Przy ustalaniu wyniku finansowego koszty powinny być ujmowanie w księgach współmiernie z przychodami. Oznacza to, że w danym okresie można uwzględnić jedynie te koszty, które dotyczą przychodów tego okresu.
Na koszty bezpośrednie dotyczące działalności operacyjnej składają się koszty działalności podstawowej oraz koszty ogólnego zarządu. W ramach pierwszej z wymienionych grup kosztów będą figurować te, które związane są z podstawową działalnością, czyli tą, dla której np. firma została powołana. Mogą to być więc w przypadku wykonywania usług handlowych koszty utrzymania punktów sprzedaży (np. płace personelu, koszty z tytułu zużycia środków trwałych, ogrzewania, ogrzewania). W przypadku działalności wytwórczej będą to koszty ponoszone na wydziałach produkcyjnych.
Koszty zarządu natomiast charakteryzują się na ogół słabym związkiem z przedmiotem działania. Są to koszty kompleksowe zawierające wiele elementów kosztów prostych i złożonych, których nie opłaca się ująć wprost w przekroju produktów (np. koszty administracyjno-gospodarcze).
Rodzajową strukturę kosztów bezpośrednio związanych z działalnością operacyjną stanowią natomiast:
• amortyzacja – koszt odzwierciedlający zużycie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w czasie,
• wynagrodzenia pracowników danej jednostki,
• ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (np. część składki z tytułu ubezpieczeń społecznych płacona przez pracodawcę, składki na fundusz pracy, świadczenia związane z ochroną zdrowia, dopłaty do biletów), a także takie koszty, jak z tytułu podróży służbowej, ekwiwalent za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych,
• koszty z tytułu zużycia materiałów i energii (np. paliwo, energia, materiały),
• podatki i opłaty (np. opłaty skarbowe, notarialne lub podatek od nieruchomości) oprócz obowiązkowych obciążeń wyniku finansowego, np.: podatku dochodowego, który nie mają charakteru kosztów działalności operacyjnej.
