Od lutego 2026 r. wraz z wejściem w życie przepisów dot. obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) polscy czynni podatnicy VAT będą mogli otrzymywać aż dziewięć form dokumentów na miejsce obecnych faktur VAT. A jeżeli weźmiemy pod uwagę fakt, że w tych samych formach będą wystawiane również faktury korygujące, to podatnicy VAT i ich księgowi muszą się przygotować na opisywanie i dekretowanie aż 18 form faktur – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.
18 różnych form faktur VAT od lutego 2026 r.
Podatnicy VAT czynni mający siedzibę lub stałe miejsce działalności na terytorium kraju, będą od 1 lutego 2026 r. otrzymywać aż dziewięć form dokumentów na miejsce obecnych faktur VAT. Będą to:
1) faktury ustrukturyzowane, które zgodnie z umową będą jednocześnie fakturami handlowymi; na ich podstawie będzie dokonywana płatność,
2) faktury ustrukturyzowane nie będące dokumentami handlowymi, które będą poprzedzać otrzymanie dokumentu handlowego (forma tego dokumentu jest dowolna) – nie musi to być jakaś „wizualizacja” faktury ustrukturyzowanej,
3) faktura ustrukturyzowana, nie będąca fakturą handlową, która będzie wystawiana po otrzymaniu faktury handlowej, na podstawie której będzie dokonywana płatność,
4) faktury ustrukturyzowane, które nie będą fakturą VAT, lecz będą wynikiem wcześniejszego wystawienia faktury VAT w formie elektronicznej na podstawie art. 106nda, 106nf i 106nh ustawy o VAT; prawdopodobnie w tych przypadkach dokumentem handlowym będzie owa faktura elektroniczna, ale jak uzgodnią strony umów – tego jeszcze nie wiemy,
5) faktury ustrukturyzowane wystawione pod wpływem błędu lub oszustw, które nie będą rodzić jakichkolwiek skutków prawnych,
6) nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nda, 106nf, 106nh ustawy o VAT, które będą (albo nie będą) jednocześnie dokumentami handlowymi,
7) faktury elektroniczne tradycyjne, gdy ich wystawca nie będzie musiał lub nie będzie chciał wystawiać faktur, o których mowa w pkt. 1)-6),
8) faktury papierowe wystawiane z tych samych powodów, co tradycyjne faktury elektroniczne w przypadku wymienionym w pkt. 7),
9) papierowe lub elektroniczne duplikaty faktur wystawianych przed 1 lutego 2026 r.
Jeśli dodamy do tego, że w tych samych formach będą wystawiane również faktury korygujące, to mowa o aż 18 formach dokumentów, które trzeba będzie opisać i zadekretować. Obok tych dokumentów w obrocie cywilnoprawnym będą funkcjonować różnego rodzaju faktury handlowe, „wizualizacje”, „udostępnienia” i inne rodzaje wynalazków, które wystawią nasi kontrahenci. Dokumenty te również trzeba będzie opisać i zadekretować.
Jak się w tym wszystkim połapiemy?
Lepiej się z góry nie denerwować. Na pewno każdy podmiot, który otrzymuje miesięcznie ponad 200 powyższych dokumentów, powinien wdrożyć nowy regulamin (instrukcję obiegu dokumentów) po to, aby umieć rozróżnić i prawidłowo opisać to, co będziemy dostawać.
Największym problemem będą faktury ustrukturyzowane wymienione w pkt. 4), które w istocie nie będą w sensie prawnopodatkowym „fakturami VAT” tylko ich kopiami w KSeF. Natomiast nabywcy będą otrzymywać dwie faktury: elektroniczną i ustrukturyzowaną, przy czym odliczenie będzie dokonywane z faktur ustrukturyzowanych, czyli faktycznie z kopii wcześniej wystawionego dokumentu, który przecież jest fakturą VAT.
Równie kłopotliwym problemem będzie przesyłanie do KSeF faktur, które wcześniej wystawiono w formie papierowej (pkt. 8). Czy do rejestru zakupu bierzemy dokument papierowy czy jego wersję w KSeF? Pierwszy dokument jest ważny i to on daje prawo do odliczenia, ale można myśleć inaczej.
Prof. dr hab. Witold Modzelewski