Zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest niemożliwe bez dokumentu, na podstawie którego spółka jest zobowiązana do poniesienia tego wydatku.
Analizując orzecznictwo oraz pisma organów podatkowych, można zauważyć, że co do zasady nie jest kwestionowane zaliczanie do kosztów zwrotu poniesionych wydatków związanych z reprezentowaniem spółki (noclegi, konsumpcja, drobne upominki dla kontrahentów), pokrycie wydatków związanych z korzystaniem ze służbowego telefonu komórkowego czy samochodu osobowego – wyjaśnia Andrzej Dębiec, partner w Kancelarii Lovells. Jeżeli jednak spółka zwraca wydatki poniesione na wykorzystywanie wspomnianych środków spółki na prywatne potrzeby członków zarządu, to możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów bywa kwestionowana. Często kwestionowane jest także zaliczanie do kosztów innych wydatków ponoszonych przez menedżerów na prywatne potrzeby i zwracanych przez spółkę.
Andrzej Dębiec podkreśla konieczność prawidłowego dokumentowania wypłaty poszczególnych składników wynagrodzenia na rzecz członka zarządu. Brak dokumentu, na podstawie którego spółka jest zobowiązana do poniesienia określonych wydatków, uniemożliwia zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Ponieważ członkowie zarządu mogą pełnić swoje obowiązki w oparciu o różne podstawy prawne, także dokumenty potwierdzające wypłatę ich wynagrodzenia mogą być dość zróżnicowane.
