Jak zaewidencjonować program komputerowy

Ewidencja programów komputerowych uzależniona jest m.in. od tego, w jaki sposób firma weszła w jego posiadanie. Zgodnie z definicją wartości niematerialnych i prawnych z ustawy o rachunkowości, do tej grupy aktywów (poza dwoma wyjątkami), zalicza się te prawa majątkowe, które zostały nabyte przez jednostkę. Oznacza to, że za takie składniki majątku nie będą uważane programy komputerowe wytworzone we własnym zakresie na własny użytek. Koszty w tym przypadku zalicza się w trakcie tworzenia programu do bieżących okresów sprawozdawczych. W przypadku dużych kwot koszty można rozliczyć w czasie.

Jeżeli jednak spółka zakupi program komputerowy, powinna go ująć w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z art. 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, program komputerowy zalicza są do utworów będących przedmiotem prawa autorskiego. Takie postępowanie będzie jednak właściwe, jeżeli program będzie wykorzystywany w działalności jednostki, a przewidywany okres jego ekonomicznej użyteczności będzie dłuższy niż rok.

Do ksiąg rachunkowych taki składnik majątku wprowadza się w cenie nabycia. Zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości cena nabycia obejmuje kwotę należną sprzedającemu, bez podlegającego odliczeniu podatku od towarów i usług, powiększoną m.in. o koszty bezpośrednio związane z zakupem, a obniżoną o rabaty, opusty oraz inne podobne zmniejszenia.

Do wartości początkowej zalicza się więc koszty związane z instalacją, uruchomieniem i testowaniem programu komputerowego. Nie uwzględnia się natomiast wydatków związanych z przeszkoleniem pracowników w zakresie korzystania z programu.

Zakupiony program komputerowy można ująć w ewidencji księgowej w następujący sposób:

1. faktura na zakup programu komputerowego: strona Wn konta - 300 Rozliczenie zakupu - wartość w cenie zakupu, strona Wn konta 225- Rozliczenie VAT naliczonego - VAT naliczony podlegający odliczeniu, strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki - wartość brutto,

2. wprowadzenie programu do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych: strona Wn konta 020 - Wartości niematerialne i prawne, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

AMORTYZACJA PROGRAMU

Program komputerowy ujęty w księgach rachunkowych jako wartość niematerialna i prawna podlega amortyzacji. Okres dokonywania odpisów i wysokość rocznej stawki amortyzacyjnej uzależniony jest od okresu jego ekonomicznej użyteczności.

AGNIESZKA POKOJSKA

agnieszka.pokojska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 3 ust. 1 pkt 14, art. 28 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

• Art. 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 z późn. zm.).