REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania (kasy wirtualne) - kto może stosować, jakie wymogi techniczne muszą spełniać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Wirtualne kasy fiskalne - rozporządzenia /fot.Shutterstock
Wirtualne kasy fiskalne - rozporządzenia /fot.Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania stały się faktem. Począwszy od 1 czerwca 2020 roku kas wirtualnych mogą używać wybrane grupy podatników, m.in. podatnicy wykonujący czynności przewozu osób samochodem osobowym, wynajmu samochodów osobowych z kierowcą, związanych z przeprowadzkami, transportu pasażerskiego, a także podatnicy świadczący usługi hotelarskie, noclegowe, kempingowe czy gastronomiczne.

W dniu 1 czerwca 2020 roku weszły w życie dwa rozporządzenia Ministra Finansów dotyczące kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

REKLAMA

REKLAMA

Chodzi o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 965), określające grupy podatników, którzy będą mogli używać kas fiskalnych nowego typu oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 957), określające m.in. wymagania techniczne dla kas oraz sposób ich używania.

Grupy podatników

W rozporządzeniu z dnia 29 maja 2020 r. ustawodawca wskazał, że kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane przez podatników w odniesieniu do następujących czynności:

1) usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875);

REKLAMA

2) usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);

Dalszy ciąg materiału pod wideo

3) usług związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);

4) usług transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0);

5) usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0);

6) usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0);

7) usług transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0);

8) usług transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10);

9) usług transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0);

10) usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0);

11) usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0);

12) usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0);

13) usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0);

14) usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0);

15) usług pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0);

16) usług transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0);

17) usług transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0);

18) usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);

19) usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);

20) usług świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);

21) pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90);

22) usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);

23) usług przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);

24) pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29);

25) usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30);

26) sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

W rozporządzeniu znalazł z się również zapis zgodnie z którym do dnia 30 czerwca 2020 r. kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane przez podatników w odniesieniu do następujących czynności:

1) usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami obejmującego transport, zakwaterowanie, wyżywienie i inne usługi (PKWiU 50.10.12.0);

2) usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami obejmującego transport, zakwaterowanie, wyżywienie i inne usługi (PKWiU 50.30.12.0);

3) usług przygotowywania i dostarczania żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering) (PKWiU 56.21).

Rozporządzenie z dnia 29 maja 2020 r. wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2020 r., z wyjątkiem § 1 pkt 11, 13 i 23 rozporządzenia, które wchodzą w życie z dniem 1 lipca 2020 r.

Wymogi techniczne, rodzaje kas

Rozporządzenie MF z dnia 26 maja 2020 r. określa natomiast wymagania techniczne dla kas wirtualnych oraz sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji przy ich użyciu, sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu tych kas.

Jest to obszerne i zawierające szereg szczegółów technicznych rozporządzenie. W rozdziale drugim rozporządzenia, dotyczącym wymagań technicznych dla kas, wskazano, że kasy nowego typu (ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób) są podzielone na następujące kategorie:

1) kasy ogólne - kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji;

2) kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, które uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozdziale 4 załącznika nr 1 do rozporządzenia, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży określonych towarów i usług, obejmujące kasy:

a) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875),

b) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych,

c) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego, zwane dalej "kasami biletowymi",

d) rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie,

e) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych,

f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług.

Natomiast wymagania techniczne dla kas dotyczące ich zawartości, zapisu i przechowywania danych, wystawianych dokumentów, pracy kasy oraz kas o zastosowaniu specjalnym określone zostały w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Sposób używania kas

W rozdziale trzecim rozporządzenia, w którym określony został sposób używania kas wirtualnych, czytamy m.in., że podatnicy, prowadząc ewidencję:

1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, paragon fiskalny, z zastrzeżeniem § 17 rozporządzenia (tj. kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży);

2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty):

a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, z chwilą jej otrzymania,

b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania;

3) wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;

4) wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) albo łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;

5) przypisują oznaczenia literowe od "A" do "G" do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, w następujący sposób:

a) literze "A" - jest przypisana podstawowa stawka podatku w wysokości 22% albo 23%,

b) literze "B" - jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 7% albo 8%,

c) literze "C" - jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 5%,

d) literze "D" - jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 0%,

e) literze "E" - jest przypisane zwolnienie od podatku,

f) literze "F" i "G" - są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy o VAT;

6) przedstawiają, na żądanie organu podatkowego, przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych do danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku;

7) przechowują dokumenty fiskalne przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, z późn. zm.), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, 1495, 1571, 1655 i 1680 oraz z 2020 r. poz. 568), i zapewniają do nich dostęp;

8) zapewniają czytelny wydruk paragonu fiskalnego w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej - jego czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży;

9) przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, sprawdzają poprawność wystawianego dokumentu.

Polecamy: VAT 2020. Komentarz

Potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar

Kasa wirtualne musi posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia funkcje wymienione w  art. 111 ust. 6a ustawy o VAT i wymagania techniczne dla kas rejestrujących. Jak uzyskać potwierdzenie? Mówi o tym rozdział czwarty rozporządzenia, w którym ustawodawca określa rodzaje danych zawartych we wniosku o wydanie potwierdzenia oraz rodzaje dokumentów i urządzeń niezbędnych do wydania potwierdzenia.

Potwierdzenie wydaje się na wniosek producenta. Wniosek taki powinien zawierać m.in. oświadczenie producenta, że każda kasa wprowadzana do obrotu będzie identyczna funkcjonalnie i programowo z kasą wzorcową poddaną badaniom, która otrzymała potwierdzenie, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT, oraz spełnia funkcje, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, i wymagania techniczne dla kas.

Potwierdzenie Prezesa GUM wydawane jest na okres 5 lat, po upływie którego może ono być wydane na następny okres, po złożeniu wniosku wraz z wymaganymi dokumentami i urządzeniami oraz przeprowadzeniu badań. Przy czym, potwierdzenie może być wydane na kolejnych 5 lat bez ponownych badań, w przypadku gdy:

1) przepisy, na podstawie których wydane zostało dotychczasowe potwierdzenie, nie uległy zmianie;

2) nie wystąpiły zmiany w kasie.

Aplikacja mobilna służąca do rozliczania opłaty za przewóz osób

Poza powyższymi dwoma rozporządzeniami, w dniu 1 czerwca 2020 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób (Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 954).

Określone w nim zostały minimalne wymagania funkcjonalne dla aplikacji mobilnej oraz aplikacji mobilnej działającej przy udziale systemu teleinformatycznego oraz sposób zabezpieczenia danych gromadzonych przez aplikację mobilną oraz system teleinformatyczny.

Aplikacja tego rodzaju ma zapewniać przedsiębiorcy wykonującemu transport drogowy w zakresie przewozu osób na podstawie licencji – funkcjonalność obliczania opłaty za przewóz osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy o transporcie drogowym, w oparciu o:

a) wyliczanie orientacyjnej długości trasy przewozu przy użyciu systemu nawigacji satelitarnej,

b) następujące parametry charakteryzujące realizowany przewóz:

- planowany czas rozpoczęcia i zakończenia przewozu,

- przyznane klientowi ulgi i rabaty,

- strefy taryfowe i informacje o cenach i stawkach taryfowych maksymalnych – w przypadku przewozu taksówką;

Natomiast klientowi ma zapewniać funkcjonalność dostępu do powyższych informacji oraz funkcjonalność dokonania opłaty za przewóz.

Ustawodawca wskazał także, że aplikacja ma zapewniać funkcjonalność umożliwiającą współdziałanie z kasą rejestrującą mającą postać oprogramowania o zastosowaniu specjalnym, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT.

Podstawa prawna:

- ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania - Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 957

- ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania - Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 965

- ROZPORZĄDZENIE MINISTRA CYFRYZACJI z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób - Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 954

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

REKLAMA