Czy można wyłączyć kasę online, gdy nie ma sprzedaży?

Kiedy kasa online musi być połączona z CRK?

Użytkownik kasy online ma zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Przesyłanie danych z kas rejestrujących do CRK ma następować w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa KAS, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej.

Autopromocja

W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia:

1) czasowo - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn, co oznacza, że mimo braku Internetu można dokonywać sprzedaży;

2) trwale - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych; podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w ustalonych odstępach czasowych; wzór tego wniosku został określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Mimo braku Internetu podatnik może ewidencjonować sprzedaż na kasie online. Nie musi wstrzymywać sprzedaży.

Wyjątkiem są kasy mobilne. Gdy nie pobierzemy w danym dniu tzw. klucza współdzielonego z powodu awarii Internetu nie można dokonywać sprzedaży. Kasa zostanie zablokowana.

Połączenie z CRK odbywa się poprzez sieć telekomunikacyjną (Internet) za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi). Po stronie podatnika leży zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych.

Kiedy można wyłączyć kasę fiskalną online?

Nie oznacza to, że w przypadku gdy nie ma sprzedaży, podatnik cały czas musi mieć włączoną kasę i zapewnić dostęp do Internetu. Mimo że nie wynika to wprost z przepisów, należy uznać, że w okresie, gdy sprzedaż się nie odbywa, podatnik nie prowadzi działalności, może wyłączyć kasę online.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Podatnik musi jednak zapewnić, aby wszystkie wystawione przez kasę dokumenty zostały przekazane do CRK zgodnie z harmonogramem. Kasa automatycznie przekazuje dane dotyczące:

• raportów fiskalnych dobowych,
• paragonów fiskalnych,
• paragonów fiskalnych anulowanych oraz
• faktur i faktur anulowanych,

zapisanych od czasu poprzedniego przekazu danych, według zadanego harmonogramu przekazu danych.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Jest to ważne, gdyż informacje do CRK są przekazywane w odstępach czasowych nie rzadziej niż co 2 godziny według ustalonego harmonogramu. Kasa nie informuje jednak użytkownika o trwającym przekazie danych.

Dlatego gdy upewnimy się, że wystawione dokumenty zostały przekazane, nie powinno być problemów, aby wyłączyć kasę, jeżeli nie dokonujemy żadnej sprzedaży i działalność jest zawieszona.

Gdy firma funkcjonuje (w godzinach pracy), nawet gdy nie ma klientów to nie należy wyłączać kasy.

Podstawa prawna:

- art. 111-111a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 206; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2419

- § 43 rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące - Dz.U. z 2018 r. poz. 1206

- § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 maja 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2019 r. poz. 816; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 732

Marcin Jasiński, ekspert w zakresie VAT