ewidencjonować sprzedaż przy użyciu nowej kasy. Ulgę na zakup kas możemy rozliczyć w miesiącu, w którym rozpoczęliśmy faktycznie jej użytkowanie, lub w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Potwierdził to Dyrektor KIS w piśmie z 29 maja 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.142.2020.2.MT), w którym czytamy:

Przenosząc powyższe przepisy na grunt niniejszej sprawy należy stwierdzić, że Wnioskodawca, jako podmiot zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży usług związanych z wyżywieniem w stacjonarnych placówkach gastronomicznych (w Sklepach typu od 1 do 4) przy użyciu kas on-line (…) , który dokonał zakupu tych kas i rozpoczął prowadzenie ewidencji na nich przed datą graniczną - będzie mógł wykazać ,,ulgę" na kasę on-line w deklaracji składanej za okres, w którym faktycznie rozpoczął prowadzenie ewidencji sprzedaży na danej kasie on-line.

Gdy jesteśmy podatnikiem VAT czynnym, rozliczamy ulgę w nowym JPK. Sposób wykazania ulgi zależy od tego, jak wygląda rozliczenie w części deklaracyjnej nowego JPK. Szczegółowe zasady rozliczania ulgi na zakup kasy w pliku JPK_V7 zostały określone w broszurze informacyjnej MF.

1. Wystąpiła nadwyżka podatku należnego nad naliczonym

Jeśli wystąpiła nadwyżka podatku należnego nad naliczonym, to jak wynika z objaśnień do JPK_V7, wpisujemy w pozycji deklaracyjnej P_49:

- przysługującą kwotę ulgi na zakup kasy; nie możemy jednak wpisać całej kwoty, tylko do wysokości tej różnicy; pozostałą część wpisujemy w poz. P_52,
- 0 lub pozostawiamy pole puste, jeżeli z deklaracji wynika nadwyżka podatku naliczonego nad należnym lub różnica między podatkiem należnym i naliczonym wynosi 0.

Jeżeli w poz. P_49 wpisaliśmy kwotę ulgi, to następnie w poz. P_51 wpisujemy różnicę między kwotą do wpłaty i kwotą ulgi z poz. P_49.

2. Wystąpiła nadwyżka podatku naliczonego nad należnym

Gdy wystąpiła nadwyżka podatku naliczonego nad należnym lub nie mogliśmy rozliczyć całej kwoty ulgi w poz. P_49, to jak wynika z objaśnień do JPK-V7, należy tę kwotę wpisać w poz. P_52.

Kwotę ulgi z poz. P_52 możemy wykazać do zwrotu lub do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy. Obecnie całą kwotę z poz. P_52 możemy jednorazowo wykazać do zwrotu.

Gdy korzystamy ze zwolnienia z VAT, aby uzyskać ulgę, musimy złożyć wniosek o zwrot.

Podstawa prawna:

• art. 111 oraz 111b, art. 145a, art. 145b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1747

• § 2-6 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika - Dz.U. z 2019 r. poz. 820

• § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 10 czerwca 2020 r. w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - Dz.U. z 2020 r. poz. 1059

• § 1-3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania - Dz.U. z 2020 r. poz. 965

Joanna Dmowska, ekspert w zakresie VAT